文件资料管理程序

文件资料管理程序1目的：对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所及时得到并使用文件的有效版本，确保与质量体系相关的文件不被误用。2范围：凡本公司与质量管理体系相关的内部文件，和外来文件均属本程序适用范围。3定义：3.1手册：阐明本公司质量方针和目标，并描述公司质量体系和管理程序要求的原则性文件。3.2文件：指与质量管理体系有关的文字、图表、样品确认书、电子媒体资料等。3.3外来文件：客户提供资料或本公司据以建立管理体系的法律法规和标准资料或据以检验、生产等相关的外来标准。4职责4.1总经理负责批准发布质量手册、质量环境方针、目标及程序文件。4.2管理者代表负责质量手册和二级文件的审核。4.3管理处负责组织质量管理体系文件的策划、编写、评审和发行管理。4.4各相关部门负责本部门三级文件的拟定、审批以及部门使用的文件和资料的管理。5程序5.1文件的策划5.1.1管理处根据质量管理体系的要求和公司的实际情况，策划质量管理体系所需的文件和公司日常管理所需的文件。5.1.2管理处根据策划的安排，组织相关人员起草编写所需的文件。5.1.3各部门根据工作需要，起草编写工作指导文件。5.2文件的分类分级5.2.1第一级文件为质量管理手册和卫生质量手册（包含了公司质量方针和目标）。5.2.2第二级文件为所有受控的程序文件。5.2.3第三级文件包括管理标准（部门管理制度等），工作标准（岗位职责和任职要求等），技术标准（国标、行标、地标、企标及作业指导书、生产工艺卡、检验规范等）。5.2.4第四级文件为表单记录。5.2.5外来文件包括质量管理体系有关的政策、法规文件；等。5.3文件与资料编号和版本说明5.3.1手册的编号为NC/QM001。“NC”为NICE-CAN缩写；“QM”指质量手册；“001”为文件序号，其建立的依据是ISO9001;002是依据《出口食品生产企业卫生要求》建立的卫生质量手册。5.3.2程序文件的编号为NC/QP-MO01。“NC”为NICE-CAN缩写；“QP”代表质量程序文件；“MO”为部门代号；“01”为文件序号。5.3.3作业指导书、管理制度类的编号为NC/WI-QCO3；“NC”为NICE-CAN缩写；“WI”代表作业指导书；“QC”为部门代号；“03”为文件序号。产品工艺、图纸编号按产品的产品的编号进行管理。部门代号部门代号部门代号部门代号部门代号管理处MO人力资源部HR行政后勤部AD铁罐厂TC铁罐业务部CS铁罐生产部CP工程部EN品管课QC手袋厂HB手袋业务部BS手袋生产部BP板房MD5.3.4各种表单的编号原则：文件编号加序号5.3.5文件版本说明：A版本编号方法：A0。“A”表示文件的版本号（编号从A—Z），“0”表示修订次数（编号从0—5）。B版本说明：本公司ISO9001：2015质量管理体系文件发布前的ISO9001：2008质量管理体系文件均为0版。文件首次发行，初版为A0。a文件若有少量局部修改时，则变动修订次数，例如：A0→A1；b文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则应升级版本号，例如：A1→B0。c文件虽是少量局部的修改，但已修改过5次以上，也应升级为新版本。5.4文件的编写、审查、批准及分发层次：5.4.1质量文件由各部门制定草案，包括所需的质量记录格式，经相关权责人审查（必要时经讨论/会签）及修改、批准后，由管理处打印签核后复印发行。5.4.2文件的审批权限：文件名称制订审核批准分发部门手册管理处管理者代表总经理各部门程序文件各部门管理者代表总经理各部门三级文件各部门部门主管部门主管各相关部门5.4.3文件格式：A质量手册依据ISO9001：2015标准条款号进行编写。B文件的每页台头格式为：C文件首页为签核页和流程图，文件须包含目的、范围、定义、职责、程序、相关文件和记录等内容。5.5文件的修订、废止5.5.1当依组织任务与管理运作的需求，或文件若有不适合现状，需修改、增订、废止时，可以对文件进行修订或废止。5.5.2文件的修订、废止由各部门人员填写《质量体系文件变更申请表》说明原因及变更内容后，由相关权责人审查、批准后将《质量体系文件变更申请表》交至管理处,管理处对文件作文件修订或废止工作。5.5.3修订的文件须提交相关人员评审，重新按审批程序审批后才能发行。5.6文件的发行、回收5.6.1文件制定/修订后由文控中心对文件编号、版本、版次核对无误后登录于《质量体系文件一览表》。5.6.2管理处根据文件的适用范围，确定需要发放的部门，填写《受控文件分发一览表》。5.6.3管理处根据需要发放的文件数量，复印文件，盖“受控文件”印章于文件每页上，然后发放文件至需求部门，并填写《受控文件分发/回收记录表》）要求需求单位予以签收、核对。5.6.4当文件修订或废止时，由管理处回收旧版或作废文件，并将回收记录填写《受控文件分发/回收记录表》“回收”栏内，对于回收的文件应检查数量及内容的完整性，如文件遗失不能收回，责任部门必须在回收“备注”栏内填写遗失的原因。5.6.5内部仅作为参考而不作为作业基准的文件发行时须加盖“参考文件”印章，可不收回；对外发行的文件（如提供给客户、供应商）亦须加盖“参考文件”印章。5.6.6文件有破损、模糊或丢失等情况，或因工作需要须申请文件时，应填写《质量文件领用申请表》，经部门最高主管和管理者代表核准后，向管理处申请更换或补发。5.7文件的使用与归档管理：5.7.1文件的发放必须确保适用的部门或场所能够获得文件的最新有效版本并及时撤离失效文件。5.7.2所有的受控文件任何人不可以随意修订、涂改，必须保持文件清晰、易读。5.7.3本公司未签盖“受控文件”印章的文件或签盖“受控文件”印章再复印的文件，一律无效。5.7.4管理处应建立并及时更新《质量体系文件一览表》，以显示文件最新版本状况。5.7.5管理处必须对所有的文件进行分类、标识、归档，并于每一档案首页建立《文件档案目录》以便文件的检索，当有新文件增加或修订时，《文件档案目录》应及时修订。5.7.6回收旧版文件由管理处统一销毁处理，如用于供参考而保留的文件，则应在文件每页加盖“作废文件”印章。一般保存三年后，经管理者代表同意后销毁。5.8外来文件资料的管理:5.8.1各相关职能单位负责接收与其职能相关的外来文件，接收人员确认内容无误后，对与本公司质量体系运行有重要关系的文件或客户的质量管理标准及其他要求,盖外来文件章，作为受控文件发放。5.8.2接收人员在外来文件确认后在《外来文件登记表》上做好记录，依其版次进行登录；若无版次时，以发行日期为版次。5.8.3经办人员根据实际需要发放至相关责任单位，并保留签收记录《外来文件登记表》。5.9文件的保存及评审5.9.1保存期限：对本程序所规定的受控文件在失效后须保存其原件一份，并作“作废”标识，其保存期限如下：A质量手册、程序文件，失效后保存三年；B工程图样、工程标准/规范/法规/企业标准、产品技术条件（包括顾客、国家）失效后长期保存；C其他文件失效后保留二年；D涉及到产品安全性文件保存期限按顾客要求执行。5.9.2各类受控文件在管理处或部门存放时，须注意防火、防湿、防水等，为了保存方便可以将资料输入软盘或光盘保存，特别重要文件须复制双份并分开归档防止因意外导致文件遗失或损坏。5.9.3每年管理评审前由管理处组织对质量管理体系文件进行评审，各部门给合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改。修订时按6.5的规定实施。5.10经填写内容后的记录表单，依《质量记录管理程序》进行保存与管理。5.11电子文档管理5.11.1质量管理体系文件的电子文档，由管理处设置相应的查阅权限，发布到公司的内部系统上，供员工学习使用。为避免文件资料丢失，可以制作成光盘等长期保存。5.11.2公司与其他单位或部门之间的与公司质量管理有关的往来电子邮件等信息，应妥善存档，必要时打印出来进行保存，作为公司质量管理体系运行的证据之一。6相关文件《质量记录管理程序》7