加强人事档案收集工作的几点意见

加强人事档案收集工作的几点意见王娟马汝芳王斌（山东省海水养殖研究所，山东青岛266002）摘要：人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是一项基础性工作。人事档案收集工作是档案全部业务工作程序的第一个环节，是档案工作的起点。收集工作的好坏直接影响到档案的质量和提供利用的效果。关键字：人事档案收集意见人事档案管理工作为组织人事部门的干部队伍建设、人才开发立下了汗马功劳。加强人事档案的规范化管理，充分发挥人事档案在日常工作中的作用，是人才管理的一项重要任务。瞬息万变的信息社会对人事档案工作提出了更高要求，因此作为档案管理人员，要做到与时俱进，开拓创新，不断总结档案整理中的规律，积极发挥自身主观能动性，从而增强档案的活力，以便更好的为档案工作做好服务。“工欲善其事，必先利其器”，要想管理好人事档案，就必须把好人事档案的收集关。档案收集工作是档案全部业务工作程序的第一个环节，是档案工作的起点。收集工作的好坏直接影响到档案的质量和提供利用的效果。我就搞好人事档案材料的收集工作谈点粗浅看法。一、疏通材料来源渠道是搞好收集工作的基础。

人事档案材料的收集渠道很多，涉及面又广，随着人事干部制度的不断改革，要想系统、完整地收集一个人的全部材料，使各种材料能及时、完整地收集起来。一是我们应及时地把收集的方法转变到主动收集的轨道上来，参与材料收集工作，大大提高了工作效率；二是建立常规联系制度，经常沟通，变坐等材料为主动索要，询问材料情况，督促个人材料形成和上交速度；三是变单纯收集为主动指导，使档案材料能够保证质量。

二、掌握材料形成的规律是搞好收集工作的关键。

档案的形成与其它事物的发展一样，也是有规律可循的。根据我单位具体情况，我们认为材料收集过程中有两条基本规律，只要掌握好，就会提高收集工作的效率。

1、是要掌握经常发生这一普遍规律。就是掌握好每年年底的年度考核及年初薪级工资变动后每个人都会有材料产生这一规律，提前做好收集工作安排，调整好工作重点，收集好这部分材料。

2、是要掌握偶然发生这一特殊规律。就是掌握人事调动，工资变动等特殊规律，调整好工作节奏，集中力量做好收集工作。

在工作中掌握了经常和偶然发生这一对普遍和特殊的矛盾，就把握住了整个收集工作的脉搏，就自然合理地安排好了工作重点和工作节奏，有条不紊地搞好收集工作。

三、改进人事档案收集工作的主要措施。人事档案材料的收集是一项贯穿人事工作始终的长期任务，虽然抓住规律在一定范围时间内能较好地完成一些任务，但是从根本上搞好材料收集工作必须要建立一整套完整、科学的材料收集制度和方法。工作实践证明，档案的收集工作要向更科学、更高层次发展就必须做到“网络化、规范化、制度化、组织化”。网络化，就是经常广泛建立联系网络，疏通工作渠道，掌握信息，形成档案材料。收集工作的网络化是搞好收集工作的保证。规范化，就是掌握好材料形成规律，加强材料形成的指导，使材料达到组织上要求的规范程度。对收集上来的每份档案材料，要逐件、逐页进行严格检查，不合格的当时退回，整理合格后再及时归入档案，从而保证材料归档的质量，为查阅提供可靠、准确的依据，同时避免了材料形成中走弯路。制度化，就是根据工作要求，建立起必要的规章、制度和各种责任制，使收集工作制度化。使每个人事档案材料达到材料全、内容完整、使用方便。如坚持通过电话按时索要材料，保证形成材料及时归档，使人事档案工作及时、准确地为更好的培养使用人员提供信息。组织化，强化组织领导，加强培训，提高素质。在工作中能及时的把下面的信息反馈上来，又能按照档案部门的要求，搞好材料的收集、整理工作，使材料能按照要求时间及时归档。

四、人事档案收集工作的新标准。为确保档案精炼、翔实，档案整理中以中组部、省委组织部有关文件为依据，本着对组织高度负责的态度，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把关。在材料鉴别上，注重真实性；在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误；在材料装订和外表上，强调整齐美观，使人事档案的整体质量有了明显提高，达到了“完整、真实、精炼、实用”的要求。坚持“标准化”整理装订档案，整理过程中要抓好材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料装订上求好、验收入库上求严“四个环节”。档案工作“功在当代，利在千秋”，从事人事档案管理工作，要拥有热忱的工作热情和熟练的工作技巧，但这却是仅仅不够的。干部考察、考核、培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集提出了新的要求。档案管理人员必须将年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料收齐并及时归档。档案人员在工作中要勇于奉献，做到嘴勤、手勤、腿勤，收集材料积极主动，同时要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密，认真负责地做好人事档案材料的收集归档工作，严禁对档案材料进行涂改、伪造、变造、擅自抽取销毁档案材料的行为。参考文献：刘伟晶.柳旭.对人事整理工作的几点认识【J】.黑龙江档案2012.2【2】赵晓利.干部人事档案的整理与利用【J】.现代服务中国科技信息2011.3【3】陈莉.加强干部人