仁众文化传播有限公司行政管理制度

仁众文化传播有限公司行政管理制度一、考勤管理规范（一）考勤1、员工必须按照公司作息时间规定按时上下班，到公司上下班必须亲自打卡，延长工作加打离开时间，否则视为无延长工作。2、当日未打卡员工必须提前告知部门负责人及行政部，在第二天之内处理(说明原因，并填写好未打卡说明，部门负责人签字后交总经理签字)，否则按旷工处理。3、外出：员工因公外出，须直接向部门负责人报告。员工上班后中途因私事外出，须向部门负责人请事假并经批准后方可外出，以上情况均需在行政部登记本上填写去向表，否则作旷工处理。部门负责人以上职务因私事外出，须向总经理报告去向。（二）迟到早退：1、根据商丘市交通状况，每月允许员工有1次10分钟的情况出现，不予经济处罚。2、迟到或早退30分钟内第一次处罚10元，两次以上加倍处罚，超出1次1倍，2次2倍以此类推。3、迟到或早退超过30分钟但不到60分钟范围内，按旷工半天处理。4、迟到或早退超过60分钟，按旷工全天计算。（三）旷工:扣罚标准按当日工资的3倍以上处理。（四）请假：根据请假性质按照第五章请假制度执行。（五）延长工作时间：由部门负责人根据工作需要向行政部申请，并经总经理批准后执行，未经批准不得擅自延长。二、电脑及网络管理规范（一）因公司业务性质决定，公司为除部分行政部员工外的所有员工配发工作电脑，但不得用于私人用途。（二）因公司业务性质决定，公司所有电脑均接入互联网，以方便员工用于查阅工作资料，传输工作文件及与客户沟通交流，但不得用于其他用途（游戏、视频、电影、聊天）。（三）所有电脑除安装工作必须的软件外，不得下载网络游戏、单机游戏及其他软件，部门负责人负责每周检查一次，一经发现予以罚款100元。行政部每月进行一次不定期抽查，抽查一经发现问题，除行为人外部门负责人受连带处罚，分别罚款100元。（四）公司所有电脑均应加密，以防资料丢失或泄密，但密码应告知部门负责人及行政部，以方便查阅。（五）为方便员工工作，并根据各部门工作性质，公司不限制员工使用网络浏览器及QQ等即时通讯软件，但员工不得浏览与工作无关的网页、论坛等，不得利用QQ软件聊天，不得通过浏览器进行网页游戏、空间游戏、阅读小说等，一经发现，予以100元罚款。部门负责人负有监督责任，一经行政部发现，部门负责人受连带处罚100元。（六）电脑的维护管理由设计部负责，电脑出现故障不得私自开启机箱，须经设计部专业人员检查后处理。（七）每人对属自己负责的电脑每月均应杀毒一次。三、电话使用规范（一）为方便工作，公司为相应岗位配发座机，座机不得用于私人聊天，一经发现，立即予以50元经济处罚。（二）电话时注意长话短说，节约开支，严禁私话。（三）部门同事不在而其电话铃响时，应立即代为接听，并留下对方的姓名电话号码及留言，将其详细记录到记录本上，待其本人回来时，如实转达。（四）如因工作需要须拨打长途，应到行政部登记备案，备案内容包括拨打号码、拨打时间及时长，电话目的。如未登记，由电话管理人承担话费金额10倍处罚。（五）普通员工个人手机必须保证早上7：30—23：30期间畅通，不得出现停机、关机、电池缺电等情况，部门负责人或总经理指定的其他人员必须保证电话24小时畅通，一旦出现手机无法畅通影响工作，视情节每次罚款20—50元。四、打印机、复印机及打印纸使用规范（一）公司内部实行无纸化办公，除打印财务文件外一般情况不得使用打印机打印内部文件。（二）如需对外提供纸质文件，需向部门负责人口头申请并经口头同意后到行政部领取打印纸，并照实领取数量，填写领取登记表，使用人签字并由部门负责人签字。（三）打印前使用人应仔细核对内容，尽量避免出错，如因打印机卡纸等原因出错，应如实向行政部汇报并由部门负责人签字同意后重新领取纸张。（四）如未经同意私自使用打印机及打印纸，每次罚款20元。五、接待管理规范：（一）员工因业务需要在公司内部接待人员，需经部门负责人同意后向行政部申请，未经同意不得在公司内接待。（二）原则上，普通人员接待使用公司接待室，由行政部配合来客的礼仪接待工作。非特殊原因，不得将来客领入办公区域。（三）在公司内接待任何非工作需要的亲朋好友时间不得超过10分钟。（四）一经发现员工违反接待规定，则处以每次100元的经济处罚。六、大宗物品领用管理规范：（一）公司的图书资料、手提电脑、数码相机、摄像机等设备在工作需要时可到行政部领用。（二）领用时须经部门负责人同意并签字，领用人签字并注明归还时间。领用程序：领用人→至行政部申请→领用人检查设施→登记→限期内归还→行政部设备管理人检查→入库保存。（三）物品领用后，必须在规定时间内归还，不得延期，如出现延期，予以200元经济处罚。（四）物品领用后如因个人使用不当造成的损坏，视情节由个人承担一定金额的赔偿。八、电器管理使用管理规范：（一）空调、暖气、风扇、音响等电器由行政部人员负责开关，其余员工未经同意不得私自开启，一经发现处罚100元。（二）员工使用电器后应立即断电，一经违反处以50元处罚。（三）行政部在每天下班前必须检查电源的关闭情况九、会议管理规范：（一）会议类型及组织1、晨会：行政部在每天早上8:30—9:00组织晨会，由总经理负责主持，主要用于安排当日工作。2、部门内部会议：每日晨会结束后，各部门应召开部门内部会议，处理部门内部工作。3、其他会议：每周一次例会、每月一次的垦谈会，由公司总经理根据需要安排。（二）会议地点及使用：1、各组织参会人视情况选择在各办公区域召开。2、使用后应立即组织参会人员清理现场，桌椅归位。十、员工行为管理规范：1、员工上班不得穿拖鞋、短裤；要求服装仪容大方得体；仪容整洁及注意个人卫生等。2、工作时间内员工不得在办公室出现喧闹、聊天、吃东西等现象。3、员工不得在公司处理私人事务，不得利用公司资源谋取个人便利。4、员工不得利用工作之便贪污或收受回扣;不得在外兼职或炒单。5、员工桌面要求保有持清洁，私人物品收入抽屉。离开座位后椅子必须归位。6、员工要保管好公司财物、私人的贵重物品自已保管，否则丢失公司不负任何责任，物品丢失后不得在公司内造成大范围影响，确认物品丢失后只向部门负责人及行政部汇报。7、员工休假时必须保持电话畅通，以便公司临时工作及活动通知，如外出不方便联系必须告知其他备用电话号码。十一、环境卫生管理规范：（一）每天安排值日人员，负责清扫垃圾，清理地面污迹及水池杂物，清理无人使用办公桌桌面的杂物；（二）每人负责自己的办公桌桌面清洁；（三）每周组织一次大规模清理，对区域内的玻璃、绿色植物容器进行清洗；（四）随时保证地面清洁。（五）值日人员如未按照要求完成，每次予以50元经济处罚。十二、合同管理规范（一）合同是公司正常经营的重要保证，因此全体员工均必须高度重视，严格按照本规范执行。（二）合同签署流程：相关责任人草拟文本——部门负责人审核——向总经理汇报合同内容、合同金额等细节——与对方确认——负责人签字——总经理签字——盖章（三）合同的保存：合同原件交财务室保管，复印两份，一份交总经理保管，一份由部门负责人保管。（四）合同的电子文本及复印件均属公司机密，持有人需按照保密规范执行。十三、保密规范（一）严守公司商业秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密。（二）不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。（三）严格遵守文件（包括传真、计算机光盘）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。（四）严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。并按规定办理借用手续。（五）秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。（六）会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经行政部批准不得外借。（七）调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。（八）公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。（九）发现失密、泄密现象，要及时报告，认真处理。对失密、泄密者，视情节轻重，给予行政处罚及500元以上经济罚款。造成公司严重损失的，送有关机关处理。十四、公司印章管理规范（一）根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。（二）印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经理统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。（三）公司公章原则上由总经理统一管理或指定专人管理，财务章由财务统一管理。（四）印章的使用：1、每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》，由总经理进行审核并批准后使用。2、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》，原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。（五）责任1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。十五、公司证照管理规范（一）公司证照由总经理指定财务统一管理。（二）证照包括：营业执照、法人代码证、法定代表人身份证、税务登记证等。（三）证照的使用包括借用、复印等。（四）证照使用必须填写《证照使用申请单》。（五）证照借用程序：借用人申请→部门负责人复核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。（六）证照复印程序：借用人申请→部门负责人复核→办理借用手续→归还（七）如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。（八）如需使用原件，则须总经理核准。（九）证照复印件必须注明“再复印无效字样”。（十）证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。（十一）公司工商执照、机构代码证、员工社保手续的年检、变更等事宜由行政部负责办理；税务登记证、统计证的年检、变更等事宜由财务部负责办理。十六、公司物资管理规范：（一）本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1、消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。2、管理消耗品：打（复）印纸、大喷布、写真布、展架等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。（二）办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等。（三）消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。（四）行政部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量存库。（五）固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。十七、公司固定资产管理规范：（一）原则上公司固定资产由行政部会同财务部沟通管理。（二）行政部主要负责资产进出统计、定期资产盘点、钥匙管理、资产编号、员工资产领用登记等；（三）财务部负责固定资产上下帐、账本的建立及资产盘点审核。（四）凡公司购买任何物品均先交到行政部登记，再由行政部统一分配到部门；资产出库必须经总经理批准；经手人填写出库单总经理签字确认后物品才可离开公司；（五）员工个人领用公司资产到行政部申请，领用时必须当面清点并在资产领用单上标注物品使用现状，双方签字确认后员工方能使用，如中途由员工认为损坏则原价赔偿，自然损耗想行政部报备，核实后填写损耗单。十八、出差管理规范：（一）差旅费申请：公司员工因出差办理公务者，由部门主管提书面申请，申请内容包括出差事由、去向、预计天数、预计差旅费明细等。总经理批示后根据情况领取备用金。（二）报销制度：员工出差的膳食、住宿、交通费、杂费等原则上实报实销；但必须出具发票；如吃饭、杂费等未能提供必须写出未提供发票说明总经理签字认可后方能报销十九、员工日常工作流程：（一）8：30按时到工作岗位并进行打卡签到。（二）8：30—8：35听激励歌曲（三）8:35—9:00每日公司全体员工例会，告知所有同事当天工作计划及是否需要其他同事配合工作，由主管领导进行工作分配。（设计部打开电脑并登陆公司3个QQ，制作部如有工作安排则打开机器预热）（四）9:00—9:15各部门召开小会安排本部门工作，如需其他部门协作的工作（如设计，策划，送货，安装，收款等）由主管经理收集信息后整理向上级领导汇报或自行与其他部