高等学校教学实验室文档资料管理现状与对策

高等学校教学实验室文档资料管理现状与对策

大学教育实验室是开展实验教学的重要场所。实验教学是学校教育活动的重要组成部分。它是培养学生实践技能、创新能力和科学素质的重要组成部分。它在培养学生的实践技能和提高综合素质方面发挥着独特的作用。实验室文档管理是学生实践教育和实验室管理的基础，为学生实践教育改革提供依据，是学校评估的实际材料。此外，实验室文档的管理和建设有助于为实验室资源的有效分配。这一项工作既提高了实验教师的管理水平,也适应了教学管理规律与信息化时代的需要,使实验室的管理更加科学化和规范化。1大学的现状和现状1.1实验室文档资料的管理现状在高等院校各类教学效果检查及评估审核中,一般都是以日常教学和科研文档资料为主,实验室资料为辅助。因此,在学校或者学院的领导层中,实验室文档资料的管理工作没有得到足够的重视,随着近几年教育领导部门对实验室的评估工作越来越来频繁,实验室文档资料的重要性虽然引起了大家的注意,但由于意识淡薄,管理机制的不健全,以及实验人员不注意收集、整理和归类,不能及时提供详细的数据信息,给实验室工作带来极大的不便。1.2实验室文档资料整理的意识不强任何工作如果无章可循,是很难坚持做下去和形成体系的。实验室文档资料的建设在许多高校中并无相应的规章制度可遵循,遇到检查评估工作时,实验室就自制一些数据表格来整理资料,平时工作中既无专门的规章制度来规范或约束实验室文档资料的管理,更没有专职的文档管理员来整理日常资料,长期以往,这对提高实验室的管理水平是非常不利的。1.3文档资料管理策略大多数实验室管理人员缺乏文档管理的专业知识,因此,实验室文档资料管理仍然停留在传统的纸质文档资料的收存保管和对实验室信息数据进行简单的人工记录,管理手段单一、落后,没有对文档资料进行综合、全方位、科学地管理,管理缺乏科学性和规范性。1.4实验室文档资料的闲置与浪费目前高校的实验室文档资料一般都是以自身教学和评估需要出发,按照各自实验室的工作要求自行制定标准,文档的使用也仅限于所在学院或学校内部使用,极少在网上进行共享,这就使得实验室的丰富资源难以在可共享的区域内达到其最大的应用价值,造成了实验室文档资料的闲置与浪费。2大学图书馆文件管理的分类2.1各类文件及规划书(1)教育部、学校、学院对实验室建设方面的各类文件及规划书。(2)实验室工作的管理条例及各项规章制度、实施细则等。(4)实验室人员的基本情况及历年考核结果存底。2.2实验室教育文档(1)各类实验课程教学大纲及教学计划。(2)各类实验课程所用的教材、讲义以及相关指导书等。(5)优秀实验报告及实验论文。2.3实验项目及计划(1)各实验室的使用记录,包括用于的课程、开设的实验项目及任课教师等。(2)各功能实验室承担的实验项目汇总表。(3)实验准备室的使用记录,包括实验耗材的使用情况记录等。2.4仪器档案的整理(1)实验室各类仪器按价值高低进行分类的统计表。(2)建立各类仪器的档案,包含仪器的说明书、保修卡、安装调试及验收表、检修记录等。(3)仪器的使用登记本。2.5实验室科研项目文件(1)实验室项目申报书及相关材料档案。(3)实验科研成果、实验研究论文的题目、刊物名称和级别、获奖情况统计。2.6实验室资产负债表管理文档(1)按季度做的仪器申购计划,包含仪器的报价及厂方信息。(3)实验室所购物品按类别进行统计及汇总整理。3大学实验室文档管理的一些建议针对目前高校实验室文档管理所存在的问题,根据实验室文档的分类,对实验室文档管理提出了以下几点建议。3.1领导部门的重视实验室技术人员队伍建设与管理是实验室文档建设的关键。因此,提高实验室人员在文档建设方面的认识水平就尤为重要。这需要实验室的上级领导部门,包括学校的教务处、设备处等职能部门和本学院的领导也高度重视实验室的文档建设,聘请相关专家对实验室人员进行文档建设方面的专题培训。除了让实验室人员充分认识到文档建设的重要性及有关制度,在思想上提升认识,更要使实验室人员具备专业的文档资料处理能力,并运用到实际工作中来,确保实验室文档资料的准确性、连贯性和系统性,使实验室文档建设与管理符合新时期下的教学管理要求与规律。3.2实验室文档资料制度健全和规范实验室文档管理的制度是管理实验室文档资料的前提,首先要建立一系列的规章制度,包含《实验室文档建设总则》、《实验室文档资料表格明细》、《实验室文档资料收集要求》、《实验室文档资料工作人员规则》、《实验室文档资料存放要求》等等,有了这些制度,实验室人员就可对文档资料的收集、整理、归放进行规范操作。同时,在工作过程中还需对每一个环节设定固定的人员进行管理,明确其职责,使实验室文档资料管理工作确实地做到有章可循、有人可查。3.3实验室信息数据库的建立实验室文档资料的管理是动态的,是随着实验室具体工作的开展而产生的,在短时间内更新次数较多、更新频率较高,因此,要使实验室文档资料具有准确性,必须做好实验室日常数据的收集和整理工作。首先,根据实验室文档资料的分类进行科学地分档归类,包括纸质版的文件盒档案和电子版,以便于把实时产生的实验室信息数据及时地记录下来,并且集中归档,实行统一管理,日积月累下来便形成了一个完整的文档资料管理体系。其次,收集实验信息数据的渠道要多样化,除了实验室人员可以收集到的基本实验教学数据外,还要与学院教务员、主管教学领导以及学校的教务处、设备处等相关职能部门多沟通,全方位地把与实验室有关的信息数据都完整地收集并整理。还就是要特别注意资料收集的时效性与连续性,实验室资料是一种信息,信息的一个重要特征就是其时效性。因此,收集资料应该及时快捷,以提高资料的情报价值,注意资料保存的连续性,进行连续收集,形成系统,避免资料残缺不齐。3.4实验室管理人员的管理方法现代化的文档管理手段对提升实验室资料收集工作的质量有很大的帮助,因此,掌握先进的文档资料管理方法,是科学管理实验室文档资料的重要工作,这需要实验室人员多参加相关培训,并与同行间多交流工作经验。除此之外,实验室文档资料管理的最终目的是使用,她应该由收集、整理、保存向开发、利用和服务转变,把所得实验信息在网上传递和共享,实现资源共享,体现其价值所在。4加强实验室文档资料管理高校实验室文档管理是一项长期而复杂的工作,它需要用科学的方法来管理,需要实验室人员细致的工作,它的最终目的是为高校的教学、科研和学校建设等工作提供服务。因此,我们应该不断地加强文档