某物业质量记录控制程序

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1.0目的

为了通过对与物业管理服务的质量和质量体系运行相关的质量记录的编目、标识、收集、归档、借阅、贮存、保管和处理的控制，达到提供客观证据的目的。必要时实施追溯，为采取纠正措施提供依据,特制定本程序。

2.0适用范围

本程序适用于对物业管理服务和质量体系运行相关的质量记录的管理。

3.0职责

3.1综合管理部负责编写并组织实施《质量记录控制程序》。

3.2各部门及项目负责相关的质量记录的管理。

4.0程序要点

4.1质量记录的标识和编目

4.1.1质量记录的标识采用名称及编号方式。

4.1.2质量记录表格采取如下编号方式予以标识：

ZHL----

缩写总编号记录序号

4.1.3归档序号：该质量记录按时间排列顺序号，由质量记录保管人员按《质量记录一览表》中规定的“归档时限”在归档时给出。

4.1.5综合管理部负责编制《质量记录清单》，对质量记录进行总体控制。

4.1.6《质量记录清单》包括以下内容：

质量记录名称。记录编号、填写部门、一式几份、送达部门。归档时限和保存期。

4.2质量记录的收集、归档时限、贮存及保管

4.2.1质量记录由最终送达部门定期收集，按《质量记录清单》上规定的归档时限、保存期装订成册并保管。

4.2.2各部门、管理处在接收质量记录表格时，应检查质量记录项目填写是否齐全、有无签名，确保所收集质量记录有效。

4.2.3各部门、管理处应将质量记录保存在公司指定的文件柜中或其它适宜的地方，确保在保存期内不会丢失、损坏及变质。

4.3质量记录的查阅、归档、保存期及过期处理

4.3.1综合管理部文件管理员负责将各部门《质量记录清单》收集管理，并负责检查质量记录的归档管理是否符合规定要求，确保质量记录按时归档，方便存取和检索。

4.3.2对于已填写完成的质量记录表格，每季度由各职能部门、管理处进行归档收集，并填写《质量记录归档清单》。质量记录由各部门、管理处自行保管。将《质量记录归档清单》报送综合管理部备案。

.-物业经理人

4.3.3当业主(客户)需要查阅时，须经公司总经理同意后方可查阅。

4.3.4综合管理部文件管理员可根据各部门、各管理处实际情况，在征得总经理批准的基础上，确定每种质量记录的归档时限、保存期限，并列入《质量记录清单》中。

4.3.5对于超过保存期限的质量记录，由各职能部门、各管理处提出，并填写《文件更改申请表》，报总经理审批后，由各相关部门指定专人销毁。

4.4质量记录表格的增加、更改

4.4.1根据公司实际工作的需要和变化，可以增加新的质量记录表格或对已不能满足要求的质量记录表格予以更改，由使用部门提出增加、更改申请，填写《文件更改申请表》，具体执行《文件控制程序》。

4.4.2综合管理部文件管理员在收到增减或更改的记录表格后，应更改《质量记录清单》，并与更改后的新的《质量记录清单》一起发给各部门、各管理处文件的管理人员，同时收回作废的《质量记录清单》和相关的质量记录表格并销毁。

5.0相关支持性文件

《文件控制程序》CHW7-1

6.0相关记录

《文件更改审批表》sw-JL-G-103

篇2：SC物业程序文件：质量记录控制程序

SC物业程序文件：质量记录控制程序

1.0目的

为了通过对与物业管理服务的质量和质量体系运行相关的质量记录的编目、标识、收集、归档、借阅、贮存、保管和处理的控制，达到提供客观证据的目的。必要时实施追溯，为采取纠正措施提供依据,特制定本程序。

2.0适用范围

本程序适用于对物业管理服务和质量体系运行相关的质量记录的管理。

3.0职责

3.1品质管理部负责编写并组织实施《质量记录控制程序》。

3.2各部门及项目负责相关的质量记录的管理。

4.0程序要点

4.1质量记录的标识和编目

4.1.1质量记录的标识采用名称及编号方式。

4.1.2归档序号：该质量记录按时间排列顺序号，由质量记录保管人员按《质量记录清单》中规定的“归档时限”在归档时给出。

4.1.3品质管理部负责编制《质量记录清单》，对质量记录进行总体控制。

4.1.4《质量记录清单》包括以下内容：

质量记录名称。记录编号、填写部门、一式几份、送达部门。归档时限和保存期。

4.2质量记录的收集、归档时限、贮存及保管

4.2.1质量记录由最终送达部门定期收集，按《质量记录清单》上规定的归档时限、保存期装订成册并保管。

4.2.2各部门、管理中心在接收质量记录表格时，应检查质量记录项目填写是否齐全、有无签名，确保所收集质量记录有效。

4.2.3各部门、管理中心应将质量记录保存在公司指定的文件柜中或其它适宜的地方，确保在保存期内不会丢失、损坏及变质。

4.3质量记录的查阅、归档、保存期及过期处理

4.3.1品质管理部文件管理员负责将各部门《质量记录清单》收集管理，并负责检查质量记录的归档管理是否符合规定要求，确保质量记录按时归档，方便存取和检索。

4.3.2对于已填写完成的质量记录表格，每季度由各职能部门、管理中心进行归档收集，并填写《质量记录归档清单》。质量记录由各部门、管理中心自行保管。将《质量记录归档清单》报送品质管理部备案。

4.3.3当业主(客户)需要查阅时，须经公司总经理同意后方可查阅。

4.3.4综合管理部文件管理员可根据各部门、各管理中心实际情况，在征得总经理批准的基础上，确定每种质量记录的归档时限、保存期限，并列入《质量记录清单》中。

4.3.5对于超过保存期限的质量记录，由各职能部门、各管理中心提出，报总经理审批后，并填写《销毁文件(记录)记录》，由各相关部门指定专人销毁。

4.4质量记录表格的增加、更改

4.4.1根据公司实际工作的需要和变化，可以增加新的质量记录表格或对已不能满足要求的质量记录表格予以更改，由使用部门提出增加、更改申请，填写《文件更改审批表》，具体执行《文件控制程序》。

4.4.2综合管理部文件管理员在收到增减或更改的记录表格后，应更改《质量记录清单》，并与更改后的新的《质量记录清单》一起发给各部门、各管理中心文件的管理人员，同时收回作废的《质量记录清单》和相关的质量记录表格并销毁。

5.0相关支持性文件

《文件控制程序》SW-CHW7-1

6.0相关记录

《文件更改审批表》sw-JL-G-103

《销毁文件(记录)记录》

篇3：XX鞋业有限公司质量手册：质量记录控制程序

**鞋业有限公司质量手册：质量记录控制程序

主题第4.2.4章质量记录控制程序

4.2.4质量记录的控制

1.目的

确保质量管理体系中的质量记录保存完好，并利于快速查寻。

2.适用范围

为质量管理体系有效运行、产品符合规定要求提供证据的记录。

3.职责

3.1行政部负责编制本公司的质量记录控制程序，负责培训并监督该程序的执行。

3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。

4.措施和方法

4.1质量记录的填写

4.1.1从事质量活动的人员要按发布的《质量记录控制清单》及其表格附件中相应的表格格式使用。填制时只能用钢笔、签字笔、圆珠笔，不能用铅笔填写。

4.1.2质量记录在填写时应有记录人员签名并有日期，记录情况应实是求是，做到字迹清晰，内容完整，数据真实。生产过程的控制记录和检验记录不得更改。如因笔误而需更改，应清晰划改，并在更改处签上更改人名字。

4.2质量记录的标识

4.2.1为了保证质量记录有唯一性标识，对每一份质量记录都有表式均设有唯一性编号，具体执行《文件编写导则》。

4.3质量记录格式的更改

4.3.1质量记录格式的更改应《文件控制程序》中的4.9条款实施。更改后的格式要在实施前及时调整《质量记录控制清单》及其表格附件，使其保持为有效版本的文件。

4.4质量记录的收集、归档

4.4.1质量记录由各部门自行收集及保管，每月应对收集上来的质量记录进行分类编目和对名称和时间标识，以利于查询和追溯。如有存于电脑上或磁盘上的质量记录，也应在文件目录上或磁盘上按此要求进行标识。并归案存放，填制“质量记录归档清单”。各部门根据质量管理体系要求本部门填制的质量记录，形成“质量记录清单”，以利于质量记录的管理。

4.5质量记录的保存期与贮存

4.5.1各质量记录的保存期限根据程序文件中质量记录的保存年限规定执行。根据质量记录的不同性质作用，将质量记录的保存期分为长期、一年期。如培训、考核记录，在培训对象在岗时，应为长期保存。

4.5.2各类质量记录应有专人专柜保管，确保质量记录的完好无损。同时做好防火、防潮、防虫害等工作。

4.5.3存于电脑中的质量记录，要做好防病毒。如有进行备份，对备份磁盘要做好防潮、光、压。

4.5.4外来质量记录如顾客投诉或产品检验记录，由各责任部门整理、归档，并按本程序要求做好管理和保管工作。

4.6质量记录的借阅

4.6.1归档的质量记录必须严格保管，借阅时必须经本部门领导批准后借阅，借阅时填写“质量记录借阅登记表”，标明归还时间并及时索回。

4.6.2所有质量记录的原件一律不外借，合同条件下要提供给顾客的记录，须经本部门领导审核分管副总批准，并使用复印件。

4.7质量记录的处理

质量记录达到规定的保存年限后，由各部门统一交行政部并由行政部进行登记，填制“质量记录销毁申请单”。经总经理批准后统一由行政部销毁。

5.相关文件

《文件控制程序》

《质量记录控制清单》

《文件编写导则》

6.质量记录保管部门保管时间

6.1质量记录归档清单行政部长期

6.2质量记录清单各部门长期

6.3质量记录销毁申请单行政部1年

篇4：TS16949程序文件:质量记录控制程序

TS16949程序文件:质量记录控制程序

⒈目的:

对质量记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和质量体系有效运行的证据。

⒉范围:

适用于质量体系所有相关的记录。

⒊职责:

31资料员负责质量体系运行所产生的质量记录的归口管理。

32各职能部门负责本部门所产生的质量记录的控制。

⒋工作程序:

41质量记录的传递与收集

411质量记录以书写文件或表格形式传递、保管。责任人填写质量记录，字迹须端正清晰，内容真实，数据准确，不得用铅笔填写。记录必须有责任人签名;有审批和批准栏的，必须有主管领导签名。

412如质量记录中涉及数据的更改，更改人应在记录单上签署姓名或盖章。

413质量记录每月底由各部门质量记录管理员按类别收集，作好标识，妥善保存。

42质量记录的编号

421质量记录的编号和表式更改根据《管理文件控制程序》规定执行。

422对于有规律性的质量记录，量大面广，可通过日期追溯，只规定。

423对于不定期使用，用量小且无法按日期追溯控制的质量记录，除按规定的外，同时在记录右上角手工编号：二位阿拉伯数字-年。

424对423中用量大的质量记录，除按规定外，在该记录右上角打印记录本身流水号。

425如同一质量记录同时有几个职能部门使用，在该记录右上角注明文件分发号。

43质量记录的归档与贮存

431质量记录由该记录职能部门归档，发至其他部门的质量记录由收文部门归档。

432质量记录最短的贮存期限如下：

44质量记录的保管和处理：

441相关质量记录的格式装订成册，统一存放。

442各部门应把质量记录保存在干燥和安全的地方，避免损坏、变质或丢失。

443质量记录可用磁盘、磁带形式保存，但必须要有备份，作好标识，并异地妥善保存。

444质量记录不外借，如顾客需要则按顾客要求经管理者代表审批才可提供原稿或复印件。

445保管期满后的质量记录由资料员填写文件销毁清单，经管理者代表审批后，由资料员负责销毁。如需保留，须由该部门领导提出申清，经管理者代表审批后，由该部门质量记录保管者在封面上标识"过期保存"字样，予以保存。

45质量记录如需换版，则在换版后的记录上标识修改状态，第一次修改为"1"，以此类推，原质量记录自然作废，如需保留，则在该记录上标识"作废保留"字样。

⒌相关文件:

51QS/TSB20501-20**《质量体系文件和资料控制程序》

52QS/TSB20502-20**《技术文件和资料控制程序》

⒍相关记录:

见清单。

质量记录保存规定表

职能部门质量记录保存年限

质量管理体系QMS资料质量体系运行记录5

统计技术5

质检部检验和试验/检验报告3/15

不合格品控制3

技术部技术文件和资料同技术档案保存期限一致

设备有关资料与设备使用期限一致

工装记录现行生产服务期加一日历

生产部生产计划及生产有关报表3

采购部采购订单及修订单现行生产服务期加一日历年

业务部销售合同现行生产服务期加一日历年

服务有关资料与业务关系保持一致

生产件批准文件现行生产服务期加一日历年

计量室检测设备记录与检测设备使用期限一致

财务部培训记录与职工在职期一致

篇5：物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

EJ-QP6.5质量记录的控制

1.目的:

建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

2.适用范围:

适用于本公司质量记录的管理。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.16章

3.2ISO9002标准第4.16章

4.职责:

各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

5.工作程序:

5.1质量记录的收集、传递:

5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

5.2标识、书写:

5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。

5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。

5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

5.3编目:

5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。

5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。

5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个