内部控制概论

内部控制概论

三公司审计部

2013年11月19日引子：人生成功的原因有许多种，但失败的原因只有一种，懒惰；企业成功的原因有许多种，但失败的原因只有一种，内部控制缺失。

经济人假设2个或2个以上的人或部门无意识犯同样错误的机会很小2个或2个以上的人或部门有意识合伙舞弊的可能性大大低于一个人或部门舞弊的可能性；

一、内部控制三个基本假设二、内控五大目的企业战略；

经营的效率和效果；

财务会计报告及管理信息的真实可靠；

资产的安全完整；

遵循国家法律法规和有关监管要求。（三鹿的教训）二、内控五大目的企业战略

向“谁”卖“什么”？靠“什么”卖？需要具备“什么”能力？三、内控五原则

全面性原则

重要性原则

制衡性原则

适应性原则

成本效益原则

不信任是真正的成本之源

四、内控5要素内部环境：

内部环境，是影响、制约企业内部控制制度建立与执行的各种内部因素的总称，是实施内部控制的基础。内部环境主要包括治理结构、组织机构设置与权责分配、企业文化、人力资源政策、内部审计机制、反舞弊机制等内容四、内控5要素风险评估：

风险评估，是及时识别、科学分析影响企业战略和经营管理目标实现的各种不确定因素并采取应对策略的过程，是实施内部控制的重要环节和内容。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。

四、内控5要素风险评估：

风险应对包括风险规避、风险降低、风险分担和风险承受

O风险：不可消除的风险。忽略、容忍度

E风险：揭露的概率、事件的处理四、内控5要素控制措施

控制措施，是根据风险评估结果、结合风险应对策略所采取的确保企业内部控制目标得以实现的方法和手段，是实施内部控制的具体方式和载体。控制措施结合企业具体业务和事项的特点与要求制定，主要包括职责分工控制、授权控制、审核批准控制、预算控制、财产保护控制、会计系统控制、内部报告控制、经济活动分析控制、绩效考评控制、信息技术控制等。

四、内控5要素信息与沟通

信息与沟通，是及时、准确、完整地收集与企业经营管理相关的各种信息，并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间进行及时传递、有效沟通和正确应用的过程，是实施内部控制的重要条件。信息与沟通主要包括信息的收集机制及在企业内部和与企业外部有关方面的沟通机制等。

四、内控5要素信息与沟通

沃尔玛的信息利用

四、内控5要素监督检查

监督检查，是企业对其内部控制制度的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估，形成书面报告并作出相应处理的过程，是实施内部控制的重要保证。监督检查主要包括对建立并执行内部控制制度的整体情况进行持续性监督检查，对内部控制的某一方面或者某些方面进行专项监督检查，以及提交相应的检查报告、提出有针对性的改进措施等。企业内部控制自我评估是内部控制监督检查工作中的一项重要内容。

四、内控5要素监督检查

世通公司的案例四、内控5要素监督检查

中建的大监督体系五、内控3特点全面全员全过程

六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式六、内控八大控制形式其他分类主导性控制与补偿性控制预防式控制与侦察式控制原因控制、过程控制与结果控制七、内控在我国的发展

(1)1991年，财政部发布《独立审计准则第9号-内部控制和审计风险》

(2)1997年，中国人民银行颁布《加强金融机构内部控制的指导原则》，这是我国第一个关于内部控制的行政法规。

(3)2001年6月26日，财政部以财会41号文发布了《内部会计控制规范-基本规范》和《内部会计控制规范-货币资金》。

(4)2002年，发布了《内部会计控制规范-采购与付款》和《内部会计控制规范-销售与收款》。

2003年，发布了《内部会计控制规范-工程项目》和《内部会计控制规范-预算》。

2004年，发布了《内部会计控制规范-对外投资》。

2005年，发布了《内部会计控制规范-担保》。

(5)2008年6月28日，财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部委联合发布了《企业内部控制基本规范》，要求上市公司自2009年7月1日起执行，并鼓励其他非上市的大中型企业执行。确立了以企业为主体，议政府监督为促进，以中介机构审计为重要组成部分的实施机制。七、内控在我国的发展我国企业内控的观念走过一个误区，开始政府认为内部控制是企业管理当局的事情，与政府无关，后来才转变了观念，由政府制定内控制度体系。内控体系也从原来的附属地位慢慢独立出来。八、现行内控规范性文件一个基本规范

《企业内部控制基本规范》八、现行内控规范性文件三个工作指引

《企业内部控制应用指引》《企业内部控制评价指引》《企业内部控制审计指引》八、现行内控规范性文件八、现行内控规范性文件一本手册2007版内控测试手册2013版框架合理、内容务实内涵全面、风险导向操作性强08—12年持续修订九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制九、资金管理过程中的内部控制十、内部控制的局限性总结：内控的实质是风险管理内控不会使你的企业成功，但可以让你的企业免于失败原理：事物分管、各负其责、相互制约形式：分工、程序、手续、标准、预算关键：设计流程、执行流程、体系评价案例

浙江亚伦案案例南方航空的委托理财南方航空集团公司2004年7月间曝出的巨额委托理财投资损失；随后，国家审计署广州特派办对南方航空实施了专项审计；广东证监局也在2005年10月对南方航空股份公司进行了检查。2004年绩效考核的179家中央企业中，南航集团由于重大财务违纪事件，从B级降至了C级。2006年4月底，在香港、纽约和上海三地上市的中国南方航空股份有限公司宣布，2005财年巨亏17.94亿元人民币；公司将其归结为航空燃油价格持续暴涨，以及近年收购北方航空、新疆航空两家公司导致的费用攀升；但这显然难以说服市场。南方航空集团属于国有大型企业，在银行贷款方面具备良好的信誉凭证，不用任何抵押即可以从每个商业银行获得10至20亿元的贷款。用银行的钱来进行投资理财，确实是赚钱的商机。南航集团从2001年就开始进行委托理财业务；与南航集团有过委托理财业务的有汉唐证券、中关村证券、世纪证券。南航集团调集巨额资金乃至账外资金进行委托理财，其中仅流向深圳世纪证券公司的委托理财资金即达12亿元。案例南航给世纪证券的委托理财资金基本上被世纪证券用于重仓持有南航集团旗下的南方航空(600029.SH)。南方航空2003年7月25日上市，当时因“非典”的影响，南方航空上市首日收于3.88元，是四大上市航空公司中股价最低的。世纪证券在此低位入货，3个月不到，南方航空从4.2元上涨到6.8元，升幅超过60％，世纪证券也获得了丰厚的账面利润。但随后，在油价不断攀升的压力下，航空股开始萎靡不振，世纪证券因此损失惨重。从世纪证券账面上看，南航委托理财的12亿资产已经无法偿还。也正是由于对南航所形成的巨大债务压力，世纪证券被迫走上重组之路。世纪证券无力归还南航集团12亿元委托理财中的7.15亿元，南航集团无奈只得将其实行债转股。案例2005年8月，南航集团副总裁兼上市公司董事彭安发、南航集团财务部部长的陈利明因涉嫌违法，先后被司法机关依法逮捕；2006年3月二人被广东省反贪局移交广州市检察院起诉。2006年10月16日，中国南方航空集团原财务部部长陈利民因涉嫌挪用、贪污、受贿等罪，接受广州市中级法院公开庭审。据检察机关侦查证实，2001年8月至2005年5月，陈利民利用经办委托理财的职务便利，采用先办事，后请示或不请示；只笼统汇报理财收益，不汇报合作对象或隐瞒不报等方式，大肆超范围地开展委托理财业务，已侵吞集团部分理财收益，收受回扣；超权限地从银行贷款供个人、朋友注册公司、经营所用；收受汉唐证券、世纪证券、姚壮文贿赂近5400万元，挪用公款近12亿元，贪污公款1200多万元。近年内控测试工作回顾2008

配合上市促进完善内控体系2009检查整改效果评价内控效率为自评估报告提供依据为考核提供依据2010

关注影响股份公司发展的主要问题并做专题调查，提升经营效果2011

专依托符合性测试，进行题调查，为管理层决策及监事会监督提供信息支持2012

满足国资委对内控专项检查的要求试点与安质环审核整合1.2.3确定测试形式1.2近年内控测试工作回顾2008年穿行测试2009年穿行测试符合性测试2010年符合性测试专项调研2011年整改测试业务测试专项调研整改测试业务测试专项调研安质环审核2012年2008年配合上市目的合并报表范围三级以上202家单位2009年重要性原则、高风险板块40家二、三级单位2010年09年内控测试以及日常审计问题较多的单位新设公司或业务42家单位1.2近年内控测试工作回顾1.2.4测试对象的选择2011年以前未测试单位新收购单位整改效果不佳单位38家单位+42家整改单位2012年效益较差、财务数据异常、资金压力较大的单位安质环审核样本62家单位+48家整改单位1.2近年内控测试工作回顾2008年全系统全流程穿行测试2009年总部：公司层面＋4个业务流程＋信息系统通用控制；中海、工程局、设计院、事业部：公司层面＋7个业务流程+信息系统通用控制（部分测试）2010年总部、事业部、中海：同上年工程局、专业公司、设计院：公司层面＋7个业务流程＋信息系统通用控制流程扩大了信息系统通用控制测试范围，专业公司测试全覆盖2011年整改测试：针对2010年的缺陷点业务测试：深入测试中海、设计集团、专业公司相关业务重点流程2012年业务测试：对各单位区分总部和分子公司层面，选择测试重点测试整改测试：针对2011年的缺陷点安质环审核：5个以股份公司名义承接的施工项目1.2.5测试内容的确定2.1工作目标22013年整体工作安排评估与完善内控评价体系推动项目管理精细化和标准化满足中介机构内控审计的要求为内控自评估工作提供依据评价各单位内控水平，为年度考核提供依据选样范围选取原则

2.2测试对象—测试对象选择原则及依据

22013年整体工作安排一般原则中小型规模；完工进度20%-70%；相对集中于非一线城市的在施项目新增公司交通公司（总部+项目）

西部建设（总部+分公司）海外事业部中东公司、阿尔及利亚分公司、国内项目股份公司总部中海、8个工程局、新疆建工、事业部、设计院、专业公司各分子公司以及项目每家工程局各6个项目钢构、安装、筑港等3家专业公司各4个项目交通公司：总部及2个项目新疆建工：2家机构及4个项目西部建设：新疆区域总部及2家分公司中海BT项目和城乡统筹项目各一个海外部2个机构，国内2个项目基础设施部2个项目22013年整体工作安排2.2测试对象（续）

流程测试名称对象公司层面合约与成本管理物资与设备/采购管理投资管理资金管理长期资产管理收入与成本核算财务关账与报告人力资源管理施工项目71★★★★BT和城乡统筹项目41★（采购）★★西部建设总部163★★★★★★分公司76★★★★交通公司总部163★★★★★★施工项目71★★★★基础设施部项目指挥部24★★2.3测试内容注：新疆建工2012年缺陷点整改跟踪+项目的内控测试（测试点同上）22013年整体工作安排我公司近三年接受测试的情况四川10＞10%天津5＜10%西北6+6＜10%2013年测试模板与财务相关的测试点预计总成本的确定：变更审批记录并附变更清单成本归集：《工程成本月度结算汇总表》主合同归档：三部门归档，季末核对工程盘点：商务部门牵头组织至少一年两次对项目进行现场盘点，检查项目完工进度与形象进度差异，并形成书面记录，由相关部门签字确认。如两者相差幅度超过15%，需进一步核查项目完工进度计算过程，发现错误需要及时调整相关台账及会计凭证。2013年测试模板与财务相关的测试点坏账转回：审批材料验收：发票未到，暂估入账税务管理：计提审批，缴税审批。取得票据：查真伪、保兑、处置审批、台帐管理并定期审核现金管理：超限额、及时缴存并入账、收据、每天盘点2013年测试模板与财务相关的测试点资金管理：垫资审批、按计划收支、超支审批、可疑款项两金：及时足额、特殊情况审批材料管理：盘点及审批、估价及审批、定期对账废材处理：询价、审批、及时足额上缴、调拨审批及核价2013年测试模板与财务相关的测试点超预算成本：特别审批预计总收入变更：审批并附清单分包结算：财务签字、台帐管理并注明付款情况、连续编号、最终结算对方签字成本分析：解决问题清欠：负责人确定、责任状、列会、统计报表、奖惩2013年测试模板与财务相关的测试点其他：附件过多过杂、白条、印花税、无附件2013年测试与商务、物资有关的测试点1.1估算与投标——施工企业抽取样本：投标管理制度；项目背景调查资料、招标文件评审；投标阶段项目策划、投标文件评审记录；合同评审记录；用印申请、合同等说明：“适当权限人员/适当管理层”“投标阶段项目策划”“评审意见的落实”2.1预算成本——施工企业抽取样本：实施阶段项目策划；预算管理制度；项目预算成本说明：“实施阶段项目策划”“项目成本预算”应关注其实质内容，而不是形式3.1成本归集——施工企业抽取样本：直接成本凭证－对应的工程成本月度结算汇总表及其他支持性文档；间接费用凭证；成本分析报告说明：如存在甲供材，应关注对应的成本核算；成本分析报告：项目部、公司层面预算成本调整审批记录4.1收入成本的确认——施工企业抽取样本：收入、成本确认凭证，收入、成本、毛利计算及附表；工程竣工结算账务处理凭证；合同变更相关文件；合同索赔相关文件说明：建造合同数据的计算、审批；甲供材；合同变更、索赔对预计总收入、总成本的影响5.1应收账款确认与回收——施工企业抽取样本：“工程结算”及“应收账款”确认凭证，月度已完工程量结算书；坏账准备计提、核销凭证及附件；“应收账款”收款凭证；应收账款对账单；应收账款管理制度、项目款回收责任状、清收外欠款明细表等说明：月度已完工程量结算书：业主或监理是否审签，如未审签是否有合理解释；按公司会计制度，应收账款应至少每半年进行一次减值测试；定期（至少半年一次）与业主进行对账，并在对账单上签字确认6税金——施工企业、房地产企业、设计企业抽取样本：营业税、土地增值税等的计提和缴纳凭证；合同及印花税缴纳凭证；房产证、出租房屋合同及房产税缴纳凭证；机动车行驶本及车船使用税缴纳凭证说明：关注应缴税额的计算/计提是否正确；印花税、房产税、车船使用税等要从纳税的源头测试四、具体测试底稿内容讲解——施工行业1、材料的验收对应控制点：IM-1-1（施工）抽取样本：材料现场管理文件、送货单、验收单、采购合同、进场计划、复验报告、材料进场检验记录、入库单、材料收发存台帐、收发存报表或相关物资验收汇总表。说明：重点关注是否对接受物资进行验收，验收品种、规格、数量等是否与采购合同/进场计划相符；复验报告是否经过适当授权人员审核；材料进场检验记录是否经过施工、监理单位等适当权限人员签字；入库单是否与送货单/验收单相符；材料验收后是否及时准确的登记在收发存台帐、汇总表中，台帐及汇总表是否经过适当权限人员的审核签字。本控制点：增加了对材料进场检验记录、入库单（仅适用于非零库存管理的物资）、材料收、发、存报表/物资验收汇总表的测试。四、具体测试底稿内容讲解——施工行业2、不合格品的处置对应控制点：IM-2抽取样本：相关制度、退换货/不合格品处置记录、实地观察X个项目施工现场说明：重点关注：相关制度规定是否健全；退换货/不合格品处置记录是否有材料员和质检员签字，处置数量是否与验收记录内容相符；在施项目施工现场，实地观察不合格物品是否单独存放。增加对不合格物资“实地观察”是否单独存放的测试属性。抽样范围为在施项目。四、具体测试底稿内容讲解——施工行业3、领料、出库对应控制点：IM-3（施工）抽取样本：材料领用制度、领料单、出库单、材料收发存台帐、材料收发存报表或相关材料耗用汇总表说明：重点关注：相关制度是否对领料流程进行规范；领料单上是否有工长或适当权限人员审核，是否有领料人和发料人的签字确认，领料人和发料人是否职责分离；出库单与领料单内容是否相符，是否经过适当权限人员签字确认；领料单/出库单的信息是否及时准确地反映在收发存台帐、汇总表中，台帐及汇总表是否经过适当权限人员的审核签字。（对于零库存管理的，此处仅测存货领用相关制度文件即可）四、具体测试底稿内容讲解——施工行业4、物资现场存放管理对应控制点：IM-4（施工）抽取样本：物资现场管理制度、现场观察项目施工现场、取得出入库房人员登记簿说明：重点关注：相关制度是对物资现场管理进行了规范；物资是否存放于安全、合适的场所；出入库房人员登记簿是否记录了进出库房的人员的姓名、进出库时间、入库原因等信息。（对于零库存管理的，此处仅测存货领用相关制度文件即可）四、具体测试底稿内容讲解——施工行业5、存货盘点及差异分析对应控制点：IM-5-1（施工）抽取样本：物资盘点制度，材料、周转料具盘点表、盘点差异分析表/报告说明：重点关注:制度的健全性；盘点表是否包含存货规格、账面盘存数量、实际盘存数量、编号等详细信息，盘点范围是否全面，是否有盘点人员和监盘人员的签字；是否对盘点差异进行原因分析并提出相应的处理意见，是否经过适当人员的审核。1、存货盘点按照每个行业的特点单独设计了测试页。2、删除了对存货盘盈盘亏会计凭证及附件的测试样本，改后单独测试页测试；四、具体测试底稿内容讲解——施工行业6、存货估值、跌价准备申请对应控制点：IM-6-1（施工）抽取样本：有关存货跌价准备计提的相关管理制度、存货评估记录、存货跌价准备的申请/计算表说明：重点关注：制度的健全性；管理层是否定期对存货价值进行评估，是否经适当权限人员的审核；存货跌价准备的申请/计算表是否经过管理层审核签字，跌价准备计算是否正确。新增“存货跌价准备申请/计算表”测试属性。对“存货跌价准备及报废账务处理会计凭证及附件”的测试，改为单独测试页测试。注：a、低值易耗品和周转材料不计提跌价准备。b、施工企业为已明确归属于某一项目的工程储备材料不计提跌价准备。四、具体测试底稿内容讲解——施工行业7、盘盈、盘亏及跌价准备计提账务处理对应控制点：IM-7-1、IM-7-2抽取样本：盘点差异分析报告及其对应的会计凭证,存货跌价准备申请/计算表及其对应的会计凭证说明：重点关注盘盈、盘亏、计提跌价准备的账务处理是否及时，附件是否留有适当人员的审批痕迹，会计凭证入账期间、金额、科目是否准确；对于期末结账前尚未经批准的存货盘盈盘亏，其处理是否符合会计制度要求，是否经过独立人员的复核，并留有复核痕迹。四、具体测试底稿内容讲解——施工行业8、合同预计损失对应控制点：IM-7-3（施工）抽取样本：合同预计损失准备计算表或类似计算表、计提合同预计损失准备会计凭证说明：重点关注合同预计损失准备计算表是否经过独立复核人签字复核，金额计算是否正确，相关数据是否与合约（预算）部门提供数据一致，是否及时进行账务处理；会计凭证入账期间、金额、科目是否准确，是否经过独立人复核，并留有复核痕迹。四、具体测试底稿内容讲解——施工行业9、废旧材处置、调拨对应控制点：IM-8（施工）抽取样本：废旧物资处理规定、废旧物资处理申请、处理询价记录/价格评审表、废材销售单/过磅单、物资调拨申请报告说明：重点关注废旧物资处理申请中物资信息是否全面，是否经过适当权限人员审批；废旧物资处理价格是否按规定进行询价，并留有询价记录，处理价格是否经过适当权限人员审核；废材销售单/过磅单，是否经过材料员、监磅人员等参与处置人员签字；物资调拨申请报告中物资信息是否全面，调拨价格是否经过适当权限人员审批。四、具体测试底稿内容讲解——施工行业10、废材处置账务处理对应控制点：IM-9（施工）抽取样本：废旧物资处理申请、废材销售表，及其对应的会计凭证；物资调拨申请，及其对应的会计凭证说明：重点关注：废旧物资处置、物资调拨的账务处理是否及时，入账期间、金额、科目是否准确，是否经过独立人员的复核，并留有复核痕迹，附件是留有适当人员的审批痕迹。采购与支出管理流程标准内控活动施工企业内控环节一采购管理6二分供商管理2三合同签订及文档管理2四预付款的管理1五应付账款的记录2六分供商结算2七付款的审核与支出2八业务外包3内控标准合计数20

3、采购与支出流程的主要风险：预算环节：采购计划预算、安排不合理，没跟上工程变化，造成库存短缺或积压，导致项目施工停滞或资源浪费。采购环节：分供方选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购资源质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。支出环节：采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购资源、资金损失或企业信用受损。一、采购管理采购管理招议标、过程结算、最终结算、退场购置、租赁、处置1购置、租赁、处置材料物资工程分供方机械设备23采购管理范围采购管理管理组织机构和职责采购权限和程序管理制度相关部门据实编采购计划采购计划经过授权审批预算管控采购方式的管控程序比价选择合理中标合理采购采购管理的内容1、管理制度■企业应当建立采购管理制度，明确各类采购方式及集中采购的管控程序。■建立清晰明确的岗位责任制、严格的授权批准制度，不得超越审批权限。

采购管理

2、预算管控■采购须有相关部门编制的申请和采购计划，进行预算管控，且经过授权审批；■根据真实准确的支持性资料编制采购计划，进行预算管控，且采购计划经过授权审批。

采购管理

3、合理采购（一）■采购计划真实准确，企业合理选择采购方式。招标过程公开、合理、合规；■分供商的确定，需经过适当的比价程序；合理低价中标，中标单位应经过相关部门和授权人的审批并留有审核记录；★重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。采购管理3、合理采购（二）■

中标的分包商或租赁商，所提供的入场资源，由授权审核人员进行相关验证的管理程序；■

分包商/租赁设备提供的入场资源，是否经甲方现场监理、项目经理、安全部门人员、机械设备供应商等相关验证人员签字确认。

采购管理

采购管理

采购管理<一>材料物资采购管理材料物资采购管理物资管理办法1

授权批准制度2

采购计划和申请3

合理采购42010版《商务管理手册》------第72页材料物资采购管理物资管理办法材料物资采购管理物资管理组织机构和职责物资计划、采购、验收管理物资调拨回收和废旧物资处理管理奖罚总则（1）物资管理办法本办法适用于全公司范围内的二级机构及项目材料物资管理工作的全过程。

材料物资采购管理

（2）授权批准制度■物资管理组织机构、相关管理责任人，在各自职责范围内，针对材料物资采购与支出相关业务流程，均应留下纸质的授权审批内控管理痕迹。■授权批准制度的执行，其内控标准涵盖材料物资计划、分供商确定、合同评审、采购、验收、消耗核算、调拨、回收、处置、预收及应付款审批等相关日常业务工作。

材料物资采购管理（3）采购计划和申请■项目根据真实准确的支持性资料编制采购计划，进行预算管控，且采购计划经过授权审批。■物资采购有总需用计划、月度需用计划，计划追加要有说明，各采购计划连续编号且已被顺序记录，由独立人员复核。■物资先计划后采购，严禁无计划采购，严格采购验收制度，出具验收证明，留下纸质的内控管理痕迹，力争零库存管理。

材料物资采购管理（4）合理采购（一）■合理选择采购方式（招标、议标和快速采购），分供商的确定，需经过适当的比价程序；■招标在入围的合格分供商中进行，应标分供商不得少于三家，如有特殊情况是否有合理解释；■对于垄断行业、特殊情况下市场上仅有1家分供商或业主指定的分供商时，经适当权限人员的审批，方可采用独家议标的方式；■合理低价中标，中标单位应经过相关部门和授权人的审批并留有审批记录。

采购管理<二>工程分供方采购管理工程分供方采购管理招标管理办法1

授权批准制度2

计划和申请3

合理采购42010版《商务管理手册》------第57页工程分供方采购管理招标管理办法工程分供方采购管理职责与基本原则分供方的选择分供方的评价附则总则

（1）招标管理办法本办法适用于全公司范围内的工程分供方（专业工程、劳务、物资设备采购及租赁、项目内部承包方）的招议标选择。

工程分供方采购管理

（2）授权批准制度■商务合约部门、相关管理责任人，在各自职责范围内，针对工程分供方相关采购与支出业务流程，均应留下纸质的授权审批内控管理痕迹。■授权批准制度的执行，其内控标准涵盖工程分供方需用计划、分供商确定、招议标选择、合同评审、签证、过程结算、退场、最终结算、预收及应付款审批等相关日常业务工作。

工程分供方采购管理（3）采购计划和申请■根据经审批的项目商务策划等支持性资料，编制工程分供方的招议标总计划，进行预算管控，且相关需用采购计划经过授权审批。■工程分供方有招议标总计划、季度招议标计划、临时用工计划，计划追加要有说明，各需用采购计划连续编号且已被顺序记录，由独立人员复核。■工程分供方须先有计划，后选择招议标采购，并留下纸质的内控管理痕迹。

工程分供方采购管理（4）合理采购（一）■合理选择采购方式（招标、议标和临时用工），分供商的确定，需经过适当的比价程序；■招标在入围的合格分供商中进行，应标分供商不得少于三家,如有特殊情况是否有合理解释；■原则上不能采用独家议标方式，对特殊情况或业主指定的分供商时，需按相应授权报分公司或公司批准，方可采用独家议标的方式；■合理低价中标，中标单位应经过相关部门和授权人的审批并留有审批记录。

工程分供方采购管理（4）合理采购（二）■中标的专业分供商，所提供的入场资源，由授权审核人员进行相关验证的管理程序；■专业分供商提供的入场资源，关注是否经甲方现场监理、项目经理、安全部门人员、专业分包商等相关验证人员签字确认。

专业分供商的入场资源：包括分供商的资质、安全生产许可证、专业人员的上岗证明等等相关资料。

采购管理<三>机械设备采购管理机械设备采购管理资产管理办法1

授权批准制度2

计划和申请3

合理采购42010版《商务管理手册》------第91页机械设备采购管理资产管理办法机械设备采购管理管理职责购置和验收、调拨与发放保管、使用、维修及投保报废、转让、摊销、盘点总则

（1）资产管理办法

本办法适应于公司固定资产、小型设备（机具）和计算机软件的购置和处置、调拨和发放、维修保养、盘点、相关处罚规定等方面。奖罚及附则

机械设备采购管理

（2）授权批准制度■法律事务部门、相关管理责任人，在各自职责范围内，针对机械设备相关采购与支出业务流程，均应留下纸质的授权审批内控管理痕迹。■授权批准制度的执行，其内控标准涵盖各类机械设备需用计划、分供商确定、招议标选择、合同评审、购置和验收、报销审批、调拨和发放、保管与使用、维修与投保、报废与摊销等相关日常业务工作。

机械设备采购管理（3）采购计划和申请■根据经审批的项目商务策划等支持性资料，编制机械设备的需用总计划，进行预算管控，且相关需用采购计划经过授权审批。■机械设备有总需用计划、零星采购（租赁）申请，计划追加要有说明，各需用采购计划连续编号且已被顺序记录，由独立人员复核。■机械设备采购须先有计划，后选择招议标采购，严禁无计划和申请采购，严格采购验收制度，出具验收证明，并留下纸质的内控管理痕迹。

机械设备采购管理（4）合理采购（一）■合理选择采购方式（招标、议标和租赁），分供商的确定，需经过适当的比价程序；■招标在入围的合格分供商中进行，应标分供商不得少于三家；如有特殊情况是否有合理解释；■原则上不能采用独家议标方式，对特殊情况或业主指定的分供商时，需按相应授权报分公司或公司批准，方可采用独家

议标的方式；■合理低价中标，中标单位应经过相关部门和授权人的审批并留有审批记录。

机械设备采购管理（4）合理采购（二）■中标的分包商或租赁商，所提供的入场资源，由授权审核人员进行相关验证的管理程序；■分包商/租赁设备提供的入场资源，关注是否经甲方现场监理、项目经理、安全部门人员、机械设备供应商等相关验证人员签字确认。

租赁设备的入场资源：包括租赁分供商的资质、租赁设备的年检年审记录、操作人员上岗证明等等相关资料。二、分供商管理分供商管理分供商选择1

招议标流程2

分供方评价3

合格分供方名录4

分供商管理

分供商管理1、分供方选择■列入选择的分供方，必须是进入公司《合格分供方名录》或经考察、考核、评价为合格的分供方；■材料、工程、大型设备租赁分供方参与选择投标前，必须进行资格预审，提交其相关证明资料（企业营业执照、资质证书、安全生产许可证、法人代表身份证明或法人委托书）等；■非公司《合格分供方名录》内的分供方申请参与投标的，严格按相关程序进行全面考察，参与考察人员对评估的真实情况签署意见，经考察确定为合格并经审批通过的入围名单方可参与投标。

分供商管理2、招议标流程■招议标申请表、项目编制经审批后的招标文件（附合同），由对口管理部门发放至入围单位，限额以上的分供方分别报相关对口管理部门备案审查；■招标在入围的合格分供商中进行，应标分供商不得少于三家，合理低价中标；原则上不能采用独家议标方式，特殊情况应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批；■入围、招议标、过程询标、开标、评标、定标，应作相应记录，并留下纸质的内控管理痕迹，最终选定结果，经报批通过后签发中标通知书。

分供商管理3、分供方评价■公司各二级机构每年12月31日前，对本单位综合评价的合格分供方名录及基础资料报公司，由公司对口部门组织核查考评，并留下纸质的内控管理痕迹；■分供方根据核定分数高低，分为优秀、合格、基本合格、不合格四个级次，其中优秀原则上不超过15%；首次使用、重新考察的分供方应备注说明。

分供商管理4、合格分供方名录■

公司每年更新一次《合格分供方名录》，经对口管理部门核查、公司主管领导审核、总经理核准后，于次年元月31日前由公司商务合约部汇总发布公司《合格分供方名录》；■公司发布的《合格分供方名录》内不同级别的合格分供方，享受不同的公司内部市场准入及优惠待遇；■两年以上未与公司合作的《合格分供方名录》内分供方，或考评为不合格分供方其二年后提出申请的，应经重新考察合格后在新版名录内列为基本合格。

分供商管理合同管理办法1

合同签订2

用印管理3

文档管理4

合同签订及文档管理2010版《商务管理手册》------第5页合同管理办法

合同签订及文档管理主合同管理分供合同管理责任合同管理其他合同管理总则

1、合同管理办法

本办法适应于公司范围内所有工程项目签订的各类经济合同。合同管理实行公司和二级机构两级管理，无授权委托许可，不准下放合同管理权限。

合同签订及文档管理处罚

合同签订及文档管理2、合同签订（一）■合同一律采用书面形式签订，严禁口头协议，严禁合同履行在先、签订在后的行为；■合同的签订及变更（补充协议），必须经过相关部门的评审程序，且评审意见得到落实，合同及变更必须经过授权审批后才能签订（关注合同评审日滞后现象）；■对合同约定有履约担保或风险抵押金的，必须在合同签订前提交；合同签署人和使用的公章符合授权和公章的规定。

四、预付款的管理

★目前存在制度设计缺陷。■

建立预付款和定金支付的审批程序，对大额或长期的预付款项应定期跟踪分析，出现异常及时处理，降低风险；■

相关的文档，均应连续编号且已被顺序记录管理台账，并由独立人员复核，确保记录的准确性、完整性。

预付款的管理五、应付账款的记录单击此处添加标题及时对账内控环节及时入账调整差异物资依据验收凭证、专业分包商依据结算结果及时登记入账定期与分供商就往来账以对账单或询证函的形式进行对账发现差异应及时查明原因并及时处理以调整差异

应付账款的记录

1、及时入账■经验收的物资，根据验收、调拨依据及时登记物资入库台账及会计记账，专业分包商/租赁