会务手册新版

PAGE1XXXXX集团会务执行手册目录TOC\o一、手册说明 4二、会议制度及规范 4三、流程图 7四、程序 9会前工作（按顺序） 9议题及参会人员范围的确定 9会议场所的选定： 9会议通知的起草 9申报会议预算 10人员确认 10设备准备 11预定 11车辆安排 11会务通知起草 11议程PPT制作 错误!未定义书签。食品的采买 11指导服务员工作 11会议场地布置与熟悉 12会中工作（按顺序） 12会议室保障 12汇报人员的保障 12用餐的保障 13娱乐的保障 错误!未定义书签。住宿的保障 13会后工作（按顺序） 13离会车辆安排 13退房 13设备整理 14结帐 14设备归还 14费用报销 14会务总结 14五、注意事项 14附件： 18会议通知草稿 19会务通知草稿 22会议预算草稿 27会务分工明细表 28主要会议场所明细表 29缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；会议注意事项着装要求:在总代会务期间需着统一教练服，由公司统一发放，每次会议前从客服部领取。会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。会议通知的发送跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前5个工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议，应该提前10个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开24小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准，总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准；会议纪律会务人员在会议期间，每日应于8：30前到达会场，做前期的各项准备工作；会议期间在场内避免随意走动，对手机做消音处理；会务组织：会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行会议预算，并报营销总监审批；交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；三、流程图整体流程开始场所布置与熟悉到达会场物料归总车辆安排预定会议室，房间，用餐YN设备准备人员确认（住宿，交通）会议预算起草会务通知选址及确定确认开课时间，参会人数开始场所布置与熟悉到达会场物料归总车辆安排预定会议室，房间，用餐YN设备准备人员确认（住宿，交通）会议预算起草会务通知选址及确定确认开课时间，参会人数会前产品出库食品采买产品出库食品采买四、组织架构会务总监会务主管会务专员会务专员会务专员五、工作职责详见附表六工作程序会前工作（按顺序）会议场所的选定：在会前至少30个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。要求：详见附件一说明：对符合上述条件的场所最终提请营销总监。参课人员数量的确定会议通知的起草在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员等事项。举例如下：议程时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员19:00—10：00汇报人：――――――、――――――、―10：00-10：15休息210：15—11：45汇报人：―――――、―――、――、―结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。申报会议预算依据会议参课人员数量及工作人员情况的确认，做如下费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，茶歇费，广告安装费，交通费，办公用品费等相关费用。会议预算要求在会前四天由会务总统筹完成，报营销总监和财务总监审批。人员确认结合派出工作人员情况及携带物料数量，确认住宿，安排交通（往返）情况。设备准备（详见附件二）预定依据征询结果，与酒店最后确定：会议室，房间，餐饮的具体安排。车辆安排 依据会议议程确定车辆往返的安排，一般选用金杯车。要求明确发车时间，地点，路线。会务通知起草结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。应包括时间、地点、参课流程、住宿安排、就餐安排、车辆安排、会务组联系方法、会议注意事项及会址路线图。会务通知要求在会前五天完成，发营销统筹后由其通知销售人员分别发放给参课人员。会务通知要求在会前三天发给参会人员。食品的采买依据会议的长短及人数，采购相应的水果、干果及小点心。指导服务员工作确定每次会议至少需有3名服务人员。通知服务人员全程服务茶歇。指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。会议场地布置与熟悉事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。所有会议所需用品需在会前一天运到会场；会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）等需在会前1天摆放并调试完毕。会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前一天准备并调试完毕。讲师台需放置矿泉水一瓶，并注意增补。摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。签到确定签到台的摆放与人员摆放《签到处》会中工作（按顺序）会议保障会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。汇报人员的保障落实汇报人员及时到会。了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。落实汇报人员用餐情况。落实汇报人员返回情况。用餐的保障要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。住宿的保障在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。叫早并通知早饭时间。在会议结束的当天13：00之前，将所有房间的钥匙收齐。会后工作（按顺序）离会车辆安排全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。导师离场与其他人员车辆安排退房在会议最后一天通知中午13：00之前，办理退房手续。设备整理在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。结帐在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。设备归还返回公司后，归还所借设备。费用报销在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。会务总结会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。五、注意事项会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以做好联系。全程会议要至少保证有2辆会议用车。会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。附件：会议通知草稿会务通知草稿会议预算草稿会务分工明细表主要会议场所明细表附件一公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號OURREF:第1页，共2页文件编号：发文日期：文件类别：会议通知拟文：审核：批准：收文部门：收文者：抄送：传阅FORMCHECKBOX阅后存档FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其他年月份总经理室例会通知年月份例会定于月日下午（星期）和日（星期）举行。会议的各项内容安排如下：一、会议地点：、参会人员：、会议主持人：议程安排：议程时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员1、―――、―――、―――、―16：:00—16：15休息216：15-18：00―――――――――、―――、―――、―――18：15—19：15晚餐19：30—22：30自由活动、交流，22：30分以前必须休息，35月29日（星期六）8：00—9：3049：30-10：30―――――、――、――、――、――、10：30-10：45休息510：45—12：30――――――、―――、―――、―――、―――、12：30返回会议注意事项5月29日早8：00举行总经理室周例会，5月31日的总经理室周例会取消；总经理室会议的内容属于公司的商业秘密，与会人员请注意保密；各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会；会议期间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；请汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准备22份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回；如因特殊原因无法参会，总经理室成员需要杨元庆总经理准假，其他人员需要本部门的主管总经理室成员准假并通知秘书处―――5月28日前将给与会人员发出详细的会务通知，请注意查收。附件二公司COMPANY:TO:傳真號碼公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號OURREF:第1页，共4页文件编号：发文日期：//文件类别：通知拟文：――――――审核：//批准：―――－收文部门：收文者：与会人员抄送：FORMCHECKBOX传阅FORMCHECKBOX阅后存档FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其他月份例会会务通知会议时间：月28日下午、29日会议地点：会议主持人：议程时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员1、―――、―――、―――、―16：:00—16：15休息216：15-18：00信息化建设情况通报―――――――――、―――、―――、―――18：15—19：15晚餐19：30—22：30自由活动、交流，22：30分以前必须休息，35月29日（星期六）8：00—9：30总经理室周例会49：30-10：30经营情况通报―――――、――、――、――、――、10：30-10：45休息510：45—12：30联想电脑服务模式研讨――――――、―――、―――、―――12：30返回房间安排：住宿人员房号住宿人员房号―――5206―――、―――5209―――、―――5208―――、―――5210―――5207―――、―――5211―――、――5205―――、―――5202――、――5204―――、―――5212―――、――5203―――、―――5201六、就餐安排：5月28日晚餐18：1519：155月29日早8：00早餐会5月29日午餐12：3013：30七、会务组：――：137。。。――：139。。。TEL：64231199转5201房八、车辆安排：日期时间路线安排5月213：0015：2016：0018：0019：305月29日8：209：4510：4012：3012：40九、活动安排：时间地点活动内容注：5月28日提供以上娱乐项目，如有需求请与会务组联系。十、会议注意事项各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会；请汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准备22份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回；如因特殊原因无法参会，总经理室成员必须向杨总亲自请假；其它人员需向部门主管总经理成员请假，并及时通知会务组―――。会间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；此次会议议程较多，会议的结束时间可能会有所延长；5月31日的周例会取消；如所汇报人员因参会所发生的交通费用可于5月31日下班前交给―――，由会务组统一报销（同时请在票据后注明姓名及行车路线），逾期请自行报销。每一房间只有一把钥匙，请注意保管，并在29日下午开会前交给会务组，若有损坏或丢失需自行补偿50元。参会人员如有住宿或用车需要，请及时通知―――或―――。附：路线图略附件三公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號OURREF:文件编号：QB/LX·PC·发文日期：文件类别：拟文：审核：批准：收文部门：收文者：抄送：FORMCHECKBOX传阅FORMCHECKBOX阅后存档FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCH