高校报销难问题的思考

高校报销难问题的思考

招生和上诉是高校财务管理部门的主要业务，也是高校财务部门的一项重要工作。但随着高校规模不断扩大,社会影响力也随之提高,资金流量与日俱增,收入来源出现多样化的特点,支出方面出现了复杂化、社会化特点,支出中用于教学、科研、基建、后勤产业等方面的资金越来越大,每天均有大量的资金往来,财务业务比较繁忙而会计人员编制相当有限,不少高校出现了“报销难”的问题。尽管高校财务系统大都实现了会计电算化,在一定程度上提高了报账的效率,有的高校还借鉴商业银行的做法,引入智能报销排队叫号系统,维持了财务报账大厅的秩序,但“报销难”问题并没有得到根本解决。每年一度的教职工代表大会,“报销难”总是代表们最为集中的提案之一,高校财务部门蒙受着巨大的压力,因此,如何改进报销流程是个重要的议题。一、单位领导人授权审批和财务部门处理一般高校的财务报销流程如图一所示,一笔报销业务的受理一般要经过经办人的票据规范整理、单位领导人的授权审批和财务部门及时准确的处理。这三个环节看似简单,但存在着必然的联系,必须对它们进行系统分析,进而有针对地进行改进,才能从根本上解决“报销难”问题。二、大学财务会计程序中存在的问题(一)财务审批体系从理论上讲,高校属于事业法人,但我国高校实行的是党委领导下的校长负责制,如图二所示,高校一般都存在分工负责的特点,资金的审批由分管的校级领导分别签批,除大学校长作为法人代表具有审批权外,学校的党委书记、党委副书记、副校长都具有审批权。同时不少大学实行校院二级管理,根据学校的授权审批制度,大学所属学院具有财务审批权,而各学院一般也存在院级领导分工负责问题,因此,体现在资金管理上,往往也出现与之相对应的财务审批体系,如图三所示,除行政院长外,学院的党委书记、分管学生工作的党委副书记、教学副院长都具有审批权。大学的签字审批由传统上的“一支笔”制度,已经演变成为“多支笔”了,从表面上看,可以通过下放资金审批权而提高学院的自主权,但从目前财务报销实践看,并非如此,存在着一些问题:1.专业级领导协同机构从学校层面看,将有限的资金切块分给各个校级领导分管,不利于学校资金的综合利用;从所属的各学院看,院级领导大多由专业教师或科研人员兼任,且更换频繁。这些部门领导对财务知识、财经纪律不甚了解,依法管理的观念不强,容易导致“统一领导”得不到加强,“分级管理”变成各自为政、自成一体的局面。2.通过学校主要部门的会签或会审各地为了规范财政资金的使用效益,纷纷出台了相关制度,如“高校基建资金管理办法”,要求属于基建类的资金必须经过基建处、审计处、财务处三个职能部门会签,并经过分管财务、基建的校长审批才能付款;又如“高校科研资金管理办法”,要求在1万元以上的项目经费必须经过科研项目负责人、所在的学院负责人、科研处负责人、分管的校领导审批,对外支付50万元以上的项目经费还需经过学校教代会财经领导小组会审。这些制度的出台规范了高校资金的使用,但在一定程度上延长了审批的时间,因为领导层大都属于专家型学者,教学、科研“双肩挑”,工作繁忙,一般老师很难找到院长签批,更不用说得到校级领导的审批了。(二)财务报销经办人员素质不高,对财务部门的要求太多或东南角从理论上看,高校的经办人应为学校正式编制的教职工,才能体现学校业务的真实性、相关性。不少经办人(教师)是学科带头人,有的是硕士生导师,有的是博士生导师,由于教师的授课任务、科研工作较重,每笔业务都亲自到财务报销大厅排队取号等候报销可能性不大,他们对财务部门有不少意见,纷纷要求改变经办人必须为教师的传统做法。从当前财务报销的实践看,不少高校的财务报销经办人已经发生变化了,经办人多为研究生或本科生,并且人员流动性大,不利于报销业务的办理。从另一方面看,由于近年来的高校扩招,教职工的人数也增加了不少。这些新增教师的学历往往较高,但不太熟悉财经知识,对学校的财经制度了解太少或一无所知,如对票据粘贴的格式、经费项目本的使用、授权审批等相关财务知识等不太明白,给实际工作带来很大困难。从图一可以看出,在“发票整理”、“填写报销凭证”的最基础环节就无从做起,往往因相关环节手续不齐而无法完成报销任务。(三)实习、报销时间由于高校的特殊性,学生的毕业实习(以工科、农科为例)大都安排在假期,尤其是在暑假。经办老师一般在每年的六月借款,等到实习回来,收集票据、粘贴等待报销时,一般已到了期末(每年11月至12月间)。而这期间正是高校财务最忙的时候,要做各种报表的布置、财务结算会议、应付各种检查的安排等,财务报销大厅的拥挤就不难想象了。(四)预算清算大厅的服务有待改进1.学校发挥热计划机关统筹协调财务权益长期以来,财务人员习惯于既定的程序,坐在办公室等候报销人员递来凭证,当出现不符合相关规定时则予以退还。这对于花了很长时间排队办理的报账经办人来说,容易产生抵触情绪。2.银行送钞安排不合理从图一可以看出,报销业务经过复核后,才能到出纳岗位领取现金或进行转账。高校的现金大都委托开户银行管理,由商业银行按规定的时间接送备用金,而商业银行的上班时间与高校财务并不一致,当经办人办妥会计业务时,还得等待银行送钞安排,增加了他们的等待时间。当超过规定结算起点1000元时(差旅费除外),一般情况下需转账处理,这就要经办人手工填写付款详细信息,由于手工开具付款单的固有缺陷,经常出现账户名、账号和开户行不符的现象,不时出现付款退回情况,经办教师时有怨言。3.财务项目的文件内容近年来,不少高校为规范支出,相继出台了一系列制度,也给会计部门带来挑战。如新出台了“关于校院两级物资采购、基建修缮工程招标实施办法”、“关于科技项目经费管理办法”等文件,相对于旧文件,具体条款差别大,高校财务部门从学习到理解就必须花一段时间,而各学院、部门的负责人、经办人对新制度文件不太熟悉或根本一无所知,这种信息的不对称给报销带来了很大困难。4.学生不上大学,导致的财务审核问题随着高校对外联络的增加,高校教师外出培训、对外交流趋向活跃。如为提高地方高校教师水平,学校教务处一般会分期安排教师以访问学者的身份,赴“211工程”、“985工程”的大学进行进修,时间从6个月至18个月不等,这样产生的费用较多,尤其是当所派高校(如北京大学、清华大学)不提供住宿时,产生的住宿费该参照什么标准报销,给进修教师和财务审核带来难题。外派教师至境外(包括台湾)进修、交流也逐年增加,出现一些与上级文件有关规定并不完全一致的现象,同样也给会计审核带来困难。三、大学财务结算过程的优化措施(一)统一审批权限建议学校层级的审批体系作适当的改进,即组建学校财经领导小组,如图四所示,成员由校党委书记、主要的副书记、校长、主要的副校长组成,人数在4-5人,便于学校重大政策的决策。同时为提高工作效率,组建符合高校自身特色的财经工作小组,成员由校办公室、财务处、审计处、国资处、教务处、科研处、后勤处等部门领导组成,日常工作由校办公室负责协调。根据高校自身特点,分别设置校财经领导小组、校财经工作小组的审批权限,限额内的业务授权校财经工作小组审批,限额以上的必须提交校财经领导小组审批。这样,学校的审批体系发生了改变,可以集中财力办大事,提高资金使用效益,同时机关各处室相对稳定,有利于教师高效办理审批事项。学院层级不再实行分管领导审批制,因为学院的资金来源本来就十分有限,分管审批不利于资金的统筹安排,建议由学院院长或授权副院长审批(1人),工作时间要相对稳定,有利于经办教师办理审批签字。(二)做好会计培训1.配备行政或教学辅助人员财务部门积极与各学院联络,做好财务报账员的培训工作。各学院一般都配备一定数量的行政或教学辅助人员,根据各学院报销业务的数量,建议指定一名或二名辅助人员作为专职报账人员。因为这些人员相对稳定,财务部门对其指导、培训比较容易,在办理报销业务时工作效率较高。2.支持体育教师的学校。高校一般在科研针对近年来教师科研类经费金额不断增加、数量众多的特点,由教师作为财务经办人也存在着困难,财务部门必须以人为本,顺应科研业务经办人的改变现象,建议由承担科研课题的教师指定相对稳定的研究生、本科生作为报销助理。这些报销助理在协助课题组教师报销时,必须凭课题教师的身份证和学生本人的身份证到财务部门办理业务。而财务部门在录入记账凭证时,仍以课题组教师作为会计凭证摘要经办人,以规范经济业务。3.明确办理业务程序高校财务管理部门应通过多种方式加强财务管理宣传,帮助与引导学院领导、各部门、各系科正确认识财务管理信息的重要价值,为提高财务报销手续打好理论基础。经办人要明确办理业务具体程序,包括该项业务原始凭证的整理要求、单位领导的审批权限、经费本使用范围、财务报销的具体流程等,才能有效完成报销手续。以进口仪器、出国进修为例,报销所需的资料就比较复杂,这就需要经办人熟悉详细流程,否则难以完成报销任务。(三)集中就业时间针对高校一般在期末报销业务特别繁忙、在期中却相对清闲的特点,财务部门应该在开学初就提前通知各个学院办理有关借款催收、物资采购、基建修缮和科研业务报销工作,有目的地引导各学院分散报销时间,避免造成集中在期末报销的拥挤现象。针对毕业实习时间过于集中的问题,财务部门可以事先与教务处沟通,了解各学院实习的安排计划。根据不同学院学生实习的特点,在不影响教学计划的前提下,建议教务处适当错开实习的时间,同时指导学院带队教师及时收集实习相关的原始凭证,并及时到学校财务部门进行报销。(四)加强金融公共关系1.查询所需的经费引导学院负责人积极使用学校财务网络平台,财务部门应建立财务信息QQ群,及时发布相关财务信息。学院负责人可定期或不定期查询所在学院的各种教学、学生、科研类经费余额,让他们在审批前就能做到心中有数。由于校院二级是凭学校授权而进行的审批,财务处要把最新出台的财务制度,特别是与授权有关的信息第一时间告知学院负责人。学院领导层要配合学校制度,建立健全相关的机构,如成立学院物资采购、验收基建修缮小组、学院党政联席会议议事规则等。2.财务管理平台网络技术的快速发展为高校财务管理提供了广阔的空间,财务部门应充分利用网络平台,实现财务信息的无纸化网上传输,提高财务服务水平。积极同软件开发商探讨优化财务系统,开发财务信息网络查询系统,为学校各部门提供工资、公积金、个人收入所得税和财务经费、部门预算等各方面的财务信息。3.政府财务公开高校是精英集聚、人才荟萃的特殊场所,对信息公开尤其是财务信息公开的需求会更加强烈。除不宜完全公开的财务信息外,其他都可以而且应当分层面多形式全过程按程序公开。财务公开的媒介包括会议、文件、公示栏、校园网(财务网)等。财务公开的内容除财经制度、收费政策外,也应包括年度预算编制和执行情况、公用项目预算与支出情况、各种检查与审计结论等。财务公开工作的不断深化,将会进一步加快民主理财的进程和开放型财务的形成。(五)财政部必须加强服务1.提高服务质量良好的服务可以增加教职工对财务部门工作的理解,减少误解进而提高工作效率。财务部门要努力提高服务水平,建立财务人员定期或不定期走访学院制度,与各学院交流思想,沟通信息,共同谋划如何用好钱、管好账。平时多宣传单位财务规定,及时传达上级各项检查提出的要求,使广大职工知情、理解、支持财务工作。2.改善服务(1)学校财经制度的培训除少数医学、中医院校等专业性较强的院校外,大部分高校都有财会或财经类的专业。可以充分利用这一优势,从财会类二、三年级的学生中选择一些认真负责的学生,首先对其进行学校财经制度的培训,之后再经过财务报销前台会计实践,最后,根据有关学院领导和老师的工作时间,选择一或二个学院进行财务报销预审试点工作,由财务部门具有丰富经验的会计人员带领学生预审员到学院进行财务预审。具体流程:学院经办老师整理好原始凭证——学院授权审批——学生预审员预审——出具预审受理单(预审合格后)。财务部门应设立财务预审专柜,该专柜负责把收回的预审凭证进行会计处理,经办老师凭受理单到预审专柜办理现金或银行付款业务,这样就避免出现在财务大厅排队的拥挤现象。(2)办理报销业务预约的流程由高校财务部门与财会软件开发商共同开发网上预约报销系统,经办老师可通过个人识别号如工资号或身份证号登录学校财务处网页办理报销业务预约。财务部门要预先把学校财务报销有关常用的报销制度及时通过财务网页发布,预约报销系统的界面要尽可能人性化,简单易行,即具有友好的提示功能,逐步引导老师通过网上提示完成。这样,可以减少手续环节和等候时间,节约相关的成本费用,避免资源浪费。(3)银行卡收款方式转变为银行卡记账无现金报账是指在报账过程中利用网络信息技术,将现金收付方式转变为银行卡转账方式,不到现金出纳处缴、领现金就完成报销的一种报账方式。为减少现金流转过程中的风险,缓解报账人员排队取现金等拥挤现象,高校应试行无现金报账系统。3.完善高校财经制度的建设制度管理在高校财务管理中处于基础性的地位,但长期以来,高校财经制度建设较为落