工程档案管理

工程档案管理方法1目的和范畴1.1为加公司工程档案归档管理工作，统一工程档案的验收原则，建立完整的工程档案制订本管理方法。1.2本规定合用于公司工程文献的归档整顿以及工程档案的验收。2术语2.1工程档案在工程建设活动中直接形成的含有归档保存价值的文字、图表、照片等多个形式的历史统计。2.2单位工程含有独立的设计文献，竣工后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的构成部分。2.3分部工程单位工程中能够独立组织施工的工程。2.4立卷按照一定的原则和办法，将保存价值的文献分门别类整顿成案卷。2.5归档文献形成单位完毕其工作任务后，将形成的文献整顿立卷后，按规定移交档案管理机构。3归档职责3.1项目法人负责本项目在建设活动中形成的工程文献的收集、整顿、立卷、及时归档工作，并及时向档案室归档。3.2工程管理部3.2.1负责监督、检查工程施工及交工阶段中所形成文献的积累、整顿、立卷的进展状况。3.2.2负责审核归档工程文献（竣工资料）内容的及时性、真实性、精确性、完整性，并负责工程业绩、获奖文献、证书等其它资料的归档工作。3.3档案室3.3.1负责公司承建项目工程档案的保管、统计、检索、使用工作；对项目工程文献的立卷指导及案卷质量的验收工作。3.3.2负责本部门承建项目的工程档案收集、保管、借阅工作。4工程文献的归档范畴及质量规定4.1工程文献的归档范畴4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设重要过程和现状、含有保存价值的多个载体的文献，均应收集齐全，整顿立卷后归档。4.2工程文献的质量规定4.2.1归档的工程文献应为原件或者复印件加盖公章。4.2.2工程文献的内容必须真实、精确地反映工程建设活动和工程实际状况。4.2.3工程文献应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。4.2.4工程文献应笔迹清晰，图样清晰，图表整洁、签字盖章手续完备。5工程文献的立卷5.1立卷的原则和办法5.1.1工程文献立卷要遵照文献的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文献的有机联系，分类科学，立卷合理，法律性文献手续齐备，符合档案管理规定，便于工程档案的保管和运用。5.1.2一种工程由多个单位工程构成时，工程文献应按单位工程组卷。5.1.3工程文献以单位工程为基本单位后，按分部工程、专业、阶段等组卷。5.1.4案卷不适宜过厚，普通不超出40mm。5.1.5案卷内不应有重份文献；不同载体的文献普通应分别组卷。5.2卷内文献排列5.2.1管理性文献按问题、时间或重要程度排列。5.2.2施工文献按管理、根据、建筑、安装、检测实验统计、评定、验收排列。5.2.3卷内文献排列普通文字在前，图样在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后。5.2.4卷内是同一类材料普通准时间先后排列。5.3案卷封面的编制5.3.1案卷封面的内容涉及:档号、案卷题名、编制单位、起止日期。5.3.2档号由档案保管单位填写。5.3.3案卷题名应简要、精确地提示卷内文献的内容。案卷题名应涉及工程名称、参见单位名称、卷内文献的内容。5.3.4编制单位应填写案卷内文献的形成单位或重要责任者。5.3.5起止日期应填写案卷内全部文献形成的起止日期。5.3.6保管期限分为永久、长久、短期三种期限，同一案卷内有不同保管期限的文献，该案卷保管期限应从长。5.3.7密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文献，应以高密级为本卷密级。5.4案卷装订5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。现有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用胶装法，要整洁、牢固、便于保管和运用。5.5卷盒5.5.1案卷装具普通采用卷盒，应采用无酸纸制作的卷盒。5.5.2卷盒脊背应填写案卷题名。6工程文献的归档工程文献应由项目法人在工程通过竣工验收后六个月内向档案室归档，工程管理部归档同时将该工程对应的文献材料向档案室归档。移交工程文献时，应将整顿好的案卷填写文献移交清单，由工程管理部审核签字后，移交档案室。文献移交清单一式三份，三方在移交清单上签字、盖章后交接。一份由工程管理部留存，一份由项目法人留存,一份由档案室存档。7考核7.1工程档案归档工作纳入公司工程管理考核制度及项目法人考核中，明确工程档案归档职责考核。7.2未准时间节点向档案室归档及归档内容不真实、不精确、不完整的，按公司有关考核制度进行处分；反之，若及时有效的按照档案管理流程执行到位，应予以项目法人对应的考核奖励。8附件附件1：工程档案归档管理流程图附件2：工程档案归档范畴及保管期限表附件3：工程档案案卷封皮附件4：卷内目录附件5：文献移交清单附件1：工程档案归档管理流程图档案室整编工程档案档案室整编工程档案案卷分类案卷排列案卷编号计算机录入入案卷编目N档案室工程档案保管档案室工程档案提供运用鉴定存毁N档案室验收工程文献Y入库工程管理部及职能部门在工程订立合同之日起开始收集有关工程资料职能部门文献立卷工程管理部负责人审核签字工程管理部文献立卷工程管理部及职能部门在工程通过验收后六个月内向档案室移交工程文献部门负责人审核签字合约成本部审核YYN档案室工程档案统计YN销毁附件2：工程档案归档范畴及保管期限表工程档案归档范畴及保管期限表序号归档内容保管期限备注工程准备阶段文献1发改委批文长久2规划许可证长久3土地有关手续资料长久4施工许可证长久5中标文献长久6合同(施工合同、监理合同、设计合同）长久施工文献一建筑安装工程（一）土建（建筑与构造）工程1施工技术准备文献①施工组织设计（方案）及报批文献长久②技术交底长久③图纸会审统计长久④施工预算的编制和审查短期⑤施工日志短期2施工现场准备①控制网设立资料长久②工程定位测量资料长久③基槽开挖线测量资料长久④施工安全方法短期⑤施工环保方法短期3地基解决统计①地基钎探统计和钎探平面布点图长久②验槽统计和地基解决统计长久③桩基施工统计长久④试桩统计长久4工程图纸变更统计①设计会议会审统计长久②设计变更统计长久③工程洽商统计长久5隐蔽工程检查统计①基础和主体构造钢筋工程长久②防水工程长久③高控工程长久6施工统计①工程定位测量检查统计长久②工程竣工测量长久③新型建筑材料长久④施工新技术长久7工程质量检查统计①检查批质量验收统计长久序号归档内容保管期限备注②分项工程质量验收统计长久③基础、主体工程验收统计长久④幕墙工程验收统计长久⑤分部（子分部）工程质量验收统计长久（二）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程、设备安装工程1普通施工统计①施工组织设计（方案）及报批文献长久②技术交底长久③施工日志短期2图纸变更统计①图纸会审②设计变更长久③工程洽商长久3设备安装统计长久4隐蔽工程检查统计长久5质量事故解决统计长久6工程质量检查统计①检查批质量验收统计长久②分项工程质量验收统计长久③分部（子分部）工程质量验收统计长久二市政基础设施工程（一）施工技术准备文献1施工组织设计（方案）及报批文献长久2技术交底长久3图纸会审统计长久4施工预算的编制和审查短期（二）施工现场准备1工程定位测量资料长久2工程定位测量复核统计长久3导线点、水准点测量复核统计长久4工程轴线、定位桩、高程测量复核统计长久5施工安全方法短期6施工环保方法短期（三）设计变更、洽商统计1设计变更告知单长久2洽商统计长久（四）施工统计1地基与基槽验收统计长久①地基钎探统计和钎探平面布点图长久②地基与基槽验收统计长久③地基解决统计2桩基施工统计①桩基位置平面示意图长久②打桩统计长久序号归档内容保管期限备注③钻孔桩钻进统计及成孔质量检查统计长久④钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌统计长久3构件设备安装和调试统计①钢筋混凝土大型预制构件、钢构造等吊装统计长久②厂（场）、站工程大型设备安装调试统计长久(五)隐蔽工程检查统计长久(六)工程质量检查评定统计1工序工程质量评定统计长久2部位工程质量评定统计长久3分部工程质量评定统计长久(七)质量事故解决统计1工程质量事故报告长久2工程质量事故解决统计长久(八)竣工测量资料1建筑物、构筑物竣工测量统计及测量示意图长久2地下管线工程竣工测量统计长久竣工验收文献一工程竣工总结1工程概况表永久2工程竣工总结永久二竣工验收统计（一）建筑安装工程1单位（子单位）工程质量验收统计长久2竣工验收证明书长久3竣工验收报告长久4工程质量保修书长久（二）市政基础设施工程1单位工程质量评定表及报验单长久2竣工验收证明书长久3竣工验收报告长久4竣工验收备案表（涉及各项验收承认文献）长久5工程质量保修书长久三交付使用财产总表和财产明细表长久四工程照片、录音录像材料、电子光盘、U盘长久五审计单位所需要和出具的其它文献长久附件3：工程档案案卷封皮档号档案馆（室）号案卷题名编制单位编制日期保管期限密级