档案鉴定工作的困境与出路给档案鉴定工作减负谢伦伯格《现代档案原则与技术》读后感

档案鉴定工作的困境与出路给档案鉴定工作减负谢伦伯格《现代档案原则与技术》读后感

最近，我仔细研究了《谢伦伯格现代文件》的中文翻译。文件双重价值理论是该书的精华之一。“公共文件有两种价值,即证据性价值和情报性价值”。谢伦伯格认为,机关官员要对鉴定文件的原始价值负主要责任,而档案工作者所关心的是文件所包含的情报资料。从文件到档案,从对形成机构的证据性价值到对其他利用者的情报性价值,这种价值形态的转换中间涉及如何对价值进行判断和取舍,也就是如何进行档案鉴定的问题。目前,理论界提出了不少档案鉴定的原则与方法,以致实际鉴定工作者有些茫然不知所措。肩负着保存社会记忆的重担,档案工作者不得不谨小慎微,甚至有些瞻前顾后,畏首畏尾,客观上使档案鉴定工作陷入一种困境。笔者认为,应该给档案鉴定工作减减负,让档案鉴定工作者轻车上路。因为档案鉴定工作不是仅仅强调鉴定环节或者说强调档案人员的个人素质就能做好的事情。档案鉴定工作是一个系统工程,需要文件档案管理工作综合协调,尤其是把好文件入口关,控制进入档案馆文件的数量和质量。其次是解放鉴定工作者思想,正确看待档案鉴定工作的任务和目的。一、认真把关,进一步厘清档案鉴定的关“公共文件是档案工作者的主要工作对象,它的质量取决于文件的产生方式和在现行使用中的保管方式,也取决于文件的处置方式。……档案工作者在对公共文件进行整理、编目、鉴定和提供利用的过程中所遇到的全部问题,都要渊源于各政府机关对这些文件的处理方式。”文件是档案的前身,文件工作是档案工作的基础。档案鉴定工作难易好坏在很大程度上依赖于文件工作的组织情况。现在,学术界普遍认可档案的“归档鉴定”、“进馆鉴定”、“销毁前鉴定”三个鉴定阶段,笔者认为还应该有一个文件的“形成鉴定”。什么样的文件才有形成的需要,怎样的文件运转方式是最经济的,这些都需要认真把关。只有严格控制文件生成的数量和使用中重复制作以及由文件再生成文件的数量,才能从源头上控制档案鉴定工作量的增长。综合谢伦伯格在书中对文件工作尤其是文件数量和形成过程的控制的分析,笔者认为提出文件的“形成鉴定”主要有以下几方面的因素:1.扩大开放后,对文件的基本情况进行分析生产的发展,人口的增长,使得“政府活动的扩大成为必要,这种扩大一直在对文件的产生发生影响。由于文件的制作终于采用了现代化的工艺方法,在过去的几十年中它就按几何级数而不是按算术级数向上增长”。也就是说,政府职能活动范围领域的扩大以及现代化的办公设备加剧了文件数量的增长。实际工作中,文书工作人员会因为各种各样的借口或是理由,疏于对文件档案的选择和鉴定。他们常常会将许多文件,不管重要的不重要的、重复的不重复的,也不论政策性文件与具体执行性文件都混杂在一起。如果形成的文件数量很多,客观上又给文件工作者一个“忽视整理”的借口,导致进入机关档案室的文件数量很多,文件整体结构也变得很复杂,需要鉴定的工作量就会更大。2.权分立的政治体制为文件的形成提供了可能的工具而生成的新文件数量就会增加,真正起主导性作用的文件容易被忽视。书中以美国行政系统的运转为例,简要说明了在三权分立的政治体制下,专业化部门的增多和相互之间制约程度的增强,导致了文件形成过程十分复杂,文件之间的联系变得难以捉摸。3.文件的产生数量和运转过程也是检验文献数据分析的一个重要案“由于某一公务的连续性步骤是由同一机关若干不同部门先后完成的,因而每一个部门通常都分别为此拟制和留下了一份单独的文件。”还有上级机构与下级机构,主要机构与分支机构之间,这样重复保存的文件数量很大,而且“上级政府机关常常无法防止下级政府机关建立规模可观的案卷”。如此做法,导致馆藏档案的大量重复而且很难加以控制。把好文件入口关,控制进入归档环节以及日后进入档案馆的文件的数量和质量,无疑有利于提高鉴定工作的水平和效率。控制文件形成数量和运转过程,改善文件管理工作状况的根本是改造形成、使用文件的行政管理活动本身,尤其是政府活动的运转机能。谢伦伯格认为:“为改善文件工作的管理而提出来的常常是一些隔靴搔痒的办法,最多不过是含糊其词地说上几句要为文件的制作和保存‘规定标准、实行控制’、‘使用经过考验行之有效的方法和做法’之类的话”。“效率不高的文件工作,常常是行政管理不当的一个症状。”这启示文件工作者要将眼光放远一些,关注政府职能的简化和工作过程的改善,并积极建言献策。同时,文件工作者要认真研究公务活动中文件的使用情况,如文件副本(复制本)的使用需要、文件分发办理情况等,积极思考文件运转程序的改革。二、档案鉴定的对于一般欠缺、特殊“各国档案工作者都作过制订文件价值鉴定标准的尝试。这些标准起着指引的作用,帮助不少经验不足的人员克服了鉴定工作中的许多困难。这些标准通常仅仅是一般性的原则,永远不可能非常细致确切,因而永远不应看作是绝对的最终的。在运用这些标准时,必须把经常和具体的判断与一般常识相结合。”鉴定就意味着两种结果:继续保存或销毁。怕销毁怕出错的思想总是束缚着档案鉴定工作前行的步伐,鉴定工作远远落后于整理保管工作,鉴定周期长,很多待毁档案长期滞留在档案机构,浪费档案管理经费。因此,我们必须明确地告诉鉴定工作者最基本的鉴定原则和方法,同时对他们进行心理疏导,教会他们正确看待档案鉴定的角色和任务。1.档案工作者应具备“求各学科专家的帮助”的专业特征“档案工作者,通常都受过史学训练,熟悉研究工作的需要和研究者的兴趣”,因而“他们有条件为了保存对各种课题研究有用的文件而在政府官员和学者之间充当居间人”。这就要求档案工作者具备“对研究资料、研究需要和研究方法之类的专业性知识”,但是对于其他需求预测如各种学科的学者、社会学家、地理学家等人的需求,就不能指望档案工作者了解各种学科的研究需要,因此应该“寻求各学科专家的帮助”。也就是说,档案的鉴定工作不可能是档案工作者独立能承担的任务,需要通才与专才的通力合作。2.档案鉴定者个人素质决定档案鉴定没有绝对正确或是近乎完美的方法,只有一些可遵循的基本原则。鉴定工作者所要做的就是将这些原则与工作实际结合起来考虑恰当合适的鉴定方法。鉴定方法不是唯一的,与鉴定者个人素质有很大关系。因此,档案鉴定工作者在努力提高自身素质的同时,也要明白“对情报性价值的鉴定采取千篇一律的做法,既做不到,也不适宜”。“不同的判断可以很好地保证保留下更加充分的社会文献证据”。档案鉴定也不是一毁定终身。现代信息社会,同一种信息可以有多种渠道予以传播和保存。而且一份档案文件不是孤立存在的,可以根据与它联系密切的其他文件推断而得知该份文件的内容。所以,档案鉴定者应该轻松面对鉴定工作,既要认真负责又要敢于做出选择判断。3.党组织在保存文件过程中也要注意风险这句话告诉我们鉴定工作的两条标准:“应该避免极端”和“选留过多是一种罪过”。在这个信息爆炸的时代,我们所担心的不是信息量不够大,而是过量的信息使我们应接不暇,以致于真正需要的信息却淹没在信息的海洋中难以寻觅。“事实上,有选择地销毁一部分文件是对学术研究的一个帮助”。英国公共档案馆发行的一个小册子谈到:“甚至最坚决的历史财富保存工作的提倡者也开始感到担心:未来的历史学家在研究我们这个时代的时候,可能会被书面证物的洪水所淹没。”档案工作者必须意识到销毁一部分文件是必须