卫生局档案管理制度

卫生局档案管理制度为了规范卫生局档案管理工作，提高档案管理的质量和效率，制定了卫生局档案管理制度，具体内容如下：一、总则1.1本制度是为了规范卫生局档案管理工作，保障卫生局各项工作的顺利开展，对卫生局内各项档案管理的活动进行管理。1.2卫生局档案管理应当遵循“法定原则、真实性原则、完整性原则、秘密保密原则、清晰易读原则、及时性原则、流转性原则、利用性原则”等原则，确保档案管理工作的合法性、规范性、可靠性和高效性。二、档案管理职责2.1卫生局档案管理机构应当设立档案管理员，制定计划、组织实施档案管理工作，并对档案管理工作全过程负责。2.2档案管理员应当按照工作职责，履行下列任务：（1）制定和贯彻落实卫生局档案管理制度；（2）审核、登记、整理和存储卫生局档案；（3）编制卫生局档案目录，定期更新档案目录；（4）负责档案的保管、利用、归档、转移和销毁等工作；（5）指导和督促各部门、单位做好档案的管理工作；（6）定期组织档案鉴定、整理、装订等活动，并督促各部门及时办理档案移交。2.3各部门、单位负责本部门、单位档案的管理和保管。三、档案的收集和登记3.1卫生局各部门、单位应当全面、准确、完整地将各类文件作为卫生局档案进行登记并编制卫生局档案目录。3.2对于重要的宣传资料、会议通知、会议纪要、会议决定、决定文件、财务文件等文件，应当及时进行专门登记，并加盖“机要秘密”或“保密”等标记。3.3所有卫生局档案的登记应当按照文件的编号、日期、文件题名、文件类型、文件归属部门等要素，详细填写卫生局档案目录。3.4如遇有涉及到医疗机构的个人隐私、商业机密等文件，应当加盖“机要秘密”或“保密”等标记，并存放在安全保密的地方，如指定的密室、防火库等。四、档案的整理和保管4.1卫生局各部门、单位应当将各类文件按照制度规定的规范进行归档，并保证档案的整齐、清晰、易读。4.2档案工作区应当设立安全防火、通风、清洁合理的档案室或档案室。4.3卫生局档案室应当配备各种档案保管工具，如文件柜、文件盒、文件夹、密封袋等，要确保档案记录的完整性和安全性。4.4贵重档案（如医学研究资料、历史文物等），应当采取特殊措施进行存储，如防火、防震、防盗等措施，以保证档案的安全保密。五、档案的利用和转移5.1档案管理员应当制定和实施档案利用制度，对外提供和对内利用卫生局档案申请进行审批，并发放有关档案的复印件和电子数据等信息。5.2卫生局档案的外部授权使用应当符合有关规定，需进行合同签订、档案保密审查等认证。5.3卫生局各部门、单位之间档案调动时，应当填写移交清单，经过审核签字、盖章后转移。同时严格按照移交程序进行档案调动，并及时通知档案室。六、档案的鉴定和销毁6.1档案管理员可以通过鉴定程序对档案进行评估和筛选，已无使用价值的档案可以按照卫生局档案管理制度进行销毁。6.2销毁应当先经过审核和公示，并得到相关人员的书面同意，对于重要的或确有保留价值的档案，可以按照有关规定转交国家档案馆或相关文化机构保留。七、违规处理7.1对卫生局档案管理不当、管理失职行为的档案管理员进行职务处理，如警告、记过、撤职、开除等。7.2对卫生局档案管理不当导致重要档案丢失或损毁行为，要依照相关法律规定，严肃查处。7.3对于违反此制度的行为，将依据有关规定进行处理。八、附则8.1本制度解释权归卫生局档