会议沟通管理

1、会议的目的与类型2、会议的组织3、会议议程4、会议记录5、会议中的角色6、与会者的座次7、与媒体进行危机沟通的技巧

会议沟通1

会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式，是一种常见的群体活动。根据不同的目的和要求会议，既可以被看作一个集思广义的过程，也可以被当作一种信息传递的方式，通过会议可以将许多人聚集在一起，就某些问题相互交流思想并提出相应的对策，会议也是上行沟通的途径之一，管理者可以借开会的机会听取下属的意见和建议。

第一节会议的目的与类型会议沟通的概念1一、交流信息二、给予指导三、解决问题四、作出决策

一个有效的会议应该能使与会者心情舒畅并积极参与，让大家通过有效的方式得以沟通，从而获取有用的信息或达成一致的合作协议。

第一节会议的目的与类型会议的目的1一、谈判目的是解决双方在利益上的冲突，常采取双向互动式的讨论方法，力求达成一致的意见。二、通知目的式传播信息，其传播方式通常为单向式。三、解决问题这类会议的目的在于利用团队的创造力来解决问题。四、决策目的是在不同方案中权衡利弊，作出抉择，与会者不仅要参与讨论和决策，而且要遵守会议的决议，即便自己持不同观点。五、交流这类会议的目的在于集思广益，常采取头脑风暴法。

第一节会议的目的与类型会议的类型2一、明确会议的必要性二、确定会议的目标三、拟定会议议程四、准备会议文件五、分发预阅资料六、确定会议主持人七、确定与会人员八、预定会议场所九、补充最新信息

第二节会议的组织会前准备2会议能否顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握。控制会议进程，大致可按以下步骤进行：1、宣布会议的主题和目的2、根据会议议程顺序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见3、给每个人表述自己意见的机会4、控制讨论进程5、如果会上出现各种不同见解，主持人应该根据自己的理解，将各种观点加以概括6、遵守预定的时间，不要拖延7、在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策8、在会议结束时，对已取得的结果进行概括9、确定下一次会议的议题和时间

第二节会议的组织会议进程控制2会议结束后，会议组织者还需要做以下工作：1.为了贯彻会议精神，执行会议决议，可将会议记录或会议简报下发制，与会者及其他有关人员。2.根据会议精神对执行工作进行监督和检查。第二节会议的组织会后工作3

会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。第三节会议议程会议议程的重要性3

会议议程的设计应遵循以下原则：一、明确议题二、确定主次三、注重实效四、事实调整五、提供背景资料第三节会议议程会议议程的设计原则3一、突出问题二、提出新议题三、选择重要议题四、分清主次顺序五、确定时间六、明确顺序七、结束议程第三节会议议程会议议程的设计步骤4

在考虑会议程序时，会议记录常常被忽视，实际上一份完整的会议记录资料，对于会后执行会议的决议，检查会议效果，甚至下一次会议的召开都起着至关重要的作用。正式的会议记录应该包括以下基本要素：1、会议名称2、会议日期3、起止时间4、地点5、主办者6、出席人员7、缺席人员8、会议主席致开幕词并宣布会议议程9、会议过程10、会议决议11、下一次会议的时间及地点第四节会议记录会议记录的内容4

通常会议记录的任务由会议秘书承担会议记录并非易事，要做好这项工作，必须注意以下几点：1、充分了解会议主题目的及议程2、可以采用手工方式记录，也可以采取录音、照相或摄影方式记录3、记录时要紧跟会议进程4、及时确认要点澄清含糊不清的观点5、避免夹杂自己的主观意见6、会后应校对记录并及时打印第四节会议记录会议记录的注意点5

对会议影响最大的就是会议的主持人会议，主持人的作用包括三个方面，一是引导，二是激励，三是控制。其主要职责如下：1.会前明确会议的目的起草议程，决定参加会议的人员，会议举行的时间和地点，以及准备分发的材料。2.会议期间营造合适的氛围，宣布会议开始控制会议进程，鼓励与会者发言，作出决策，确认行动和职责，以及宣布会议结束。3.会后重新检查会议记录，评估会议成果，以及使所有成员都明确会议结果。第五节会议中的角色会议主持人不论开会的原因是什么，营造一种适宜的开放的宽松的氛围对于主持人来说都是非常重要的，因为这样的氛围能够保证每一个人都有一种轻松的心情，使所有与会者能够积极参与并各抒己见。5

参加会议的成员都有责任使会议取得成功，对于所有成员来说明确会议的目的议程以及自己与其他人在这次会议中的角色是很重要的。与会者应努力做到以下几点：1.会前了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认在会议讨论中哪些与自己相关。2.会议期间注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并对所讨论的问题充满兴趣，对涉及自己工作的决策行动计划应做好详细的记录。3.会后全力贯彻会议精神，完成会议期间分配的任务。第五节会议中的角色其它与会者

每个与会者都应积极发言，提出自己的想法，找出最好的解决问题的方案。如果会议主持人无法控制会议的局面，那么其中一名与会者应能机智地使会议处于正常运行中。5

会议秘书的作用很重要，因为他直接向会议主持人负责。其职责如下：1.会前详细检查会议的地点，时间通知与会者，分发必要的背景资料。2.会议期间记录会议开始时间，参加人数，会议内容以及报告人和会议结束时间。3.会后撰写会议纪要，核对必要的事实和数据，与会议主持人协商以及分发会议纪要。第五节会议中的角色会议秘书6

会议前应该明确出席会议成员的座次，必要时应事先做好与会者的席卡，按照职位高低以及其他不同身份排好座次。第六节与会者的座次与会者的座次黑点表示会议主持人，S表示会议秘书,×表示主席台就座的其他与会者。长桌型（A）长桌型（B）凹型方桌型●S○○○圆桌型7一、会议目的