合同管理要点

合同管理要点一、EPC工程合同义务要点（一）设计义务1、按国家技术规范、标准、规程及发包人提出的设计要求，进行工程设计，按合同规定的进度要求提交质量合格的设计资料，并对其负责。2、对发包人提供的设计基础资料进行核对，尤其是水、电、媒、市政配套，有线、无线通信等技术资料以及规范等矛盾之处，有关政府部门征询并经发包人确认。3、考虑细致周全，施工过程中尽量避免出现变更，若由设计人自身原因造成的变更，设计人除及时做出正确的变更外，给发包人造成的损失由设计人承担。4、设计人为本合同所采用的国家或地方标准图，自费向有关出版部门购买。设计人在进行装修、景观、照明等专业设计工作前，结合发包人意见在现行规范基础上进行设计。5、交付设计文件后，按规定参加有关的设计审查，并根据审查结论负责作必要调整补充。设计人按合同规定时限交付设计文件，负责向发包人及施工单位进行设计交底、处理有关设计问题和参加竣工验收。根据甲方要求及时安排设计人员参加图纸会审。对于特殊问题根据甲方要求派专人到现场解决问题。6、在施工阶段设计人安排设计人员负责处理施工中的设计问题，以配合发包人对工程进行质量和进度的动态管理。7、对于图纸重大疑问或变更，及时积极按照发包人要求进行设计修改。8、协助本项目各阶段设计文件向图纸审查部门的送审报批工作，并负责审核通过，如审核不通过，负责免费修改直至审核通过。9、在进行综合管网及室外配套设计时，结合经发包人认可的景观设计方案进行设计，并在设计前主动与供热、供电、燃气等行业部门进行充分的沟通。10、设计人员严格遵守施工现场安全规定，增强安全意识，保障自身安全。11、在施工阶段，派驻本项目相关专业实际设计驻场代表负责处理施工中的设计问题（驻场代表须能现场解决图纸各类疑问。驻场代表每月出勤天数不少于22天，派驻现场的设计人员人数及专业根据现场进度及发包人安排执行，驻场设计人员考勤执行发包人打卡考勤制度，驻场期限同施工工期。），以配合发包人对工程进行质量和进度的动态管理。（二）采购义务1、材料与设备（1）材料与工程设备的保管与使用由发包1人供应的材料，在采购前应事先报监理人和发包人认可备案后方可采购，其价格应经发包人、审计单位、监理单位共同确认。（2）样品的报送与封存需要报送样品的材料或工程设备，样品的种类、名称、规格、数量要求：按发包人要求。由发包人、监理方共同对样品进行签字封存。（3）在材料、设备采购前28日，将各项材料采购计划、专项材料采购计划和工程设备的供货人及品种、规格、品牌、质量标准、数量、供货时间和质量证明文件等报监理人、发包人审批。（钢材必须是莱钢、济钢、攀钢、鞍钢、首钢以上单位总厂生产达到国家规定质量标准的钢材，线材可选用石横泰乐、闽元总厂生产达到国家规定质量标准的产品。）采购的本项目电梯设备应采购国际一线品牌，确保电梯质量安全、工程交付使用要求。（4）工程施工过程中，采购前未提报材料、设备样品及未经各参建单位共同确认的材料、设备，严禁使用于本工程；（5）该工程投入使用的建材品牌规格等，保证一致，根据施工图纸及现行规范，达到满足施工各项验收标准，且由发包人、监理人共同考察签字确认材料品牌。（6）所有材料及设备进场采购前，其质量、品牌和档次必须经发包人、监理单位确认，否则不得采购、进场。发包人供应商及各种材料的厂家、品牌、价格具有监督、审核、否决权。2、试验与检验（1）试验设备与试验人员施工现场需要配置的试验场所：提供试验场所、试验人员、试验设备以及其他必要的试验条件。施工现场需要配备的试验设备：配置的试验设备要符合相应试验规程的要求并经过具有资质的检测单位检测，且在正式使用该试验设备前，需要经过监理人共同校定。（2）现场工艺试验现场工艺试验的有关约定：对按法定或约定工艺试验（强制性要求）时，由发包人和监理人提出要求。（3）本项目施工使用的材料，应具有相关材料质量合格证明文件。（三）施工义务1、安全施工项目安全生产的达标目标及相应事项的约定在工程施工中，严格按施工的规定执行，做好安全防范，认真落实施工组织设计制定的安全措施，确保施工安全。2、做好施工现场的防护性措施，并设置必要的警示牌，做到文明施工，安全施工，建立重大事故报告制，加强安全教育，采取必要的一切防护措施，必须消除一切不安全隐患的存在和发生，协调处理好和各相关部门的关系。3、根据国家有关施工安全生产规定及发包人的有关管理要求，确保安全生产，同时做好社会治安综合治理工作，严格执行国家文明施工、标准化管理规定，明确具体措施，积极落实各项安全生产工作，杜绝重大伤亡事故。4、质量安全合同目标质量奖项：确保至少一栋单体工程获“泰山杯”。此处单体工程为达到“泰山杯”奖项评定规模要求的单体工程。安全奖项：垫到“山东省建筑施工安全文明标准化工地”。二、合同承诺（一）济宁市建筑工地扬尘污染防治目标责任承诺根据《济宁市建筑工地扬尘治理工作导则》，为切实做好建筑工地扬尘治理工作，特做出以下郑重承诺：1、我公司将结合工程建设项目实际，建立健全扬尘污染防治责任制，配备专职防尘员；制定扬尘污染防治专项方案，并落实各项防治具体措施。确保施工现场做到如下100%：施工现场100%围挡；路面100%硬化；驶出车辆100%冲洗；运输车辆100%密闭；裸露物料100%覆盖；特殊作业及扬尘地块100%喷淋洒水；出入口路段100%清扫洒水；暂不开发土地100%绿化。2、我公司同意执行《济宁市建设工地扬尘污染防治与工程建设项目招标投标联动办法实施细则》（济建（2016）282号）中关于招标评标的扣分、赋分标准规定。我们将采取一切有效措施，保证完成以上承诺。如不能实现以上承诺，自愿承担相应的行政和法律责任。三、企业合同管理制度（一）合同签订的基本要求1、经济合同是法人之间为实现一定经济目的，明确相互权利义务关系的协议。签订经济合同必须遵守《中华人民共和国经济合同法》及其相关规定，不搞违法活动。2、签订合同前，首先审查对方是否具备法人资格及其社会信誉，确认其具有履行合法的能力方可与其签订合同。3、签订经济合同必须坚持平等互利、协商一致、合法的原则。4、签订经济合同的依据为有关文件、资料、国家及各级政府批准的计划任务书、设计图纸及施工图预算书。5、签订工程承包合同必须具备以下重要条款：（1）工程名称和地点。（2）工程承包的性质、范围及内容。（3）开、竣工的日期。（4）工程造价。（5）工程价款的支付和竣工结算的方法。（6）业主开工条件、设计图纸等有关资料提供的时间。（7）材料和设备的价格结算方法。（8）取费标准。（9）质量承诺标准及保修条件。（10）互相协作事宜。（11）违约责任。6、合同条款的内容必须用语确切、责任明确、字迹工整。（二）合同签订的工作签订1、建设工程施工合同的签订（1）合同洽谈前，公司业务部必须对发包人的综合情况进行考察。建设工程施工合同中投标中标的项目，要审查业主的招标文件、我方的投标书、中标书、纪要、往来函等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，制定谈判的原则和方案。（2）合同洽谈过程中，对于涉足担保、预付款、各类保证金等费用较大的项目，要重新进行评审。合同洽谈准备会，制定谈判的原则的方案。（3）合同主要条款商定后，由业务部负责起草文本，交相关部门（项目部、合同管理部、财务部等）进行会审后，公司分管副总经理（或总经济师、合同主审人员）认为已经基本没有异议的，提交审查意见，报公司法定代表人或委托代理人批准签字。工程项目经理和营销项目经理必须参与合同签订活动的全过程。（4）合同经双方签字、盖章后，按法律法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证手续，由业务部负责办理。按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同必须批准后才能签订。2、劳务（专业）分包合同的签订（1）合同洽谈前，公司业务部必须对分包人的综合情况进行考察，要分包方提供以下证件原件：有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资质证书、劳动队伍资质证书、关于签订合同的法定代表人身份证明书或法人授权委托书。（2）项目经理部在符合分包方条件的企业中进行招（议）标工作。合同管理部对招标文件、评标办法及合同条件进行审查，并对招标工作进行监督。（3）劳务（专业）分包队伍中标后，征得业主同意，由项目经理部（重大分包合同应报公司总经理审批）与分包方签订分包施工合同。工程所在地地方主管部门有分包合同示范文本的，采用其示范文本；地方主管部门无示范文本的，采用公司制定的示范文本。（4）项目部在签订合同后，应将合同文本报公司合同管理部备案。3、材料设备采购合同的签订材料设备采购合同由采购部根据建设工程合同要求与供应方进行洽谈，拟订合同条款，交项目经理部、合同管理部会审后，由采购部签订，合同管理部加盖合同专用章。重大买卖合同会审后，由总经理批准签订。4、其他经济合同的签订其他经济合同由主办与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报部门（项目）经理审批或预审，在部门（项目）经理权限范围内的合同由部门（项目）经理批准，由部门（项目经理部）合同管理员加盖合同专用章；内部承包合同和其他重大经济合同由部门（项目）经理签署意见后由合同管理部进行合法性审查，报总经理批准签订。合同正式签订后，合同文本除相关部门自行保管外，应当随合同评审表交存公司合同管理部一份备案。5、合同的履行（1）合同及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。合同履行中发生的情况应建立合同缕析执行情况台账。（2）有关合同履行中的书面签证、来往信函、文本、电报等均为合同的组成部分，合同经办人应及时整理、妥善保管。在合同履行过程中，对公司履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条，履行合同付款时应当对方当事人出具收条，公司原则上只开具限制性抬头的转帐支票，不允许以现金形式支付。（3）对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行单位、项目经理部应及时查明原因，通过取证按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。当公司接到对方的索赔（含违约）报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔，公司员工不得擅自在对方当事人出具索赔报告、对账单等确认类文书上签字盖章，确须确认的，应视具体内容经公司领导或部门（项目经理部）负责人同意。（4）在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司办公室处理，公司办公室应立即向公司法律顾问咨询，并将基本情况和法律顾问的处理意见一同上报公司领导。1）经营状况严重恶化。2）转移财产、抽逃资金，以逃避债务。3）丧失商业信誉。4）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。（5）债权债务的定期确认和发生重大变动事的确认：1）在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对账，确认双方债权债务。2）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务。（三）合同的变更、解除1、在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时处理。2、存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同。（1）因不可抗力致使不能实现合同目的。（2）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。（3）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。（4）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的。（5）法律规定的其他情形。3、公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同。若确须变更或解除时，由合同经办人查明原因，提出意见，经批准签订的门或领导审核后，认为已出现了上述规定的情形的，应提出公司法律顾问审查并签发解除合同的函；对方没有违约，应同对方协商，达到一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由原合同起草部门负责更改，按《合同评审程序》办理合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。4、对方提出合同变更的，变更程序也应按规定的程序执行。合同变更引起的索赔，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同的一部分。5、对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止（包括停、缓建），必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本公司带来经济损失的证据和资料，及时追究对方责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必须通知合同审批部门或领导。6、合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同手续。资料移交公司档案室保存。（四）合同的日常管理1、所有合同必须交工程管理部备案存档。2、一般项目合同由各分公司起草，报公司工程部审核并经分管领导批准后盖章。3、重大工程合同由公司工程部起草，经有关部门会签后，分管领导审核并报总经理批准，方可盖章。4、严格履行合同登记盖章手续，核对审批程序，对无签字手续的有权拒绝。5、合同的签订一律使用合同专用章，并由公司法定代表人签章，任何人不得越权使用其印章签订经济合同，也不得以行政章代替合同专用章。6、建立合同档案，对个单项工程的合同都要有原始记录的签证。7、对于登记上账的合同，按月转送统计人员以便按规定上报各有关部门。8、建筑施工企业项目部的合同管理应遵循以下规定：（1）个项目部合同必须由专人管理，并建立档案。（2）签订的工程合同必须执行合同的审批手续后由总公司签字、盖章。（3）各子公司所洽谈的重大工程项目或因资质需要的工程项目，必须执行合同审批手续后由总公司签字盖章。（4）凡到总公司签订工程项目合同的，必须同时报送内部承包合同，一并审核、签字盖章。（5）严格执行公司签订的内部承包合同，对不能完成生产任务指标的，要按相关合同条款及公司的有关规定执行。（6）对于联营协议，在签订工程合同时，必须对联营单位的信誉、业绩、资信、施工能力等进行调查，并附有一定的风险抵押，且执行合同审批程序方可签字、盖章。四、EPC工程项目部合同管理（一）适用范围本制度适用于公司及项目部EPC工程有关对外合同（包括出具的担保和承诺）的订立、变更、转让、解除、履行、终止和管理等活动控制。本条所称合同即书面合同，是指采用合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形表现所载内容的合同，合同当事人协商同意的有关修改合同的文书、电报、电传和图表，也是合同的组成部分。（二）相关文件1、《管理手册》2、《中华人民共和国合同法》3、《中华人民共和国民法通则》4、《中华人民共和国建筑法》5、《中华人民共和国招标投标法》（三）实施职责1、本制度由经营经营预算部负责管理；2、财务部负责合同订立及执行情况中的财务与审计监督；（四）工作流程1、合同分类：（1）工程合同：公司经营经营预算部负责管理；（2）工程物资采购合同：公司工程部负责管理；（3）劳动、劳务合同：公司工程部负责管理；2、合同主管部门职责：（1）监督、检查贯彻执行《合同法》及相关法律法规的情况；（2）领导、协调合同的订立、履行及管理工作；（3）制定合同管理制度，并监督执行；（4）组织参加“守合同、重信用”企业活动；（5）决定对合同管理工作中做出显著成绩的部门和个人给予奖励；（6）决定对合同管理工作中疏于管理，玩忽职守，违法乱纪者，未造成经济损失的给予通报批评，造成经济损失的给予处罚；（7）其他需要协调解决的合同管理中的重大问题。3、合同条款、合同申请单位和合同执行单位（1）合同一般应具备以下主要条款：1）当事人名称、住址、邮政编码、法定代表人姓名、职务、开户银行、账户；2）标的（指货物、劳务、服务等）名称、型号、规格等；3）数量和质量，包括检测标准和方式；4）价款或者酬金及付款时间、方式；5）履行的期限、地点和方式；6）违约责任；7）合同的变更、转让和解除条件；8）合同争议的解决方式；9）合同订立的时间、地点；10）根据法律、法规规定和合同性质确定或者双方当事人约定的其他必备条款。对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。（2）申请签订合同的单位或部门即合同申请单位，其职责为：1）调查、了解对方当事人的主体资格、信誉和履约能力等情况；2）具体参与合同的谈判；3）参与合同的草拟、会签、修改、保证合同的可行性；4）负责建立和管理本单位的合同台帐、档案及统计、分析。（3）负责执行合同的单位即为合同执行部门，其职责是代表公司履行合同，并及时报告合同履行情况。4、合同签订程序（1）在具体合同管理过程中执行合同经办人负责制，由合同经办人具体负责合同的申请、谈判、变更、解除等具体事宜。经办人是在签订合同过程中主要负责合同条款谈判、协商的负责人。1）合同经办人在申请办理合同过程中，应在合同审查表上签署个人意见。在签订合同过程中，合同经办人应尽到合理谨慎的注意义务，最大化地保护本公司的合法利益。2）对于在合同管理工作中能恪尽职守、勤勉认真、并为公司创造显著经济效益的或挽回经济损失的经办人；将按照本制度的具体规定予以奖励。3）对于因经办人的故意、过失、疏忽等个人行为给公司造成损失的；将按照本制度的具体规定予以追究。（2）申请单位或经办人将合同草案送合同专业管理部门进行专业审查；（3）合同专业管理组审查通过后，需要相关业务部门会签审查，由合同专业管理组将合同草案报送相关业务部门进行会签审查；（4）审查通过后，报送公司法定代表人或其代理人审批；（5）法定代表人或其代理人审批同意后，到办公室加盖合同专用章，属于借款合同、担保合同等采用格式条款订立合同可使用单位行政公章的除外；（6）分公司、项目部以自己的名义对外签订合同必须经公司授权，未经授权不得对外签订合同。对于违反程序规定的分公司、项目部将按照本制度奖励与处罚的相关规