秘书公文写作概述课件

第一章秘书公文写作概述张鬃英第一章秘书公文写作概述张鬃英1第一节

秘书公文写作的目的与步骤一、秘书公文写作的目的1、实现社会组织的管理职能2、辅助领导科学有效地决策3、对外展现社会组织的形象4、为提高工作效率和质量创造条件第一节

秘书公文写作的目的与步骤一、秘书公文写作的目的2二、把握秘书公文写作的步骤1、明确公文主题2、广泛收集资料3、拟定写作方案（1）确定公文内容的组成情况（2）确定公文正文的表达顺序（3）安排公文的首尾和衔接过渡（4）将上述成果固化为公文的写作提纲二、把握秘书公文写作的步骤1、明确公文主题3二、把握秘书公文写作的步骤4、正式起草成文（1）注重时效观念（2）做好会商工作（3）保证材料与观点和谐统一（4）注重文面规范二、把握秘书公文写作的步骤4、正式起草成文4二、把握秘书公文写作的步骤5、加工修改阶段（1）两种方式其一：融入整个撰拟阶段的推敲修改其二：对已经成型的文稿，进行集中的加工修改（2）主要为第二种方式1）明确加工修改的范围2）掌握加工修改的方法二、把握秘书公文写作的步骤5、加工修改阶段5第二节

秘书公文写作的要求一、公文思想内容方面的要求1、明确目的，行文有据2、准确无误，客观务实3、主题集中，重点突出4、必须符合领导意图第二节

秘书公文写作的要求一、公文思想内容方面的要求6三、公文表达方面的要求（一）符合公文表达方式的要求1、叙述的要求（1）在叙述事件时应做到要素齐全（2）在叙述程度上以概述为主（3）在叙述线索上以顺序为主三、公文表达方面的要求（一）符合公文表达方式的要求7三、公文表达方面的要求2、说明的要求在公文中常用的说明方法有：举例说明法、定义说明法、分类说明法、引用说明方法、比较说明方法三、公文表达方面的要求2、说明的要求8三、公文表达方面的要求3、议论的要求（1）议论方式重在就事论理（2）议论说理切忌主观武断公文常用的论证方法：举例论证法、对比论证法、因果论证法。三、公文表达方面的要求3、议论的要求9三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求1、准确严密（1）要准确表达公文的政策法律依据和事实依据；准确传达机关工作中需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、通知的事项；准确体现领导意图和发文机关的政策主张三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求10三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求1、准确严密（2）严格遵循逻辑要求（3）合理组织公文语言（4）恰当使用修辞方法第一，主要是用消极修辞方法第二，适当使用积极修辞中的某些辞格三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求11三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求2、简练明了（1）简短表达（2）简明表达第一，开头要直截了当，落笔入题、结尾应明确提出行文要求，意尽言止；第二，适当划分层次和段落；第三，恰当利用附件、表格形式，以浓缩公文篇幅，增加信息量。三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求12三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求3、庄重严谨（1）使用书面语言，不用口语、方言和晦涩难懂的行业用语（2）使用含义限定的词语，注意语义单一，避免出现歧义4、得体规范三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求13三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求4、得体规范（1）恰如其分地使用公文专用术语1）起首用语：根据、依据、遵照、按照、奉、为了、为、由于、兹定于、兹介绍、兹因等等。三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求14三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求4、得体规范（1）恰如其分地使用公文专用术语2）称谓用语：基本采用人称代词加上机关名称尾字的方法：我局、我县、你局、贵公司等；用于称呼其他单位或人员时，采用第三人称形式，如：该院、该县、该同志；当公文中需要称呼某些事物时，也可以使用“该”字，如：该文、该产品、该批机器设备等等。三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求15三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求4、得体规范（1）恰如其分地使用公文专用术语3）引叙用语如：前接、顷接、欣悉、获悉等“顷接来函，现就所询之事函告如下”三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求16三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求4、得体规范4）经办用语5）商洽用语6）期请用语7）表态用语8）时限用语9）过渡用语10）谦敬用语11）结尾用语三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求17三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求4、得体规范(2)根据收发文双方各自的地位、职能及其相互关系，选用恰当的语气和词语来行文(3)根据不同的公文文种，确定相应的语言表达形式三、公文表达方面的要求（二）符合公文语言的运用要求18三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求1、时间的表述要求：精确、完整、恰当2、空间的表述要求：（1）准确、具体地说明有关的单位、处所，特别是重要事件、事故发生的地点，不仅要说明所在的省、市、县，还应说明具体方位，有时需要标明经纬度。三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求19三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求2、空间的表述要求：（2）涉及不为人们熟知的地名或重复的地名时要按照由大到小的顺序，标明国家或省、市、县的名称，以便准确表达所在地点（3）使用地名的全称或规范的简称，必要时还应当标明准确的译名。（4）涉及不同国家或地区时，不能以国家统称三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求20三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求3、数量的表述要求（1）要反复核实，表述准确无误（2）要精选数字，切忌过于烦琐（3）要加强分析，避免凌乱堆放（4）要规范使用，避免产生歧义1）表增加或减少的数量，注意差别2）表减少和降低的数量时用分数或百分数表达3）涉及总计数量时，要表述准确4）使用“以上”、“以下”、“左右”等概数，应注明是否连同本数在内。三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求21三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求4、职务、姓名的表述方法（1）表人物职务时一般要使用全程，或使用通用的简称。（2）表明人物姓名时，要写全姓和名（3）一人担负多种职务时，应写出与公文内容有关的职务三、公文表达方面的要求（三）符合常见要素的表述要求22四、公文格式与结构方面的要求（一）公文格式的要求根据《国家行政机关公文格式》的规定，公文格式的构成要素分为眉首、主体、版记三个部分。1、公文的眉首部分（1）公文分数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标志（5）发文字号（6）签发人四、公文格式与结构方面的要求（一）公文格式的要求23四、公文结构与格式方面的要求（一）公文格式的要求2、主体部分（1）公文标题（2）主送机关（3）公文正文（4）附件（5）成文时间（6）公文生效标识（7）附注四、公文结构与格式方面的要求（一）公文格式的要求24四、公文结构与格式方面的要求（一）公文格式的要求3、版记部分（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关和引发时间四、公文结构与格式方面的要求（一）公文格式的要求25四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求1、基本要求（1）开头摆出行文根据、说明行文目的、概述行文背景、引叙来文线索、交代结论、提出问题四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求26四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求1、基本要求（2）结尾1）号召式结尾2）总结式结尾3）强调式结尾4）说明式结尾5）请求式结尾四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求27四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求1、基本要求（3）层次：并列、递进、因果、总分（4）段落（5）过渡：词语、句子、段落（6）照应：题文照应、前后照应、首尾照应四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求28四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求2、篇章形式要求（1）篇段合一式（2）分层表达式（3）条款式四、公文结构与格式方面的要求（二）公文结构要求29四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求1、用纸《行政机关公文格式》规定，公文用A4纸印制，双面印刷。党的机关公文用16开纸，也可用A4纸。在具体的公文制作实践中，省级以上党的机关用16开纸，而地市一下各级党的机关用A4纸的居多。四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求30四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求2、版心天头（上白边）37mm±1mm订口（左白边）28mm±1mm版心尺寸：156mm×225mm四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求31四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求3、字号文件式公文的字号：标题：2号发文机关标识：由发文机关酌定，以不超过国务院机关的发文标识字号为准。其他各要求均使用3号字四、公文结构与格式方面的要求（三）其他格式要求32四、公文结构与格式方面的要求4、字体行政机关文件式公文的字体为：发文机关标识：推荐小标宋体字发文字号：仿宋。签发人三字：仿宋。签发人的姓名：楷体。公文标题：小标宋体秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词三字：黑体字主题词：小标宋体正文中的小标题：建议用黑体其他包括正文在内，都用仿宋体四、公文结构与格式方面的要求4、字体33四、公文结构与格式方面的要求5、字数与行数每页排22行，每行排28字。可作调整四、公文结构与格式方面的要求5、字数与行数34四、公文结构与格式方面的要求6、正文机构层次序数：第一层“一”第二层“（一）”第三层“1.”第四层“（1）”四、公文结构与格式方面的要求6、正文机构层次序数：35四、公文结构与格式方面的要求（7）文中图文的颜色未做特殊说明公文中图文颜色均为黑色四、公文结构与格式方面的要求（7）文中图文的颜色36四、公文结构与格式方面的要求（8）装订要求应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两订门锯处订眼据书芯上下各1/4处，允许误差±4mm平订订距与书脊间的距离为3mm-5mm裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损四、公文结构与格式方面的要求（8）装订要求37四、公文结构与格式方面的要求（9）上报公文必须注明签发人或会签人姓名。（10）除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印章。（11）联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。四、公文结构与格式方面的要求（9）上报公文必须注明签发人或会38四、公文结构与格式方面的要求（12）除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落发文机关名称,下发的公文标题一般冠发文机关名称。（13）公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行文)。（14）印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正文“字样。（15）公文如有空白页，不标页码。四、公文结构与格式方面的要求（12）除两个以上机关联合行文外39四、公文结构与格式方面的要求（16）新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星6个月“。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。（17）上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性公文在“附注“处注明联系人姓名和电话。四、公文结构与格式方面的要求（16）新标准中增加了发文的保密40四、公文结构与格式方面的要求（18）发文字号：凡是上