成品油采购管理制度（讨论稿）

成品油采购管理制度（讨论稿）高速能源销售公司油品采购管理制度（讨论稿）第1章总则第1条目的为加强成品油采购管理的标准化与规范化，达到降本增效、控制风险的目的，特制定本制度。第2条适用范围高速能源销售公司各职能管理岗位和所属相关人员均应以本制度为依据开展工作。第3条采购管理关键节点成品油采购管理，主要包括采购计划、询比价机制、采购审批、购销协议签履、供应商数据库运维、成本管控与经营分析六大关键节点。第2章机构职责第4条经营管理部为高速能源销售公司油品采购业务执行主体，高速能源销售公司价格委员会为油品采购项目的审批主体，价委会成员由集团公司分管领导、能源管理部部长、集团公司纪检派驻人员、销售公司总经理、销售公司分管采购副总经理组成。第5条经营管理部负责与供应商和客户谈判交易信息，包括但不限于：油品品名、油品数量、成交价格、交付期限、物流方式、运输损耗约定、付款方式等相关信息，并发起业务流程。第6条经营管理部负责合同审批单、合同、合同补充/终止协议、通知类单据、物流量单、结算函等编制及跟进审批，并收集相关原件。第7条经营管理部负责沟通和解决各类异常情况，包括但不限于：交货期变更、交付地点变更、开票/收款逾期、价格/数量变更、系统异常、协助现场数质量事件等。第8条经营管理部负责执行信息的确认，业务中产生的各类费用的核定。第9条经营管理部负责取得执行过程中单据的收集、整理和归档。第10条经营管理部负责接受高速能源销售公司的指导、监督和检查。第11条经营管理部负责跟踪业务的执行过程、建立业务台账，每日更新业务执行动态数据，并分享相关人员。第3章油品采购工作原则第12条询比价原则成品油每批次采购，必须有三家（含）以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、配送服务、付款账期等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格及成交量。第13条合同会签原则与供应商签订的《油品购销合同》，必须建立经销售公司价格委员会对询比价结果讨论决定后，经销售公司总经理审核，方可签约。第14条职责分离原则经营管理部人员不得参与成品油入库、入站的验收；验收过程中发生的质量、数量、交货等问题的解决，应由调运配送、数质量管理人员根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。第15条成本优化原则经营管理部随时收集市场价格，建立供应商信息档案，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。第16条廉洁自律原则经营管理部人员严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；增强法制观念，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手索要钱物；维护企业利益，提高采购质量，降低采购成本；不因自身工作失误给公司造成重大损失。第4章油品采购计划与实施第17条油品采购申请（要货计划）集团公司所属各分公司应将本辖区服务区加油站要货计划进行汇总后传递至高速能源销售公司片区总体要货计划，便于高速能源销售公司参照执行采购业务。第18条油品采购计划高速能源销售公司采购管理人员根据各服务区加油站提供的油品采购要货计划和集团公司能源管理部加油站销量统计报表情况，结合市场需求与经营变化，整理汇总本阶段的采购计划。第19条油品供应商询比价高速能源销售公司采购管理人员应向成品油供应商名录成员发送《询价函》对所需油品询价，并对油品供应商进行油品质量、成本分析、交货事项、后续服务进行综合评估，拟定《成品油询比价汇总分析表》报销售公司价格委员会审议后确定中标供应商，并签订《油品购销协议》。第20条询比价机制1.集中报价，最低价采购原则，即最低价中标，次低价可议价中标。根据采购计划向供应商名录以报价函形式进行询价。第5章油品购销合同第21条油品购销合同审批油品购销合同由经营管理部专人发起购销合同审批表，报分管副总经理、总经理审批后签履。第22条组织油品采购经营管理部人员根据批准的《油品购销合同》实施采购。第6章油品购销合同追踪管理第23条追踪过程《油品购销合同》发出后，经营管理部调运专员需要追踪订单执行情况直至油品到库（站），交由数质量管理岗组织油品验收入库工作。第24条订单追踪要求经营管理部调运专员全面统筹安排所负责的各类油品购销合同的追踪工作，不可遗漏。第25条突发事件处理审批《油品购销合同》的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由销售公司总经理审批后方可执行。第7章油品采购结算管理第26条油品采购付款1.油品采购过程结束，由供需双方确认验收数质量后，高速能源销售公司经营管理部采购结算岗填写《成品油采购付款申请单》。2.销售公司总经理、分管采购业务的副总经理、经营管理部部长需对《成品油采购付款申请单》进行审核，并签字确认。3.财务管理部根据按规定权限批准的《成品油采购付款申请单》进行统一付款，并将付款凭证与结果通知高速能源销售公司经营管理部采购业务专员，采购业务专员应及时与油品供应商核实油款到账情况。5.采购油品需要预付货款时，经营管理部在签订《油品购销合同》前应核查供应商的信用情况，由采购结算岗填制《成品油采购付款申请单》（须备注为：预付款），交销售公司财务部门审核，按规定权限报批后统一付款。第27条财务记账1.财务管理岗审查发票，入库单据，合同，三单匹配后核对价格、数量、金额、并进行发票校验，并由不相容岗位人员对会计凭证进行复核。2.经营管理部与销售管理部至少每月核对一次预付款和应付货款，确保金额准确无误。3.月末结账时，高速能源销售公司经营管理部须检查油品的在途情况，经经营管理部部长、分管业务副总经理、总经理审核后报备财务管理部。（月末在途情况表）第8章油品供应商管理第28条油品供应商考察油品供应商考察包括以下几个方面：供应商信息收集、“供应商基本资料表”填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。第29条油品供应商考察原则油品供应商考察的基本原则是“Q.C.D.S”原则，也就是质量（Q）、成本（C）、交付（D）与服务（S）并重的原则。第30条油品供应商库准入管理油品供应商准入应具备相应的资质与条件，并经过高速能源销售公司供应商评审委员会评审，达到准入要求后划入成品油供应商管理数据库。第31条油品供应商日常管理高速能源销售公司需对油品供应商日常数质量、交货及时性、售后服务等表现情况进行记录，并定期对油品供应商进行考核与评价，填报《成品油供应商QCDS综合分析表》。第32条油品供应商分级管理1.高速能源销售公司负责组织供应商的年度评价，确保所采购油品的数质量、交货期、配送服务等满足规定要求。年度评价是指以年度为周期对供应商进行综合评估。2.油品供应商分级管理根据供应商业绩和QCDS综合考核评估进行分级，划分为A级（优秀）、B级（良好）、C级（达标）、D级（不合格）。第33条油品供应商档案管理高速能源销售公司负责建立《油品供应商管理档案》，并负责日常数据维护。并及时更新档案数据，更新周期至少每年一次。第9章油品购销合同管理第34条职责划分1.高速能源销售公司负责采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益。2.集团公司相关部门负责参与合同条款的审查，并按照审查意见修改后形成格式合同。3.高速能源销售公司总经理负责油品购销合同签订工作的批准。4.高速能源销售公司经营管理部负责合同原件的保管。第35条合同内容油品购销合同的签订必须对象必须是油品供应商考察入库油品供应商，合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。第36条合同审批管理油品购销合同应由专人负责拟定合同草案，并由财务部门、法律部门对相关条款进行审查并出具审查意见，交由分管副总经理、总经理审批后，由集团公司审核后方能成为制式合同。第37条合同签订油品购销合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。油品购销合同必须与供应商法定代表人或其授权人签署，并加盖单位合同专用章后生效。第38条合同履行采购管理岗应严格按照油品购销合同的要求，与供应商建立合作关系，及时与油品供应商发生采购业务。数质量管理岗应根据油品购销合同做好油品入库验收交接工作。当所购油品不符合合同所约定的数质量要求时，应积极联系相关油品供应商进行处理。第39条合同终止油品购销=合同签订自签订之日起至供货结束。有下列情形之一者，视为合同终止。1.因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。2.因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3.出现违背合同条款的状况。4.逾期没有履行合同约定的情况。5.发生符合合同条款中合同解除的事项。第10章油品采购成本控制第40条油品采购成本控制定义油品采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制。第41条油品采购成本管控的关键节点1.确定最优的采购价格。2.确定合理的采购订货量。3.确定合适的交货和付款方式。第11章油品经营活动与分析第42条高速能源销售公司经营管理部至少每月检查采购合同履行和验收情况，合同执行完毕及时核销，发现问题及时查明原因，由经营管理部部长提出处理意见报分管业务副总经理审核、总经理审批后解决。第43条高速能源销售公司经营管理部应当每月对油品采购情况进行统计分析，形成当月采购成本分析报告。第12章附则第44条