项目文件控制程序

项目文献控制程序0-11-5DCProcedureRev.DateRevisionDescriptionDrawnByCheckedByReviewedByApprovedByBohaiOilMarineEngineering&SupplyCo.,Ltd.ADD:No.14,TheFourthAvenue,TEDA,TianJin,P.R.China,300457Department:PagesDocumentNo.:Rev.DesignDepartment16CD-G-PRD-0010

目录1. 目的 32. 合用范畴 33. 职责权限 33.1文献接受、发放及存档 33.2文献登记、追踪 43.3文献下发 44. 工作程序 44.1文献分类： 44.1.1内部文献 44.1.2外部文献 54.2文献及图纸的编写、审核和同意 54.2.1文献/图纸编写、审核及同意流程： 64.3文献格式规范： 64.3.1文献编号： 64.3.2发文及修改日期： 94.3.3版次 94.3.4文献的格式规定(含字体,字体大小,公司LOGO形式等) 104.4文献的输入及输出 124.4.1 文献的输入 124.4.2 文献的输出 144.5文献及图纸的修改 184.5.1修改申请阐明 184.5.2修改审批 184.5.3文控修改 184.6文献升版 204.7文献的管理 204.8文献的有效性 22引用 22附表 22

项目文献控制程序MD-G-PRD-0001目的本程序规定了项目图纸及有关文献格式的规定,设计图纸及文献的修改、评审、同意的程序,图纸文献的整顿存档规定,以确保设计图纸及文献管理工作的规范化、原则化.通过对项目文献资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文献资料，形成统一规范的编写格式及解决程序。并最后妥善保管文献，避免丢失、损坏，杜绝误用失效、作废的文献。合用范畴本程序合用于我司项目组所出版的全部图纸及文献（含适宜范畴的外来文献,指公司其它部门及外公司来文）的控制。职责权限文控是各类文献归口部门，负责收集，下发，保存全部文献，对文献的版次做出有效的控制，确保需参考文献的使用部门持有最新版次的文献。对带有业主意见的文献及时追踪，并提示文献制订部门做及时升版。（注：为做到有效追踪，及时提示文献制订部门，文控在发文献前要向有关人员收集意见后，再注明提交的日期。）对作废文献及时收回，并加盖“作废”章，并以邮件方式告知全部有关部门该文献号所涉及的全部版次的文献都已作废。3.1文献接受、发放及存档项目有关文献（内部+外部）均由项目文控接受、发放和存档。文控需按照编写规范核对文献名称、编号、版次。接受符合原则的文献后，编制记录表，发放至使用部门；不符合规范的文献退回至原编写部门更改。同时，相对重要文献，文控需复印附件、扫描件上传至服务器留档保存。3.2文献登记、追踪文控接受到由工程师编制，上级领导审核后的文献，二次核对文献与否符合编写规范后，需及时登记、更新状态。对申请查看文献状态的使用部门进行阐明。最少每七天提供记录表供查看。使用部门对带业主意见的文献在规定的时间内修改后，提交给项目文控进行登记、更新。同时各部门应对本部门下发的文献做出登记，追踪控制。3.3文献下发项目经理或设计经理负责该项目技术文献和有关文献的同意。经审核同意的文献，由文控按照各自项目程序文献规定，核对文献的名称、编号、版次，并第一时间下发到有关部门/使用部门，同时制作传送单，由接受人签字确认。文控及时告知接受人和发送人，此版本文献已发送。工作程序4.1文献分类：4.1.1内部文献a公司内部使用的文献重要指部门收发公司其它部门的文献或内部独立的管理文献。重要指：公司告知,材料单等。b项目组各专业出版的图纸及技术文献重要类别有:行政文献(备忘录、会议统计、日报、周月报等)技术文献(图纸、计算书、程序文献、数据表、材料单、技术规格书、工作指导等)4.1.2外部文献a来自业主方的文献重要类别有：技术文献（图纸、规格书、MTO、MTR）行政文献（信函）4.2文献及图纸的编写、审核和同意文献及图纸的编写必须符合《项目文献控制程序》所规定的规定(若所从事项目有特殊规定除外)。程序文献和设计图纸由各室分别拟制,传入项目管理平台（下列简称平台），在平台上进行校对并由室主任审核,最后由项目经理同意后发放.4.2.1文献/图纸编写、审核及同意流程：由各室工程师编制并签字文献及图纸的编制由各室工程师编制并签字文献及图纸的编制由各室工程师校核（除编制人以外的）并签字文献及图纸的校核由各室工程师校核（除编制人以外的）并签字文献及图纸的校核由各室室主任审核并签字文献及图纸的审核由各室室主任审核并签字文献及图纸的审核文献及图纸的同意项目经理批精确认并签字（如项目经理许可，可由设计负责人代与签字。）文献及图纸的同意由项目文控接受，编制传送单，下发使用部门并追踪统计文献及图纸的发出由项目文控接受，编制传送单，下发使用部门并追踪统计文献及图纸的发出4.3文献格式规范：4.3.1文献编号：公司内部使用文献XD－XX－YYY－0000d流水号d流水号c.文献代码c.文献代码b.类别代码a部门代码b.类别代码a部门代码A部门代码附表Ⅰ缩写全称部门DDepartment部门CConstruction建造部QQA/QC质检部EEngineering设计部MManagement项目管理PProcurement采办部HSEHeatht,SaftyandEnviroment安全环保部B类别代码附表Ⅱ缩写全称部门GEGeneral通用STStructure构造ELElectrical电气INInstrument仪表PIPiping管系COTelecom通讯MAMechanical机械HVHVAC空调 C文献代码缩写附表Ⅲ文献类型缩写DrawingDWG图纸CalculationsCA计算书DatasheetDS数据表Cause&EffectChartICMaterialTakeOffMTO料单PlanPLN计划ReportRA报告ScheduleSCH计划表SpecificationSP规格书TechnicalRequirementTR技术规定WorkInstructionWI工作指导ListLA列表EngineeringNoticeENProcedurePRD程序StandardsSES原则StrategySProcurement,TechnicalDocTPQMEMOM备忘录LETTERL信函MeetingMinutes/NotesMOM会议纪要D“流水号”用四位阿拉伯数字表达文献次序.例如：0001表达第1号文献.项目图纸及有关技术文献XXX－YYY－ZZZ－0000d流水号c.文献代码b.部门代码d流水号c.文献代码b.部门代码a项目代码a项目代码：各项目的代码例：BJN0074b部门代码:见附表Ⅰc文献代码：见附表Ⅲd流水号”用四位阿拉伯数字表达文献次序.例如：0001表达第1号文献行政文献编码规则参考技术文献XXXX－YYY－ZZZ－00004.3.2发文及修改日期：日期的编定统一以西历为主，次序为年、月、日。年以四码表达，月、日则以两码表达。例如“/01/01”代表1月1日4.3.3版次a部门内部讨论方案及草案修改后的版次按英文大写字母:A.B.C.……依次变更.b正式发出的文献及图纸的版次按阿拉伯数字:0.1.2.……依次变更.c在项目中时,如果甲方对文献及图纸版次有其它规定,则应按照甲方规定执行.4.3.4文献的格式规定(含字体,字体大小,公司LOGO形式等)a普通来说,文献正文用仿宋体;文献的名称用黑体;英文和阿拉伯数字用Arial。b文献的字体及字体大小的具体规定（1）WORD版文献封面:文献名称用四号字体加黑书写(如果为英文的话,每个单词的首字母应当大写),项目名称采用小二号加黑字体书写(如果为英文的话,全部单词都大写),文献编号及其它需填写内容(涉及版本,编制人,文献号及页数等)采用10号字体书写;BOMESC的LOGO,高度为0.76cm,宽度为2.15cm.业主的LOGO,高度也应保持在0.76cm,宽度应保持在2.15cm.内容：前言:标题采用小三字体加黑书写,文献升版统计表格采用小四字体1.5倍行距；正文标题应采用四号字体加黑,正文应采用五号字体字,页眉页脚采用10号字体书写；纵向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为1.5cm、下页边距为1.5cm、左页边距为1cm、右页边距为1cm,上下行距为单倍行距,页眉为1.5cm,页脚为1.5cm横向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为1.5cm、下页边距为1.5cm、左页边距为1cm、右页边距为1cm,上下行距为单倍行距,页眉为1.5cm,页脚为BOMESC的LOGO,高度为0.79cm,宽度为3.6cm页眉及页脚的字体大小为10号.（2）EXCEL版文献(内容又可分为横向和纵向两种格式)封面及有关字体大小的基本规定同上.图纸的字体及字体的大小具体规定图纸中的英文喝阿拉伯数字用ROMANS,中文字体用HMDXFS图纸比例(SCALE)为1:150图纸的名称字体高度为300mm,宽度比例英文为0.8,中文为1,图纸编号的字体高度为300mm,下方图纸履历除上面所述部分外的字体高度为160mm(见附录5,图纸格式的云线部分-涉及版本,编制日期,编制人及合同号等)图纸右恻的阐明,参考等部分字体高度规定在200mm-300mm图纸中心部分,字体高度规定在200mm-400mm具体形式参见附录5(图纸及文献的格式)c公司各类文献资料的正式编印普通用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不适宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要拟定。4.4文献的输入及输出文献的输入在项目中,由甲方或其它方发来全部文献及图纸（电子版本）由该项目的项目文控接受,通过两种方式进行传递。方式一：文献图纸由文控上传平台，通过设计经理的审视后，对文献及图纸进行分发，传递至各专业人员。方式二：根据设计经理对图纸文献接受人员进行规定后，文控通过邮件将图纸文献发送至有关专业人员，并抄送至设计经理。并且全部文献电子版上传至我公司FTP服务器进行存档。流程一本项目项目文控甲方或其它方提供图纸文献本项目项目文控甲方或其它方提供图纸文献（方式一：文献图纸上传平台）（方式二：邮件传送）项目设计经理指定的有关接受项目设计经理指定的有关接受人员本项目设计经理指定接受的有关设计人员指定接受的有关设计人员在项目中,由甲方或其它方发来全部信函或者备忘录，由该项目的项目文控负责接受,通过项目经理批阅后，纸质版文献扫描发送至有关人员，扫描件存档至我公司FTP服务器，原件由文控进行存档，登记。流程二本项目项目文控甲方或其它方来文本项目项目文控甲方或其它方来文(由其进行批阅)本项目项目经理(由其进行批阅)本项目项目经理(根据项目经理批阅内容扫描)项目经理批阅的有关人员本项目项目文控(根据项目经理批阅内容扫描)项目经理批阅的有关人员本项目项目文控

文献的输出文献编制文献编制未通过升版未通过升版文控接受文控接受文献发放文献发放业主审核业主审核审核通过审核通过加设编制加设编制未通过未通过设计上级审核设计上级审核审核通过审核通过文献存档文控接受文献存档文控接受文献下发文献下发建造建造主管及分包质检部门业主审核旧版次作废，分包回收旧版次作废，分包回收发往甲方或第三方文献及图纸：在项目中,发往甲方或第三方的全部文献及图纸,由各专业工程师编制后通过两种形式发至此项目的项目文控,方式一：文献上传至平台，通过校对，审批，同意后系统自动流转至文控进行下一步解决。方式二：文献图纸在设计部通过各级审核后，专业工程师通过邮件把文献图纸发送给项目文控。项目文控收到图纸后做对应的传送单连同图纸及文献一并交由项目经理签字同意,然后再由项目文控发出并登记，存档.如项目文献以电子版形式报送甲方审批，在项目经理同意的状况下，可使用电子签字替代。流程三(由项目文控做对应的文献及图纸传送单)(由项目文控做对应的文献及图纸传送单)本项目项目文控发往甲方或第三方的文献及图纸(由其进行最后的同意,并签字)本项目项目经理(由其进行最后的同意,并签字)本项目项目经理本项目项目文控本项目项目文控(按照项目具体规定传递)(按照项目具体规定传递)甲方或其它有关方文献控制人员甲方或其它有关方文献控制人员(由其签字接受后,原件返回给我公司项目文控存档)(由其签字接受后,原件返回给我公司项目文控存档)发往业主或者第三方的信件：在项目中，发往业主或者第三方的信件，备忘录等文献，由发起人通过邮件形式发给项目文控，经项目经理审核签字同意,再由项目秘书发出并登记，存档。流程四本项目项目文控发往甲方或本项目项目文控发往甲方或其它有关地方的信函本项目项目经理本项目项目经理本项目项目文控(由其进行最后的同意,并签字)本项目项目文控甲方或其它有关方(按照项目具体规定传递)甲方或其它有关方（原件由我方文控登记留档）在项目中,发往现场的文献及图纸,由各专业工程师编制后将文献图纸（升版文献图纸需附升版阐明）上传至平台，通过校对，审批，同意后系统自动流转至文控处，文控从平台完毕传送单的制作，下载传送单及对应的图纸文献，进行打印，盖章。复印后将图纸及传送单发至建造部对应各专业负责人，质检人员及分包商。新版本文献下发后，上一版本的文献图纸由项目文控对分包商进行回收解决。-原件（图纸及传送单）由项目组文控存档-根据项目业主规定，提供建造图纸至业主。流程五发往现场发往现场的文献及图纸出图人上传平台文控接受文控接受项目文控下发项目文控下发分包主管工程师项目质检工程师建分包主管工程师项目质检工程师建造部专业负责人员旧版次作废，分包回收旧版次作废，分包回收

4.5文献及图纸的修改文献及图纸修改用于项目中的设计图纸及程序文献。4.5.1修改申请阐明原文献拟制人拟制更改内容，阐明更改因素，注明更改标记和生效日期，对技术原则、政策条文还应附有充足根据，填写“文献及图纸更改告知书”，按所更改文献原审核、同意程序执行.4.5.2修改审批更改应由文献资料的原审批岗位进行审批。因特殊因素，更改由非原审批岗位审批时，文献原拟制部门应提供审批所需的有关背景资料。文献更改时应注意与之有关的文献也应做对应更改。4.5.3文控修改更改拟制人将“文献及图纸更改告知书”交由此项目的项目文控,项目文控做有关的传送单由项目经理确认后发往甲方等待确认,此“文献及图纸更改告知书”待甲方同意后方能正式生效。流程六项目文控修改告知单(做对应的传送单)项目文控修改告知单(文献拟制者编写)项目经理项目经理(做最后的同意)项目项目文控(连同对应的传送单)甲方文献控制(交由甲方有关工程师确认同意后返回给我项目组)甲方文献控制项目项目文控(收到同意的文献后交由项目经理批阅再告知拟制人有关人,此环节参见4.4.1文献输入流程二)

4.6文献升版文献通过多次更改或需进行大幅度修改时要进行换版，重新执行本程序。-格式请参见附录3.4.7文献的管理在质量管理体系文献中，存在两种等同效果的有效版本，即：一种是以只读方式打开的电子文本；另一种是带有有关负责人签字的纸张文本.建议按照不同项目进行存档.一旦工程投标成功,从事前期工作的人员将手中持有的全部前期资料交由所在项目组项目秘书控制,项目秘书整顿并归档全部前期资料的纸文献后，在公司网络的服务器上建立对应的项目文献夹，将全部前期资料的电子文档放入，在项目进行中此管理办法也沿用，直至项目结束。最后由项目秘书将全部项目纸文献交由公司管理部存档。归档文献按类加以分辨,并按项目年度分别装订成册,妥善保存,做到排列有序、查询方便、安全可靠.凡归档的技术资料必须确保完整、精确、真实；笔迹工整、图表清晰项目协调室存档的文献,一旦文献有升版状况，应及时对上一版本加盖“作废”印章，以免误用。电子版归档文献必须确保完整性并为最后文献.保管规定同书面文献.但必要时作拷贝件保存.项目竣工文献必须完整寄存在公司网络的服务器上对应的项目文献夹中。-有关文献的管理的具体细节请参见文献管理程序(含电子文献管理).

4.8文献的有效性输入和输出文献必须