甲供物资管理办法

甲供物资供应管理工作程序0目的规范甲供物资的供应管理，确保材料/设备的质量、数量及供应时间满足工程进度及合同商定的规定。定义甲供物资：是指由甲方为公司自营或合作项目采购的建筑材料、装饰性材料、设备和机电设备。物资采购种类由甲方根据有关文献和项目特点参考常规采购范畴拟定。合用范畴根据各项目的分判方案，合用于全部项目的甲供物资供应管理工作。如：建筑装饰性材料、设备：饰面材料、洁具、小五金、瓷砖等纯供应类材料设备；以及地板、户内门、橱柜、淋浴屏、厨房电器、非原则灯具等带少量安装工作的材料设备；机电设备涉及：电梯、发电机组、开关插座、配电箱、生活供水设备。工作程序物资需求计划甲方根据项目施工进度计划及材料/设备的供货周期，提前组织承包商/分包商编制《物资需求计划》，需求计划由承包商/分包商项目经理签发，并由甲方项目部审核后，发送供应商，此计划同时在甲方留存备档。《物资需求货计划》提交时间应于总承包方进场后一种月内完毕，计划到货时间精确程度不得超出十天。甲方将《物资需求计划》下达给供应商，并与供应商洽商或修订物资供应计划，并于一周内书面告知总承包方。总承包方须对其提出的物资需求数量的精确性负责。因数量不准造成物资过剩的，如采购合同未作规定，则甲方不负责剩余物资退货；造成物资供应局限性的，总承包方可继续向甲方申报需求计划，但因物资供应延迟造成分判工程工期延误的责任由总承包方承当。因设计变更造成物资用量增减的，总承包方应在收到变更批示后的一周内向甲方发出物资需求增减批示，延误责任根据对应条款执行。供应计划管理流程：承包商编制并提交《甲供物资供应计划表》→监理单位审核确认→甲方项目部审核确认→成本部核对供货合约，确认→项目部下发采购指令→项目部督促供应商按规定及时、保质、足量交货，对供应成果进行跟踪。采购样板饰面材料、瓷砖、地板以及水暖装饰件、五金的重要品种物资应确认样板；机电设备或带安装类视验收需要可确认样板。采购样板应确认两套，交甲方项目部，供甲方项目部和总承包方使用。样板普通由供应商免费提供，需计取费用或当作供货数量一部分的，应由供应商在确认样板前提出。到货准备采购合同订立后，总承包方应根据甲方规定提交《材料领取授权委托书》，明确甲供材料接受人员姓名、职务、联系方式、签名式样及总承包方甲方项目部印章式样。合同中有关供货计划及验收原则的内容由甲方整顿送交使用该物资的总承包方。首批物资到货前一周，甲方应及时告知总承包方准备好仓储场合。对仓储条件有特殊规定的，总承包方应配合完毕。卸货、看守除供应商负责安装的物资以外，如分判工程合同和采购合同未作规定，则卸货责任方规定以下：3.4.1.1建筑装饰性材料，除洁具外，由总承包方卸货；洁具由供应商卸货。3.4.1.2机电设备由供应商卸货。3.4.1.3以上卸货责任如对应合同中有明确商定，则按合同商定执行。建筑装饰性材料及设备的卸货责任涉及用人力或机械辅助手段将物资运输车辆，转运至仓储场合，堆放整洁或安放牢固。机电设备供应前卸货责任涉及用人力或机械辅助手段将物资运输车辆、转运至甲方指定的位置（涉及露天场地和仓储场合）、堆放整洁或安放牢固，供应商不负责二次转运，二次转运由总承包负责。供应商到货时间不得超出当天21：00（对于有特殊规定或需求紧急的材料除外）。总承包方应组织足够的人力参加卸货，昼缩短卸货时间。供应商不得无理地催促总承包方加紧卸货。总承包方对期使用的物资负有存储、保管、看守、采用方法以防恶劣天气及自然条件对物资造成损害的义务。因未尽造成物资丢失、损坏的，总承包方承当赔偿责任。使用机电设备的总承包方，应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点。验收、接受物资到场验收应由甲方组织承包商/分包商、工程监理、供应商对材料/设备进行验收，填制《材料/设备进场验收单》（见附录），并在甲方进行留存。首批到货的物资验收需甲方派专人参加，甲方对供应商提供的验收单进行核对。验收单一式四份，参加验收方各执一份。物资验收重点是检查包装与否完整、包装所示的物资外观特性与采购规定与否相符、包装如有损坏需判断与否影响物资的完整及数量的清点。3.5.2.1对数量的验收由甲方项目部、监理、总承包方/分包商、供应商完毕，对质量的验收由甲方项目部负责完毕；若涉及观感方面的验收，则由甲方项目部会同甲方设计部完毕。3.5.2.2由于货品数量繁多等因素确实无法当时完毕全部验收工作时，可将验收工作分为两步：第一步，货品到场后仅在验收单上确认货已收到；第二步，在三天内完毕全部验收工作并填制完整的验收单。总承包方对物资质量的检查责任。物资的质量在开始使用时验证。总承包方在开箱（封）启用物资时，若发现下述现象，应暂停使用物资，并立刻报告甲方：3.5.3.1物资质量存有疑问；3.5.3.2物资的规格、系列、颜色等与采购合同\定样样板不符；3.5.3.3箱内物资实际数量少于包装所示数量；3.5.3.4缺少附件、配件。甲方接到报告后，应立刻赴工地检查。反映现象属实的，由甲方向供应商交涉。如整批物资均存在上述状况之一，则总承包方暂停使用该批物资，造成工期延误的，总承包方不负责任。如部分物资存在上述现象之一的，总承包方应先行使用合格物资，以尽量减少对工期的影响。承建端开箱（封）后，如未作基本检查即大量使用，之后发现物资存在4.6.3条现象且经证明的，则总承包方应承当该批物资因不能退货可能造成的损失。如物资存在潜在的质量缺点，难以通过基本检查发现的，总承包方对使用该物资可能造成的损失不负责任。总承包方于开箱（封）时箱内物资已经损坏的，应由甲方及供应商共同鉴定责任。物资通过验收后，即视为已将物资交付总承包方使用。总承包方接受人员应向供应商订立物资验收、接受凭据。总承包方应先行收集整顿技术资料，在竣工后或交付业主使用时编制竣工资料或将原始资料移交业主。供应商须凭经订立的验收、接受凭据向甲方项目部申请货款。总承包方应自存一份验收、接受凭据、以备与甲方结算物资数量。供应商负责物资安装，其验收与接受由甲方负责。物资使用领用：3.6.1.1甲方根据分判工程合同向总承包方提供的物资仅供总承包方使用，未经甲方同意，总承包方提供应其它总承包方、业主其它部门或与业主有关的其它单位使用的物资将不被承认，甲方将按该总承包方实际接受的物资数量计算货品价值，并抵扣工程款。3.6.1.2总承包方应小心使用物资。使用、安装需要技术指导的，由甲方安排协调供应商现场指导。因总承包方使用或操作不当造成物资损坏或施工后达不到使用效果的，总承包方负对应责任并承当由此造成的经济损失。甲方不负责退换。退货：3.6.2.1经甲方承认的退货，总承包方应与供应商办理签收、接受凭据。总承包方应在退货后一周内将供应商签收、接受物资的凭据报知甲方，方便甲方与供应商结算货款，与总承包方结算物资数量。总承包方如未能在规定的期限内将退货凭据报知甲方，而在该期限届满后，甲方已与供应商办理结算手续且付讫货款，造成退货款项难以收回的，总承包方应承当责任。3.6.2.2总承包方应对需退物资的包装完整性负责。因无包装、或包装损坏严重造成供应商拒收的，甲方不负责任。变更：3.6.3.1产品变更流程详见附录一。3.6.3.2甲方根据经同意的与甲供物资有关的设计变更和工程变更，组织承包商/分包商及甲方对物资需求计划进行调节，并将修订后的物资需求计划在两天提供应甲方。3.6.3.3甲方负责贯彻修订后的供货计划。付款：普通状况下，合同款按照支付申报单中规定的审批流程执行；特殊状况下，按公司的特别规定执行。3.6.4.1甲方根据合同规定的付款方式，对供应商进行付款。3.6.4.2当已同意的变更引发合同金额变动时，甲方须将调节后的合同金额及时告知公司，对于用量超标，须及时预警，方便控制成本。3.6.4.3按照合同文献付款规定及公司有关规定，材料/设备款支付时应提供对应的资料表达本次应付材料/设备款项内容：如需支付预付款，应注明为预付款，并需提供下列资料：如合同规定为订立合同后支付，须附上已订立的合同文献及已同意的合同审批会签单；如合同规定为排产前支付，须附上《排产告知单》；有效的履约保函及偿还预付款保函复印件（如合同规定有）。支付进场合同款时，需提供下列资料：有效的履约保函复印件（如合同规定有）；《材料/设备进场验收单》；已进场货品数量及金额明细。当合同款付至95％时，需提供下列资料：已同意的结算审批会签单；已通过双方盖章的最后结算帐目表。保存金保存金应于保修期满后支付，需提供下列资料：物业公司及甲方订立的《保修评定单》（见附录）。结算3.6.5.1每一采购合同物资最后一批到货后，总承包方须在一周内将订立的全部验收、接受凭据报送甲方，由甲方分别与供应商和总承包方核对物资供应、领用数量。3.6.5.2经核对并经确认的数量，由甲方与供应商办理决算，在办理分判工程决算时按分判工程合同规定计算总承包方扣款金额。保函有关保函的具体规定参见《办理工程投标确保金保函及工程保函的管理规定》。索赔除4.1.1条c）的合约形式外，其它有关供应商向承包商/分包商提出的索赔、供应商向其它供应商提出的索赔以及供应商向公司提出的索赔，由项目负责组织，甲方审核索赔的解决成果。附录产品变更管理流程图普通性材料/设备的加工/供货周期供货计划材料/设备进场验收单保修评定单甲供材料结算确认表附件1：产品变更管理流程图变更需要提出变更评定甲方项目部甲方项目部（牵头组织进度、质量、成本的汇总分析报告）甲方设计管理部（方案）甲方工程管理部（技术方案）甲方合同管理部（成本）甲方营销部（市场、销售承诺）甲方财务部甲办法务、市场部及物业公司全员变更通报、知会及备案变更执行变更审批变更需要提出变更评定甲方项目部甲方项目部（牵头组织进度、质量、成本的汇总分析报告）甲方设计管理部（方案）甲方工程管理部（技术方案）甲方合同管理部（成本）甲方营销部（市场、销售承诺）甲方财务部甲办法务、市场部及物业公司全员变更通报、知会及备案变更执行变更审批甲方项目部须告知经前期组（有关政府部门规定）、甲方工程管理部、甲方合约管理部、甲方财务部、甲办法律部、甲方营销部与市场部（告知客户）甲方项目部须告知经前期组（有关政府部门规定）、甲方工程管理部、甲方合约管理部、甲方财务部、甲办法律部、甲方营销部与市场部（告知客户）甲方项目经理、甲方合约管理部、甲方设计部负责人、甲方合约主管领导、甲方项目主管领导会签审批，如变更超出项目预算或变化产品定位，则由公司总经理专项会审批甲方项目经理、甲方合约管理部、甲方设计部负责人、甲方合约主管领导、甲方项目主管领导会签审批，如变更超出项目预算或变化产品定位，则由公司总经理专项会审批注：产品变更是指涉及产品观感效果、使用功效及合同承诺变化的变更注：产品变更是指涉及产品观感效果、使用功效及合同承诺变化的变更附件2：普通性材料/设备的供货周期序号材料/设备供货周期1电梯120天2瓷砖60天3涂料45天4户门45天5户内门45天6防火门45天7洁具及配件90天8龙头及五金90天9淋浴房60天10厨柜45天11厨房电器60天12地板60天13开关面板30天14配电箱30天15壁挂炉90天16空调60天17风机盘管30天附件3：甲供材料使用计划表项目名称：工程范畴：材料名称：申请日期：本期使用计划序号材料名称品牌规格型号申请数量使用部位到货时间备注上期现场剩余量序号材料名称品牌规格型号剩余数量使用部位剩余因素承包商项目经理：日期：监理工程师：日期：甲方项目部：日期：备注：甲供材料供货计划须在甲方合约管理部备份。附件4：甲供材料验收移交表项目名称：工程范畴：材料名称：到货日期：序号材料名称品牌规格型号到货数量使用部位备注材料供应商（签章）：年月日承包单位（签章）：填写意见，验收与否合格等，若合格确认以上材料确认移交。年月日监理单位（签章）：填写意见，验收与否合格等年月日甲方项目部：填写意见，验收与否合格等，若合格请注明正式移交予施工单位。年月日份数：本表一式六份，参验各方各留存一份，但发包方留存两份，发包方项目部与合约部各执一份。附件5：保修评定单工程名称：保修期限：年月日——年月日保修状况：专业负责人签字：管理处主任签字：保修款总额：大写：拟扣款金额：大写：物业公司意见：签字（盖章）：甲方项目部意见：签字（盖章）：附件6：甲供材料结算确认表项目名称：