电子档案的保存与保护

电子档案的保存与保护

一、应用计算机技术电子文件是在数字设备和环境中生成的，存储在闪存盘、cd和cd等化学磁性材料上。它依赖于计算机和其他数字设备，并可以通过通信网络传输文件材料。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子档案取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。与纸质档案比较,电子档案有以下几个特点:1.电子文件不是直观的文件，但必须使用现代办公设备进行阅读和使用2.电子文件可以通过计算机和其他现代办公设备快速处理和传输3.电子文件的存储条件和环境要求不同于纸质文件对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。二、存贮载体的选择由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。1.试验盘的质量关A.统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。B.把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。C.规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%—50%,温度控制在14-24℃。D.加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。2.控制不同复配的盘A.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。B.注意避光。光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。三、电子文件的重要性1.档案存储技术开发目前,大多数基层档案馆室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。2.档案工作者的辛勤劳动成果应“待字姐中”手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。3.电子文件可以存储信息的多个部分，并将存储结果发送给接收方导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。四、该文件应采取的对策1.对现行文件的操作指导新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子档案的原始信息,了解信息重新组合的来龙去脉,保证电子档案的可靠性。2.电子档案记录是一种非接触式的档案信息以化学磁性材料为载体的电子档案,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子档案记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。目前,对于长久保存的电子档案,需要定期进行复制,以防止信息损失。3.做好知识更新,引进、消化、适应信息技