基于数据库的档案查询系统的设计与实现

基于数据库的档案查询系统的设计与实现

1档案信息管理的模式化随着国际邮局业务的扩展，邮局文件部门管理的文件数据量不再很大，有限的空间和存储设备无法满足需求。文件经理按照手工方法完成了大量复杂的文件的文件、搜索、统计和仓库管理，这也越来越复杂。档案信息管理必定由传统的手工操作方式逐步向以计算机为中心的自动化、机械化方向发展。该文所介绍的系统采用光盘存储技术及相应的计算机辅助管理系统来对档案进行压缩存储，并利用网络自动对档案进行归类、统计、检索和输出，从而提高管理人员的工作效率，节省存储空间。2开发档案查询系统，满足国际业务管理部门的需求。据专业特性,国际北京国际邮电局档案科是一个专门处理国际邮政业务档案和国际查单、国际验单、国际帐务的业务职能管理部门。国际邮政业务档案管理工作的特点是档案科目繁杂、档案规格不一致、国际业务档案处理手续复杂，而且国际邮政的进口科和出口科已经实现了计算机管理。所以开发一套针对邮局档案科的档案管理查询系统势在必行。系统主要功能需求如下：(1）计算机常用的平均标注和标注对各种类型、规格、纸质的单式，都能清晰完整地扫描到计算机中，并进行批注和备注。单式的关键字既要方便查询，又要尽量减少手工录入量。将生产科已有的封发和开拆数据转换到系统中，不用操作人员再进行扫描录入。(2）处理要求各种业务单式都能进行排序、归类和存档。对于清单总包号不连续情况，自动打印验单和信封。管理发验过程。(3）要求调查不同的单式按照不同的关键字进行模糊查询，例如一段时间范围和一段顺序号范围。可以批量打印输出查询结果。(4）统计要求统计各个工作人员的工作量、档案量、各种清单单式的空袋数、重量和袋数。(5）备份和拆卸要求每隔一段时间对档案进行备份，随机选择销毁档案。3统一的规范化设计该系统是一个集硬件和软件于一体的完整应用系统。在设计该系统时，本着统一、规范化的原则，实现硬件资源的相互适配和充分利用，在设计软件结构时又充分考虑硬件的性能，实现软件结构的模块化和可重构性。3.1文件服务器关联查询在该系统中，首先将业务单式扫描录入到计算机，其中关键数据保存在数据库中，图像文件保存到文件服务器中。然后，对数据库中的关键数据进行排序、统计。查询时，分别显示关键数据和图像，可对查询的关键数据进行备注，对图像进行批注，可批量打印输出关键数据和图像文件。图1详细描述了对数据和图像的处理过程。3.2核心和存储单式图像文件的管理功能该系统从三个方面来保证这些单式的安全：数据库的安全性，图像文件的安全性，用户权限的安全性。数据服务器使用的操作系统为NTServer4.0，数据库的访问权限和NT用户的权限结合起来，只有用数据库用户的帐号和密码登录的NT用户才能管理数据库，用户对于不同的表具有不同级别的权限。文件服务器对于每一个存储单式图像文件的目录开启一个FTP服务，数据库中记录了不同单式对应的访问端口号。每个工作人员都有一定的工作职能，所以每个用户也就具有完成这些工作职能的子系统的权限。用户在进入系统前，需要进行身份认证。3.3基础数据表的实现数据库类型为SQLServer7.0。数据库的表分为三种类型：系统表，基础数据表，业务数据表。系统表记录了系统的整体信息，包括用户信息、系统日志、文件服务器信息、FTP端口和访问信息、单式扫描录入日志、所有已有单式和自定义单式信息等。基础数据表记录着进口、出口、国内、国际邮局和国家的代码、长名、短名、中文名等信息。从而保证数据的一致性，并且减少用户手工录入的字符数量。业务数据表的结构一般都由三部分构成：第一个域都是SQLServer7.0支持的自动加1标识域（Identity)；中间部分为各种单式的关键数据项，不同的单式关键数据项可能不同；最后两个域为该条记录关键数据对应的单式图像文件名和保存这条记录的时间。3.4函件清单图像文件单式的图像文件存储在文件服务器上。FTP端口号的下一级目录为单式编号，单式编号的下级目录为年份，年份目录下便是该年度录入的所有该单式的图像文件。例如2001年的国内函件清单图像的存储目录为：/1＿2＿1/2001/。图像文件的命名方式为：单式编号+隔开符+年份（4位）+隔开符+顺序号+隔开符+整数，其中：隔开符为“-”；原始图像的整数部分为0，批注图像的整数部分为1；顺序号为连续增加的整数，每次增加1，每年重新从1开始排号。例如，2001年的第300张国内函件清单的原始图像的文件名为1＿2＿1-2001-300-0.tif。4系统的硬件组成该系统在档案科局域网内运行，采用C/S体系结构，它要求至少一台服务器和多台PC机，服务器包括数据库服务器和图像文件存储服务器，以下简称数据服务器和文件服务器。工作人员可以在任何一台PC机上利用不同的子系统处理各自的业务。图2描绘了系统的硬件结构组成。其中，存储设备应该具有海量的容量、稳定的性能以及高度的安全性，高速扫描仪要求自动进纸、双面扫描，平板扫描仪用于扫描破损情况严重的单式。5软件功能该系统分为系统设置、数据录入、档案管理、档案查询、国际验单五个子系统。5.1单式类型跨境服务器该子系统主要完成系统的管理和维护工作，包括管理单式类型模版、修改文件服务器FTP访问密码和端口号、管理系统用户和系统日志、统计用户工作量、对单式数据和图像文件进行光盘备份、恢复、销毁等。5.2业务数据库模块该子系统首先启动扫描仪扫描纸单式，得到电子图像文件，然后让用户手工逐条键入关键数据，最后将关键数据保存到相应的单式业务数据库中，将图像文件上传到图像文件服务器中。另外，因为用户的输入有可能出现错误，还需为用户提供修改录入的关键数据的功能。该子系统的处理过程如图3所示。由于该子系统涉及的用户工作量也是档案管理查询系统的最主要工作量，所以设计和实现这个子系统时，尽可能地切合档案科工作人员的工作习惯，提供一些辅助功能，提高他们的输入速度，其中典型的有以下三个功能：(1）关键数据的生成界面左边是以表格形式显示的本次需要录入的关键数据，界面右边是表格中当前选中记录对应的图像文件，系统将图像文件放大、定位在该图像的关键部分，例如清单总包号。(2）系统临时保存功能不高，可与作用实体相关因为用户经常在扫描上千张单式后再进行录入，而录入上千条关键数据需要较长时间，所以系统提供了临时保存的功能，用户可以在临时保存后，下次再登录该子系统接着录入。(3）部分单式的运行因为用户有时还需对某些单式再进行确认，只想保存部分单式，所以系统提供了部分保存的功能，用户可以任意选择进行保存的单式，系统只保存选中的单式，而将未选中的进行临时保存，等待用户下次录入。5.3国内验单的功能该子系统主要完成清单归档、国内验单、国际帐务统计的功能。清单归档是指检查一段时间内，每套总包号的各种国际、国内清单是否发生重号或缺号等不连续情况，并记录错误信息。国内验单的功能是对国内清单归档生成的重号或缺号等错误信息进行发验，打印国内验单和发往验单涉及邮局的信封，并定期重发没有收到回执的验单和信封，还提供用户自定义验单内容的发验功能。国际帐务统计的功能是统计并输出一段时期内各种国际清单、各个国际互换局的空袋数、袋数、重量和。5.4国际身份验证体系该子系统的功能主要是管理对国际清单归档生成的重号或缺号等错误信息，定期批量重发通过扫描录入的、没有收到回执的国际验单和记录单。5.5查询单式的结果该子系统的功能主要是查询单式的关键数据和图像，并对查询结果进行处理。图4体现了档案查询的全过程。用户首先确定单式的查询条件，如寄发时间范围、总包号范围、运输方式等，从业务数据表中查询单式的关键数据，从文件服务器中下载单式图像，系统以列表形式显示所有记录的关键数据。对查询结果的处理包括批量打印、备注、批注。备注内容保存在数据库中，批注则是直接修改图像，批注后的图像和原始单式图像作为两个不同