货代操作手册

货代操作手册主管工作：1、核对SALES填写的业务收支一览表，确认运价船期、拖车、报关、付款方式等事宜与否清晰。2、根据业务收支一览表编业务流水号，然后分给操作操作。每七天核对编号次序与否对的。注：编号规则：i.分为三个号码次序：Company工作号、业务员编号、操作编号ii.CANCELCASE之注明：A因客户因素取消：操作将CASE盖上CANCEL章交于主管后，在编号统计本上用红色笔划掉，标注CANCEL。B因截关日推迟由前一种月转于下一种月：将前一种工作号作CANCEL，用红笔划掉，标注转到下一种月哪一工作号。3、每七天批阅操作的DAILYREPORT，协助各操作解决某些突发事件。4、每月定时统计业务量及其它报表，交经理签字后交于财务。5、每七天会议总结6、协调内部或与其它部门的工作，使工作流程顺畅。7、本部门的管理工作二、操作各小组工作职责：（一、）直客组i.全部公司的直客的CASE都在此组操作。ii.负责全部新直客的询价回复，及跟踪，并做好询价客户的统计。iii.本组中应跟踪客户的报价。iv.新客人的开发。v.每月更新全部客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。1.根据日常的合作及市场变化，定时与CSR碰头更新惯用同行通讯录。并定时做一确认电话和地址与否有变化。2.做一附加费表格，定时UP-DATE。（二、）同行组1、全部公司的同行的CASE都在此组操作2、负责全部新同行的询价回复，及跟踪，开发，并做好询价客户的统计。1）CSR会做一价格表格，定时进行UP-DATE。报价时按照客户权限，根据此表格进行报价。2）每七天定时与CSR开碰头会议，理解市场。3、本组中应跟踪客户的报价及操作4、每七天新市场价格的公布，EMAIL给对应的客户。5、每月更新全部客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。（三、）代理组1、新代理的开发。2、国内外代理指定货的跟踪及操作。3、SALELEAD4、国内外代理的询价回复。5、直客的服务跟踪1）每月根据财务报表，定时做回访，做好统计。2）新客人的培训安排3）客户投诉的解决和整顿：如陈总有接到投诉后可将此事情通过及解决成果交于此组备案，然后定时进行总结分析。客户权限---由财务每季度UP-DATE。三、操作部门工作分工（见附表）四、流程图五、操作流程阐明以下：1、SHIPPINGORDER根据业务员填写的业务收支一览表及客户填写的订仓单，将资料输进电脑软件系统，制作公司的订仓单传给订仓公司。注：1）一定先核对一览表与客户订仓单资料与否一致。2）BOOKINGFORM：一是本司booking格式，另一种是订仓公司固有的格式。（先确认用哪一种BOOKING）3）无论截关与否紧急，请先尽早向订仓公司订仓,以免暴仓.2、S/O向船公司要S/O（一定要核对截关日、船期、起运港、目的港等资料），正常状况下应在半天之内拿到S/O）。再将有关资料输入电脑系统.拿到S/O之后要确认船期，将ETD/ETA填写业务收支一览表。注：1）S/O上某些同行电话的涂改(先确认再涂改,有些S/O资料不能涂改,否则提不到柜)2）注意拖车时间来催S/O.如在第二天做柜务必在当天下午4:30之前拿到,如在周六/日做柜,务必注意换单.3、拟定报关、拖车方式1）报关方式：a)普通贸易：分为客户自提供报关资料之普通贸易和由公司提供报关资料之买单。b)转关c)清单（文锦渡/皇岗出口）2)拖车方式（由报关方式而决定）：a)带司机本：转关就要司机本（派车前请与客人或拖车行先确认与否需要三对照—-人、车、本要对应一致及IC卡和与否有晚关可封，如无晚关封装货时间一定要与客人确认为早上装货为好，否则当天不能报关会产生押夜费。）另：中港拖车一定要有司机本。b)不带司机本：报关方式是普通贸易。3)操作：a)如客户需要(只作海运)，将船公司之S/O传给客户，打电话确认客户与否有收到。b)如客户需公司拖车及报关，请与客户确认做柜时间、地点、工厂联系人电话及报关方式（是普通贸易，买单还是转关），与否需要买单。如需买单，由于商检、动植检需提前做，因此应请客户尽早提供出货清单（注意：实际出货数量一定不能比所做商检数量多）。c)买单需做植/商检所需资料：提供数据:品名/箱数/个数/NW/GW/单价/总价/起运港/柜型/将以上资料交给报关部4、安排拖车根据客户提供的资料（装柜时间、地址、柜型等）填写A“拖车委托单”给拖车部，同时将B“S/O”传给拖车部，注：1）如周六下午/周日或晚上提柜一定要请拖车行先与码头确认与否有资料，与否有吉柜可提。2）同时注意与客户拟定做柜时间和地点，并需考虑到提柜所需时间以及来回装柜所需时间，并提示拖车行打单和提拒时间。3）派车时还要与客人确认一下货重，与否有超重，如重货要提示拖车行派大马力车。4）如是小柜派车时还要与客人确认一下小柜放于何处，方便工厂装货。注：A如报关方式是转关时,派车一定要派带司机本的车。B如因客户因素造成压车，操作与拖车部书面确认压车费后需及时告知业务员与客户书面确认压车费。5、报关如果客户委托公司报关，需填写A“报关委托单”给报关行（如果是转船，请注意提供头程船名给报关行），快递B“核销单等资料”给报关行,同时统计客户的核销单号方便及时追回。注意：最晚装柜当天将报关资料备齐到报关行。注：报关核销单问题1）如是普通贸易:a)根据截关日与客人确认何时将核销单寄于公司.接到核销单后先检查单证与否齐全,对的，后再寄给报关行.但要在系统上作好登记,大概20天后由操作负责将核销单追回.寄还给客人,再在系统上注明退还.b)退税生产厂家：请与客人确认与否需退税，如退税请与客人书面确认境内货源地。c)一定请客人书面提供商品编码，以免报错。2)如是买单:先预估申报金额，拟定是大核销（一万美金以上）还是小核销（一万美金下列）后，写申请单给财务,接到财务分给的核销单后同样在操作电脑系统上作好登记,此单由财务部负责追回.3)如是转关，只需传报关委托单给报关行，待重柜还场后问报关行与否有收到重柜纸,司机本及有关转关资料。（转关大概半天就会出成果）4)如是散货公司只做海运也要登记核销单，由于散货仓库退单只退给订仓公司。6、拖车到厂的跟踪根据拖车行提供的资料（车号、柜号、司机电话等）填写拖车委托单回执给客户（最佳在装柜前一天）。必须在拖车预计到厂时打电话给工厂确认，如果是安排第二天一早拖柜，则在上班时第一时间打电话到工厂。之后操作也跟踪装货及还柜状况。7、报关的跟踪1）重柜还厂后规定拖车行将重柜纸交报关行（如果报关有需要的话，普通盐田要正本，蛇口C操作Y件就能够，但要根据不同的船公司有不同的规定），2）果是买单货，请客户提供出口货品明细（涉及：包装件数/个数/NW/GW/规格/材质/品牌），根据客户提供的资料制作有关的文献（出货明细表和报关委托单）传真给报关行报关。3）海关放行后必须打电话告知客户货柜已放行。并请报关行传报关底单于公司。4）海关有查验，第一时间告知客人，告知报关行将查验单及查柜费发票先传真于公司,并请业务员和客户确认费用，并确认客户与否需要正本海关发票,如需请报关行寄于公司再给客人。注：操作和文献一定要配合好，要互相监督。交接时间：全部CASE正式交接是在截关当天完毕，之前由操作管理CASEFILE，之后由文献管理FILE。操作阐明：1、散货在操作接到订仓公司的船期后才可交接给文献。1）有关美线的要提前补料的CASE可在截文献之前交给文献先补料，但如需安排拖车和报关的要同时进行，两个人要互相配合，将CASE保管和解决好。2）有某些近洋航线补料很急的或客人要提前对单的操作可先请文献先对单。8、对单报关放行后向客户要B/L补料，再补料给订仓公司。同时确认客户出船东单或货代单，出正本提单还是电放。1）船东单：客人传补料后要先与客人核对,内容无误后再传给船公司,最后再将船公司的提单传给客人再次核对,OK后出正本.阐明:a)出船东单注意SHIPPER一栏一定不要显示电话和传真等联系方式。如客人有特殊规定,特殊解决.b)如果订仓公司规定运费到帐才干放单，请提前申请,各个订仓公司的付款规定请参考操作通迅录。船东单一定要付款买单,请及时开DEBITNOTE给客人安排付款.c)如向同行订仓出MB/L，待收到客人水单后请告知同行先去安排拿单到他公司，待公司一付款就可拿到提单。2)公司货代单：a)公司目的港有代理：客人传补料,用公司提单格式（注意选用对应格式）与客人对单,OK后再传补料给订仓公司，注意SHIPPER(永信)和CONSIGNEE（公司代理）的变化。如是付款买单待客人付款后将提单正本交于客人或电放给客人。*/与代理联系规定在截关日就发SHIPPINGADVICE给目的港代理，在文献做好后再传真或以附件的形式E-MAIL给代理。（文献涉及公司提单正本C操作Y件/电放提单，船东单和BALANCESHEET〈一定要签字〉。）待拿到船东的电放信/电放号再传真给代理告知放货。如需代理扣货请与书面资料告知代理。A、规定发给代理的全部文献如果是传真给对方后,都必须以E-MAIL方式告知已传真.B、SHIPPINGADVICE同时CC给KEVIN,财务主管和操作主管。C、有有关代理付款于公司的收款单位只针对总部。即FMS系统中计费收款公司都是各个地区代理的总部，而不是分公司。b)公司目的港无代理借用订仓公司的代理:客人传补料，用公司提单格式与客人对单，OK后将补料传给订仓公司，告知此票货借用贵司代理，凭公司提单放货（必须先确认订仓公司与否接受），与订仓公司确认好代理及船名，柜号等资料后出正本，然后交公司正本提单C操作Y件传给订仓公司，请订仓公司告知代理凭公司提单放货;并注明费用。c)货代单的发放：一定是在与船公司对单，确认船名、航次、柜号、封号、目的港等资料无误后才干发单，如有客人特殊规定提前拿单，请向对应人员申请，同意后让客人写“保函”后才可放单。-另：若是深圳直航船，普通确认大船开航后才可签发提单给客人。若是香港转航船，提单上显示香港大船名，普通确认香港大船开航后才可签发提单给客人。若是提单上显示驳船名，驳船开航后就可签发提单给客人。d)提单的倒签：普通船公司是不接受提单倒签，货代单可接受。但要写保函(盖公章)。公司规定：对于欧美等航线超出15天的远洋航线可倒签3天，由操作主管负责签字审核。对于东南亚等航程未超出15天的近洋航线可倒签1天，由操作主管负责签字审核，超出以上期限者，请业务员写申请向经理批报，得到许可后方可接单。e)全部货代单上客人某些特殊规定的一定要请示，同意后再接单。f)公司提单号的编制：前六个为英文字母，是起运港和目的港的三字简码，背面八个数字为公司工作号。g）正本提单（无论是MB/L还是HB/L正本一定要留C操作Y件）寄出正本提单后必须打电话确认客户与否在预定日期收到。9、付款付款方式根据业务员与客人/订仓公司谈好的方式去做。第一次合作的订仓公司的收款方式（转帐/可否收现金）、帐号及汇率由操作提供应财务，之后由财务统一内部整顿。注意：有关走MAERSK的船，无论是向同行订仓还是直接向船东直接订仓,付款必须在头程船开出后十天内（涉及周六及周日）付清，否则有滞纳金产生，具体费用以下：1）头程船开出后第0-9天支付：第套提单加收USD0.002）头程船开出后第10-16天支付：第套提单加收USD50.003）头程船开出后第17-23天支付：第套提单加收USD100.004）头程船开出后第24-30天支付：第套提单加收USD200.005）头程船开出后第31天或以上支付：第套提单第天加收USD50.00阐明：以上天数涉及工作日和节假日在内，从1999年9月8日起，马士基就已实施此规定。后来我们有配MAERSK的柜子请操作一定要在付款申请单上注明具体状况，告知财务在规定时间内付清。也请财务予以监督和提示，以免产生不必要的损失。*/付款方式1）PP：FREIGHTPREPAIDA）付款买单：客人付款再放单(出船东单一定要付款买单)。根据到港日提前告知客人付款，客人付款后公司再付给订仓公司，告知代理放货。B）其它：月结/凭水单放货/出货后X天付款（拖车或买单）阐明：其中AB两种付款方式由操作负责催款，C付款方式由财务催款，如操作追不到款请业务协助。同时也规定操作把追款的状况反馈给业务，以免延误客人提货。2）CC：FREIGHTCOLLECT*/有关某些费用单1）DENITNOTE的打印:规定一式二份(如客人有规定寄正本要打三份),涉及月结客人每一票货也要打两联/三联DEBITNOTE.a）二份:一份交于财务;一份传真给客人后保存在FILES里.b）开给客户的DENITNOTE现必须有业务和审核人签字后盖章方可传真给或寄给客户.如客户开税票,先从系统中打出税票格式，请业务签字,客人确认OK后将OK件交由财务开出正本税票。注意：如客人无特殊规定，“内容”一栏开“运费”或“海运费”。2）付款申请单的填写（全部的海运、国际快递、现金结帐的拖车和报关行等要写付款申请给财务）。a）截关日之前要将付款申请EMAIL给财务，如有订仓公司的DEBITNOTE请附上，如无可后补。b）截关日之前费用已定的，订仓公司的DEBITNOTE要于开船后来两天内（涉及开船当天）必须补交于财务，注明对应工作号。c）如截关日之前费用未定，也必须先填写付款申请单，然后在付款申请单上阐明状况，注明预付金额后交于财务。d）无论截关日之前费用已定还是未定，如拿到订仓公司的DEBITNOTE之后发现与付款申请单上预付金额不符，在FMS系统中更改计费后,将订仓公司对的的DEBITNOTE交于财务。总之无论何种状况，在截关日（有关海运CASE）操作要上交付款申请单给财务。*/注意：A、接到订仓公司的DEBITNOTE之后要先核对金额，之后也要核对并修改其币种及金额与FMS系统中计费保持一致。B、如出MB/L正本操作最佳先与客人确认是付现金还是转帐于公司，预计何时拿单，然后将此信息告知财务（最佳在付款申请单上注明）。全部同行财务不接受付现金续单，财务部见水单后才付款。正常状况下，财务见客人的付款水单才安排付款。月结客人除外。信誉好的直接客人，财务部可先付款续M.B/L,见款放单，但需业务向财务提出申请。*/阐明：A全部涉及海运的CASE都要写付款申请单，涉及海运费与订仓公司月结和到付的。这样规定全部海运CASE的放货操作必须接到财务的放货告知（在FMS系统中做放货）才可放货。如客户是付现金给财务，收到运费后请财务部告知一下操作，同时也规定操作追款时先确认财务与否有收到款项后再催客人，避免出现已收运费又催客人付款的现象。3）客人付款水单：收到客人付款水单后先核对金额与否对的（保持应付D/N金额，水单金额，FMS系统上金额一致），然后在水单写上对应的JOBNO和操作人签字,交于财务。确认与否到帐。一份留在FILE里留底。*/注意：多个币值请在水单上注明收款金额和汇率。4）付款给订仓公司的水单：接到财务给的水单后，第一时间传真给订仓公司，请对方放货或放单。与订舱公司月结的公司有三家：a)散货：富裕若收到财务可放货的告知，操作即可追上述公司做电放或放单。6）费用结算单的打印:打印费用明细单，请操作员、业务员、WINNIE、财务确认费用，四方签字后复印一份将正本交于财务WINNIE处。每月八号签字完毕统一上交财务。阐明：每月规定在五号之前将上月全部费用单打出，如有特殊状况向主管阐明。每月十号之后不得修改上月工作号之CASE的全部计费。由于已锁定计费，多个报表已做出。*/汇率问题1）对外报汇率：USD1=RMB8.4USD1=HKD7.82HKD1=RMB1.0752）特殊收款汇率规定：a）对于客人，公司规定不能低于USD1=RMB8.30=HKD7.82HKD1=RMB1.06，若低于此汇率，按实收金额计费，若跨月才知汇率亏损，亏损额计入该业务员下月CASE中。*/因此规定操作拿到客人水单后先核对,如直客付款低于此汇率,按实收金额计费.如已出费用单,也要重打印,重签字,如已锁定计费,亏损额计入该业务员下月CASE中。10、放货：操作一定要接到财务的书面告知，才可放货/单11、资料整顿全部操作程序完毕，将资料整顿,装订后交财务处，方便财务计费。阐明：1）在业务收支一览表中必须有业务员,运价确认人,操作,及审核人签字.（注：全部产生的费用明细必须在表中具体注明）2）整顿次序：（大致上按照操作的次序去整顿）a）业务收支一览表b）客人的BOOKINGFORMc）公司向订仓公司的BOOKINGFORMd）订仓公司传给公司的S/Oe）派车委托单f）拖车行回传于公司的派车委托单g）公司传给客人的拖车回执h）客人给公司的出货明细i）公司传给报关行的出货明细表及报关委托单j）报关行传于公司的报关底单k）客人传给公司的提单补料l）客人提单OK确认件m）公司传给订仓公司的提单补材料n）公司确认给订仓公司的提单OK件o）电放保函/电放信p）公司开给客人的DEBITNOTE/INVOICE和订仓公司传给公司的DEBITNOTE/INVOICE/公司传给代理的BALANCESHEETq）客人付于公司和公司付给订仓公司的付款水单.r）其它某些快递底单,提单倒签保函等有关资料注：其中一此文献在电脑系统中作出用WINFAX传出，可在电脑中作储存，不必打印出来，有某些特殊的文献次序可做特殊的调节。12、核销单的跟踪普通贸易报关之核销单普通在报关之后20天左右能够退出来，请注意与否有退税联。(买单CASE之核销单由财务负责催收。客户之核销单由操作负责催收.每月操作会在系统中登记，财务也参考，与否有遗漏)1）客户核销单退回之程序：退给客户核销单之前一定要与财务确认与否可退后再安排。当操作接到退回之核销单后在FMS系统里注销退回，然后将核销单复印一张，如送回给客户请收单人在复印件上签收，如是用快递寄回，请快递公司取件人在复印件上签收，然后将签收件一并交给JOER，方便月末做总结。2）单证计费：申请金额（美金）X单价=RMB单证费（小数点后数值不取）如：申请金额HKD18000.00/核销单是0.05单证费：(HKD18000.00÷7.75)X0.05=RMB116（五）某些具体操作阐明：1、有关业务收支一览表1）业务收支一览表的计费:每发生一笔费用及时填写在业务收支一览表中，并告知有关人员。并尽量附上对方的帐单。a）如是海运方面的必须附有订仓公司的D/N.b）如是拖车方面的请拖车行在回执上注明并附上有关单据.(从即日起规定拖车行给回执必须用公司格式填写回传,请操作派车时提示拖车行)c）如果快递方面,请注明快递单号及寄何文献给谁.d）如是报关方面,一定要传报关委托单,注明报关费.核销单计费必须有报关行的报关底单,如是全包CSR确认好费用后必在报关委托单时注明全包费用.e）如是F/A,C/O,熏蒸证,保险等,这类文献操作时必须给到对方公司的工作号及注明费用,并要有正本的C操作Y件留底在FILE里.f）YT,SKU&文献渡仓库一定要按对方的格式写委托单并注明费用.g）如是其它不能有书面确认件,有额外费用产生的必须在业务收支一览中说清明细,h）如有任何取消事项,必须书面告知到对方.2）电脑系统中的计费必须和业务收支一览中的计费保持一致.如有更改,两处同时更改.并且输入电脑计费要及时,精确.3）业务收支一览表的操作标记：a）拿到S/O后在“S/O”栏注明S/O号b）作柜后在“柜号”栏注明柜号c）如果已发SHIPPINGADVICE在“代理”栏打对号，已发文献写“OK”d）如报关已放行，请在报关行栏写“OK”e）如已开D/N或税票4）业务收支一览表的填写a）“黑体字”为SALE和CSR必须填写，如未拟定请填写“待定”，由操作与客户确认后再填写，并告知有关人员。如未填全或不精确，操作不予接单。b）由操作填写的项目请操作认真认真填写，请操作和文献互相监督。c）如SALE和CSR外出，可由同事代写，操作先操作，但回司后必须在第一时间由操作请SALE/CSR将内容补全并签字确认。2、有关收付款事项1）收款a）DEBITNOTE/税票：（见第九项收款中某些费用单的解释）b）帐号（附帐号使用阐明）c）收款水单：d）FMS系统计费：对于应收计费原则是：D/N与系统计费中币种与金额完全一致，实付金额只要按公司最低汇率折算总金额一致即可。2）付款a）DEBITNOTE/税票。b）帐号（初次合作由操作提供全部帐号，之后由财务统一整顿）c）付款水单：接到财务给的水单后，每一时间传真给订仓公司，请对方放货或放单。d）FMS系统计费：应付计费原则是：D/N与系统计费币种与金额完全一致即可，不管财务如何付款计费都不需更改，除非财务特殊规定。3）付款申请单（见第九项收款中某些费用单的解释）4）放货告知单5）费用结算单：只要费用变动就重打费用结算单。6）计费的转移（涉及亏损、已锁定计费不能更改）3、亏损CASE计费1）因客户或业务员因素而造成亏损由业务员写“亏损报告”。2）除因客户和业务员因素以外，而因操作因素或其它外界客观因素而造成此票CASE亏损，无需业务员写“亏损报告”，亏损费用也不计入此票CASE之中，而是单独成立一新CASE，由KEVIN签字，编号为KEIVN，亏损费用输入此新CASE当中。烦请操作和SALES据此操作，也规定操作认真操作每一票CASE，避免因多个因素造成亏损。4、操作部门所需完毕之报表1）DailyReport2）业务编号3）拖车参考运价UP-DATE（每月）4）每月业务量统计表5）操作多个通讯录的整顿6）操作失误分析表5、一种CASE如何做CANCEL1）接客人或业务员告知此票货取消后，在电脑系统中将发货人改为CANCEL，并将有关资料删除，如有订仓将S/O回传给订仓公司并告知取消。2）将FILE装订在业务收支一览表中盖CANCEL章后交给JOER，告知此票取消。6、文献派送一是用快递，如路途很近或客人指定派人收取/送文献，可派外勤或其别人。如很急，路途较远可申请用摩托车派送。派外勤取件统一安排，请操作提前一天填写取/送件申请表，注明：取何文献，地址，联系人，电话，最晚取回件规定。如有临时要派人取件或送件也要统一安排。一、如何将快递登记1）公司有固定的合作的快递公司将文献和快递单填好后放于SKY处，注明工作号，并在CASE上登记好快递单号。15号以上的计入CASE成本。2）如有客人指定就用客人指定的快递公司3）合作快递公司不能邮寄目的地可选择其它快递公司二、申请用摩托车送文献1）如特需，请先写摩托车申请单，请对应主管同意后，再叫摩托车。2）FMS系统里输入计费，然后将申请单交于财务。7、如何做保险具体操作：a）在船开之前写“货运申报单”（寄存于LINDA/D/操作DOC/格式/AIUINSURANCEPOLICY/货运申报单）盖章给保险公司，接到回执后即为保险成立。如有取消必须书面告知保险公司。b）待与客人对提单OK后，即可根据提单做保单。与客人核对，如碰到不清晰地方一定先向保险公司请示。2）保险金额为发票金额的110%。3）保险费计算办法：公司与美亚为投保金额的千分之一。保险费计费取四舍五入。人保为万分之八，按人民币8.3计费.8、如何做C/O,F/A,薰蒸证1）解释及区别a）C/O，F/A当中的内容都要有客人提供，先用公司的格式与客人核对，无误后再传给做证人（公司合作人：吕三