企业销售与账款内部控制的设计

企业销售与账款内部控制的设计

1内部控制制度为了确保所有交易顺利有效进行，保护资产的安全和完整性，促进会计数据的真实性和合法性，防止错误发生。因此，公司必须制定适合内部流程和内部控制体系的内部控制体系。在一些与销售业务紧密相关的工业和商贸企业,销售与收款内部控制制度是企业内部控制体系的重要组成部分。2执行人员过失内部控制的固有限制有:①内部控制的设计和运行受制于成本与效益原则。②即使是设计完善的内部控制,也可能因执行人员的粗心大意,精力分散,判断失误以及对指令的误解等而失效。③内部控制可能因有关人员相互勾结,内外串通而失效。④内部控制可能因执行人员滥用职权或屈从于外部压力而失效。⑤内部控制可能因经营环境、业务性质的改变而削弱导致失效。由此看来,针对上述内部控制的固有限制,企业在制订销售与收款内部控制制度时,应采取合同签订职位与销售职位相分离,销售职位与收款职位相分离,制定销售业绩考核制度,对销售与收款进行监督。3应采取的措施是在发生销售和付款时采取内部控制3.1加强销售与收款的内部控制。在销售合同进行企业的销售决定着企业的生产,更重要的是与企业的经济效益紧密相联;回收的资金决定着企业的经营运转,有如人体血液循环之功效,更重要的是与企业的持续经营相联。由此看来,企业的销售与收款的重要性非同一般,它的内部控制对于企业来说至关重要。根据不相容职位相分离的内部控制要求,笔者认为应采取措施加强销售与收款的内部控制。销售业务应根据销售合同进行,会计部门要参加重大销售合同的会签,赊销客户首次必须对其资信程度进行调查、询证报管理当局审查批准后方能与其签订合同。销售人员与客户建立良好的沟通合作意向后,销售合同的签订由具体的销售负责人签订,合同签订后立即传递给财务部门一份留存,便于财务部门作为客户信用及结算的依据,同时三者对该笔业务的销售量、价格、收款时间及方式都有充分的了解。3.2销售管理团队的构成要按规定的价格进行销售,销售折让、折扣均要经有关部门批准。建议企业销售部门按地区划分几个区域,每个区域设一名负责人及若干销售人员,他们负责该区域的所有相关销售业务。每个区域配一名财务人员,直接接受公司财务部门的领导,财务人员根据销售折扣等政策介入货款催收工作,负责该区域的欠款催收及管理工作,按交易合同约定和市场惯例收款,协助该区域的销售工作。为约束销售人员片面追求销售额而不管回款的恶劣情况发生,可根据公司事先制定的销售回款业绩考核等配套管理政策,财务结算人员经常与购货单位保持联系,销售人员根据既定回款政策与客户洽商交易,既鼓励销售人员拓展市场,又有效遏制坏帐的发生。3.3人员越界接待工作企业可发挥内部审计部门的职责,设置销售人员舞弊的举报电话,信访接待工作。对客户及员工的举报积极对待,核查落实,受到客户好评的给予奖励,有舞弊行为的给予处罚。3.4销售人员要具备完全的考核措施,并保证销售人员的合公司根据自身的实际情况,制订销售业绩及回款率与销售人员的报酬、薪金相挂钩的制度,采取具体的考核措施,既要调动销售人员的积极性,又要保证销售人员的报酬不受损失。建立销售业绩报告分析制度,考核销售计划及货款回笼完成情况,分析经营成果,以便改善经营环节,促进企业进一步提高经营管理水平。3.5建立企业货款管理体系对于具备一定规模的企业,即使制定了许多销售管理制度,若没有实行财务部门与客户定期对帐,销售与收款相分离政策,对于一些销售额大尤其是为占领市场份额允许赊销的企业,弊病的存在是明显的,所以必须执行销售与收款相分离的企业财务部门与客户定期对帐制度。但为避免防错成本过高,可在事先制定相关结算制度,由销售部门拓展市场,与购货单位具体洽商销售合同,催收货款,并将客户资料交财务部门保存;财务部门负责销售款项的结算和记录,监督管理货款的回收,并可以根据销售合同或市场惯例定期或不定期与客户联系,核对帐目,加强货款资金的回笼管理。销售合同、通知单、发票和发货单、运货单(提货单)须经有关负责人员审核签字后才能生效,并相互印证编号。3.6对客户的随访销售部门根据各区域的客户签订的合同及资料建立客户档案,设置专人负责管理,包括客户的名称、地址、价格、销售数量、付款方式、付款期限、应收款余额等内容,销售部门与财务部门及时核对,年末对客户进行回访。销售部门可以根据回访情况了解市场行情,为下年度制订新的销售策略作好准备;财务部门通过回访可以了解客户的财务状况,联络感情,为下次更好合作制订有利的收款政策。4销售与收款岗位相分离的内部控制制度企业制定销售与收款内部控制制度时,要因地制宜,根据企业自身的实际情况,如企业组织结构、产品类型、市场定位、市场介入形式和财务部门监督力量等因素制定相关