工程项目档案管理办法

工程项目档案管理方法﹙试行﹚第一章总则第一条为了加强公司所承建工程的档案管理，进一步提高工程档案的管理水平，确保工程档案完整、精确、及时归档，充足发挥工程档案在经营管理、施工生产中的作用，更加好的维护公司正当权益。根据建设部《建筑工程文献归档整顿规范》（GB50328－）和工程局《工程项目档案管理方法》(暂行)等的有关规定，结合公司实际，特制订本方法。第二条工程项目档案：指在工程经营管理、工程施工管理及工程竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文献的统称。第三条本方法合用于公司承建的和以工程局名义签约的工程项目。第二章管理部门与职责第四条经理办公室负责牵头组织对工程档案的管理工作，涉及建立健全管理体系、制度建设、信息化建设、监督检查指导等。第五条科技部和项目管理部为工程项目档案的主有关部门，负责对工程档案的催收，并分别对公司所承建的和以工程局名义签约的工程项目档案进行验收归档，其它部门负责对本业务系统工程档案归档范畴内资料的收集归档。第六条科技部负责定时对项目工程技术资料（涉及技术管理、质量控制资料及安全和功效检查资料）进行检查指导，督促项目将交工资料及时归档。对存在的问题提出整治方法，限期整治，并及时验证整治效果。负责对交工资料（涉及技术管理、质量控制资料及安全和功效检查资料）的核查；负责对工程施工技术及技术鉴定会的有关资料（如照片、光盘等）的收集归档；负责填写项目档案归档承认书。第七条项目管理部负责对工程施工许可证、开工报告、单位工程竣工质量验收统计、单位工程质量控制资料核查统计、单位（子单位）工程安全和功效检查资料和单位（子单位）工程观感质量检查统计的核查；负责对工程进度照片、实体照片、工程质量事故的照片、光盘等的收集归档；负责对工程评优报奖文字资料、宣传照片、录像、光盘及国家、省（部）、市以上质量荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等的收集归档；负责督促项目将工程质量验收、竣工备案资料及时归档；负责在工程开工时发放“工程项目管理备案记录表”、“工程项目档案归档告知书”及“项目文献交接清单”；负责填写项目档案归档承认书。第八条市场营销部负责对工程招标文献、投标文献等有关资料收集归档。成本管理部负责对工程中标告知书、工程总包合同、联营合同，工程（预）结算书等有关资料收集归档。招标采购部负责对专业分包合同、劳务分包合同及物资和设备采购、租赁合同等有关资料收集归档。第十一条安全监督管理部负责对工程安全事故解决资料涉及安全事故解决的照片、录像、光盘收集归档；负责对安全荣誉报奖宣传照片、录像、光盘及荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等的收集归档。第十二条党委工作部负责对重要领导视察工程及工程洽谈、签约、开竣工典礼的照片、录音、录像、光盘等有关资料的收集归档。第十三条项目经理部在施工过程中配备能确保工程项目档案安全的设施设备，设专职工程资料员负责工程项目档案归档范畴中资料的收集、保管和移交归档工作（如资料员发生变动，需与下任资料员或项目技术负责人做好交接工作），以确保工程项目施工全过程多个文献的完整、精确和真实有效。建立新开工工程项目备案制，对工程项目档案的形成与管理纳入《项目管理目的责任书》，应列入成本责任制，最后兑现指标中。项目经理是工程项目档案归档的第一负责人，建立档案管理岗位责任制，制订严格的考核、奖罚方法，完善责任贯彻和责任追究制度。第三章工程项目档案的归档范畴及归档时间第十四条凡与工程建设项目有关的重要活动、记载工程建设重要过程和现状、含有保存和查考价值的多个载体的文献，均应收集齐全进行汇总、整顿、编目，并按本地档案管理规定进行分类组卷装订后移交公司档案室，归档的工程项目档案必须达成完整、精确、系统。第十五条工程项目档案归档的内容涉及：工程经营文献、工程施工文献、工程声像荣誉实物等。具体归档范畴按照《建设工程文献归档整顿规范》（GB/T50328—）执行。（一）工程经营文献工程招投标文献、工程合同（合同）、中标告知书、工程（预）结算书等。（二）工程施工文献工程施工许可证、开工报告、施工方案、施工组织设计、技术交底、施工总结、技术总结，图纸会审统计、图纸变更单、安全环保方法、地基（桩基）施工检查统计、隐蔽工程检查统计、质量评定书、安全事故解决统计、工程质量检查统计、分项实验验收统计、设备合格证、材料质量合格证、竣工验收备案文献、竣工图，优质工程、科技成果、示范工程申报及总结资料等。（三）工程声像荣誉实物档案1．重要领导视察工程的照片、录音、录像、光盘；2．工程洽谈、签约、开竣工典礼照片、录像光盘；2．工程施工进度照片、实体照片和工程照片光盘；3．工程质量事故、安全事故解决照片、录像、光盘；4．工程施工技术、技术鉴定会照片、光盘；5．工程评优报奖宣传照片、录像、光盘；6．荣获国家、省（部）、市以上质量、安全等荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等；第十六条工程项目档案归档时间，工程经营档案在工程结算后三个月内移交公司档案室，工程施工档案和工程声像荣誉实物档案于工程竣工后三个月内移交公司档案室。第四章工程项目档案的收集第十七条工程项目档案的形成和积累产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应纳入项目建设计划和有关部门及人员的职责范畴、工作原则或岗位责任制。并有对应的检查、控制及考核方法。第十八条项目档案的填写、收集、整顿必须与工程同时，内容完整。项目、子项签章齐全，技术负责人随时检查其完整性、真实性和精确性。工程竣工验收应与项目档案验收同时，使项目档案管理工作始终贯穿于施工全过程。第十九条项目资料员应对项目档案进行分类收集、整顿，建立项目文献清单。项目资料员在收到项目档案后，应检查其与否符合规定，对符合规定的项目档案及时分类登记到清单上，并分类保存；对收到和下发的项目文献应及时进行收发文登记。第二十条项目实施总承包的，由各分包单位负责其分包工程项目档案的填写、收集，并按总包单位规定（规定）进行整顿，总包单位应定时和不定时的检查和指导，但凡检查不合格的项目（或内容），应责令限期整治（达不到规定时，可拒付工程款）。分包单位应在分包工程验收后将施工资料交总包单位汇总。第五章工程项目档案的归档质量及规定第二十一条归档的工程档案最少编制三套原件（建设单位、施工单位、本地城建档案馆），内容必须符合国家有关工程技术规范、原则和规程及本地城建档案馆规定。第二十二条工程项目档案必须真实、精确、与工程实际相符。做到笔迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。需永久、长久保存的文献一律用碳素墨水书写，不应用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。录音、录像、光盘应确保载体的有效性，电子文献应使用不可擦涂型光盘。第二十三条工程项目（或单位工程）应用全称，或明确不易误解的简称。工程项目档案形成用纸普通规格为A4（297mmX210mm）幅面。竣工图应是新蓝图，不得为复印件。不同幅面的竣工图应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。第二十四条工程项目所形成的全部项目档案在归档前应根据国家和地方有关规定，并按档案管理的规定，由文献形成单位进行整顿。组卷要遵照项目文献的形成规律和成套性特点，保持卷内文献的有机联系、分类科学、组卷合理、装订规范，便于保管和运用。项目施工文献按单项工程、单位工程或装置、阶段、构造、专业组卷，不同载体的文献普通应分别组卷，具体组卷规定按照《建筑工程文献归档整顿规范（GB50328—）的有关规定执行。（本地有规定的亦可按属地规范执行）第二十五条中标告知书、竣工验收证明书等惯用于投标的文献最少要备份五套，以确保经营投标的再运用。第六章项目文献的验收与移交第二十六条工程竣工验收前，项目经理部书面报请本地城建档案馆对工程项目档案进行预验收。科技部、项目管理部负责检查工程项目档案的齐全完整，验收合格后出具“工程项目档案归档承认书”，由科技部及项目管理部共同负责向公司档案室办理移交，档案室根据“工程项目档案承认书”办理工程项目档案的接受手续。第二十七条验收工程项目档案的重点（一）工程项目档案积累的与否完整、精确、系统，与否真实反映工程建设过程和工程竣工后的实际状况；（二）分类组卷、装订与否符合（GB/T50328—）规范；（三）竣工图编制与否符合专业技术规定，与否有竣工图章；（四）各环节程序负责人的签章手续与否真实、齐全。第二十八条移交归档的工程档案必须是通过整顿并装订成册的原件，装订办法采用三孔一线（孔距8cm）或胶装，竣工图能够不装订，卷内要有卷内目录及备考表。第七章附则第二十九条本方法由公司总经理办公室制订并负责解释。本方法自印发之日起施行。附件：1、工程项目资料管理备案记录表2、工程项目档案归档告知书3、工程项目档案归档承认书4、项目文献交接清单附件1：工程项目资料管理备案记录表施工单位：工程名称工程地点开工日期竣工日期工程造价建筑面积构造类型层数设计单位建设单位监理单位科技部资料员联系电话电子信箱项目管理部资料员联系电话电子信箱档案室联系电话电子信箱项目经理联系电话电子信箱项目技术负责人联系电话电子信箱工程资料员联系电话电子信箱备注此表一式三份，由项目经理部资料员填好后报送至公司档案室备案。附件2:第号工程项目档案归档告知书[存根]：由你单位施工的工程，已列入公司档案室归档范畴，请按照有关归档原则，将该工程的项目管理文献（原件）排列组卷后于工程竣工后三个月内，交公司科技部和项目部审核评定后移交档案室。收件人：年月日—————————————————————————第号工程项目档案归档告知书：由你单位施工的工程，已列入公司档案室归档范畴，请按照有关归档原则，将该工程的项目管理文献（原件）排列组卷后于工程竣工后三个月内，交公司科技部和项目部审核评定后移交档案室。项目管理部（盖章）年月日附件3工