如何让大学生自荐信更亲试论自荐信的写作

如何让大学生自荐信更亲试论自荐信的写作

也称为自推荐信、自推荐书和雇主。它是推荐信的一种(另一种为他荐信),是求职者自己推荐自己,向用人单位或评审人介绍自己的有关情况,表明求职意图,希望对方任用的一种书信体应用文书。自我国实行发展社会主义市场经济方针以来,这一文种发展迅速,已成为最常用的应用文书之一。自荐求职,古已有之,西方更是十分流行。在当代中国,经济和各项社会事业飞速发展,人才竞争日趋激烈,自荐求职也已成为一种普遍的社会现象。大学生毕业,国家不再包分配,所以得写自荐信,自己寻找工作;也有一些在职的人想找一个更理想的单位,俗称“跳槽”,也得写自荐信。上海的《新民晚报》每个周日还开辟了“新民求职”副刊,其中安排了“个人自荐”栏目。通过该栏目,自荐者被录用的还真不少呢!我校开设的“应用写作”课程有“自荐信”的专题写作,也很受学生欢迎。我国以经济建设为中心、不断地加大改革开放力度的方针给求职者提供了前所未有的大量机遇。2002年1月13日《新民晚报》上《入世后急需外贸人才》一文报道,中国WTO研究中心主任薛荣久预测,中国入世后,外贸人才的缺口将达180万。其他各行业对国际化专业人才、中高层次管理人才需求量也很大。此后4月21日,该报又有文章报道,国家人事部官员指出,我国加入世贸组织会增加1200万个就业机会。虽然去年世界经济增长放慢,尤其是受美国“9·11”事件的影响,许多跨国公司开始裁员,但中小企业的发展对人才的需求量却提升了。天高任鸟飞,海阔凭鱼跃。通过自荐的方式,大学毕业生可以实现自己的理想,施展自己的抱负。但机遇与挑战并存。近期报纸上也频频报道2002年高校毕业生就业吃紧的消息。究其原因,一方面,从1998年起,我国开始加速高等教育发展,每年以扩招150万人的速度递增,而今年正好是扩招后的首届大学毕业生就业年。以上海为例,2002年高校毕业生有65000多人,比上一年增长近30%。另一方面,由于不少企业产业结构调整、经济效益滑坡,对人才需求逐年趋缓。再加上世界经济的不景气,尤其是IT行业的萎缩,就业形势确实十分严峻。无论是想抓住不可多得的机遇,还是去接受严峻的挑战,搞好自我推荐都是关键,写好自荐信就是其中的一个重要环节。现在对人才的普遍要求是要有较强的文字和口头的表达能力。自荐信是给招聘单位的第一印象,是文字表达能力的具体表现,其重要性是不言而喻的了。要想自荐成功,自荐者首先要树立起自信心,要有点毛遂自荐的精神。有些人却瞻前顾后,顾虑重重,这是不必要的。很多就业岗位,不是要求最好的人才,而是要求最合适的人才。如果一个博士,甚至是洋博士,从事的不是自己的专业工作,则他很可能还不如一个本科毕业生呢。其次,学点应用写作理论和自荐信的写作知识是十分必要的。最近我批改了100多篇学生的“自荐信”习作。结合他们的习作,我先谈谈学生在语言文字基本功方面的一般问题。(一)然段前空出两格写任何文章,在稿纸上都应留出天头、地脚、页边,每个自然段前空出两格,标题下或信的落款前至少空一行。但学生的习作中,除了天头尚保留外,其他的空格、空行、空边的要求都不大遵守,随意处置,结果文面十分拥挤,颇不雅观。(二)标注不同,留客、留我不写作中应该用好标点符号。它有助于阅读与理解,甚至还可以区别歧义。如“下雨,天留客,天留,我不留。”与“下雨天,留客天,留我不,留。”由于标点不同,意思就截然相反。但学生在写作中标点符号用对的很少,大多一逗到底,或用英语的句号——实心点点到底。更有甚者,干脆不用标点符号,大有复古主义倾向。(三)字段、错误和生词如“简例”(简历),“招聘启示”(招聘启事),“求聘”(应聘)。(四)法律问题句内成分之间搭配既要注意语法关系,也要注意语义关系。下面几个学生习作中的句子都有些问题:1.“我于今年5月毕业于上海大学知识产权学院。”(评:前半句为将来时,后半句为过去时,自相矛盾。)2.“我很好，我发号施令，”我写了(评:句子结构不完整,结果引起歧义。“有意”可理解为“本人有意应聘”,也可理解为“贵公司有意招聘”。)3.自荐信中本人及环境特征(评:动词与宾语在语义上不能搭配。“施展”应与“抱负、才能”等搭配。)下面从具体格式和内容方面来讨论自荐信写作的要求和学生习作中存在的问题。(一)标题一般在第一行正中写上“自荐信”三个字。若到外企求职,则用英语写简历,标题用“RESUME”。(二)称呼语要顶格写明求职单位的领导或负责人的姓名和称呼,有时可直接称呼其职务,如“尊敬的××局局长:”,要在称呼语后加冒号。对于公司负责人,一般用“经理先生”即可。有的学生设想收件人也可能是女性,因此就把称呼语写成“经理先生(女士)”。这样写反而画蛇添足了,因为“经理女士”是生造的,日常生活中没有这种称呼语。有的学生受了英语的影响,用“亲爱的先生”作称呼语,到外企应聘可用,到国企就不太合适了。(三)正文正文开头的问候语应该用“您好!”但不少学生用了“你好。”这是不太礼貌的。根据社会语言学理论的分析,“你”与“您”用于不同的对象,有不同的社会功能。区分这两个代词用法的标准有三条:一是双方的社会地位,二是双方的亲密程度,三是如果前面两条标准有冲突,则以第二条标准为主要依据。根据第一条标准,如果对方的社会地位(包括亲属关系中的辈份与排行)高,则用“您”来称呼对方。根据第二条标准,如果双方关系是生疏的,则用“您”来互相称呼,反之则用“你”。根据上述前两条标准,自荐信中的称呼语用“您”是确定无疑的了,因为自荐信的收信人往往是公司的负责人(经理或厂长),社会地位当然比求职者高;双方又是初次接触,关系又是生疏的。正文的主体部分应该写清楚三个方面的内容。首先应作自我介绍。其次,谈谈自荐的缘由。最后详细地陈述自荐的条件。现分述如下:自我介绍部分比较简单,讲清楚自己的姓名、身份,然后表明求职的愿望即可。自荐缘由主要是指招聘公司的长处。如有良好的福利待遇,有培训、晋升的机会,尤其重要的是要有良好的工作软环境,诸如领导重视人才,办事效率高,人际关系融洽,人人能有用武之地等。这些吸引人的条件就是自荐者积极应聘的缘由,可据实写一写。自荐条件是自荐信中最为关键的部分。要充分展示自己的长处,如优良的学习成绩,一定的实际经验或实习经历。外语与计算机的水平和能力当然是不可缺少的。如果当过学生干部,或发表过论文,或得到过什么奖励,这些都可成为自荐成功的有利条件。如有特长,则尤其受到欢迎。在习作中,有的学生就写出了自己的特长,这对竞聘是十分有利的。如有个学生写道:“我国加入了WTO后,急需大量法律方面的人才。本人学的是法律专业,现应聘销售经理一职。这是符合贵公司急需懂法的业务人员要求的。我可依法尽力维护公司的权益。”另一个学生写道:“我已获得了英语高级口译证书。另外还自学了日语和德语。”复合型人才和懂得多种外语的人才是很受欢迎的。许多外资企业有这样的规定,员工多懂一种外语,每月工资增加500元。但在书写自荐条件中,存在的问题也不少,主要是编造虚假材料。报纸上曾报道过这样一个笑话:一个公司收到了一大批自荐信,发现其中有几十封信是同一个班级的学生写的,这些信中,有五个学生说自己当过班长,七个学生说自己当过学生会主席。显然,这里有学生说了假话,而且不止一个人。这种违反诚信原则的做法,其结果只能是事与愿违。还有一个问题是许多学生不顾招聘要求,自顾自地写自荐条件。这样做也是不妥的。我给学生的《招聘启事》材料中有“中英文良好”的条件。学生习作中“英文良好”都写到了,但几乎没有人写“中文”方面的情况。只有一个学生写了“中文良好,普通话考核为97分。”当然,能对“中文良好”作出反应,应予以鼓励,但“中文良好”主要还是指写作能力,最好能写上“曾系统地学习过应用写作课程,成绩优良”之类的语言。正文结束部分应写上联系方式,如地址、电话。写地址时不要忘记写上邮政编码。如有可能,还应写上E-MAIL地址。(四)落款与日期不应漏写或写得残缺不全。(五)附件这是自荐信的一个重要组成部分。名曰附件,实为主件。主体中提到的自荐条件一般都应有相应的附件。附件与主体中的自荐条件有着互补关系,犹如论说文中的论据与论点的关系,因此附件不能缺少。如自荐条件中有“英语已通过CET六级”,则附件中应写上“英语CET六级证书一份(复印件)”。由于自荐信的附件往往不止一份,所以还得给每份附件编上序号。附件应用复印件,因为招聘单位收到的自荐材料是不退的。在学生的习作中,附件书写的错误最严重,将近半数学生漏写,已写的也错误百出。如有的学生把几个附件写在一起,没有分别列出,这样写是不符合要求的。写作