借款与报销管理制度

借款与报销管理制度内部资料注意保密PAGE4借款与报销管理制度目录一、借款标准及审批制度1、借款标准2、借款程序3、借款审批人责任二、费用支付标准及审批制度1、差旅费报销标准2、财务核算细则3、报销程序借款与报销管理制度借款标准及审批制度为进一步完善公司财务管理，严格借款及报销程序。结合公司实际情况，特制定本制度。一、借款标准借款种类借款标准出差借款按往返车费+（住宿费+出差补助）*预计出差天数计算业务借款按实际需要核实借款数额因私借款（特殊情况）1000元以内（最多以当月工资为限），由总经理特批。二、借款程序㈠出差借款信息化程序1．员工因公出差借款，先在办公室行政办公人员处领取电子档“出差申请单”或到OA网站上下载此单据（见附表1“出差申请单”）；2．出差人将填写完成的电子档“出差申请单”传给总经理或施工派出人签批；3．总经理或施工派出人再将签批过的“出差申请单”传给财务主管；4．出差人员若借款需填写《借款申请单》（见附表三），由总经理依借款标准（见表1）核定借款金额并审批签字；出差者需不需要提交《出差报告》由总经理在《出差申请单》中批示说明。否则，出差者出差归来，必须提交《出差报告》。5．财务经理见签批过的《借款申请单》安排出纳员付款；㈦如因特殊情况不能取得正常票据的，出差人应认真记清所花费用额度、用途及次数。将情况报财务核实后酌情报销，严禁用其它票据代替。㈧因公出差前员工必须觅妥职务代理人，出差当日去当日回者不享有出差补助。㈨特殊情况超过公司要求标准的，需由出差人员填写报销申请，经财务核实后报总经理批准。如合理公司将给予正常报销。㈩凡公司出差人员出差前必须填制《出差申请单》，出差返回后必须填制《出差报告》，详见《出差申请单及其使用流程》《出差报告及其使用流程》。凡公司出差人员必须勤俭务实，勿使浪费。工程外出作业，鸡冠区范围内无补助，住宿10元标准，实报实销，有特殊情况超出标准的由部门负责人签字审核，工程补助10元/人/天，同时给予工程组长5元/天的通讯补助。二、财务核算细则：㈠住宿费：工作需要或其他特殊原因，住宿费用超过住宿标准，须由总经理署名书面说明材料，到财务部备档。㈡交通费：1．员工出差如因特殊情况超标准乘坐交通工具，须事前征得总经理同意，事后方可报销。2．异地的市内公共交通费（地铁或公共汽车），凭票据如实核准报销。3．本市因公外出使用公司交通车辆不得报销交通费，因车辆周转未能使用车辆的，原则上只报销公共汽车票。4．市内因公确需乘坐出租汽车，须事前征得部门负责人同意，事后经部门负责人签字，并在付款单上写清时间、路线及事由方可报销。㈢出差补贴：1．出差补助天数以住宿天数为基础加异地的路程时间计算，返回当日为下午2点以前的按半天计算，超过2点按一天，上午12点前启程当日按一天计，12点后按半天计。2．出差参加会议、厂方提供旅游等，会务费中含有食宿费，会议期间不再给予补助，通讯补助按标准核发。㈣出差期间发生的其他杂费1．其它杂费包括：存包裹费、货物运输费、订购配件等，凭单据核实后报销。2．如出差人无通讯工具，异地电话费报销中，如购买IC卡、IP卡，报销完毕后应将卡交回办公室，登记其余额，留存出差人领用。三、报销程序：1．费用报销时间的规定：⑴借款出差员工回公司后，应在五个工作日内到财务部办理报销手续。⑵市内业务招待费的报销，应在业务发生后五个工作日内到财务部办理。⑶报账后仍有欠款或五个工作日内无故不办理报销、还款手续的员工，财务部将向其发出催促，被通知后五个工作日仍未结清者，财务部有权在该员工的当月工资中扣回或根据具体情况按比例逐月扣回。2．报销基本流程：⑴出差人回来后，出差者需将填写完毕的《差旅费报销单》连同原始票据，传递到出差派出的总经理处，同时将填写完整的电子档《出差申请单》、《出差报告》一并上传至总经理邮箱中；⑵总经理根据出差人提交的报告书和手工报销单审批确认后签字，再将确认的电子档《出差申请单》传给财务部接收；总经理将电子档的《出差报告》审批后，传给电子文档管理员进行备档；⑶财务会计审核报销单据与原始票据是否一致，无误后给予报销，并在电子档《出差申请单》标明实际报销金额后、签字，再将电子档的《出差申请单》传至考核邮箱备档；⑷电子文档管理员只有收到财务部传递的《出差申请单》、《出差报告》电子档文件后，方可备档，备到出差员工个人档案中。电子文档管理员只有收到总经理传递的《出差报告》电子档文件后，方可备档。备到出差员工个人档案中。⑸工程施工人员出差由工程主管审批就可报销；出差者需将填写完毕的《差旅费报销单》传递给工程主管审批后，由出差人员持审批过的《差旅费报销单》连同原始票据传给财务部，财务会计审核报销单据与原始票据是否一致，无误后给予报销。⑹如果属于出差参加旅游、培训等公司奖励，由部门经理填写《奖励通知书》，传递给人力部。人力部将《出差申请单》附有《奖励通知书》一并备档。（附表4见《奖励通知书》）3．报销流程图：⑴差旅费报销流程图：出纳员支付传递传递出差人填写差旅费报销单出纳员支付传递传递出差人填写差旅费报销单总经理签批财务主管审核总经理签批财务主管审核将电子文档同时将电子文档同时出差人将填好的电子档“出差报告”、“出差人将填好的电子档“出差报告”、“出差申请单”发送至审批人邮箱电子文档管理员备档发送审核人邮箱发送审核人邮箱⑵招待费报销流程图：财务经理审批财务经理审批出纳员支付总经理签批招待人填写报销（付款单）出纳员支付总经理签批招待人填写报销（付款单）库管按发货订单及物品填写入库单据出纳员支付⑶采购借款报销流程图：库管按发货订单及物品填写入库单据出纳员支付递给库管递给库管持物品、付款单和递给库管递给库管持物品、付款单和发货订单仓库采购人员在入库单上签字采购人员依购物发票等原始单据填写报销“付款单”和“仓库采购人员在入库单上签字采购人员依购物发票等原始单据填写报销“付款单”和“发货订单”确认签字确认签字注：购物经办人至少2人库管在采购人员的报销“注：购物经办人至少2人库管在采购人员的报销“付款单”上确认签字表1出差申请单编号出差人签章出差事由□□上门维修□采购□其它日期职务代理签章出发时间预支差旅费金额出差报告□提交□不提交回程时间实际报销金额出差地点总经理财务主管派出人出差事由主要事项处理经过及实绩总经理审批报销签字财务主管审核签字人力部接收签字部门：附表2招待费申请单年月日客人姓名客人单位预计费用电话招待标准实际费用同行人数就餐场所财务预借款额招待类别□上级主管部门□市政机关□供应商□行业用户□其他事由：总经理：主管：出纳：申请人：附表3借款申请单借款人姓名借款种类□出差□采购□招待费□特批申请金额大写借款用途还款方式借款人签字还款期限总经理或主管部门意见批准金额（大写）批准期限总经理签字：年月日年月日附表4奖励通知书姓名职位所属部门突出成绩：发生日期：参加人员：奖励：□加薪□记大功□记功□嘉奖或晋级□总经理特别奖□其他