浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用

浅析人事档案管理在人力资源管理中的作用

0对外部环境信息的搜集和分析人力资源管理体系的发展经历了人力资源管理体系、人力资源管理体系、战略人力资源管理体系和培训后的战略人力资源管理体系。人事档案管理曾经在人力资源管理中发挥着重要的作用,但是,随着人力资源管理的不断发展,它的作用逐渐被人们淡忘。经济全球化、信息化时代的到来,使企业所面对的环境复杂性、动态性增强,企业要想适应快速变化的环境,就必须对内外部环境的信息进行搜集和分析。企业人事档案作为企业宝贵的信息资源,它在人力资源管理中作用又日渐凸显。1文件管理和人力资源资源管理1.1人事档案管理人事档案是指在人事活动中形成的,记述员工个人、家庭情况以及工作情况等信息和内容,能反映人员经历、才能、品德、工作表现,并以个人为单位集中保存以备查阅的文件资料。人事档案管理是对人事档案的实体管理以及对其中的信息和内容进行的开发和利用。人事档案的实体管理包括档案的收集、鉴定、整理保管、登记和统计等部分,人事档案内容、信息的开发和利用包括检索、提供利用、编研、登记与统计等工作。1.2人力资源的价值分析人力资源管理是指运用科学的方法,在企业战略的指导下,以人力资源战略、规划和职位分析为基础,对人力资源进行获取与配置、培训与开发、考核与激励、规范与约束、安全与保障、凝聚与整合等工作,最终实现企业目标和员工价值的过程。人力资源管理活动包括人力资源规划,招聘与配置,培训与开发,绩效管理,薪酬与福利管理,劳动关系管理等。1.3文件管理与人力资源资源管理的关系2人力资源文件管理在员工人力资源管理体系中的作用2.1人事档案所需的信息全面企业的人力资源规划需要确认企业的人才供给与需求。人事档案中有当前企业内部人才结构、人才水平和人才数量等方面的信息资料。通过人事档案的归类和整理,可以提供企业所需人才的情况和种类,以及企业员工的人力资源存量和具体信息。比如,企业里的一些员工再过几年就退休了,档案管理人员就可以把这一情况反馈给专门的人力资源管理人员,为人力资源未来几年的人力资源管理规划提供重要的信息。2.2企业招聘质量不高人力资源招聘工作分为内部招聘和外部招聘。内部招聘是从企业内部员工中招聘和甄选出所需要的人才,外部招聘则是在社会、高校等企业外部进行招聘工作。首先,在员工招聘过程中,一些企业的招聘人员会特意地招聘自己的老乡、校友,即使他们并不完全符合企业的要求,这样一来,企业招聘的质量就大大降低了,同时为企业内部非正式组织的形成提供了方便,给企业日后管理非正式组织带来了一定的难度。企业通过对档案资料的统计和分析,在安排招聘人员时,避免任用那些与招聘地区、高校相关的员工,从而保证所招聘员工的质量。其次,在内部招聘上,通过查看、分析员工档案中的经历,可以为员工的选拔和录用提供重要的依据。2.3员工的培训企业对员工进行培训之前,可以根据员工的信息资料,如教育背景、经历、年龄等,设置相应的培训项目,有针对性的对员工进行培训。比如企业通过档案资料了解到企业中有一些年龄大的员工,年龄较大的员工,可能不太喜欢那些有关知识的培训,不如对他们进行健康保健培训,让他们的身体更加健康,一方面,可以调动他们培训的积极性,另一方面,也能促进员工更好的工作。2.4企业员工的档案分析中国地大物博,不同地方的人有不同的文化、习惯、观念,不同文化的员工在工作中会存在冲突、沟通不畅等情况。企业员工的档案中会有籍贯、经历的说明,档案管理人员就可以通过分析他们的文化特质,从而对他们未来工作中可能会发生的冲突进行预测,并设定一定的机制和处理方法。而且,企业在安排一些有不同文化背景的员工进行团队合作之前,可以通过档案了解他们的信息,提前对他们进行有效的沟通以及文化和心理方面的交流。2.5企业员工设计职业生涯的路径员工的档案中反映了员工的调动等情况,员工离职、受教育等的情况,专业特长,职务职称,工资薪酬,工作表现。企业的管理者可以根据员工的这些信息,为员工设定职业生涯的发展路径。如一名员工的专业是市场营销,在企业里做了三年的销售人员,三年的平均销售业绩排名第一,工作表现积极,和同事的关系也都挺好,那么企业就可以把销售部经理作为他下一个职业生涯目标。2.6分析和激励员工马斯洛需求层次理论中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求,不同的人在不同阶段有不同的需求,不同需求的满足对员工的刺激程度是不同的。企业可以通过对员工档案资料的分析,了解员工的切实需要,并采用有针对性的激励手段。比如说,一名员工在国外呆了很长时间,并在国外担任高薪酬的重要职位,现在又回国工作,那么,他对物质激励看重程度要远小于其他员工,又通过档案知道,他的妻子和儿女在国内,他回国的原因可能就是照顾好妻子儿女,看重平安、稳定。企业就可以适当的平衡他的工作时间和家庭生活,除了给他本人便利外,对他的妻子和儿女也给予关心和照顾,企业运用这样的激励方法更能激发该名员工的积极性。3制定科学的招聘激励机制,利用人事档案管理,促进企业内部招引员工的发展人事档案管理在企业人力资源管理中的作用越来越多的体现在档案资料的价值中,档案管理人员可以通过对档案资料的整理、分析和利用,为企业人力资源管理活动服务。它在人力资源管理中的作用主要包括:确定企业人力资源的现状,为企业人力资源规划提供帮助;保证企业外部员工招聘的质量,为企业内部招聘员工提供依据;帮助企业有针对性地设定员工培训项目;了解、分析员工地域文化信息,促进企业的跨地域文化管理;有利于更好的对员工进行职业生涯规划;根据员工档案中的不同情况,采取有效的激励手段。未来人事档案管理将会在人力资源管理中结合信息技术、数据库等现代化的工具,使档案信息查询更快速,档案信息利用科学化,从而使人事档案管理更科学、高效,更好的在人力资源管理中发挥作用。(1)人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分和工作内容,能促进人力资源管理活动的进行。企业通过人事档案查看员工的资料,