超级术干货版

超级整顿术_0120.txt一、谁该学整顿，什么是整顿●要做的工作太多，不知从何处下手。●办公桌上乱成一团，时间经常花在找东西上。●电子邮件看但是来，不懂得如何整顿电脑内的信息和资料。●即使制订了工作计划，但从没按计划完毕过；上班时间不够用，经常加班。●总是说“忙死了”。如果你中枪成筛子，那么你应当读读这本书，跟泉正人学习“超级整顿术”。泉正人是“超级整顿术”的发明者，他担任着日本金融学习协会理事长，同时经营5家公司，每天还能节省出上午9点后来的时间用于学英语、打高尔夫，每月会去海外视察、旅行，每年读书多达300本以上……你的办公桌很干净？你的电脑中设了好几个层次的文献夹？不要觉得做到这些样你就是个会整顿的人。本书的目的不是把你培训成处女座。“整顿不是为了环境整洁，而是为了提高工作效率。”“超级整顿术”的总体办法是“按照规则进行整顿”。只要设定了规则，并彻底执行，不依靠记忆力和意志力，也能实现整顿的目的，从而获取更多的自由时间。规则越简朴越好，如果整顿办法太繁琐连自己都记不住，那必定不能长久坚持。请记住：不必追求完美，整顿得不彻底也没关系，只要稍微整顿一下能比以前少浪费某些时间，就较好了，切忌把大量时间耗费在整顿上。整顿术有一项原则：“可干可不干的事应尽量地偷懒。”总之，放松心情来学习整顿吧。二、整顿文献和办公桌据统计，一种当代商务人士，一年花在找东西上的时间大概是150小时。按每天8小时工作时间计算，一年中有19个工作日在找东西。如果整顿得当，能够把这样多天的时间都节省下来供你自由支配，光想到这一点，是不是就足够令人开心？1．不要记“东西放在哪儿”，而是记“应当放哪儿”“整顿的最佳状态是，需要的东西和信息随时都能找得到。”如果仅是摆放得整整洁齐，但是弄不清东西放在哪里，无法随手获得，这样的整顿没故意义。我们应当记住的不是“东西放哪儿了”，而是“东西该放哪儿”这一规则，并且，规则越简朴越好，太复杂反而会把自己搞糊涂。用后偿还原位很重要，这是大家幼儿园时就懂得的道理，为什么成年人经常做不到？一种重要的因素就是：没有制订摆放规则，忘了该把物品还原到哪里。如果规定好物品应当摆放的位置，记住这个规则，并彻底执行“用后就还原”，必定不会半天找不到自己需要的东西。2．文献分类保管，但不必分类太细文献一到手就要分类，但不必特别细致，能够这样做：①正在办理的或近期要用的文献，放在托盘或透明文献夹中，摆在办公桌桌面上最容易拿到的地方；②需要保存的重要文献，如合同、发票等，封口保存；③不知后来与否需要的文献，临时保存。正在办理的文献放入透明文献夹，具体说来，最佳根据工作项目分类保存，只要是和某个项目有关的文献，统统放进一种文献夹内，如果一种放不下时，可分为多个。为了便于分辨，应给透明文献夹加上封面，在A4纸上面写清项目和合作方名称，以及开始日期（最佳统一格式用6位数，如080801），封面用Word文档的固定格式打印，每次打印封面时直接调出文档填写时间和名称即可，既节省时间，也便于管理。尽量把文献统一成A4纸大小，看上去整洁，便于收纳，也不容易丢。大尺寸的资料，就缩印成A4尺寸再保存。从杂志上剪下来的信息或是写在小记事本上的内容，如果比A4尺寸小，要么把它们输入电脑，要么用订书机订在A4纸上。装文献的透明文献夹，建议竖着放进大号文献盒里，便于抽取。大文献盒的颜色本身就能够作为分类标志。例如说，蓝色的用于寄存“预算”类，黑色的用于寄存“资料”类，这种办法简朴有效。但颜色分类法也要尽量粗放，如果颜色太多，连自己都想不起来某种颜色代表什么内容，那就失去意义了。总之，“规则要简朴到不费脑子的程度，才是最佳的”。透明文献夹放进大号文献盒时，如果数量不多，也就无所谓什么次序，如果数量比较多，为了避免后来找起来麻烦，就需要进行适宜的分类。日本流行一种办法叫作“使用频度分类法”：凡取出一份文献，还原时都从左侧摆放。这样，使用频率高的文献，都集中在左侧。如果文献盒里插满了，就能够把位于右侧的、使用频率低的文献归为“已办理、需保存”的那类，或直接扔掉。已办理并且需要妥善保存的文献，放入大号硬质的文献夹，在文献夹书脊的位置贴上标签，写清项目名，摆放到不必随手获得的位置。摆放时可按照内容分类，也可按照拼音字母次序分类。3．学会扔东西广告彩页、商品目录、阐明书等，但凡在网上能够阅览的东西，都不要打印保存；不需要的邮寄品，制止对方邮寄。总之尽量减少纸质文献的堆积，并且学会及时扔东西，只有这样，有用的文献才干快速被我们找到。判断一份文献该不该扔，有下列3条准则：是不是已办文献？是不是重复的文献？是不是此后不再用到的文献？前两条很容易判断，如果是，则直接扔掉，第三条就不容易拟定了。当无法判断文献此后与否尚有用时，就统一放到一种大纸箱临时保存。到了年终大扫除时，从箱子下面开始检查，越是下面的越能够考虑扔掉，如果一年中也没有用到一次，就干脆扔掉。“一丢百了，丢了，也就不需要再整顿了。”作者每年大概要读300本书，光是这些书籍，就得占据很大的空间。他推荐摘录阅读法，即带着目的去读一本书，仅仅把书中对自己有用的信息挑选出来，一边读一边做笔记。笔记最佳是输入在电脑中而不是用笔抄写，这样便于搜索。做好的摘录笔记有空时要重复阅读，使书中的精髓内容渐渐变成自己思想的一部分。到了这个境界，书就能够扔掉了，我们需要的不是书籍本身，而是书中的精髓。除了确实有重复阅读价值的书，其它读过的书最佳每月集中扔一次。杂志也同理，有用的信息敲到电脑里，或者剪下来保存，或者复印、扫描成PDF，然后就能够把杂志扔掉。4．惯用物品和工具应当不用站起来就能拿到你坐在椅子上，就像船长坐在自己的驾驶座上同样，最佳能不用站起来，就够得着想拿的东西，这样工作时注意力能够更加集中。因此像签字笔、订书机、即时贴等最惯用的东西，要放在桌面上的笔筒里，否则每次使用都得把这些东西从抽屉里拿进拿出，很浪费时间。不需要频繁使用的，如透明胶带切割机、修正液等，就能够放进抽屉里，以免占用贵重的桌面空间。另外要注意，桌面和抽屉里的东西都要摆在固定的位置，用后即还原，这样才不会乱成一团。5．下班时活儿没干完不要收拾桌子案头工作尚有诸多没完毕，已经到下班时间了，按照整顿术的原则，是不是都要物归原处再走呢？其实否则。如果安全条件允许，最佳不要收拾，摊在桌子上直接离开。由于第二天上班后，再把昨天收拾好的文献一一取出来，也是很浪费时间的。工作前耗费的时间越多，就越难以集中精力进入状态。整顿的最后目的是提高工作效率，一切妨碍工作效率的整顿都是多出的。6．在名片上写下见面日期、地点、外貌特性收到一张名片，就在上面写下与这个人见面的日期、地点及其外貌特性，方便后来能回想起这个人是谁。名片不必急于整顿，放在抽屉里的固定位置，每月整顿一次即可。整顿时分为两类，一类是此后会频繁打交道的人；一类是看样子此后不会来往的人。后者放在不常打开的纸箱里，前者用名片夹保管。固然，真正联系频繁的人的联系方式，都是在OUTLOOK等软件上保存的，名片其实只是用来收藏。7．万事开头难，从每月一次做起诸多人一想到整顿就会胆怯，觉得真麻烦，然后就慢慢迟延下来，办公桌上的“小山”又增高了许多。“建议你从简朴的事情做起，付诸行动十分重要。”对于那些忙得抽不出空的人，建议设定一种整顿日，每月一次即可，抽出一天中的几个小时进行整顿，循序渐进，后来的负担会越来越轻。三、整顿电脑与电子邮件在人均一台电脑的今天，并没有多少人真正感到工作变轻松了。因素是诸多人并没有把电脑充足运用起来。“要把电脑当作另一种大脑来用”，不仅是工作方面的内容，日常生活都由电脑进行统计、管理，“不要浪费自己贵重的脑力”。人的脑力应当集中在思考上。1．信息“一元化管理”诸多人在家一台电脑，在公司一台电脑，会经常碰到这种困扰：想要的文献不知存在哪一台电脑里了；为了使两台电脑里的资料同时保存，耗费诸多时间与精力；两台电脑里设定的模式有时不同。找文献最浪费时间与精力，如果计算进成本的话，等于白白丢掉了诸多利润。作者建议：把全部信息都集中在一台轻巧便捷的笔记本电脑内，如果在办公室里工作时觉得笔记本电脑屏幕太小，能够接一种大的显示屏。大多数人习惯用笔和小本做会议统计，会后还要把某些重要事项敲进手机或电脑里设立提示以免遗忘。不如在会上就直接用电脑做统计，并且使用符号一边统计一边整顿，如■标注待办事项，●标注现在还不需要、将来再整顿的信息，★标注有疑问的事项。这样一目了然，会后一一对应复制粘贴到电脑上的日程表（如OUTLOOK的TODO）或手机日程软件上即可。日历本、PDA、手机上的日程表或邮件最佳都能与电脑同时连接，如果不能与电脑连接的就不用。只用一台电脑，多个电子设备、软件都和电脑相连，这就叫作信息的“一元化管理”，有助于节省时间提高效率。2．信息不必分类过细，要便于搜索有人把文献夹设了一层又一层，看上去很有条理，事实上反而有弊端。文献放入文献夹时，会犹豫终究放进哪个好，分得越细，找到目的文献耗费时间越长。作者建议设3个层次的文献夹就能够了。电脑的搜索功效很强大，文献只要整顿出个大概就行。文献夹名称和文献名都要尽量具体，并且格式统一，例如“日期+项目名称+内容”。即使是客户发来的文献，也要重新命名，把时间和核心词都放进去，后来想要的时候就很容易搜索到了。除Windows搜索功效外，作者还推荐“谷歌桌面”，它的优点是：不仅能够通过Word或Excel等文献名称进行搜索，还能以文献内容为对象进行搜索，甚至邮件、阅览过的网页等也都能够被搜索到。“谷歌桌面”尚有一项十分便利的功效，就是能够对电脑缓存内容进行搜索，就算哪天不小心删除了原来的文献，也能够通过缓存对过去的文献进行搜索和浏览。电脑桌面要保持清爽，桌面上文献夹数量最多不应超出10个。正在办理中的文献，按不同项目设文献夹快捷方式，放在电脑桌面上。打开电脑后，争取鼠标点击不超出3下就能找到正在办理的项目文献。文献一旦解决完毕，就保存进已进行分类的文献夹里，删除快捷方式。3．邮件快速分类快速回复现在大部分公司内部的联系、告知、规章制度颁布等都是通过邮件发送。对于公司的管理人员来说，职位越高，需要解决的邮件就越多。能够说，邮件整顿都快成为当代商务人士的一大烦恼了。有的人如果全部邮件都读，甚至要花掉一天时间。因此，必须用“超级整顿术”快速搞定邮件。作者给自己设定了3条规则：①邮件打开后只读一遍，需要回复的话立刻回复，实在没空，就把这些已读一遍的邮件保存在收件箱里，归在“尚未解决”文献夹中，有空时一并回复，但是也应第一时间回复一句“邮件看到了，回头回复您”。不要让对方处在一种不懂得邮件收到没有的焦虑中，有损互信关系。一旦你给对方留下了“这人总是很快回我邮件”的印象，对方也会以同样的态度来回报你。时间一长，连对方的习惯也容易被你规则化了。这样，双方就自然而然地用邮件作为重要沟通渠道，少打电话了。打电话是很浪费时间的。②在5秒钟内作出判断，尽量减少犹豫和思考的时间。要是能把那些犹豫不决的时间都节省下来的话，工作效率会提高许多。③邮件要写得简朴明了（分条分项写成灵活的“清单”），不仅节省发件人时间，也节省收件人阅读时间。四、如何收集和整顿海量信息市场规律中有一条“20/80法则”，说的是20％的商品的销售额占总销售额的80％，20％的顾客购置了80％的商品。这条法则的深层含义就是：“重要的东西往往只有那么一点点。”对于信息来说，“20/80法则”仍然合用。在信息像洪水同样泛滥的当代社会，真正有用的或运用频率较高的其实并不多，也就20％左右吧。如何收集到真正对自己有益的信息，已成为一项重要的商业技能。即使真正重要的信息只有一点点，但要获取这一点点干货，前提是要占有尽量多的信息，没有量也就谈不上质。如果得到重要信息的概率是相似的话，那么分母越大，获得的有用信息就越多。要想在信息海洋中上岸，先得把自己沉没在大量的信息里。要想获得大量信息，必须确保信息源头畅通，如果全部信息都靠自己去收集，那太费时间，最佳是让信息能够自动飞来。例如用RSS订阅博客信息，即使不打开博客网站也能读到最新信息摘要。还能够订阅大量电子杂志，作者订了数百种。电子杂志的好处是，多个信息会源源不停地自动飞入邮箱，这样不仅节省精力，更重要的是，能够有效避免“我们自己主动收集信息时只挑自己关注的信息，久而久之得到信息的范畴会变窄，我们看待和思考问题的视野会变狭隘”。但是要注意，千万不要用工作邮箱来收杂志，否则，一边干着活，信息一边不停往里涌，必定扰乱注意力，影响工作。作者的方法是专门注册一种邮箱用来接受电子杂志，每天只在晚上临睡前登录这个邮箱，通过整个白天，信息源源不停飞入，晚上统一“收割”。不必每篇都看，只需大致浏览一遍标题，感爱好的择要看看或者保存起来。作者也订阅了不少纸质版的商务杂志。阅读的方法也是先浏览标题，然后认真看感爱好的内容，如果有些信息特别有用，就摘录在电脑里，摘录完毕这本杂志就能够扔了，以节省空间。有人说，订了那么多杂志又不全部读完，不是很浪费吗？作者认为“如果错过有益信息才是真正的冒险，与那种损失相比，订阅杂志的费用不算什么”。收集信息时不仅要广泛，还要有重点领域，要有目的地给自己拟定几个“主题”。例如“最新金融信息”“如何提高工作效率”“对环保有奉献的最新技术”“最受欢迎的餐厅”等等，总之就是你最但愿具体理解的某个领域。“主题一旦拟定，就会像一种过滤器”，当我们被大量信息沉没时，它能帮你过滤出更有精度的内容。设定主题后，如能主动地通过报纸、杂志、书籍等，“故意识地去大量收集与此主题有关的信息，那么一年后，在这个领域，你甚至有可能变成专家了”。五、整顿大脑1．清空大脑，把事情都记在日程表上商务人士都会使用电脑或手机来管理自己的工作和日程。但是诸如还信用卡、买卫生纸、给某某买礼物等生活琐事呢？可能你觉得，这些都是微局限性道的小事，不必兴师动众记在日程表中。但是，这些繁杂的小事是相称常见的，如果不用电脑来记，就会长久驻留在大脑的某个角落里，可能会在你工作的时候忽然跳出来。例如忽然想起信用卡要还钱了！接下来又会想，要还多少钱来着，还款日是几号来着，今天是几号来着？最要命的是，有时我们会强迫自己停下手中的工作，找出银行发来的账单，核对确认金额和期限。如果总是这样，工作时就很难再集中精神了。“要想让自己专注于眼前的重要工作，就必须要去除大脑中的一切琐碎事情，使大脑处在空荡荡的状态。”只要是可能遗忘的事、需要记住去办的事，通通记在日程表上，然后清空大脑。电脑和手机上的日程类软件诸多，作者习惯用OUTLOOK的TODO，在TODO中输入每七天、每月、每年的定时任务。工作完毕之后点击分类，任务便会从界面消失（事实上是作为已完毕工作保存起来，后来能够随时查看）。随着工作一件件完毕、一件件从界面上消失，一定会让人产生一丝成就感，这种成就感也会成为我们工作的动力。2．把操作型工作委托给别人当我们扫视日程表时，除了关注工作的轻重缓急之外，还能够从“这件事该不该自己做”的角度进行考虑。有些任务并非一定要亲力亲为，没必要非自己做的工作，要尝试委托给别人。工作能够分为“操作型”和“思考型”两大类。操作型的工作：如解决发票、整顿文献或进行会议准备等不怎么需要动脑筋就能够完毕的工作，大多数状况下都是些例行事务。思考型的工作：如规划备案、策划新项目、写作、决定经营战略等需要进行大量思考的工作。“只要是操作型的工作，我们都能够委托给别人，从而节省自己的时间，提高工作效率，这也是我们整顿的最后目的。”将工作外包时面临的问题是：需要搞清晰将工作委托给别人时付给对方多少酬劳才划算，能够以自己的小时工资为参考基准。假设某人年平均工作天数为240天、每天工作10小时，年收入25万人民币，则小时工资约为104元；年收入40万元，则小时工资约为167元。那么，一项需要5小时完毕的工作，如果500元以内能够雇到人做，年收入25万的人值得考虑外包；对于年收入40万的人来说，800元以内就值得考虑外包。可能有人会想，自己干的话，这500元不就省下来了？但这种工作终究只是操作型的，甚至能够说只是些杂事，无益于本身能力的提高。如果花钱将这些工作外包出去，自己就能够运用这段空闲时间从事重要的思考型工作，从久远角度来看，无疑会产生更大的收益。譬如，能够运用这段时间思考新的商务计划，用来学习英语或准备多个资格考试，也能够用来旅行作为提高本身感性认识的投资。况且，如果花钱雇用别人的话你便会产生这样一种感觉：这段空余时间是自己特意花钱才得到的，因此一定要好好运用才行！将工作委托给别人，事实上就是公司的组织方式。上层的管理人员信任自己的下属，将工作委托给他们，并建立起一定的规则和秩序。正是得益于这种规则和秩序，公司才干得到发展。“这里最核心的是建立一种‘规则’，发明一种就算自己不开口、下属也能够快速并且对的完毕工作的‘规则’。”这对于管理者来说至关重要。作者担任日本金融学习协会法人代表的时候，用Excel制作了一种工作的要点提纲，放在公司的共享文献夹里，任何人任何时候都能够查看。内容涉及月末工作、大扫除、早上出勤、最后离开办公室注意事项、面试等各项工作的具体阐明，负责此项工作的员工能够把资料打印出来，按照上面的环节有条不紊地完毕。不仅领导变得很轻松，员工们也能够快速无误地完毕操作型的工作，大家都能够将更多的时间耗费在思考型的工作上了。有的人可能要说了，我们公司也有诸多规则，但是往往制订出来很快就成为一纸空文，极少有人恪守。其实，不恪守规则的人大多数时候只是忘了规则，并不是故意不恪守。如果规则能够“自动冒出来”，相信大家都不会无视。例如，作者所在的公司每到月底，服务器就会自动向员工发送月末解决事务要点。3．对会议进行程序化管理作者并不喜欢开会，由于他认为在同一时间内许多人聚集在一起开会是一种浪费。小时工资为200元的5名员工聚在一起开会，每小时等于耗费1000元。如果是3小时的会议，就要花3000元。除此以外尚有场地费等其它费用，因此开一次会的实际成本预计在5000元左右。如果在会上讨论的是价值5000元以上的内容倒还好，但是绝大多数会议都是将大量的时间用于只需邮件就能够解决，或不必当场讨论的事情。如果是不得不进行的会议，建议先做要点提纲，用邮件发给会议全体出席者，让大家搞清晰会议的议题，做好对应的资料准备，并整顿好自己的讲话后，再参加会议。如此一来，大家都明确了自己的职责和会议内容，会议能够高效地进行。事先做要点提纲，也使会议统计更加容易，只需在各项议题下面填写会议上的决定事项和重要事项，以及每项工作具体由谁负责，会后立刻发送给参会人即可。只有做到了这一步，才算是对会议进行了程序化管理，提高了工作效率。4．用“过滤器”判断新项目的可行性要点提纲并不仅合用于操作型的工作，思考型的工作也能够灵活运用。仅是坐在那里空想，大脑中可能很难想出什么实用的新项目。作者给自己设立了4个要点，每次构思新项目都按照这4条思考：①能否令自己感到愉悦？②与否有市场发展前景？③与否是积累型的业务？④与否对社会有益？“能否令自己感到愉悦”，这点相对而言比较简朴，由于绝大多数状况下，自己想出来的点子都是自己感到满意的。但要想满足后3项条件，就比较困难了。如果不是朝阳产业便不会得到上级部门的采用。所谓积累型业务，指能够随着时间的推移提高销量、积累技巧的业务。与积累型业务相对的是流动型业务，指通过不停的重复操作来提高销量的业务。如果开展的业务对社会没什么益处、无法被大多数人接受的话，该业务也不会长久。满足这4项条件后，作者还设立了10个更具体的要点：①投资回报率能否达成50％以上？②在看清这项事业最重要的核心点的基础上，再进行思考。③最大的风险是什么？④如何规避风险？⑤有哪些竞争对手？⑥竞争对手的预计销量和预计收益如何？⑦能否将其系统化？⑧市场战略。⑨自己最擅长这项事业的哪个方面？⑩减去固定费用和波动费用，收益大概能超出盈亏平衡点多少？这4大项10小项就像创意过滤器，每个人都能够结合自己的工作实际状况设立类似的过滤器，这样就不用在脑海中翻来覆去地掂量新项目与否能上马，只需每个创意产生时都拿出这个列表一一核对就行了。5．在自己喜欢的地方工作普通大家工作的场合不是家里的书房就是办公室，但是人不能总是待在一种地方，作者喜欢根据自己的心情选择最能提高主动性的地方办公。有时候只带着一台电脑长时间地在公园中散步，面对周边的美景甚至会发会儿呆。但是，往往这种时候，大脑中会有出人意料的、优秀的创意出现出来。作者最喜欢的散步地点在办公室附近的高级住宅区里。由于做过有关房产租赁的业务，因此对住宅建筑很感爱好。每当看到美丽的独栋房屋时，总会产生一种主动向上的感觉，会情不自禁地想：总有一天，自己也要住进那样的房子里！在上班前抽出一点时间，去喜欢的咖啡厅或公园里放松一下，必定会产生许多在办公室里想不出来的创意与构想。六、整顿时间1．给工作任务设定周期提示我们的工作中有许多每七天每月都要做的例行事务，如果每次都要在日程表中输入一遍，会相称麻烦，OUTLOOK和其它日程软件中有“定时工作任务”设定功效，运用起来很方便，能够设定每七天一、每月第二个星期天或每月最后一天做哪些相似的事务性工作。作者特别推荐把例行事务固定在一种相似的日期，例如投资有关事务安排在周二，确认工作安排在周一，即使这些工作只要一周内完毕就行，周几做无所谓，但固定一种日子形成规则更加好，能够使工作更加有条不紊，更能集中精力思考问题。创意也要保存进日程，定时提示。例如，作者几年前有个想法：设立一种资格认证考试，以普及理财方面的知识与技能，使人们加深对财务的理解。当时他这个想法仅有雏形，没有任何具体内容，但他还是把“设立资格认证考试”加进每月工作任务里，在每月固定的一天，这一条目都会出现在他的日程表上。作者并不是每月都推动这件事，大多数时候只是大致看一眼就确认，这种没什么进展的状态持续了好几年。但由于日程表每月都自动提示一次，这件事也就始终在心上。时不时想到考试内容、考试对象等问题，思考出成果就把这些内容写进条目中。就这样，想法逐步变得具体起来，赞成这个想法的朋友也越来越多，终于有一天，各项条件都成熟了，于是一鼓作气，将梦想变成了现实。“就算最初只是一种很含糊的创意，但是只要将它们输入定时显示的‘工作任务’，便会督促自己不停完善、推动该创意。”很可能它们会在某个时候发展成具体可行的构想。总之，创意的具体化和实现也离不开规则的设立。2．有效运用空暇时间有访客临时取消来访计划，或是会议提早结束有少量空暇时间的时候，作者便会从日程表中找出能在这个时间段内完毕的任务，将其解决完毕。如果空暇时间较短，就不用来完毕工作任务了，只是进行邮件确实认与回复。如果空暇时间更短，能够考虑某些策划。3．设定一种“绝对努力工作不走神”时段在公司的工作时间经常会发生许多干扰，最典型的就是接打电话。有电话打来时，我们正在全神贯注干着的工作也得临时放下。要