关于图书馆非正式出版物收藏的几点思考

关于图书馆非正式出版物收藏的几点思考

1纳入“非正式出版”范畴目前，中国对“非正式出版物”的定义和范围尚不完全统一。通常,经过新闻出版监管单位审查批准后由出版单位公开或内部印刷出版的各类读物称之为“正式出版物”,非出版单位印制的内部使用的小册子或教材(须由出版管理部门发准印证)等称之为“非正式出版物”或“内部资料”。新闻出版总署《内部资料性出版物治理办法》第2条第2款对内部资料的界定是“在本系统、本行业、本单位内部,用于指导、交流信息的非卖性成册、折页或散页印刷品”。从目前实际出版现状中出版者的角度来看,出版物可以分为由专业出版单位出版的出版物、政府出版物、机关团体出版物和个人出版物,如果按照通常区分正式出版物与非正式出版物的方法,政府出版物、机关团体出版物和个人出版物都可以纳入“非正式出版物”的范畴。国外图书情报界将这类介于黑色文献”(保密文献)和白色文献”(正式出版文献)之间的文献统称为“灰色文献”(GreyLiterature),从其名称就可看出这是一个边界模糊的过渡性称谓。对于灰色文献目前比较认可的定义是“不经营利性出版者控制,而由各级政府、学术单位、工商业界所产制的各类印刷与电子形式的数据”。非正式出版物与灰色文献在内涵上有很多重合之处,但又略有不同。从出版者的角度来看,灰色文献主要来源于各类组织或机构,而非正式出版物除来源于组织和机构外,还有相当一部分来源于民间个人。这可能与中国特殊的出版体制有关,一方面是正式出版成本较高(审查报批、书号总量控制等),另一方面是非正式出版随着印刷技术的发展变得相对容易,所以很多民间个人都更愿意选择以费用低廉的非正式出版的形式来出版自己的作品。不过,灰色文献与非正式出版物都具有下列相同的特征:虽然公开发行,但却没有通过普通出版物的流通渠道传播,大部分属于非卖品;发行数量较少;有限定的使用者,传播渠道受到限制;出版、发行消息获取极为困难;本身的书目数据通常不完整;多为非卖品,文献上一般不标定价格。基于上述分析,为了名称一致便于表述,同时方便做国内外情况的比较,本文不再一一区分灰色文献和非正式出版物的名称差异,文中统一称之为“非正式出版物”。国家图书馆在实际工作过程中,通常对非正式出版物的判定是指那些未公开出版或发行的、一般不具有CN或ISSN标志的连续出版物和不具有ISBN标志的印本资料,诸如学位论文、会议文集、研究报告、社会调查报告、地方文史资料、民间诗文集、内部刊物和内部交流资料等。2国内外收集非正式出版物的概况2.1非正式出版的收集国外,特别是美英等发达国家都把非正式出版物作为一种重要的情报源,非常重视其收藏和利用,一般都有较系统的机构或网站对非正式出版物进行收集。(1)欧洲非正式出版系统欧洲目前在非正式出版物的收集与开发利用方面,以欧洲非正式出版物利用协会推动的合作计划“欧洲非正式出版物情报系统(SystemforInformationonGreyLiteratureinEurope,简称SIGLE)”最为重要。该系统始建于1980年,1985年开始由欧洲非正式出版物开发协会管理,2007年由“法国信息研究所—法国国家科研中心”接手后被整合成为一个开放存取数据库OpenSIGLE。其成员共有18个,均是一些重要的情报中心或文献提供中心,分别负责鉴别、收集该国家或地区的非正式出版物、建立联合书目、向用户提供非正式出版物的信息查询并递送非正式出版物的复印件。“欧洲非正式出版物系统”是欧洲科学与技术、经济、人文与社会科学非正式出版物的书目数据库,涉及的文献类型主要有研究报告、会议录、数据档案和翻译资料等,其中研究报告所占比重最大。截至2005年2月,数据库记录已有855,260条,其中研究报告占63%。(2)大英图书馆的服务英国非正式出版物的出版发行单位很多,诸如:协会、图书馆、教堂、博物馆、郡县委员会、教育机构、私人出版者、联盟、研究机构、政府部门、学会、研究所、商业、工会、研究院、实验室、大学、信托公司等。英国政府也扮演出版者角色。英国主要以呈缴方式收集非正式出版物,该国出版发行单位根据呈缴规定,缴送非正式出版物给大英图书馆入藏。该馆制定“有选择性地征集国外重要非正式出版物”的馆藏政策,积极建设国外非正式出版物馆藏。大英图书馆收藏的非正式出版物内容丰富,包括:报告(缩微形式尤为丰富)、翻译作品、非营利性会议论文集与政府官方文件等。以1997年为例,非正式出版物占馆藏总量的9.74%。大英图书馆为非正式出版物特编印《英国报告、翻译作品与博硕士论文目录》(BritishReportsTranslationsandTheses,简称BRTT)专供在线与网络查询。此外,大英图书馆也编制光盘数据库《全球会议论文数据库》(BostonSPAConferences),收录该馆文献供应中心搜集的全球会议论文资料。(3)国家科技扶持中心美国根据非正式出版物的类型对其进行收藏和利用。研究报告由国家技术信息服务中心(NationalTechnicalInformationService,简称NTIS)收集与服务,该中心隶属美国商务部,主要负责收录美国政府立项研究及开发的项目报告,同时收录其它国家政府及研究单位的研究报告,并将处理的数据建立书目数据库,其覆盖了1964年以来200多万篇政府支持的科技、工程和商业类报告,近年来平均年增记录超过60,000条。会议文献由ISIProceedings负责收集,其汇集了世界上最新出版的会议录资料,目前收录了来自于60,000多个会议的350多万条记录,每年增加260,000条记录,其中66%是以图书形式出版的会议录,其他的34%来自于期刊。(4)数据库的检索日本在国家、地方、企业都有专业的非正式出版物管理机构。根据日本的相关制度规定,凡在该国发行的资料都需缴送一册到国立国会图书馆,而日本中央各部、各厅都设有国立国会图书馆的分馆,官厅数据都可以通过这些分馆缴送给国立国会图书馆。学术情报中心通过数据库的检索的方式提供政府资助的研究成果等信息。日本科学技术振兴事业团(JapanInformationCenter)负责收集官厅等公立机构的出版物、大学纪要、民间企业的技术报告、学会与协会的预印本等,并将各种数据内的论文制作摘要数据库提供在线检索服务。各种普及调查学会以推广官厅资料为目的而设立,收集并提供有关官厅数据的咨询服务。2.2出版内容的信息化,内容比较单一。数据库在会议国内目前尚缺乏整体、系统地收藏和开发利用非正式出版物的机构。开发类型也有限,主要是以数据库方式在会议论文、研究报告等类型的非正式出版物方面进行了一定程度的收集和开发利用工作,内容宽泛不一。开发来源也很有限,主要限制在国内的高等院校、研究所、协会、学会和政府等。(1)文献检索和论文收藏目前国内收集会议文献的机构较多,且正式出版与非正式出版的会议文献均涵盖,内容以自然科学类为主,通过网络数据库的方式提供服务,分类举例如下。公共图书馆中,1995年与上海图书馆合并的上海科技情报所,自1958年起就开始征集入藏各种科技会议文献,现提供1986年至今约40万件资料网上篇名检索服务,每年新增数据3万条。专业图书馆领域,国家科技图书文献中心(NSTL)中文会议论文数据库主要收录了1985年以来我国国家级学会、协会、研究会以及各省、部委等组织召开的全国性学术会议论文,数据库的收藏重点为自然科学各专业领域,每年涉及600余个重要的学术会议,年增加论文4万余篇。商业数据库中,中国学术会议论文全文数据库(万方)收录了国家一级学会、协会、研究会组织在国内召开的全国性学术会议论文,数据范围覆盖理工、农林、医学等所有领域,目前共收录论文近150万篇;中国重要会议论文全文数据库(清华同方)收录我国2000年以来国家二级以上学会、协会、高等院校、科研院所、学术机构等单位的论文集,目前累积会议论文全文文献超过126万篇,涵盖理工、农业、医药卫生、文史哲、政治军事与法律、教育与社会科学综合、电子技术与信息科学、经济与管理等领域。(2)政府网站上的研究报告内容较少,且逐渐不放国内虽然在研究报告的收集中取得了一些成绩,但目前仍处于起步阶段。现有的研究报告主要集中在一些商业化的网站上,且内容更多是以经济类信息为主;一些政府和科研院所网站上发布的研究报告,虽然具有很高的权威性和预见性,但数量较少,且大多不提供全文;此外,一些以数据库形式提供服务的机构,如上海图书馆上海科技情报研究所、国研网和中经专网等,主要偏重于对国外政府研究报告、科技报告及国内经济类应用型报告。(3)使用过程中使用的非正式出版各省市公共图书馆在收集地方文献时,将部分地方性的非正式出版物纳入地方文献的范围予以收藏。例如首都图书馆地方文献部,系统收藏具有北京地域特征的各类非正式出版物;广东省立中山图书馆所收藏的地方文献中,非正式出版物占有较大的比例;《深圳公共图书馆条例》规定“市各出版单位和个企业、事业单位均须向深圳图书馆缴送两本公开及内部出版物样书(刊)”。但目前在国家层面还缺乏对这些资料全面、系统地收集与开发利用。3国外非正式出版收藏的利用国家图书馆对非正式出版物的收藏虽然也有较长的历史,目前收藏工作也取得了一定的进展,但与国外发达国家相比,总体仍处于起步阶段。下面将从模式特色、理论法源、文献类型、出版机构、征集方式、书目控制及利用管理七个方面逐一比较(表1),以作为今后的国家图书馆非正式出版物收藏的借鉴。英国非正式出版物收藏与利用采用集中模式,根据英国呈缴规定,出版发行单位有义务呈缴非正式出版物给大英图书馆入藏,并依据该馆“选择性的征集国外重要非正式出版物”的馆藏政策,致力于国外非正式出版物收藏。美国和日本皆采用分散模式,无法像英国成效卓著。美国国会图书馆在非正式出版物征集并未扮演主导角色,但其馆藏中收集有大量国会议员的个人文献和手稿;日本国立国会图书馆依呈缴法征集非正式出版物,但主要负责官厅数据。国家图书馆目前仅有学位论文依据《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》来征集,博硕士论文的收藏已有积极成果,其他种类非正式出版物的征集目前还缺乏相应的法源依据,而且很难全面掌握出版信息,各单位一般也不会主动缴送,致使目前研究报告和会议文献等非正式出版物均无法完整收集与保存。4关于国家图书馆收集非正式出版物的思考4.1从非公共出版物中收集的一些基本问题(1)任务收集和保存中文非正式出版物中有价值的部分(2)定位建立非正式出版物的综合性研究资料室(3)主要用户政府部门与学术研究机构(4)当前主要任务系统收集国内中文非正式出版文献中成体系、有价值的资料(5)访谈协议中文非正式出版物求精(注重文献的价值性、完整性与系统性)(6)资源建设的基本原则选择模式记录社会历史和现状、人民生活和成就的完整且具有代表性的资料原版或复制版(7)文献搜集和关联机构少收集采访范围内的各种载体的文献,但目前以纸本为主;优先侧重社科类文献(因自然科学类文献时效性强、生命周期短,且国内目前收藏自然科学类资料的专业机构较多,交叉、重复收集意义不大)(8)主要沟通渠道如下征集、购买、接受捐赠和交换4.2调整报道范围通过总结过去两年来非正式出版物文献采访工作,并对现有文献进行梳理和分析,对下一阶段的非正式出版物的采访范围将做如下调整:会议文献只全面采选人文、社科类学术会议论文集,民间诗文集全面采选,研究报告和资料汇编在系统性和完整性的基础上重点采选,具体如表2所示。4.3政府机构同中央层面的制度安排虽然国家图书馆自1916年就开始获准接受国内出版物的呈缴本,但呈缴的内容主要是正式出版物,非正式出版物中只有学位论文通过1981年实施的《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》纳入了呈缴范围,其他类型众多的非正式出版物都游离在呈缴制度之外。目前国家图书馆在非正式出版物征集过程中,最大的瓶颈约束就是缺乏非正式出版物呈缴制度的支持。对国家图书馆征集非正式出版物工作本身的意义,社会各界是普遍认可的,《中国青年报》等媒体撰文称“这是具有文化眼光和历史眼光的明智举措”,“如果光收藏公开出版物,不收藏非公开出版物,图书馆的功能就大大地打了折扣”。然而,由于缺乏相应的政策依据,非正式出版物的来源机构,特别是官方机构,在向国家图书馆提交非正式出版物时就有很多顾虑,诸如上级是否同意?会不会涉及泄密问题?合作方是否愿意?会不会产生版权纠纷?会不会发生政治问题等等。虽然国家图书馆对非正式出版物的征集是以保存文献为目的,上述这些担心很多都没有必要,但是因为非正式出版物呈缴制度的缺位,不但大大增加了国家图书馆与非正式出版物来源机构之间的沟通成本,而且让征集工作变得很被动且缺乏效力,严重制约了非正式出版物资源收藏的完整性和连续性,官方文献尤其如此。IFLA出版的《法定呈缴立法准则》中,关于法定缴存所阐述的一个基础原则是“除非在法律上有特别的例外规定,否则所有广义上的出版物,即所有向公众提供的资料都在缴存范围之内”。我国的出版物包括由专业出版单位