礼品管理制度

礼物管理制度本制度合用于有限公司对外会议或者经营活动中与礼物采购与制作、领用、赠予、收受有关的全部行为。一、管理职责，公司办公室为礼物的归口管理部门。1、负责礼物的采购、接受、发放，登记造册、保管、解决等项工作。2、负责进行礼物集中制作、采购招标工作。3、负责组织小批量、临时性使用礼物的采购。4、负责按月度礼物预算计划审核礼物费用支出。5、负责办理礼物费的请款、借支、财务报销审核手续。6、负责礼物集中制作及采购工作，对本制度商定的礼物采购询价进行复核。二、需求分析1、内部客户需求沟通（通过礼物传递的信息），根据年度部门工作规划，理解会议信息及礼物需求状况，涉及基本状况、文化特色、品牌信息、产品状况、市场状况等。理解定做礼物传递信息，设计礼物方案。2、分析定做礼物的用途（使用礼物要达成的目的），定做礼物的用途是个重点。不同用途的礼物定做要达成的目的不同。根据礼物需求不同，分为：商务礼物、会议礼物。三、礼物用途1、商务礼物是指对外进行商务交流活动、加强协作和联系时使用的礼物。细分为标志性礼物、交际性礼物二类。标志性礼物：用于品牌形象展示和宣传，礼物多为赠予形式，侧重公司理念形象展示。含有强烈的公司礼物定做特色，刻有公司LOGO标志的礼物。交际性礼物：狭义的商务礼物。用于日常的多个商务交际场合，提高送礼人与受赠者关系和情感的商务礼物，重点考虑受赠者对礼物个体需求，较为雅致又含有实用性的礼物普通都会受到欢迎，例如红酒、紫砂壶、茶叶、字画等。2、会议礼物是指会议、周年庆典或年度表彰时使用的礼物。会议礼物表达对与会者的关心。受赠者多为活动或事件的参加者，根据会议的需求和参加者的需求拟定礼物。会议纪念礼物可分为三类。周年庆典纪念礼物：重要用于开业、周年庆典、典礼等重大事件。体现庆典情感的载体。对于参会人员来说不仅是简朴的纪念品，还能够在日常生活中切实用得上。会议纪念品：重要用于各类业务会议、品牌推广会、产品推广会、患者会的礼物。礼物价值相对不高，但是含有良好的传输展示性，同时便于规模发放。例如广告类礼物。商业学术会议纪念品：重要用于论坛、讲座、学术交流场合，以表达感谢、拉近关系，巩固关系等。会议多为高端的研讨会或半公开的高端学习形式，纪念品侧重于品位与实用性。四、礼物种类1、办公用品：这类产品涉及纸砖、本册、文献夹等，既可用于商务广告礼物赠予，也可在单位内部使用，特点是广告位置明显，本册、文献夹还可加公司介绍，适合办公场合赠予。2、广告笔：小巧实用、功效多样，无论大量派发还是专门赠予，都有适宜选择涉及：圆珠笔、签字笔、造型笔、品牌笔等。3、广告表：在提示人们关注时间的同时，也提示关注你的品牌。属中高档礼物。涉及：塑胶壳表、金属壳表、多功效表等类型。4、广告服饰：真正的“亲密”接触，让品牌进一步。涉及：文化衫、T恤衫、夹克衫、马甲、广告帽、丝巾、领带等。5、电子产品：实用性和技术性，当代人自然偏爱科技化的礼物。涉及：计算器、收音机、电子万年历、PDA、电子保健产品等。6、皮制品：皮革的魅力在于浑然天成与精巧，是惯用的高档商务礼物。涉及：名片夹、钥匙包、化妆包、银夹、票夹、公文包等。7、案头精品：含有华丽的外观与讲究的品质，配合精美的广告标志制作，是流行的正式商务场合的高档赠品。8、水晶制品：本身透彻、晶莹，有品质。采用人工水晶材料，可加工成多个形状，配以精美包装，合用于重要活动纪念与颁发奖项。9、箱包制品：实用型礼物，合用于会议、讲座、展览会等。涉及：硬币包、笔袋、旅行箱、电脑包、休闲包、公文包等10、家居用品：让对公司品牌的记忆生活角落。涉及适合展会、促销赠予的低档礼物以及瑞士军刀、名牌电器等高档VIP礼物。11、广告伞、帐篷：实用性强，广告位置明显，作为夏季展会赠品。12、胸徽匙扣：树立公司品牌形象，适合展会，应用于商务场合。13、POP、EVA：价格低廉、色彩鲜艳，涉及PVC笔筒、广告扇、气球、软胶笔、塑胶像框、鼠标垫等14、塑胶制品：有户外广告的效果，用于展览会和大型公共活动的会场布置。涉及：大型充气物、造型充气物、自动充气气球等。15、金箔古币：文化品位，含有较高的艺术性和观赏性，高档赠品。16、工艺制品及古玩：含有较高的艺术性和收藏价值。合用于重要活动纪念和高级商务活动赠予。涉及铜器、锡器、陶瓷等工艺品。17、包装制品：精美包装物品。涉及多个材料包装盒、包装袋、纸袋。18、礼金卡。五、采购制作1、礼物集中制作与采购：每年10月份由办公室组织“礼物采购计划分析会”，由会议需求部门填写年度礼物采购预算表附件1。办公室根据礼物需要拟定公司“全年礼物集中制作或采购方案”，涉及：设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，由办公室按需求时间表进行招标制作和采购工作，礼物费用按需求具体使用计划分摊至部门。日常礼物采购：各部门因业务需要领用礼物的，原则上领用公司库存礼物，如果库存礼物不能满足需要，审批后单项礼物采购金额在1000元、总额50000元以上的，则根据附件1、2、3由办公室负责组织设计制作采购；特殊礼物的购置制作：针对公司重要客户，由公司办公室同意或高管安排紧急的重要礼物采购，按照附件2《礼物采购申请单》通过审批后由办公室负责采购贯彻。日常礼物制作：公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼物制作，可根据会议活动组办部门与办公室共同组织设计、制作订购。五、入库与使用1、建立礼物接受与放发台账，每半月盘点一次，做到账账相符、账实相符。2、价值在100元下列的礼物，按下列程序申领发放：礼物使用人填写“礼物领用审批单”附件4，部门负责人审核后，报办公室负责人审批领用；办公室负责审核赠予与否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼物的均衡分派、种类调配等做出安排；单件价值在201～1000元的礼物，由办公室分管领导审批后，按上述程序执行。1000元以上礼物报总经理审批后执行；外地、项目现场、应急性购置的礼物或特殊项目、特殊礼物，无论价值大小，统一由分管领导或总经理同意，直接办理。经办单位或经办人及时到办公室办理有关入库、领取和登记手续，具体操作按上述程序执行。公司同意组织的各类大型活动，涉及多个会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由会议主办部门在办公室领取发放，原则上使用库存礼物，需要特别制作时，按本程序审批执行。六、费用控制1、各有关部门将全年的会议计划、礼物预算报办公室备案。2、礼物费用开支在部门全年资金预算中列支。公司同意集体组织的各类大型活动，涉及多个会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等经公司高管同意后申请专项资金，公司高管安排的会议（活动）礼物在高管专项资金中列支。3、办公室在年度预算额度范畴内安排制作或采购礼物的费用，根据礼物采购方案和礼物入、出库单，分摊计入各部门管理费用中。4、在审批额度范畴内的礼物领用，办公室即可同意发放。超出当月额度范畴的，按规定程序审批后执行。费用将要超出年度预算的，财务部提示费用预警，办公室负责人应在“礼物领用审批单”上明确批示后，在不超出年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超出年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。5、费用实际发生时，根据本规定规定的各项审批单，作为费用实际发生的审核根据。七、礼物接受1、公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠予礼物。如遇对方赠予礼物而不能谢绝的，能够接受，必要时酌情回赠公司礼物。2、按市价折合人民币200元以上的礼物，自接受之日起10天内，填写“礼物上缴单”附件6，由部门负责人签字后，将第二联与礼物转交办公室。状况特殊时，上缴人可直接到办公室办理。3、对已登记入册的礼物，有重复使用价值的，公司能够转赠来宾，或者按市价5折内部解决。解决时，应优先照顾受礼人的需要，特殊状况下，经公司分管领导同意，可少收或免收价款。礼物解决所得款项，一律入公司专门账户管理使用。八、礼物赠予1、赠予对象的身份、个性以及赠予方式、地点要与礼物的特点相适宜；多人场合，要注意分辨受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼物；重复赠予时，注意花样品种的更换。2、避免礼物的重复赠予或漏送。同一单位同一客户在同一次赠予活动中，要避免公司或部门多头赠予现象；或其相反，遗漏重要客户。3、普通礼物赠予，目的是加强与客户沟通，给客户留下良好的印象和记忆。赠予礼物时，注意理解授赠人的个性特点，讲究品位、风格，采用不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。九、附件表单附件1《年度会议礼物需求表》附件2《会议礼物需求表》附件3《礼物采购申请单》附件4《礼物采购询价统计表》附件5《礼物领用审批单》附件6《礼物领用登记台帐》附件7《礼物上缴单》附件8《礼物上缴登记台帐》附件1礼物采购预算表会议类型/时间/名称50人下列及名称100人下列及名称150人下列及名称200人下列及名称200人以上及名称累计场次1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计单件礼物类型/原则/数量50元下列及数量100元下列及数量200元下列及数量300元下列及数量300元以上数量累计费用办公类礼物广告类礼物电子类礼物皮革类礼物案头精品水晶制品箱包制品胸徽钥扣工艺制品陶瓷古玩金箔古币包装制品户外广告品礼金卡累计部门负责人：统计时间：附件2会议礼物申请表会议（活动）礼物申请表会议主办部门：会议（活动）名称：会议类型与礼物用途□商务礼物□会议礼物礼物选择办公类礼物□广告类礼物笔、表等□电子产品□皮革制品案头精品□水晶制品□箱包制品□胸徽钥扣□工艺品金箔古币□陶瓷古玩□包装制品□礼金卡□户外广告品礼物单价原则：时间规定：会议部门申请人：联系电话：事项内容备注一、嘉宾状况：1、人数2、单位3、民族4、性质5、平均年纪二、礼物数量三、品牌或制作阐明五、费用总额审批：经办部门：经办人：

附件3礼物采购申请单部门：申请内容序号礼物名称规格数量单价预算用途阐明12345678累计申请人/时间采购制作负责人/时间办公室负责人办公室分管领导/时间总经理审批附件4定制礼物采购询价统计表供应商型号单价型号单价型号单价型号单价价格汇总累计办公室意见采购部意见办公室分管领导意见总经理审批附件5礼物领用审批单（两联单）编号:申请部门申请时间领用礼物名称规格数量单价（元）总价（元）礼物用途经办人（签字）：部门负责人（签字）：办公室意见领导批示附件6礼物上缴单（三联单）编号:序号:上缴部门上缴时间序号礼物名称数量预估