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文档简介

会议室规范简章1.目的为了合理管控、规范及维护公司会议资源的使用，特制定该流程作业指导。2.范围鹤壁天海所有会议资源3.关键角色及应负责任序号角色应负责任001会议室管理员统筹管理公司会议资源，指导并监控各部门会议资源的使用；负责对公司所有会议资源进行统一管理，对会议资源进行例行化以及非例行检查，并相应做好记录，对于违规记录进行登记和月度汇总；负责日常会议资源协调、设备整理、纠纷调节等管理工作。002其他情况会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工各保管一套；清洁工负责清扫时间会议室开关门；保卫科负责节假日及17：30分以后会议需求的开关门。003会议资源预定者（文员、助理）会议资源预订者，对部门内部会议资源需求协调，填写会议资源申请；对部门内部会议时间进行建议与控制；对部门内部进行会议室使用规范宣传与设备操作指导；与部门员工沟通，对不需要的资源及时释放。4.2.3.2将借来的员工椅归还到原来的位置，并摆放整齐；4.2.3.3会议提前结束（较预定时间提前30分钟以上）请及时通知部门文员对资源信息进行释放。4.3会议室设备配置表楼层会议室名称投影电视电脑VGA视频链接线电话会议（二套）视频会议（一套）一楼展厅√√按需按需二楼第一√√按需按需第二√√√√按需第三√√√√第四√√√按需按需4.4巡查及惩处办法4.4.1管理员不定期对会议室使用情况进行巡查（以上所有内容），并对检查情况根据表02《会议室检查表（日常使用情况）》进行登记记录；4.4.2会议室清洁人员协助监控（以上所有内容）；4.4.3管理员对会议室物质进行检查，保障基本设备的基本配置，并对检查情况根据表01《会议室巡查表（硬件设施）》进行登记记录；4.4.4IT设备管理员每周对IT设备例行巡查一次，并做好相应的记录；4.4.5所有人员都有权对会议室使用情况进行监督，对因会议资源影响到会议正常召开的情况均可反馈到管理员邮箱；4.4.6上述人员反馈的信息经核实属违规行为后，将记当次会议资源预定人员不良一次（如当天预定多个会议室均未使用且未通知释放，将按会议室个数记不良次数）4.4.7对于月累计两次以上（包含两次）不良记录的会议室预定人，将取消该预定人员预定权限一个月。5支撑表单表单编号表单

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