办公室工作手册

办公室工作手册（咨询意见稿）二〇〇七年十一月

目录TOC\o"1-2"\h\z\u前言 3上篇综合办公室重要职责 4中篇办公室有关制度汇编 6下篇办公室工作程序 7第一章会务工作程序 7第二章公文解决程序 14第三章接待工作程序 28第四章协调工作程序 32第五章办公服务程序 35第六章信访工作程序 56第七章印信管理程序 63第八章调查研究程序 73第九章安全保卫工作程序 76第十章重要文稿撰写程序 78前言始终以来，局综合办公室及局属各单位办公室的同志们，亲密融入局中心工作，服务公司改革发展的大局，坚持高效、细致、务实的工作作风，不停强化责任意识、全局意识和服务意识，充足发挥承上启下、协调左右和参谋助手作用，扎实推动办公室工作的精细化、制度化、规范化、原则化管理，成果明显，成绩斐然，为我局实现持续快速稳定发展提供了坚强有力的保障。局综合办公室充足运用总公司整体上市的有利契机，通过总结数年的办公室工作经验，汲取局属各单位先进管理方法，结合当代公司内部控制规范，精心编制了该《办公室工作手册》。本次编制办公室手册的目的是：明确部门职责、贯彻制度文献、规范运行机制、理顺工作关系、细化操作程序，全方面加强内部控制，切实实现科学管理。办公室工作手册分为上中下三篇。上篇为办公室部门职责，中篇收录了局现行的办公室工作有关制度文献，下篇为十个办公室工作模块管理程序。工作模块管理程序是手册的重点内容，全方面涵盖了办公室会务工作、公文解决、接待工作、协调工作、办公服务、信访工作、印信管理、调查研究、保卫工作、重要文献起草等内容。这些工作程序中蕴含着办公室工作的全局意识、服务意识、开放意识，成本意识、效率意识、勤俭意识和廉洁意识，是对我局办公室工作内容的梳理和形式的提炼，是办公室工作内涵的丰富和外延的扩展，凝结着许多届办公室工作者的智慧和精神。但愿大家集思广益、再接再厉，对手册不停进行更新和完善，形成我们成熟的工作指导典册。我们相信，只要我们大家统一思想，齐心合力，我局办公室工作就一定能够开创出崭新的局面，获得更加令人满意的成绩。让我们继续以改革的精神，创新的思维，务实的态度，扎扎实实抓好办公室的各项工作，把办公室工作提高到一种新水平，为我局实现又好又快发展作出更大的奉献。上篇综合办公室重要职责（建二通〔〕223号2006年10月10日）综合办公室由局董事会办公室、局总经理办公室和局党委办公室合署构成。综合办公室主任由局董事会秘书兼任，综合办公室设两名副主任，均属局总部部门正职岗位，其中一名副主任为局总经理办公室主任岗位，一名副主任为局党委办公室主任岗位。局总经理办公室下设行政保卫部，行政保卫部经理为局总部部门副职岗位。一、局董事会办公室1．负责局董事会会议筹办、董事会会议资料管理及其它日常工作；2．负责对局重大经营活动和重大决策事项有关资料的收集、检查、跟踪；3．负责持续向董事提供、提示并确保其理解有关实施国有独资公司董事会制度后公司运作的法规、政策及规定；4．负责局董事会对外重大信息披露工作；5．负责督办董事长、各董事批示事项的贯彻工作；6．负责董事会董事（含外部董事）的日常联系、接待等工作，并为董事工作提供服务等事项；7．负责董事会基金的筹集、管理和使用，向董事会提出意见和建议。8．完毕领导交办的其它事项。二、局总经理办公室1．负责参加局重大事项的调研工作，研究局贯彻和贯彻上级有关方针、政策的意见，提出建议，供领导决策参考；2．负责局总经理议事会议的组织、文献起草工作与会议统计、会议纪要整顿及会议决定事项的跟踪检查、督办工作；3．解决行政方面的综合事务，协调局总部办公，确保正常的工作秩序；4．负责局领导的外事活动、外宾接待工作和局总部室内办公系统CI工作；5．负责局总部的公文解决、文秘、核稿工作、机要管理、印信管理和档案管理，指导子公司的档案管理工作；6．负责局总部办公活动和服务中环境、职业健康安全目的、管理方案和应急预案的编制、实施、评审、考核和分析；7．完毕领导交办的其它事项。行政保卫部：1．负责局总部固定资产（房产、车辆、复印机等）和办公用品的管理工作，提供局总部文印、收发、交通、通讯及接待服务工作；2．负责局总部的基建和后勤事务工作，做好后勤事务的管理工作；3．负责局总部保卫、消防管理、户籍管理和治安综合治理等工作；4．负责局总部环境综合整治等社会事务性工作；5．负责对局签约的重点项目和分公司易燃、易爆、危险化学品的管理和消防工作等进行监控；6．负责对局总部办公所需资源、能源、废弃物的处置、电梯安全、交通安全、饮食安全等进行控制；7．完毕领导交办的其它事项。三、局党委办公室1．负责局党委各类工作会议的组织筹办工作及文献、报告的起草工作；2．围绕局党委的中心工作,开展督促检查工作,推动重大决策和重要工作布署的贯彻；3．发挥综合协调作用，组织、协调、配合党群各部门开展党群系统各方面的工作；4．负责维护公司稳定工作，及时、对的解决职工群众来信和来访接待工作；5．负责建立、健全保密工作制度，加强保密工作的宣传教育；6．完毕领导交办的其它事项。中篇办公室有关制度汇编（目录）中国建筑第二工程局章程中国共产党中国建筑第二工程局委员会工作规则中国建筑第二工程局董事会议事规则中国建筑第二工程局总经理工作规则中国建筑第二工程局总经理议事会议制度（建二通﹝﹞119号）中国建筑第二工程局重大信息内部报告制度（建二通〔〕297号）中国建筑第二工程局印章管理规定（待发）中国建筑第二工程局总部公文解决方法（建二通﹝﹞223号）中国建筑第二工程局行政管理用资产管理规定（建二通﹝﹞191号）中建二局党委、中建二局维护公司稳定工作应急预案（建二党办﹝﹞3号）中国建筑第二工程局有关实施重大事项报告的告知（建二通﹝﹞203号）下篇办公室工作程序第一章会务工作程序一、会务工作概述会议的构成要素涉及：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议主持、与会人员、会议程序、会议成果等。会务工作涉及会议的组织安排、生活服务、会议文书及保卫保密工作。会议类别依次为：1．一类会议，即全局大型会议：局党代会、局职代会、局工代会、局团代会、局党委（扩大）会议、局纪委（扩大）会议、局年度工作会议、局年中工作会议、上级单位及外单位在我局召开的会议等，经董事长或总经理同意后，由综合办公室组织召开，归口业务部门准备会议资料及协助会务工作。2．二类会议，即全局专业工作会，经分管领导审核，报总经理同意，由主办部门组织召开。3．三类会议，即部门工作会，经分管领导同意后，由部门组织召开。综合办公室不参加部门会议筹办工作。4．董事会（含董事会专业委员会，下同）、总经理办公会、总经理专项会、部门经理例会及总经理层召开的临时会议等。董事会、总经理办公会、部门经理例会由综合办公室负责组织筹办；由董事长或总经理建议召开的总经理临时性会议，由综合办公室组织召开；由副总经理或部门建议召开的总经理临时性会议，由专项归口部门负责组织召开，并形成会议纪要。二、会务工作流程图会议编组会议选址拟定会议议题会议编组会议选址拟定会议议题及名称坐席排序经费预算会议用品坐席排序经费预算会议用品会议告知及回执准备会议资料拟定会议规模及人员会议告知及回执准备会议资料拟定会议规模及人员食宿行安排食宿行安排会场布置拟定会议会期及议程会前准备会场布置拟定会议会期及议程会前准备主题报告会务手册总结讲话拟定文献讲话材料开闭幕词主题报告会务手册总结讲话拟定文献讲话材料开闭幕词文体活动会场服务文体活动会场服务报到接待签到发资料报到接待签到发资料会场验收会议纪要会议统计会中服务会场验收会议纪要会议统计会中服务报道宣传保密保卫报道宣传保密保卫会后工作会后工作决策催办印发文献立卷归档费用结算安排离会决策催办印发文献立卷归档费用结算安排离会三、会前准备1．会议议题及名称安排会议议题应遵照必要性、可行性、明确性和适量性的原则，普通由主办部门收集、筛选并书面提出议题，阐明议题上会理由，经领导同志同意后拟定。准备部分后备议题，方便在会议进展顺利、时间充裕时提交会议讨论。根据审定的议题，拟定会议名称。会议名称普通由会议主办单位名称、年份、会议主题及会议类型构成，如“中国建筑第二工程局有限公司项目管理研讨会”。2．会议规模及人员主办部门按照会议议题、组织职能分工、业务接口关系及有关规定提出会议规模及参加人员名单，报领导审批。3．会议会期及日程综合考虑会议的内容、规模及复杂程度拟定会期。会议日程普通以表格形式呈现，按照时间次序阐明会议具体安排。重要涉及：日期时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。会期及日程表须经领导审批。4．会议资料（1）开幕辞（主持辞）会议初始，由领造成开幕词，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、意义，并向与会人员提出会议任务和规定。重要会议或者庆典、颁奖会议需要主持人根据会议需要撰写主持词。（2）会议主题报告根据会议议题，主办部门撰写会议主题报告，交由办公室核稿后，报领导阅批，主办部门根据领导意见协商修改文稿，定稿提前报领导审视。（3）其它讲话材料其它讲话材料，由讲话单位或讲话人自行撰写，涉及经验交流材料、分组讨论讲话等。主办部门审核其它讲话材料，确保讲话材料水平，确保会议质量。（4）拟定文献拟定文献，指需听取大会讨论意见以资完善或拟通过大会表决的文献，重要涉及公司发展战略、决策决定、规章制度和管理办法等。由主办部门起草，办公室核稿，领导阅批。（5）会议总结讲话主办部门起草领导总结讲话，办公室核稿，领导阅批，形成总结讲话初稿。（6）闭幕词闭幕词，用以阐明会议成果，总结会议经验，体现将来但愿，对主办单位及会务人员表达感谢等。（7）会议手册会务手册由主办部门制作，内容涉及：会议须知、会议日程、与会人员名册、会议坐席表、分组讨论名册、分组讨论议题、会务组联系方式等。（8）胸卡5．会议选址会议地址由主办部门选定，综合办公室协助联系会址单位、洽谈价格及会场布置工作。会址普通根据会议规模、规格和内容等规定，按照距离适宜，环境适宜、交通方便等条件来拟定。对不熟悉的会址，要安排专人提前与会址单位沟通协调，对会场、餐厅、住宿、医疗、交通及综合配套设施进行全方面实地考察。6．会议用品为参会人员准备胸卡、文献袋、笔记本、签字笔等文具，将文具与其它会议资料统一装入手提袋中。在外部会场开会，会务组赴会需携带便携式电脑、投影仪、打印机、打印纸、桌签及简朴的办公用品等。7．会议经费预算主办部门根据会议前期筹办，形成会议经费预算，报总经理同意。8．会议告知主办部门发出会议告知，并接受统计回执。会议告知普通含有9个要素：会议名称、内容、时间安排、地点、参加人员范畴、会议须知、食宿行安排、联系人及回执。会议告知必须简要扼要，语言精确无歧义。会议回执应当涉及：参会人员姓名、性别、民族、职务、联系方式、达到时间（航班或车次）、与否接站（主办部门可设定集中接站时间）、返程订票、备注及单位（盖章）。电话确认会议告知发放到位，必要时需催报回执。9．会议编组大型会议或需要分组讨论的会议，要进行会议编组。主办部门要及时收集会议回执，审核参会人员与否符合会议规定，将参会人员名单录入电子表格形成签到簿。根据会议需要、单位性质、所属区域或专业划分进行编组，并打印桌签，切忌遗漏和重复。10．坐席排序按照前排高于后排、中央高于两侧、中心高于外围、左高右低（当事人的左和右）原则或公司传统习惯，结合会址状况，为参会人员会场、餐厅等场合的坐席进行排序，切忌遗漏和重复。11．食宿行安排根据会议回执安排接送站；根据参会人员状况订餐订房（分餐桌、分房间），为减少开支，会餐酒水普通自带；考虑少数民族同志的餐饮习惯，给与特别照顾。食宿行原则应严格按照局有关财务规定执行。12．会场布置按照会议坐席摆放桌签、会议资料、茶杯、主席台及讲话台桌花等，大型会议要悬挂横幅和标语，调试灯光、音响、话筒、投影仪、电脑等设备，发现问题及时调换。会场与否悬挂国旗、公司旗帜或其它标记根据会议需要，经领导同志同意后执行。四、会中服务1．报到及接待工作会议前，要认真组织参会人员报到，统计到会人数，核查重要人员（主席台就座的领导、会议主持人、报告人等）与否到会，做好房间安排，向大家介绍有关状况等。2．会场验收会议前一天晚上，主办部门负责人检查验收会场布置状况，查漏补缺。3．签到与分发会议资料在会场入口设立签到台，与会人员签到后领取会议资料，需要与会人员提前阅读的会议资料可在人员报届时分发。及时统计到会人数及缺席人员，根据领导需要报送签到成果。会议资料涉及保密内容需要收回的，须在会务手册中阐明，并在签届时逐个提示。4．会场服务涉及灯光、音乐、摄影摄像、录音、饮水服务，涉外会议还需要翻译服务等。5．会议统计主办部门要安排专人做好会议统计。会议统计是统计会议基本状况、会议报告、讨论的问题、讲话、决策等内容的书面材料，是会议的正式文献，是贯彻会议精神、进行检查督促的根据。会议统计普通涉及下列部分：会议名称、会议时间、会议地点、会议出席人及列席人、会议缺席人、会议主持人、会议统计人、会议重要议题、讲话纪录及决策事项等。6．完善总结讲话会议期间，主办部门要主动听取各方意见，继续完善总结讲话，并及时报告领导，形成总结讲话二次稿，请示领导下发时间（会中或会后）。7．会议纪要主办部门及时撰写会议纪要，报领导签批前交由办公室核稿。会议纪要是根据会议统计和会议文献等材料加工整顿而成的，用来记载和传达会议基本状况、重要精神和议定事项的会议文书。普通涉及：会议名称、时间、地点、会议出席人及列席人、会议主持人、会议重要议题、决策事项及对会议的总体评价等。8．报道宣传大型会议期间或结束后，要把会议决策、会议报告、讲话材料、领导讲话、会议简报、会议纪要等文献编成宣传提纲，经领导同意后进行宣传。9．文化活动召开大型会议，为加强与会人员的沟通和理解，经领导同意，可围绕会议主题适量选择适宜的文化体育活动。主办单位要做好前期策划、实地考察、来回交通等组织工作。10．会议保密工作根据会议密级，选择性做好会议的时间、地点、参加人员、会议内容、会议议程、会议文献、会场秩序、宣传报道等各环节的保密工作。11．会议费用控制在公司外部召开的会议，主办单位要安排费用总负责人，会议各分项费用要实施专人确认机制，对分项费用负责，将会议费用控制在预算之内。五、会后工作1．安排离会根据会议回执，为外地与会人员预定返程票，安排车辆和人员送站。2．费用结算在公司外部召开的会议，会议费用总负责人及各项费用确认人与会议中心做好结算工作，做到费用明细、单据清晰。3．编发会议文献根据会议最后决策，主办部门要对会议通过的文献进行汇总整顿，经领导审批，交办公室编发正式文献。4．决策催办会议结束后，主办部门对会议决定办理的事项，根据缓急和承接时限规定，适时对其执行状况进行责任分解和督促检查。5．立卷归档按照公司档案管理规定，对会议资料进行立卷归档。附件：会务工作跟踪单

会务工作任务跟踪单序号项目负责人开始时间关闭时间备注拟定会议名称及议题收集议题，拟定会议名称12.12.112.12.3拟定规模及人员拟定会议规模及参会人员名单拟定会期及议程根据议题定会期和议程会议选址规定实地全方面考察会议用品主办人员检查与否完备经费预算费用明细准备会议资料开闭幕词主题报告讲话材料拟定文献总结讲话会务手册会议告知及回执发出会议告知并收集统计回执会议编组坐席排序食宿行安排食，安排与会人员餐饮宿，预定房间行，安排送接车辆报到接待会场布置灯光、音响、鲜花、桌签等签到发资料会场验收会场服务会议统计会议纪要报到宣传保密保卫文体活动安排离会告知和组织参会人员退房安排返程车辆，预定返程车票费用结算印发文献决策催办立卷归档注：1．本表由综合办公室填制，会务人员每人执一份，每项工作完毕后负责人要向主任报告，在备注一栏签字；2．负责人不超出两人，第一位为重要负责人；3．完毕时间格式为“月份.日期.时点”，最后一位数字“1”代表上午，“2”代表下午，“第二章公文解决程序一、公文解决概述公文解决重要呈现两大程序：收文程序和发文程序。收文和发文应严格按照国务院《国家行政机关公文解决方法》（国发﹝﹞23号）、国标局《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1997）及《中国建筑第二工程局总部公文解决方法》（建二通﹝﹞223号）有关规定办理。二、公文解决流程图1．收文解决流程图审核审核登记发送拟办批办承接收文归档归档立卷清退查办注办催办销毁2．发文解决流程图修改修改审核签发复核注册缮印草拟催办催办登记装封装订用印校对归档三、收文解决程序（一）收文1．机关收文种类（1）上级机关的指令性和指导性公文；（2）上级机关的批复性和平行机关、不相从属机关对商洽和询问事宜的回复性公文；（3）下级机关的请求性和平行机关、不相从属机关的商洽和询问性公文；（4）各部门的调查性和下级机关的陈说性公文；（5）内部刊物和“简报”、“通讯”等；（6）其它文书材料，如公开刊物和群众来信等。2．收文渠道（1）电子收文；（2）机要交通局送的机要信件；（3）各机关和部门直接报送的信件；（4）传真；（5）收发室转来的信件。（二）审核收文审核应注意：（1）检查公文的收件机关、部门或姓名与否应由本部门收文；（2）清点公文数量，查看公文与否完整、有无破损；（3）与否符合行文规则；（4）签收，注明收文时间。（三）登记1．拟定登记与不登记的范畴需要登记的公文有：（1）上级机关的指令和指导性公文；（2）下级机关的请求性公文；（3）平行机关和不相从属机关的商洽和需要回复的公文；（4）一切机密性公文；（5）其它重要公文。不需要登记的公文有：（1）公开的和内部无密的刊物和简报；（2）普通性抄件；（3）行政事务性的告知、介绍信和请柬等；（4）私人信件、公开信、公开公布的公文等。2．采用簿记帐进行分类登记填写《收文登记簿》，局收文登记普通按照发文单位分为机关行政和机关党委两大类，每类中又按照上行、平行、下行分单位登记，编写收文流水号。机要秘书根据文献内容规定，在收文右上角签章（只需阅知的公文，签阅文章，需要办理的公文，签办文章），注明密级、缓急程度、流水号及签收时间。（四）发送1．对外部收文需要向各部门及所属公司发送的，需要填写《收文分发分送簿》；重要公文需要接受人签字确认收悉；电子公文网上发送，需要设立阅读回执。2．需拟办、批办的文献应先送领导提出拟办、批办意见，再分送承接单位或承接人。3．报刊、杂志、便函、请柬、简报、资料和临时性、事务性告知可直接分送承接单位、承接人或存查。（五）拟办需拟办的公文，党委公文和行政公文分别报送党委办公室主任和总经理办公室主任提出拟办意见，在《收文解决单》上注明。需要拟办的文献：1．上级机关发来的命令、决策、批示、批复及其需要传达、贯彻、执行的文献；2．下级机关报送的重要请示或报告；3．其它单位送来需要回复或者办理的重要文献；4．需本公司领导人参考或理解的文献、材料等。拟办意见的拟写规定：1．言简意赅，便于执行；2．可具体指出承接单位或承接人员；3．多个部门联合办理的，应指明主办单位；4．敏感事项或紧急公文，应提出承接的原则和完毕时限；5．需一定范畴阅知的文献，应指明传阅范畴和方式；6．文献中涉及到之前其它文献时，应将这些文献一并送领导批办；7．对不符合规范的公文，经办公室主任同意后，可退回呈报单位并阐明理由。（六）批办拟办意见提出需要批办的文献，送分管领导在《收文解决单》上注明批办意见。对含有请示事项的文献，应由主批人签批，其它审批人圈阅视为同意；无请示事项的，圈阅表达阅知。（七）承接公文承接由具体业务部门或人员承当，办公室应根据领导批办意见及时发送文献至承接部门或人员。只需阅知的文献，传阅人应在当天阅完，在《收文解决单》上签名并及时退还文献，不得自行传阅。承接部门认为不属于其职权范畴或不适宜由本部门办理的，办公室应主动协调或报分管领导裁定。（八）收文催办收文催办重要指对内催办，即对局系统内部文献承接部门或人员的催促检查。1．送负责人批示或交有关部门办理的重要公文，办公室应负责催办；2．在文献规定办理期限结束潮流未办理的，办公室应催办；3．催办对象涉及局领导、局总部各部门负责人及所属单位负责人；3．紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，普通公文应定时催办；4．填写《重要事项催办单》，发送承接部门；5．承接部门收到《重要事项催办单》后应及时给与书面回复；6．催办后三天仍未办妥的，应查问承接部门或人员，并限时办完。（九）注办收文解决完毕，要在《收文解决单》上注明办理成果：传阅的文献，要有传阅人签名；承接完毕的文献，要有承接部门或人员签注的承接成果及办结时间。（十）查办办公室要对上级单位来文的贯彻状况进行督促检查，查办项目涉及针对来文的办理状况，文献规定的贯彻状况，回复报告及统计数字的真实性和客观性。（十一）清退重要文献或保密文献待解决完毕或承接完毕后，主办单位应将其退回办公室，办理清退手续。（十二）立卷局机关采用分散式立卷，即机关收文、综合性的文献及综合性的会议文献材料由办公室立卷；业务性文献、以部门名义发文的存本和定稿、以局名义召开的专业会议文献由业务部门立卷；会计核算文献材料由财务会计部门立卷；科技文献材料及其它业务文献，由有关业务部门立卷。（十三）归档和销毁文献归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。四、发文解决程序（一）草拟文献起草工作涉及交拟、议拟和撰拟三个程序：1．交拟：根据管理工作的客观需要，文献主办部门要认真领略和统计领导交待的写作意图和重要问题、方法等。2．议拟：查找与该文献有关的文献、法律法规、公司有关规定等，通过调研收集有关材料和信息，形成文献提纲。3．撰拟：对涉及其它部门职权范畴内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，获得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当面协调，仍不能获得一致意见时，主办部门可列举各方理由和根据，提出建设性意见，并于有关部门见面后，报请上级机关协调和裁定。（二）修改文献起草后，应字斟句酌认真修改，修改的标记及文字应用彩色笔拉出版心，明显标注，修改完毕填写《发文稿纸》中拟稿人、文献标题、附件、文献类别、主送、抄送等内容，请部门负责人审视文稿并订立意见。领导规定提前审视的文献及只需报领导阅批不需要发文的报告、请示等，填写《签报》后由主办部门直接送领导。（三）审核公文送负责人签发前，应由办公室进行审核，审核重点：1．行文必要性、正当性，与公司现行规章制度的协调性；2．政策界限清晰，方法办法可行，执行期限妥当，涉及的有关问题能够妥善安排；3．公文格式、标题、语体、文字、标点符号、层次序号、数字、引文、简称、译名、密级、缓急等与否符合规范；4．主送和抄送与否得当，阅读和发放范畴与否适宜等；5．核稿人提出修改意见，拟稿人修改后拟稿人签字并拟定核心词、密级、缓急程度及签发人等。（四）签发1．以本机关名义制发的上行文，由重要负责人或主持工作的负责人签发；2．以本机关名义制发的下行文或平行文，由重要负责人或其授权的其它负责人签发；3．同级机关方可联合行文，联合发文应经联合行文的有关机关会签方能生效。（五）复核公文正式印制前，办公室应进行复核，复核重点：1．发文名义与否妥当，审批和签发手续与否完备，附件材料与否齐全、规范；2．联合发文与否通过了会商和会签，发文机关与否同级，排列与否妥当；3．复核后对文稿进行了实质性修改的，应按程序进行复审。（六）注册发文注册指按发文次序给每份文献编著发文字号。1．按发文的先后次序编注发文字号；2．联合发文只编注主办机关发文字号；3．发文字号构造为：发文机关代字+﹝年度﹞+发文次序号；4．不得一文多号，也不得一号多文；5．拟定发送范畴和印制数量；6．带密级文献应编注发文份号。（七）缮印与校对通过签发程序，不必任何修改的文献，按照公文格式规定印制一份供主办部门校对清稿，校对人员在对的无误的校样上签字后，按照文献数量规定印制对应份数。（八）用印公司印章应由专人管理，用印应严格推行程序，合乎规范规定。文献用印规范请详见“印信管理程序”。（九）装订装封按照文献装订规定进行装订，向外发出的文献应装入信封，发文装封应注意：1．多级行文、普发文献应编写文献信封号码；2．有密级的文献，应在信封上标记密级，封口处贴密封条；3．有缓急程度的文献，应在信封上标记缓急程度。（十）登记发送文献发送，应在《发文登记簿》上登记，文献发送的方式有：专人递送、收文单位专人领取、公文交换站递送、邮寄、网络传送、传真、电传等。（十一）发文催办发文催办为对外催办，即向收到文献的所属单位或外机关单位发出催促办理文献的意见。1．重要公文确认接受后3个工作日未办理的，根据需要可用电话、传真等快捷方式向对方查询办理状况；2．紧急公文或电话催办多次未果的事项，需要催办；3．填写《重要事项催办单》，发送至承接单位，规定立刻给与回复；4．《重要事项催办单》发出3后来未见回音，主办部门查办该文献。（十二）归档和销毁文献归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。为便于归档，确保档案的完整性和节省寄存空间，收文登记簿、收文分发分送簿、发文登记簿等均使用活页笔记本。五、公文管理1．各单位及各部门应设专人管理文献。2．上级单位带有密级的公文，除绝密级和注明不能翻印的公文严禁翻印以外，必须经下一级负责人或办公室主任同意，方可翻印。中央、国务院文献的翻印须经办公室主任同意。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和引发范畴。3．公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。4．公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。5．部门合并时，全部公文应随之合并管理。公司或机构撤销时，需要归档的公文整顿立卷后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。6．与质量体系有关的文献，按照局程序文献《文献和资料的控制程序》执行。7．电子版公文管理工作按照《中国建筑第二工程局电子文献归档与管理规范》（建二办﹝﹞6号）执行。附件：1．收文登记簿2．收文分发分送簿3．收文解决单4．发文稿纸5．签报6．发文登记簿7．重要事项催办单附件1：收文登记簿收文日期文号/编号来文单位文献名称密级缓急份数流水号备注附件2：收文分发分送簿文号来文单位文献名称密级缓急分发分送对象签名备注

附件3：收文解决单领导批示阅者意见承接状况办公室拟办意见来文单位收文日期文献标题来文文号

附件4：发文稿纸密级：缓急程度：领导批示：月日部门会签：月日拟稿人：电话：月日部门负责人：月日办公室核稿：月日文献标题：附件：文献类别：文献、报告、请示、决定、决策、告知、通报、纪要、批复、函、简报主题词：主送：打字：校对：抄报：抄送：发文编号：﹝20﹞（共印份）附件5：中国建筑第二工程局有限公司签报领导批示标题（或事由）主办部门负责人签发请同志批示。签字：主办部门主管审核部门会签紧急程度密级主办部门：联系人：电话：年月日附件6：发文登记簿序号发文日期文号文献名称发放范畴发送形式份数收者签名接受时间备注注：“收者签名”与“接受时间”两项只在纸面发文时使用。附件7：重要事项催办单催办对象催办时间催办根据文献发文字号催办事项催办因素催办规定进展状况：负责人：联系人：电话：年月日局领导批示催办联系人联系电话电子邮箱第三章接待工作程序一、接待工作概述接待工作是一项“窗口性”工作，指公司在公务活动中对来访者所进行的迎接、招待、洽谈、联系等辅助管理活动，基本要素涉及：来访者、来访意图、接待者、接待任务和接待方式。办公室要重视接待工作的广泛性、礼仪性和务实性。二、接待工作流程图接待方针接待方针接待规格接待形式日程安排人员安排经费预算收到接待任务收集来宾状况分析判断意图拟定接待方案收到接待任务收集来宾状况分析判断意图拟定接待方案准备材料礼物食宿行安排布置接待环境安全保卫工作准备材料礼物食宿行安排布置接待环境安全保卫工作接待及会谈宴请送别三、接待工作基本程序（一）收集来宾状况我局重要来宾涉及：政府机关领导、中建总公司领导、兄弟单位领导、重要业主、重要活动及大型会议来宾等。收到接待任务后，要主动从多方收集来宾状况，重要涉及：来宾人数、姓名、性别、职务、民族、宗教信仰、生活习俗等。（二）分析判断来访意图对于非公司邀请的来访，应通过多个途径和渠道收集这方面的信息，分析判断其真实来访目的和意图，以拟定接待方针和接待任务。非公司邀请的来访重要有：（1）党政机关领导视察工作；（2）中建总公司领导检查指导工作；（3）兄弟单位业务交流与合作洽谈；（4）重要业主来访；（5）其它日常来访。（三）拟订接待方案重要的接待活动，要事先拟订接待方案，提交领导审批。内容涉及：来访意图、来访者基本状况、接待方针、规格、形式、日程安排、接待人员安排、费用预算等。1．接待方针根据对方来访意图、双方关系和对我方的态度制订接待方针，明确接待目的和原则。2．接待类别一类接待：党政机关、总公司、兄弟单位局级以上领导的接待；二类接待：党政机关、总公司处级以上领导，兄弟单位副局级以上领导及重要业主的接待；三类接待：其它日常来访。3．接待形式涉及迎送、宴请、会见、会谈、文艺招待、参观游览等典礼和活动。4．接待日程安排重要涉及接待具体时间、接待形式和内容、接待实施地点、陪伴人员工作安排等，普通以表格形式列出。5．接待人员安排接待人员重要涉及陪伴人员和组织工作人员。重要陪伴人员涉及重要陪伴领导和有关职能部门负责人；组织工作人员涉及事务秘书、翻译及后勤人员。一类接待陪伴人员：局董事长、总经理，其它班子组员；二类接待陪伴人员：局分管领导、业务有关部门负责人；三类接待陪伴人员：视来访者状况而定。6．接待经费预算对接待经费的来源和列支明细做出具体阐明，按照公司财务有关规定做好接待经费预算。（四）准备接待材料和礼物1．接待材料涉及：报告介绍类材料和礼仪类材料（欢迎辞、欢送辞、祝酒辞等）。2．接待礼物：礼物要体现公司的形象，要含有纪念意义和象征意义，同时要尊重客人的习俗和爱好；根据实际需要选择赠予时间（见面初、会议上、送别时等）。（五）做好食宿行安排接待食宿安排优先选择与公司订立合作合同的酒店和宾馆。1．预定房间：根据来访人数、性别、职务等预定房间，若对方费用自理，则根据对方具体规定预定房间。2．准备膳食：接待活动有宴请的，根据接待规格及公司财务规定拟定宴请规格、原则、地点和席位，除必要陪伴人员外，尽量减少主方人员。宴请形式涉及：正式宴会、便宴、茶话会、工作餐或客饭（填写《客饭申请单》）。特殊注意事项（1）来访者的饮食习惯、喜好、禁忌；（2）提前订餐，必要时需报领导审批菜单；（3）隆重宴会，应摆放名牌；（4）准备主宾双方的致辞，主人先致辞，客人致答谢辞。3．安排交通：根据接待规格和人数拟定车辆类型、数量和时间。（六）布置接待环境接待环境重要涉及：前厅、会客厅、接待室、走廊、楼梯等；前厅准备欢迎条幅、标记，接待室准备宣传资料、报刊杂志、衣帽架、电话、花卉等，会客厅或会议室准备资料、茶水，必要时开设来访专用电梯。（七）安全保卫工作对重要领导来访，要同安全保卫部门联系，选调有关人员，做好警卫工作。（八）迎接及会谈按照接待规格安排迎接人员，重要迎接应组织欢迎队伍。根据日程安排双方会谈，确保会议资料发放到每位与会人员；需要使用投影仪、便携式电脑的会谈，主办部门要提前调试器材；涉外会谈，要注意器材的兼容性；办公室秘书或主办部门安排专人做好会谈统计。（九）送别安排交通工具，根据接待规格和以往惯例拟定送客人员，主方领导要陪伴来访重要领导前往机场或车站。附件：客饭申请单

附件：客饭申请单日期部门人数事由经办人部门领导签字办公室签字第四章协调工作程序一、协调工作概述公司办公室综合协调工作就是调节公司内部及内外之间的关系，在公司内部实现目的趋同、分工合理、步调一致，同时为公司发展壮大发明良好的环境。办公室协调作用重要体现在：政策制度协调、计划协调、事务协调、会议协调、受理请示报告工作中的协调、公务协调、公文协调、对外关系协调等。协调方式办法有：磋商洽谈、会议讨论、文献会签、信息交流等。办公室协调工作者要含有把握大局的综合素质、承当责任的勇气、良好的工作作风、敏锐的洞察力、精确的判断能力、健康的心理、良好的性格及和谐的人际关系。二、协调工作流程图拟定协调方式拟定协调内容分析矛盾本质问题调查发现问题拟定协调方式拟定协调内容分析矛盾本质问题调查发现问题贯彻状况反馈意见跟踪贯彻达成解决意见协商贯彻状况反馈意见跟踪贯彻达成解决意见协商（注：协调工作分板块论述）三、政策制度协调政策制度协调是指办公室在公司各项政策和管理制度制订中的协调及政策制度本身的协调作用。政策制度协调内容：1．政策制度各项条目内容的可行性和一致性；2．政策制度所涉及的多个关系能够妥当解决，权责利分派合理；3．该政策制度与国家法律法规及其它公司管理制度的一致性；4．运用政策制度协调公司内部多个关系。政策制度协调的重要方式：会议讨论、文献会签。全局性政策制度公布前须经总经理办公会研究讨论通过，重要政策须报董事会同意，综合办公室督促政策制度文献主办部门进行文献会签。四、战略计划协调战略计划协调是指在公司制订和执行长久和短期发展规划中的协调作用。战略协调侧重长久和全局，计划协调侧重短期和局部，战略是计划的指导思想和发展方向，计划是战略的分解环节和具体办法。战略计划协调内容：1．公司战略要符合国家经济政策和发展趋势，按照政策导向调节战略目的；2．公司战略与公司发展目的的一致性和服务性，协调有关部门修改与公司目的不一致的部门；3．公司计划能够合理分解和有效贯彻战略目的，协调有关部门补充漏洞和对的解决内容的轻重关系；4．公司各部门计划应含有前瞻性、衔接性、可操作性，避免计划冲突、归口不清或重复工作。战略计划协调的重要方式：会议讨论、文献会签、信息交流。公司战略规划须经董事会讨论研究制订，综合办公室督促战略规划文献的会签工作。五、公文协调公文协调重要指公文草拟、发文、会签及收文拟办等公文解决过程中的协调。公文协调的重要内容：1．草拟文献的协调。拟稿人要认真领略领导意图，对多位领导的批示进行综合分析，抓住意见共同点，形成统一观点后报领导审定。2．发文协调办公室拿到规定发文的文稿，应认真分析：（1）与否确需发文，以何种形式发文，与否需要联合发文及部门会签；（2）文稿内容与否与国家法律法规及公司管理制度相悖，与否与其它部门工作冲突；（3）除纯文书规范的解决，文稿解决意见须报主管领导审定签发。3．会签协调（1）文献会签中出现部门意见不一致，主办部门负责、办公室协助与涉及部门沟通协调；（2）文献涉及财务、资产、部门或机构成立等事宜的，办公室应督促主办部门与有关部门会签。4．拟办协调（1）总公司或党政机关来文须报分管局领导阅示，重要来文须报领导班子阅示；（2）总公司部门来文，报分管局领导阅示，送归口部门承接；（3）不相从属单位来文，根据文献内容报分管局领导或者直接送归口部门解决；（4）所属公司报送的告知性文献，报送分管领导和归口部门。5．请示报告文献协调（1）所属公司报送的请示报告文献，属于局部门解决的业务，转交局部门解决；（2）文献陈说不清或根据局限性，规定请示单位改写重报；（3）文献涉及多个部门的，需要会签获得一致意见，办公室可协助召集各部门沟通研究；（4）请示报告文献不得“多头报送”，一律由综合办公室按照公文解决程序报送分管领导批示。六、公务协调领导公务活动涉及出席政府机关和总公司的会议、部门和所属公司的会议、重要项目签字典礼和开工典礼、重要领导和业主的接待以及多个庆典、表彰活动等。办公室收到领导公务邀请或告知，根据各类公务活动性质和时间，合理拟定领导参加或出席意见（与否参加、哪位领导参加），报请局董事长或总经理同意后，及时告知参加公务活动的领导，如有冲突，及时反馈董事长或总经理定夺。拟定参加公务活动的领导后，办公室负责为领导安排车辆或预定机票、车票。七、关系协调1．上下关系协调。办公室承当着局与政府机关或总公司（上级单位）以及局与所属单位的协调工作，重要涉及接受政府机关或总公司任务指令和向所属单位发送工作规定两个方向的协调。对上级单位任务指令存在冲突的，办公室应及时向上级单位请示报告；对所属单位之间存在的摩擦和恶性竞争，办公室应适时组织有关负责人协商解决；上级单位指令在所属单位的贯彻状况（畅通或不畅通）应注意广泛收集材料，分析汇总报上级单位。2．左右关系协调。涉及与总公司所属兄弟单位、同行业大型建筑公司等的合作洽谈、业务往来等。办公室要注意积累和维护左右关系，认真做好关系管理工作，在解决有关左右关系的活动中做好服务保障工作。3．业主关系协调。涉及与业主关系对接、维护、联谊、团拜、领导层互访等协调工作。办公室应建立重要业主数据库，与业主办公室部门建立稳固关系，为业主关系维护提供信息支持。4．局各部门关系协调。在局各部门意见相悖时，经总经理同意，办公室可及时与各方联系，理解状况，必要时召集有关部门负责人会议，共同商讨解决，并将解决方案报总经理阅示。5．办公室内部协调。办公室负责人应根据本部门员工在社会阅历、知识构造、性格气质、能力素养等方面的不同，合理安排工作岗位，充足调动员工主动性，实现优势互补、默契和谐、有序高效。八、会议协调（详见第一章）第五章办公服务程序一、办公服务概述办公室办公服务工作涉及行政管理用（固定）资产管理、低值易耗品管理、办公用品及物料消耗管理、会议室管理、邮件收发管理、票务管理、费用报销管理、大型设施改造维修管理、公务用车管理及办公环境规划和整治等。高效优质的办公服务是公司正常运转的后勤保障。二、办公服务流程图1．行政管理用（固定）资产管理流程（低值易耗品管理参考执行）物品验收移交领导同意采购部门物品需求联合采购询价物品验收移交领导同意采购部门物品需求联合采购询价公司采购计划报废解决转让调拨清查盘点使用维护报废解决转让调拨清查盘点使用维护2．办公用品管理流程（物料消耗参考执行）统计分析监督使用登记发放领用申请验收统一采购审批购置申请统计分析监督使用登记发放领用申请验收统一采购审批购置申请3．会议室管理流程会议室清洁会议服务工作办公室同意会议室使用申请安排会议室会议室清洁会议服务工作办公室同意会议室使用申请安排会议室4．邮件管理流程联系快递公司（1）邮件发送管理流程联系快递公司跟踪监控送递状况邮寄登记办公室同意邮件发送申请跟踪监控送递状况邮寄登记办公室同意邮件发送申请邮局邮递邮局邮递（2）邮件接受管理流程邮件查询邮件领取邮件分发邮件登记接受邮件邮件查询邮件领取邮件分发邮件登记接受邮件5．票务管理流程出差任务单管理接受订票任务出差任务单管理接受订票任务订票交票报销6．费用报销管理流程月度预算费用申请月度预算费用申请收集报销单据上网填单领款转交7．大型设施改造维修管理流程验收入账签约领导审批评标改造维修招标改造维修申请验收入账签约领导审批评标改造维修招标改造维修申请8．资料借用流程验收归档归还借用总经审批申请运用资料验收归档归还借用总经审批申请运用资料9．公务用车管理流程（1）车辆维修管理程序结算报销车管验收入场维修行政部同意提出维修申请拟定维修厂家结算报销车管验收入场维修行政部同意提出维修申请拟定维修厂家（2）车辆使用管理程序检查分析返回任务单派出车辆行政部同意提出用车申请检查分析返回任务单派出车辆行政部同意提出用车申请三、办公服务程序（一）行政管理用（固定）资产管理行政管理用（固定）资产，如公务车辆、机电设备、电子办公设备、办公家具等的管理，执行《中国建筑第二工程局行政管理用资产管理规定》（建二通﹝﹞191号），低值易耗品管理参考执行。（二）办公用品管理程序局总经理办公室为局总部办公用品主管部门，财务部门和信息部门为协管部门；物料消耗参考办公用品管理程序执行。1．办公用品购置申请与审批总经理办公室行政保卫部根据办公用品库存状况和以往消耗水平，拟定购置数量，填写《物品购置申请单》，经行政保卫部经理同意形成采购计划。电脑耗材（墨盒、硒鼓、电脑配件、软盘、光盘等）由局信息中心填写《物品购置申请单》，经信息中心主任同意形成采购计划。局其它部门对物品有特殊规定或者需求量较大时，可填写《物品购置申请单》，经部门负责人审核、总经理办公室主任同意后形成采购计划。2．统一采购物品采购由总经理办公室牵头，财务部门与信息部门协助工作。电子办公设备由总经理办公室与信息部门联合采购。（1）常规采购。每季度采购一次，每季度第二个办公周完毕采购。（2）特殊采购。局各部门需要特殊物品或需求量较大时，填写《物品购置申请单》，经部门负责人审核、总经理办公室主任同意后，由局总经理办公室与物品需求部门联合采购。（3）紧急采购。在库存局限性或特殊紧急状况下，按照成本最小原则，经行政保卫部经理同意，可由办公室单独采购。3．入库验收物品管理人员要做好入库验收，核查物品数量、质量，建立《物品台帐》，做到帐物相符。4．领用申请各部门应指定专人负责物品领取工作，每月13、28日前（遇休息日顺延）编制电子版《物品领用申请单》,打印后请部门负责人审核确认交总经理办公室，并将电子版《物品领用申请单》运用网络平台发送至总经理办公室物品管理员。5．登记发放物品领取时间为每月15、30日下午（遇休息日顺延），局总经理办公室根据各部门《物品领用申请单》发放物品，遇有不便应明确可领取时间，并将各部门《物品领用申请单》汇总形成《部门物品领用统计表》及《年度物品领用统计表》，每年报局领导审视。6．办公物品使用监督各部门负责人应监督部门物品领取使用状况，严格审核部门物品领用申请；总经理办公室在物品领用统计中发现的问题，要及时反馈各部门负责人，规定给与解释和回复。7．统计分析行政保卫部每年年终或根据需要对物品使用状况进行统计分析，查找有效运用和缩减成本的空间，提出工作改善意见，为第二年物品采购预算提供根据。（三）会议室管理这里的会议室管理，重要指局总部机关的会议室使用管理工作。1．局机关会议室重要供总部召开会议和举办活动使用。各部门使用会议室，要提前一天到总经理办公室填写《会议室申请单》。2．总经理办公室负责会议室安排，发挥会议室最大使用效率，会议室使用时间如有冲突，集团会议优于部门会议，上级会议优于下级会议，紧急会议优于普通会议。3．会议室由总经理办公室指定专人负责管理，管理人员负责会议室的物品保管、安全及卫生工作。4．各部门使用会议室，会议结束后，办会部门要关好空调、灯具、热水器和门窗等，并及时告知办公室。（四）邮件管理局总经理办公室负责局机关公务邮件接受与发送工作。局总经理办公室与邮局和快递公司订立上门服务合同，按照实际发生邮寄费用定时结算。1.邮件发送管理（1）平信及挂号信发送。各部门需发送平信及挂号信的，向办公室提出口头申请，在《发送信件登记本》上登记发信日期、发送单位及姓名、邮件种类、邮件内容、发件部门及发件人等，办公室须及时向邮局索要信件发送统计及挂号信号码。（2）特快专递发送：紧急邮件需要特快专递发送的，需填写《特快专递申请单》，阐明申请部门、经办人、发往单位、发件内容，由部门经理签字确认，交总经理办公室机要秘书审核后交快递公司发送，注意留存“发件人留存联”备查。（3）跟踪监控邮件送递状况。挂号信5个工作后来仍未收到，办公室联系邮局查询邮件送递状况；特快专递邮件3个工作日仍未送达，办公室负责联系快递公司查询邮件送递状况。2．邮件接受管理（1）邮件接受。办公室邮件管理员每天早上准时接受邮件，休假或请假期间应委托别人负责邮件管理工作。（2）邮件登记。邮件管理员按照邮件性质和送达人进行分类，分别在《接受信件登记本》上登记邮件名称、收件人、领取人、领取日期，杂志报刊需统计期号。（3）邮件分发与领取。局领导邮件，由邮件管理员送达领导办公室；部门报纸及部门个人平信邮件放入部门邮箱内；公务挂号信件告知部门到办公室登记领取。（4）邮件查询。部门对收到或未收到邮件有疑问的，可在总经理办公室邮件管理员处查询登记资料。（五）票务管理程序局综合办公室票务服务对象为局领导及局一类会议参会人员。1．出差任务单管理（1）局副职领导、三总师出差，事前告知局综合办公室填写出差任务单，综合办公室报总经理或董事长同意；（2）董事会秘书、总经理助理、副三总师、部门正职（含主持工作的副职）出差由分管局领导同意，并把出差任务单交局综合办公室备案。2．接受订票任务根据事务秘书编排的《领导工作计划表》或《出差任务单》，及时请示领导订票需求，根据《局总部费用报销规定》（建二通﹝﹞209号）拟定出差人员交通工具。3．订票总经理办公室要注意积累订票资源和渠道，与优秀票商订立服务合同；可运用网络订票，方便快捷，提高效率。4．交票订票完毕，及时向领导交票。5．报销及时收集领导差旅票据，按照局财务报销规定执行报销程序。（六）费用报销管理程序1．月度预算费用申请综合办公室负责编制局三总师以上领导及本部门的月度预算费用申请，每月28日前向资金部申报次月预算费用指标，当月预算有节余的可自动转到下月预算中，当月费用超预算的，需追加当月预算，年度预算局限性的可在每年10月7日前向局预算委员会提出调节预算申请，由局预算委员会拟定与否增加预算。2．定时收集报销单据综合办公室每七天周二收集局三总师以上领导及本部门的费用发票和报销单据，在费用报销单上贴票，交董事会秘书、综合办公室主任或总经理办公室主任审核，办公室报销专人要做好票据登记工作。3．上网填报费用报销单按照财务管理规定，办公室及时上网填报费用报销单，关注报销审批状况。4．财务领款待网上报销单处在可报销状态，持纸质报销单去财务领款。5．交款及时将领取的报销款项转交付款人。（七）大型设施改造维修管理程序1．改造维修申请局总经理办公室行政保卫部和大厦物业公司根据设施实际使用状况及公司员工反映的问题，通过调查研究，设施确需改造维修的，行政保卫部向局书面提出设施改造维修申请。2．改造维修招标由行政保卫部发出设施改造维修招标公示，收集投标单位的资料。3．评标局合约部与总经理办公室联合审核投标单位的资料，提出评标意见，拟定中标单位。4．领导审批将评标意见书面报局总经理审批。5．签约总经理办公室与改造维修单位订立合同，监督改造维修单位组织施工。6．验收入账改造维修工程竣工后，总经理办公室联合物业公司共同验收，验收合格后纳入固定资产管理程序。（八）荣誉证书等资料管理程序本节所称资料是指局所获荣誉证书及局领导的身份证复印件等。1．资料借用申请需要借用上述资料的单位派专人到总经理办公室填写《资料借用申请单》，阐明借用目的、借出日期、偿还日期、借用单位、借用人及联系方式等。2．审核同意借用荣誉证书类的《资料借用申请单》须经局总经济师签字同意；借用局领导身份证需要总经理办公室主任签字同意。3．借用荣誉证书类资料需按照每份200元交付押金，局领导身份证复印件不需要押金。4．偿还资料使用完毕，借用单位要派专人及时偿还资料。5．验收归档总经理办公室验收合格后，统计实际偿还日期、偿还人及押金退还状况，将资料妥善存档。（九）公务用车管理程序局总部公务用车管理详见《中国建筑第二工程局公务用车管理方法》（建二综办﹝﹞24号）。（十）办公环境规划和整治程序局机关办公环境规划和整治由局总经理办公室负责，严格执行中建总公司CI规范等管理规定。总经理办公室可与大厦物业管理公司订立服务合同，并负责与物业公司沟通解决临时出现的问题。附件：1．物品购置申请单2．物品台帐3．物品领用申请单4．年度物品领用统计表5．部门物品领用统计表6．会议室申请单7．发送信件登记本8．特快专递申请单9．接受信件登记本10．领导工作计划表11．出差任务单12．资料借用申请单

附件1：物品购置申请单申请购置部门：年月日序号拟购物品名称规格型号单位数量金额使用人备注申购理由同意：审核：编制：

附件2：物品台帐序号物品名称单位单价购置数量费用金额入库时间验收人库存备注

附件3：物品领用申请单部门：年月日物品名称需求数量使用人物品名称需求数量使用人复印纸A4修正液复印纸A3修正带统计本(大)直别针统计本(小)曲别针(大)复写纸(大)曲别针(小)复写纸(小)尺子签字笔书立签字笔芯长尾夹51mm铅笔长尾夹32mm橡皮长尾夹19mm裁纸刀长尾夹15mm转笔刀拉杆夹双面胶(大)档案盒双面胶(小)文献夹透明胶带(大)印油透明胶布(小)印台(大)信封（大）印台(小)信封（中）点钞盒信封（小）计算器记事贴纸蒌胶水纸杯胶棒手提袋剪刀其它：笔筒订书器订书订起订器同意：审核：编制：

附件4：20年物品领用统计表部门

物品综合办公室发展研究部人力资源部资金部财务部经营部合约估算部工程管理部质量安全部科技部法律清欠部基础设施部实业投资部党委工作部纪检监察室工会工作部审计部离退休工作部国际工程事业部复印纸统计本复写纸签字笔签字笔芯铅笔橡皮裁纸刀转笔刀双面胶信封记事贴胶水剪刀笔筒订书器别针尺子书立长尾夹拉杆夹档案盒文献夹印油印台点钞盒计算器纸蒌纸杯手提袋其它：费用累计附件5：20年部门物品领用统计表部门:名称物品性质月份统计累计单位单价1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月数量金额复印纸统计本复写纸签字笔签字笔芯铅笔橡皮裁纸刀转笔刀双面胶信封记事贴胶水剪刀笔筒订书器别针尺子书立长尾夹拉杆夹档案盒文献夹印油印台点钞盒计算器纸蒌纸杯手提袋其它：费用累计附件6：会议室申请单申请部门使用时间参会人数会议议题申请时间申请会议室□19层大会议室（16席，30列席）□19层董事会会议室（16席，20列席）□21层会议室（16席，10列席）□23层会议室（10席，20列席）参会局领导会议服务项目A类□会议签到□录音与统计□用餐安排□摄像□媒体报道□投影设备□水果□公关礼物□桌签□车辆B类□贯彻出席领导□引导牌□专梯□车位□会场布置□花卉□茶水□有关协调工作申请人办公室签字注：A类服务项目由主办部门主办，总经理办公室协办；B类服务项目由总经理办公室主办。

附件7：发送信件登记本序号目期发送单位及姓名邮件种类邮件内容发件部门发件人

附件8：特快专递申请单申请部门经办人发往单位发件内容部门领导签字办公室机要秘书签字

附件9：接受信件登记本序号杂志名称信件编码期号收件人领取日期领取人附件10：局领导工作计划表月日-月日日期内容姓名月日星期一月日星期二月日星期三月日星期四月日星期五制表人：年月日

附件11：中国建筑第二工程局有限公司出差任务单申请部门：申请人出差地点出差时间出差事由同行人员名单预计差旅费原则交通工具飞机单程□双程□火车□轮船□汽车□住宿原则60元以内□100元以内□120元以内□200元以内□200元以上□财务部核算预算领导同意意见任务完毕后反馈信息状况任务完毕状况报告超标事由经办人：部门意见领导批示

附件12：资料借用申请单单位借用人联系方式借用时间偿还日期借出人资料名称1．2．3．4．运用目的押金(200元/件)领导签字批准备注1．实际偿还日期：年月日，偿还人：，验收人：；2．押金已退还；3．其它事项：第六章信访工作程序一、信访工作概述本程序中，信访是指群众、法人或其它组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向我局及所属各单位反映状况、提出意见或者投诉请求等。局信访工作由综合办公室党委办公室负责，各公司应明确信访工作受理部门。信访人的权利：信访事项提出权（信访权）、不受报复权（规定保密权）、请求复查权、理解权（规定回复权）、申述权（对解决不服的能够向法院提起诉讼）、反映重大紧急信访事项权、受奖励权等。信访人的义务：恪守提出程序的义务、如实反映状况的义务、恪守严禁性行为的义务、恪守上访程序的义务、执行行政机关解决决定的义务等。信访工作应当坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则。信访工作人员在办理信访事项时，应恪尽职守，秉公办事，查清事实，分清责任，对的疏导，及时、恰当、对的解决，不得推诿、敷衍、迟延。公司信访部门收到信访事项，应当予以登记，并辨别状况，在15日内分别按不同方式解决。信访事项责任归口部门自收到转送、交办的信访事项之日起15日内决定与否受理并书面告知信访人，并按规定通报公司信访部门。信访事项解决部门收到信访事项后，能够当场回复与否受理的，应当当场书面回复；不能当场回复的，应当自收到信访事项之日起15日内书面告知信访人。但是，信访人的姓名（名称）、地址不清的除外。二、信访工作流程图1．来信解决流程图收信收信登记阅信办理存查复信2．来访解决流程图回访解决登记接谈接待回访解决登记接谈接待三、信访工作程序（一）来信解决程序1．来信接受（1）拆封：收到群众来信，当天拆封，不得迟延。要核对收信单位、姓名及发信人地址，检查与否属于本单位受理；对信封、邮票、邮戳、地址、页码不完整的，要在登记簿上注明；核对随信寄来的证件、现金、票据和其它贵重物品，登记清晰，妥为保管。（2）装订：信纸与信封一并装订，信纸在前，信封在后，有关部门转来的信件，转办单与原信和信封一并装订，转办单附在最前面，要按照次序认真装订。（3）盖戳：装订好后，在右上方空白处加盖收信日戳。2．阅读信件办公室或信访部门对当天来信按照重要、紧急程度及时解决，对重复来信要持谨慎态度，对来信人提出的问题进行可行性分析，提出解决意见。3．来信登记在《群众来信来访登记簿》上登记下列内容：写信人的姓名、职业、职务；寄信时间、收信时间、所反映问题发生时间及过程；写信人的住址和工作单位；问题涉及到的重要单位；有其它单位转来的信，应注明转信单位；来信重要内容。普通采用摘记的办法，写明来信反映问题的时间、地点、重要状况和过程，涉及的单位和人员，来信人的愿望和规定。4．来信办理来信办理要填写《群众来信来访解决单》。（1）分类根据来信内容和反映问题的性质将来信分为批评建议类、反映状况类、投诉请求类、揭发检举类和咨询政策类五类。信访部门要根据不同时期来信内容的变化，随时调节分类细目，再按行政区域或业务部门进行归类统计。（2）办理来信对来信事实清晰，符正当律法规和公司规章制度规定的，予以支持；请求事项合理但缺少法律或制度根据的，对来访人做好解释工作；请求缺少事实根据或不符正当律法规及公司规章制度规定的，不予支持并做好解释工作。来信转办：对属于本单位或部门解决的信访事项，应填制《来信来访事项转送单》转送有权解决的部门；信访事项属于下级单位负责范畴内的，转送下级单位。不得将信访人检举、揭发材料及有关状况透露或者转给被检举、揭发的人员或单位；对反动信件，在呈送领导审视后，转送公安部门解决，严防扩散；对危急信件，要即刻告知有关单位采用方法，然后将原信附函转出。备案交办：根据来信人反映问题的性质和职权范畴，通过调查核算后，报分管领导审批备案，并交责任单位或部门解决；信访部门要对案件承接单位进行督促检查，限期结案；对上级备案交办的信访案件，承接单位要在规定时间内办理完毕并书面上报办理状况；案件办理结束，信访部门要认真审结，填写结案卡，提出结案意见，报领导同意结案。要信呈批：就是选择有典型意义的重要来信或紧急信件，直接呈送领导审视批示。需要呈批地要信涉及：上级领导批示和上级信访部门来函重点交办的来信；造成重大社会影响的紧急信访事项；检举揭发类事项；提出重大发明和重要建议的来信；反映正当申诉和合理规定在基层长久得不到解决的重要来信；政治上有影响的代表人物的来信。直接承接：对上级机关和同级领导人责成查办的信件以及属于本机关职权范畴的信访事项，信访部门要按照规定程序直接受理，不得推诿、敷衍、迟延。召开会议：对重大、复杂、疑难的信访事项，经分管领导同意，可通过公司有关会议讨论解决。（3）综合分析信访工作人员对来信反映问题进行分类、筛选、综合，通过定性、定量和对比等多个分析法，进行分析研究，掌握信访动向，对带有政策性、倾向性、苗头性的重要问题和有价值的材料，要进行重点分析研究，编写信访分析报告，报送有关领导。5．回复来信信访部门对来信要及时回复，宣传政策、做思想工作、告知解决状况、回复解决成果等。6．来信存查对内容不清、无法转办、精神异常者的信件、已有解决意见的重复来信等应予保存待查；对无保存价值的信件定时予以销毁。（二）解决来访的程序1．接待信访部门对群众来访要热情接待，引导上访人员讲明来访的目的和规定。2．登记信访部门要与来访群众进行初谈，做好登记，填写《群众来信来访登记簿》，收集来访人提供的资料等。3．接谈信访部门会同事项涉及部门与来访人（来访人员较多时，选代表接谈）进行交谈，听取陈说状况，解答政策，做好思想工作，将重要问题、意见和规定统计在《群众来访记录表》上，分析问题，谋求解决方法。4．解决针对来访人反映的问题，按照国家政策法规及公司管理规定及时解决，填写《群众来信来访解决单》。（1）当面回复：对来访者的询问，或比较简朴明了的问题，能当即给与回复解决的，要当面回复解决。（2）电话联系：对来访者反映的某些紧急状况，要当即与有关部门核对，调查清晰事实，酌情解决。（3）要访呈批：对来访反映的重要问题，写出书面报告，与来访人提供的资料一并呈送领导阅示。（4）出具便函：对来访人反映的问题不属于本单位职责范畴内的，且事项较为紧急的，为来访人出具来访介绍函，引导来访人到有关部门接洽解决。（5）备案交办：参考来信的“备案交办”解决。（6）直接查办：对属于本单位职权范畴内的问题，直接接洽解决。（7）领导接待：对于群众反映强烈的重大问题，信访部门可请示分管领导亲自接待，要重视解决实际问题，按照“谁接待，谁负责解决”和“一包究竟，一案一清”的原则，现场办公解决，当时不能解决的由接待领导负责协调解决。5．回访受理来访事项的部门要在一段时间后与来访者联系，征求意见，进一步调查研究，做好思想疏导工作。回访方式分为：（1）在调查解决迈进行回访，进一步听取本人意见，扩大调查线索；（2）在调查解决过程中进行回访，与来访人核算有关状况；（3）在调查有结论后进行回访，将解决意见告知来访人；（4）结案后进行