主任财务应知应会

主任应知应会-财务管理室根据主任对财务知识的掌握程度，财务管理室组织教材给大家进行一系列的培训，希望大家注意听，并运用到实践工作中去提高工作效率，提高工作准确度。

现将分三大部分来讲解：一是财务知识的掌握和落实。二是安全性（现金安全、货物安全、人身安全）。三是《雷区》。一.财务知识的要求：1.退换货的规定：A.需调换的商品必须有两人经手，主任在必须由主任和记账员共同清点（看清商品的货号和数量）。主任不在必须做好委托，不允许私自拿走柜组的商品，如因清点不仔细造成货号和数量有误差造成损失的由取货人本人承担。案例1：裤壹部某柜组主任到天津出差，在周日调换货时，由于顾客较多，没有及时清点调换货。到天津出差时也未与供应商清点返货，回来后发现少一条裤子，给供应商打电话时，供应商称货都装上，所以导致丢一条裤子。根据《关于出差人员丢款、丢货的处理规定》特做如下规定：柜组主任担负损失。案例2：男鞋组主任出差前与记账员共同清点调货，但未全部开盒看货，亲自装车，到供应商处，供应商到车上取货，与供应商清点，未见实货（开盒看货）到仓库后，发现了空盒子一个，发现鞋少一双，柜组主任担负相应损失。B、与记账员一起查看遗留问题：如未调回的商品、多（少）货或多（少）收钱情况、应付供应商账的余额（包括应还供应商的和应与供应商要回的，出差前查看应收应付账做到心中有数，及时同供应商对账，月底以对账单形式对账。）C、将存货放在指定的地点，取货时清点包数。D、与供应商调换货时必须当面点清数量，如因未当面点清造成损失的由责任人承担相应的损失。案例：羊毛衫部某柜组主任去北京出差，把多家供应商的退换货放在一个袋子里，在调换货时与供应商一起拿货时，没有参与只是看着供应商拿货，到了另一供应商处也是供应商拿出来的货并未参于调货，在第三家供应商处也没有参与，是供应商自己拿的调换货，也只是供应商自己拿货，当供应商说出实际数量时，也没有与退换货登记表核对，只凭自己的印象应了声“对”，但是记账员验货中却发现少了1件货，该主任在调换货时与供应商没有核对退换货登记表，违反了财务程序造成了这次失误，经公司决定个人承担损失。E、如有未取回的商品，为了保护柜组主任的利益要求柜组主任与供应商索要欠条。2、捎货的规定：A、让司机接货的应注意：进货人填写完整“送货条”，司机凭“送货条”接货。10：00以后送货，以免影响司机的休息。B、主任让供应商直接把货送车上应注意：主任回到车上后核实送货条货是否到齐。

3、关于底单的相关要求：合格底单的要求：(1)底单需有如下项目且要填写完整：品名、数量、进价、进价金额、总金额（大小写金额一致）。(2)底单需注明结算方式，全部现金结算的注明“已付款”或“现金已付”字样，全部延付结算的注明“未付款”或“延付”字样，部分现金、部分延付的，注明“已付XX元，未付款XX元”。(3)需有供应商的签字或印章（公章或财务专用章）有效。(4)如有甩零需注明“实收”字样，若供应商不配合的，由主任当供应商面写明“实收XX元”。(5)供应商退差价的商品需明细体现所退商品的品名、数量、及差额。(6)柜组进货底单不允许出现白条（没有或体现不出进货单位名称或地址的底单，如送货单、无章收据、白纸等），更不能私自撕毁或开具底单。注：1、不符合以上规定的底单录入不予录入；2、底单不允许私自更改、撕毁等，一经发现按弄虚作假处理；3、如有发传真的底单或收到条需注明“此传真件有效”由商品部、楼层经理签字认可。

底单不合格的情况：底单所含内容填写不全或填写错误。底单上不体现进价金额和总金额。供应商底单总金额与本次进货金额不符，未注明原因。底单大小写不等或大写金额有误。供应商提供的底单进价为4.5折，实际收款4折，底单进价总金额实际收款额不符。正确做法：底单进价总金额实收款额一致。。退差价的商品不体现所退商品的品名、数量、及差额。结算方式标注不清楚。从同一供应商处进货有多张底单的，前几页有合计总金额，并注明“已付款”或“未付款”字样，但最后一页底单的商品只有本页的进价金额，没有注明“已付款”或“未付款”。若延付结算，供应商少发货或多算钱的，需供应商提供证明。少发货

例：进10件商品，实际来了9件。多算钱

例：A：总金额应为100元，但底单上计算为105元。正确做法：请供应商按实际到货的数量和金额重新发一份正确底单，或将少发货或多算钱部分开一份退货或退款且注明未付款证明。收到条格式：

收到条今收到霸州诚信商厦

柜组

主任货款（小写）

元大写

。（壹贰叁肆伍陆柒捌玖零）

供应商签字及盖章：

供应商地址：

日期:年

月

日注：1、收到条的要求填写齐全，盖章处盖有公章或

财务专用章有效；2、收到条表格可到财务室领取；3、柜组主任要有节约成本的意识，不要因个人工

作不到位（如忘要底单、收到条、底单有误等)

产生额外的电话费、传真费。4、变价的规定：不同柜组相同商品必须保持统一零售价A、变价的几种情况：处理变价、库存变价、市场变价、优惠变价、退回变价、报耗。B、变价签字程序（市场变价）案例：电脑组、女装组。案例1：电子部电脑组柜组主任，见习记账员，市场变价时，未经财务管理员见数，便将标签更改，按新售价出售给顾客。此行为违反了《员工手册》中商品变价的规定：“商品变价要及时填写变价单，变价单由记账员、柜组主任、商品部经理、楼层经理（上变价还须有副总）、财务管理员签字后上交财务管理室，同时变动标签，及时入数量账（含仓库账），并通知柜组人员。案例2：

因某柜组年前调给总店代卖一部分商品，对原其剩余的库存进行已变价350元/件，随后从总店调回（要求不同柜组相同商品必须保持统一零售价），未经柜组变价按变价后的价格出售，导致柜组损失。5、处理商品的规定：(1)、星期六、日为固定处理商品日。(2)、平时不准随意变价处理，凡需星期六、日处理的商品，星期五统一开变价单之后，打好标签集中存放，记帐员须在下午4：00之前告知柜组员工，遇有顾客购买时，应告知明日处理，如顾客执意购买按原价销售。星期六早9:00方可悬挂，陈列销售。（特殊情况逐级申请）(3)变价的程序：A

星期五统一开具变价单；

B

由柜组主任、部门经理、楼层经理签字；C

签字后，通知财务管理员，由财务管理员到现场清点实物审核签字。D财务管理员见数后，到录入室更改价格。E下班之前半小时，柜组员工改动标签，星期六早9:00方可悬挂，陈列销售。(4)星期六处理商品，凡本公司员工均不得在中午12：00以前购买，更不准留货。员工对亲朋好友也不得泄漏处理商品信息。只宣传星期六、日为部分商品处理日。员工的直系亲属亦不得在12：00以前购买该员工所在柜组的处理商品，违反规定每次处以购货人（如：购货人为员工直系亲属，处罚员工）200元以上罚金，并降职、直至除名。1、星期六、日处理库存商品应贴出“处理商品”字样；2、厂家处理贴出“厂家处理”字样。注：柜组处理商品和厂家处理商品不准混放。(6)非季节性处理商品“三包”期限按正常商品对待。季节性处理商品由楼层经理会同财务经理批准后，为顾客开具盖有“处理商品三天保退换”专用章的信誉卡，不允许私自更改“三包”期限。(7)随时变价的食品类商品，本柜组员工半小时之内不允许购买，更不准留货。6、费用单：A、签字及时性，费用发生后及时签字报销；B、出差产生的费用：有货打的或坐三轮的注明几包货、发货的要求尽量用直接将货送至商厦不用花市内费用物流。7、应付供应商账的规定：要求：出差前查看应收应付账做到心中有数，及时同供应商对账，月底以对账单形式对账。

⑴与供应商对账的要求主任出差前应查看应付账，对应付款做到心中有数，每次进货时都应主动与供应商对账，对账时由供应商先唱出金额，如账务不符应及时与供应商查找原因。主任每月最后一次（截止到月底）出差，必须以“对账单”的形式与供应商核对一次应付供应商账，确保双方账务真实准确。主任每次与供应商核对后的“应付供应商对账单”（包括供应商提供的对账单）交于财务管理员，由财务管理员填写对账单的“我方金额”，核对无误后在应付供应商账的相应金额处注明“已核对”字样。应付供应商对账单

部门：

柜组：

×年×月×日对账日期供应商名称及单位供应商签字联系方式供方金额我方金额财务管理员、主任签字⑵对账单的要求：每月5号主任将应付供应商对账单交于财务管理室，如有账务不符时及时反馈财务管理员。对账单的内容需由供应商填写完整真实（不允许柜组私自填写）。如因对账不及时造成账务混乱或损失的，主任负全部责任。注：新老主任交接应由商品部经理或老主任领新主任到供应商处对账，并填写“应付供应商对账单”明确责任，确保账务清晰准确。若延期未交者将视情节轻重对相应责任人进行通报批评、降薪、降职，直至除名的处分。案例：羊毛衫部某柜组主任出差去进货并一同还供应商上次欠款，回来后与记账员在核对应付供应商账发现多还供应商钱，经查找原因是记账员入错账，给柜组造成损失（提醒主任出差前必须先跟供应商对账，再还款）。注：每次还钱时必须先和供应商对账由对方唱出金额，如相符正常操作，如不符不允许当时还钱必须查找清楚再还账。日清日清是一项日常的基本工作，它在柜组经营中起着很重要的作用，做日清是每个员工的责任，员工应该轮流做日清。一

日清的作用反映商品每天真实的销售情况通过观察日清可以了解销售销售动态（畅销、平销、滞销），为购进、淘汰商品提供准确依据通过日清可以很好的掌握库存数量（库存量过大或缺货情况），员工可提高接待效率可以及时发现售货失误（卖错价、丢货等）可以锻炼导购员清点库存的能力，便于观察导购员工作的准确性和认真程度。便于盘点查找原因二日清的程序先和款台对账，确保销售的真实性、准确性。做日清的时间：晚上下班之前或早班上班以后清点实货，把品名、数量明细登记。销日清（今日余数=昨日余数-今日销售数+进货-退货）再将今日余数与实货进行核对，要求账货相符。三

日清的注意事项日清的增、减，根据验单退单来增、减日清，注意验价和售价是否一致。如有顾客维修商品，应日清表上单独体现（每天清实货），并与正常商品分开存放。日清采取更换式日清，便于监督查找错误。日清表上各个栏目均不允许涂改，如出现错误必须有证明人签字方可更改。清点货物。要求见货清货，尤其是有包装盒的商品更应注意真实性。平时对货物多进行整理，同一品牌相邻存放，同一货号放在一起，残货统一集中存放便于提高日清效率。清货时要注意模特、柜组互借商品、样衣等。遇有变价在变价数量下标记“△”，及时在原售价处划线，并写上新售价，保证日清表价格的正确。在日清过程中，有卖出和退回的商品应及时告之日情人。销日清时要求不但要看货号还要看价格。如有卖错价、退回变价、变价后售出情况需做记录，并及时告知记账员做账务处理。日清时，如调换商品未取回，需将调换货数量加入该商品的日清数量中（即日清数量=调换货数量+实货数量），并在日清数量的右上角体现调货数量。（例：调货数量为2件，实货数量为5件，日清表上应体现日清数量为72）每月25日更换新日清表时，应对数量和价格进行再次核实。四

日清出现问题如何查找单纯的少货时先清点实货，再看模特、残货、柜组互借、样衣、调换货是否漏加。核实售货记录总金额是否和销售一致，是否有漏记现象。如遇有来货还需核实验单增减日清数量是否正确。推算上次日清是否属实。排除以上四种情况应为丢货。五

单纯的多货时先清点实货，确保实货的真实性。收顾客维修商品是否直接清入实货，未在日清上体现。日清表中加验单上的数量是否少加。核实售货记录总金额是否和销售一致，是否有多记现象。顾客已交款但未取走商品。推算上次日清是否属实。排除以上六种情况应为多发货未验出。六

有多有少时先清点实货，看是否几种商品混在一起。核对售货记录是否有落混数、销错数现象。调换货换回其他商品未打一退一验的单据。顾客调换同价格商品在柜组直接调换，未开一退一卖的销售小票。排除以上四种情况应为买错货。注：日清工作是全体员工的本职工作，都应积极认真的做好日清工作，从而保证日清的效果。对出现的问题日清人及时反馈记账员，并一同查找原因。如日清人未能发现问题（丢货、卖错价）当事人共同承担责任。数量账一、数量帐定义：用来分别记录柜组每种商品进、销、存以及价格变动情况的流水账，它是柜组最全面、最原始的记录,是柜组经营的重要依据。注：根据“验单”“退单”“变价单”“盘点表”“盘点封面中的应收商品”入账。二、数量帐的作用：1、数量账可反应商品的进货渠道，进价、零售价、数量。2、通过对商品的进、销、存、分析可了解销售动态，把握市场规律，控制经营主动权。并能帮助主任提高开拓及驾驭市场的能力。3、提供有效的数据，便于主任填写进货计划、库存结构表、缺货登记表等，避免积压和缺货，从而实现勤进快销的良性循环。4、锻炼职工能力，发现人才，提拔人才。5、为来年的经营留下有效的数据，为新主任提供有效的业务数据。三、填写数量帐细则1、编写目录表（每本数量帐可按商品类别来编写目录，如：袜子组分为女袜类—1、2、3、、、、男袜类—1、2、3、、、、）2、按验单（含退货单）入帐，要填写进货日期、地点（如：天津大胡同进货，应写天津）、进（退）货人（注：必须将姓名写全）、数量、进价、零售价。注：如有发货、送货、捎货或结算方式为延付的，还应在备注栏中注明。3、商品统一变价及库存商品变价，按变价单及时入数量帐，周五统一变价的入帐时注明“处理变价”字样，库存变价的注明“库存变价”字样，市场变价注明“市场变价”字样，退回变价注明“退回变价”字样，报耗注明“报耗”字样，优惠变价不入数量账。4、从其他组转入货物，应将它组转出货物前的最后一次进货情况抄清（如转入数量大于最后一次进货数量，应将它组最后两次的进货情况抄清），然后按退转验单入帐，“摘要”写某某组转入。

5、月底盘存数量及盘点封面中的应收商品必须入数量账。6、每年年末更换新帐。更换新帐时必须先把年末结余数前最后一次进货日期、地点、进货人、数量、进价、零售价写明，当以上的年末余数大于最后一次进货数量时，应把最后两次进货的详细情况写清，以此类推。四、案例及手续示范例1：结转上年转来手续示范：2006年女精二数量帐显示：该组2006年12月25日售价78元／条的“安娜”裙盘存8条，本年最后一次购进该裙是12月10日，王红从天津大胡同进15条，进价为65元／条，售价为78元／条，2002年更换新帐。例2：男皮一2007年1月6日从北京购进“情人鸟”皮鞋50双，进价为80元，验价98元；此种皮鞋原库存3双，售价为108元，1月22日柜组处理4双（顾客退回），新售价为40元；1月25日清存98元的20双，40元的2双。1月26日张红退回北京10双。例3：内部转账数量账填写方式：由于某种原因2007年2月1日由男皮二组转入精品一组“富贵鸟”鞋10双，通过查男皮二数量账显示最后一次进货时间是1月20日郑雪石家庄入30双，进价98元/双，售价118元/双（注：柜组接收价格根据实际情况而定）

第八章：金额帐

柜组金额帐分为四种科目：“应付帐”“应收帐”“库存商品帐”“商品进销差价帐”。

登记账簿时发生错误应采用划线法更正，每一账页记载完毕结转下页时，应在账页的最后一行结出余额，注明“转下页”字样，同时将余额记入页第一行余额栏目，并注明“承上页”字样。应付顾客帐贷方：登记柜组收取顾客的预交款或为顾客维修商品的发生额借方：登记付顾客预交款或付等值的商品及顾客取走维修商品的发生额余额=贷方-借方（余额表示柜组应该付给顾客的金额）

反应柜组与供应商之间发生欠、还关系。借方：登记还给供应商的货款或供应商归还我方的货款（归还我方货款时金额前打“-”号）贷方：登记柜组购进商品未付给供应商的货款或已开退单，但供应商未退给我方货款（在金额前打“-”号）余额=贷方-借方（余额表示柜组未付给供应商的金额）应付供应商账年月日记账凭证摘要页数借方贷方余额承上页转下页应付供应商账借方：登记取货人从柜组取走商品的售价金额；贷方：登记退回商品的售价金额；

余额=借方-货方（余额表示取货人尚未退回的商品的售价金额）。另注意：记账员应妥善保管好“回厂家或客户处退换货登记表”。保持连号不允许撕毁，如有错误注明作废。应收取货人帐年月日记账凭证摘要页数借方贷方余额承上页转下页应收取货人账1.如为负数及时让供应商打欠条。2.三个月未发生业务往来的及时做处理。3.如有甩零情况及时到财务室核对（核对无误，将甩零交本柜组利润）如果发生账务而手续问题造成不能及时入、销账的，先拿铅笔附记入账，待解决后在相应栏正式销账。余额要求：商品进销差价账贷方：登记由验收单的差价，变价单形成的相应的转账单金额；借方：登记月末财会室计算的柜组应转毛利总额；余额=货方-借方（余额反映月末库存商品的差价总额）。借方：登记由验收单、退货单及变价单、损失单形成的相应的转账单金额；贷方：登记由柜组交款单形成的转账单金额；余额=借方-货方（余额反映库存商品的售价总金额）。库存商品帐二、现金安全、货物安全、人身安全1、人身安全：

A、乘坐公交车不谈论与业务有关的话题。B、外出不参加与出差无关的事项（不凑热闹）。C、不暴露现金。D、对市场布局，安全通道做到心中有数。2、现金安全：

A、公、私款必须分开存放。公款必须贴身存放。

B、进货回来后余款要及时退到现金室打暂存条，不允

许带回家。注：特殊情况（业务原因）不能在规定时间内退清的填写延迟还款申请单。3、货物安全：

进货人要对从柜组取走的货物和所购进的货物数量心中有数，乘换车时，每次都必须清点货物，并记清车号，万一落下货物，便于查找。案例：

百货部某柜组主任去北京出差，正赶上总店同项目的主任一起出差，吃完早饭，两人一起拿着残货打的，从大红门到天意去，由于两店的残货太多（共计七包），后备箱内放不下，把其中一包小的放在了后坐位的空隙里，另一包自己在手里拿着，到目的地后，司机赶时间，催她们赶快下车，她们就拿着手里的急忙下车，下车后，未来的及清点数量，司机开车就走了，由于下车的地方离供应商特别近，她们就提着货进去了，在与供应商退残货时核对“退换货登记表”时，发现少了一小包残货，才想起落在了出租车上未拿下，造成残货丢失，丢货损失由柜组主任担负。

进货中暂存货物时，点清数量，放在关系比较好且不忙的供应商处，并向供应商交付清楚，存放于僻静且安全位置。案例：针棉部某柜组主任在天津出差，由于供应商分布不集中，忙于进货，忽略了调换货，将调换货中15元/个的地垫忘在了供应商处，过后给供应商打电话询问时，供应商说没看见，给柜组造成损失，丢货损失由柜组主任担负。

进货完毕结账时，应当面点清货物，严格遵守收付款手续，如供应商甩零需注明“实收”。

返回途中应随货同行，如不能同行，由应电话通知本柜组人员接货并告之接货人所载货物车辆号，货物件数，大约到站时间等具体情况。

进货人在装车的同时对自己的特殊商品必须在外包装上注明“怕压、易碎、怕脏”字样，对于拆包的商品主任要做到心中有数，卸货时做到货物安全。案例：裤二部某柜组主任去北京进货，兜底49条，与此供应商是第一次合作，在供应商处共同清点完货，打完包开完单留下送货条后才走，（因为供应商与另一柜组主任长期合作，所以送货条留了一张），在到达停车场后装车时因进货较多整包的放不下，因此将货物散开装车，到达商厦后，分别从另几个柜组中找回商品，记账员验完货后发现少了4条裤子，随后又对柜组商品进行清点未找到，又在整个商品部进行查找均未找到，随后的几天又进行了查找，均未找到，后确定为丢货。根据公司关于出差人员丢款丢物的处理决定，故对柜组主任做如下处理：个人承担部分损失。三、雷区1、礼品、赠品的规定：A、员工进货、参加订货会或纪念活动所得礼品、赠品七日内亲自上交财务管理室。不允许他人代交。七日内未上交的，按侵占公司财产处理。B、作价的礼品、赠品如销售不畅，及时与财务管理室协商处理，在柜组滞留时间不能超过1个月。C、随带赠品应固定某一品牌或型号，不允许随意搭配或叠加随赠（特殊情况需经楼层、财务经理批准）。

2、不得利用出差进货之便为自己和他人捎带商品，违反以上规定的，给予通报、降薪、降职处分。

案例1：2013年3月7日，文具组主任王军取走四种商品去天津调换，记账员委托张萌办理，3月7日王军进货回来，由记账员李娜验货，验出：相册换回，笔芯退货，软皮本换回四个，其余下次再给，“白雪”圆珠笔被调换成“王子”圆珠笔，其进价为2.1元/支，售价为2.5元/支。回供应商处退换货登记表柜组：文具组进货地点：天津2013年3月7日商品名称取走商品取回商品未取回调换原因数量进价售价金额日期数量金额解决方式数量金额相册2151836换图案软皮本811.29.6换图案笔芯500.160.210不漏油白雪圆珠笔32.12.57.5笔帽有残取货人：王军经手人：张萌金额：63.1栏中“金额”均指零售金额商品部经理签字：xx柜组：文具组进货地点：天津2013年3月7日回供应商处退换货