采购管理控制程序

采购管理控制程序编号：Q/HWM2C0081适用范围本管理控制程序适用于本公司采购部管理工作，由办公室配合采购部共同编制。2目的规范采购流程，保证正常生产运营，努力实现采购成本最低化。3工作职责3.1采购部经理3.1.1工作职责负责分配好采购部各个采购人员的采购工作，对各个采购员的采购工作进行抽查和监督；协调好采购与生产之间的工作联系；组织指导所有供应商，每年定期组织公司有关部门对各个供应商进行评定；负责组织大宗物料供应商的招标工作；负责新供应商的开发工作。3.1.2工作权限对部门下属的采购行为具有直接调查权；对部门下属的采购任务具有分配权；采购金额在2000元以下的原辅材料具有直接决定权。3.2采购员负责按照物控部《申购单》的数量要求从合格供方名录中采购各类原辅材料。3.3品管部负责编制采购物料的进货检验规定并进行进货检验和不定期的送检。3.4设计部负责编制采购物料的材质要求、品质要求等技术参数。4工作流程4.1申购物料4.1.1申购单位：物控部4.1.2申购流程4.1.2.1物控部收到生产订单后，根据生产图纸核对物料清单；4.1.2.2根据仓库库存信息表反馈的库存量及仓库实际库存量，填写《申购单》并下达给采购部；4.1.2.3申购物料时，需注意几个事项：①保证常规物料的安全库存量；②保证非常现物料的合理数量的申购；③要求仓库对物料采取“先进先出”的原则发料。4.2供应商管理4.2.1供应商开发4.2.1.1由采购部负责供应商开发主导工作；由企划部负责供应商样品确认工作；由品管部负责供应商样品品质检验评估工作；由以上部门及生产部对供应商完成调查评核。4.2.1.2当要求有新供应商开发任务，采购部每位采购员通过各种渠道必须积极联系并提供1~2家候选供应商，并分别填写《供应商基本资料表》递交给部门经理；4.2.1.3采购部组织品管部、生产部、企划部主管对新供应商进行审核调查，确定2~3家入围单位，待提供样品进行检验之后，进一步确定新供应商并列入当年度的合格供方名录。4.2.2供应商评审4.2.2.1采购部要根据年采购量，原辅物料的重要程度等指标，对所有公司采购的原辅材料分成重要物资、一般物资、辅助物资三个等级，并编制《原辅物料重要等级分类表》。4.2.2.2采购部根据各个供应商的供货质量（品管部对于各类物料的抽查、检验报告）、交货及时性、供应货物的价格、售后服务等4项指标，组织生产部、品管部、企划部等部门对供应商进行评审，记录在《供方评定记录表》A、相关项目及考核比例4.2.2.3所有供应商每年进行一次评审，根据评审结果，适应调整部分供应商，所有供应商记录在《合格供方名录》。4.2.2.4采购部文员每月需统计以下有关数据：1）各个供应商每月进货批次数；2）每月延期交货（根据采购单上约定的时间）的供应商名目，延迟时间以及延期交货的批次；3）品管部对每一批次检验的结果必须收集，特别是涉及到检验不合格或生产部门重大投诉的批次货物要记录；4.3物料采购询价4.3.1所有物料价格的调整变动必须填写《物料价格调整申请表》，并通知公司总经理、生产副总、采购副总，经讨论后由采购副总签署决定意见。若有私自调整价格，一经查实，把收货物或按原价格付款。4.3.2新物料询价1）凡属一般采购，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；2）确属资源紧张，独家代理，专卖品等特殊状况，不受1）条所限；3）凡属合约采购项目，采购部依合约价格核价，不需另询价，合约条件发生重要变化除外。4>询价时，采购部只负责组织联系供应商，并向供应商说明原料材质要求、品质要求、采购数量等事项，最终物料的采购价格和供应商的确定由生产部、物控部、企划部等相关部门出具意见后，由采购副总决定。5>询价填写《采购询价单》并保持纪录。4.4收货管理4.4.14.4.24.4.3收货时，该批次送货金额在5000元以下，仓库、品管必须同时在场，采购、物控原则上要求在场；若该批次送货金额超过5000元，要求仓库、品管、采购、物控同时在场；仓库负责清点数量，品管负责品质验收，并抽查数量4.4.4品管员在进行品质验收时，发现原材料质量达不到要求，则立刻通知品管部经理及采购员，由品管部经理做出是否收货的决定；仓库在进行清点数量时，发现原材料送货数量与实际送货单数量有出入时，应通知物控部经理及采购员，并更改送货数量；属于以上两种情况，采购部应及时与供应商联系，采取换货/退货/补料等应急措施，并填写相应的《换货告知书》/《退货告知书》/《补料告知书》（一式三份，一份交物控、一份交供应商、一份采购留底4.5大宗物料年度招投标4.5.1实施目的为使公司各类大宗物料的采购成本进一步管控，培养具有开发潜力的供应商，建立公司与供应商之间良好的合作关系，故实施年度招投标工作。4.5.2实施年度招投标的物料类别要求1>当年度采购量金额在XX万以上；2>属于常规物料类别，可选供应商超过3个以上；4.5.3实施步骤4.5.3.1采购部按照公司要求，编制招标文件，内容包括物料年采购量、材质要求、供应商生产管理要求、品质要求、供货时效性、付款要求等信息，向有意向投标的新老供应商发送招投文件；4.5.3.2由公司总经理、常务副总、采购副总、生产副总、采购部经理、财务部经理共同对各个供应商进行评标，确定第一供应商及第二供应商。4.5.3.3确定合格供方之后，采购部下《采购单》给从评标确定的两家供应商。4.6入账请款管理4.64.5相关文件及表格5.1《采购物料重要度分类方法及进货检验方法》5.2《申购单》5.3《采购单》5.4《合格供方名录》5.5《供方评定记录表》5.6《供方基本资料表》5.7《原辅物料重要等级分类表》5.8《物料价格调整申请表》5.9《采购询价单》5.10《检验报告单》附图1常规物料采购流程申购单（请购单）采购单下达合格供应商（确定交货时间）明确品质要求送货填写补料数量仓库点收品管检验不符合退回通知单或商不准要求供应商更改送货单OK收货入库1.送货单请款2.质量检验单3.申购单4.采购单附图2非常规物料采购流程申购单（请购单）1.供应商调查寻找合适供应商2.供应商评估3.询价4.比价、定价采购单送货填写补料仓库点收品管验收通知单或