合同管理制度

天津立业建工轻钢有限公司合同管理制度一、总则1、为加强合同管理，规范合同法律行为，防备经营风险，保护公司利益，根据《合同法》及其它有关法规，结合公司实际，制订本制度。2、公司对外订立的各类合同一律合用本制度。3、各部门必须互相配合，切实执行本制度，凡违反规定操作而造成公司损失的，追究当事人责任。二、信用（合同）管理机构、人员岗位责任制度公司内部设立专门的信用（合同）管理机构，任命销售经理为信用（合同）管理机构负责人/经理，有专职（或兼职）的信用（合同）管理工作人员。⑴、信用（合同）管理机构职能：1、组织宣传、贯彻合同法律法规条例，培训信用（合同）管理人员和业务人员，依法保护本公司的正当权益。2、制订、修订我司信用政策、信用管理制度、方法，组织实施信用管理工作的考核。3、应收账款管理：控制应收账款平均持有水平，日常监督应收账款的账龄，随时将潜在的不良账款进行技术解决，防备逾期应收账款的发生。4、商账解决：建立一支工作高效的追账队伍，及时制订对逾期应收账款解决的方案，并组织有效的追账。5、运用征信数据库资源，协助销售部门开拓市场。⑵、岗位责任制度：1、法定代表人的重要职责：①加强信用管理工作，支持信用（合同）管理机构开展工作，解决信用管理工作中的重大问题；②授权委托合同承接人员对外订立合同；③对我司合同承接人员进行考核、奖惩；④定时理解合同的订立、推行状况。2、信用（合同）管理机构负责人的重要职责：①组织合同法律法规的宣传、培训，组织信用管理研讨会、案例评析会；②制订、修订我司信用政策、信用管理制度、方法，组织实施信用管理工作的考核；③统一办理授权委托书，严格管理我司合同专用章的使用；④制止公司或个人运用合同进行违法活动；⑤日常监督分析应收账款的账龄，防备逾期应收账款的发生；⑥协调与供销、财务、技术等部门的关系。3、信用（合同）管理员的重要职责：①协助合同承接人员依法订立合同，参加重大合同的谈判与订立。②审查合同，避免不完善或不正当的合同出现，保管好合同专用章。③检查合同推行状况，协助合同承接人员解决合同执行中的问题和纠纷。④登记合同台帐，做好合同统计、归档工作，汇总合同订立、推行以及合同纠纷解决状况。⑤发现不符和法律规定的合同行为，及时向信用（合同）管理机构负责人。⑥参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。⑦定时向信用（合同）管理负责人报告信用管理状况。⑧负责客户档案管理与服务。⑨参加商账追收。⑩配合有关部门共同搞好信用管理工作。4、财务、技术部门的重要职责①加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同推行中的应收应付状况。②做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出解决建议。③解决合同推行中有关技术方面的问题。④本部门合同的登记、统计和归档工作。⑤配合公司信用（合同）管理机构做好信用（合同）管理工作。⑶、信用（合同）管理员考核与奖励1、考核范畴：我司专职或兼职信用（合同）管理员。2、考核时间公司每年年终组织一次考核评审活动，在对各有关部门信用（合同）管理工作检查基础上进行考核。3、考核内容考核内容一掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识。认真参加部门或公司举办的业务和有关法律法规学习。３５二检查所订立合同符合“三性”（正当性、真实性、可行性）。检查除即时清结外，与否订立了书面合同。检查使用各类合同文本的对的性和合同内容正当、条款齐全、手续完备。检查订立合同人员的有效代理范畴和权限。检查杜绝无效合同的出现。３３３６４４三检查有关合同审查表的办理和送审，内容齐全，手续完备。定时或不定时与部门业务员对帐。经常督促合同的履约行为。全方面理解本部门的合同推行状况。５６５６四检查本部门的合同变更、解除手续的及时办理和手续齐全。协助做好信息反馈和信访工作。64五建立合同台帐。合同台帐的登记质量（台帐登记及时、对的、全方面）。检查合同章的使用和保管。做好有关资料的保管和归档工作。６10５６六１.在信用（合同）管理上有创新的典型事例（涉及运用计算机管理等事项）。101004、考核部门：信用（合同）管理机构为公司信用（合同）管理员的考核评审工作的管理机构。获奖名单由考核部门根据考核内容进行考核评审后报法定代表人同意。取消资格的审批程序由考核部门将名单及考核根据报法定代表人同意。5、奖惩办法信用（合同）管理员的奖励等级设三等：即先进、优胜和表彰；获奖者以精神激励为主，并分别予以适宜的物质激励。◆获先进名单从考核总分在95分以上者中产生；◆获优胜名单从考核总分在90～95分者中产生；◆获表彰名单从考核总分在80～90分者中产生；信用（合同）管理员的惩处办法：◆凡考核总分初次达不到60分者，由部门分别予以教育、协助和扣发奖金；◆凡考核总分两次达不到60分者，取消信用（合同）管理员资格；◆凡运用合同从事违法违纪活动者，取消信用（合同）管理员资格并按情节轻重，追究其行政或法律责任。三、合同的起草与订立1、合同范本均由销售部根据有关规定起草，具体内容由各部门负责，由销售部经理审定。2、订立合同，必须恪守国家法律、政策，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿和价廉物美、择优签约的原则。3、合同订立实施法定代表人订立和授权委托订立制度，授权委托人在授权范畴内订立合同。4、订立合同实施洽谈、审查、同意独立制约原则，经办人、审查人、同意人各司其职，分工负责。合同均须通过评审、同意方可订立。5、经济合同除即时结清外，一律采用书面形式，有公司统一格式文本的，应使用格式文本。6、合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字体现要清晰、精确。7、法定代表人或合同承接人应当亲自在合同文本上签名盖章。8、订立合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。9、合同承接人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的根据。10、对于客户的来访、来信要做好接待、管理工作。四、合同专用章的管理合同专用章的申请人必须是有权对外订立合同的部门和分公司。各有关部门和分公司的合同专用章由信用（合同）管理机构统一归口管理。信用（合同）管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。合同专用章的刻制由信用（合同）管理机构负责。任何部门不得私自刻制合同专用章，如发现有这类行为的发生，追究负责人员的行政责任。凡需刻制合同专用章的部门和分公司，必须由申请部门提出书面申请报告，并由主管领导审批签字，同时按工作的实际需要和用途提供合同专用章刻制的数量、规定和样章草图，交信用（合同）管理机构审查后统一办理。凡持有合同专用章的部门和分公司，应做到正当使用、专人保管。合同专用章由信用（合同）管理机构负责保管，如遇工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立刻偿还。合同专用章的保管使用的检查工作列入每年的合同检查范畴之内。合同专用章不得代用，混用。发现运用合同专用章进行违法活动，给公司造成经济损失者，依法追究其行政和法律责任。凡遇合同专用章遗失，应立刻向本部门领导报告，并将本部门批示意见送信用（合同）管理机构备案，在本地市级报纸上发表遗失声明，办理有关证明材料。凡遇合同专用章变更，需重新刻制，其申请程序与手续与新申请相似，原合同专用章交还信用（合同）管理机构统一解决。各子公司自行刻制的合同专用章，必须到信用（合同）管理机构留样备案。五、合同的审查同意1、合同审查同意程序为：经办人申报—→部门负责人审查—→法定代表人或法定代表人授权代表同意2、申报由经办人填写合同签约文本，报送部门负责人。经办人为合同订立的第一负责人，对合同拟定、订立和推行负直接责任。3、部门负责人审查部门负责人负责对合同的审查。4、合同同意全部合同均经由法定代表人或法定代表人授权委托人同意。六、合同的推行1、合同依法成立，即具法律约束力，一切与合同有关的部门人员必须严格执行合同所规定的义务，确保合同实际和全方面推行。2、合同签约人和公司领导应随时理解、掌握合同推行状况，及时发现和解决问题。3、对未严格推行合同责任和义务的行为人应规定立刻纠正，对因此而造成后果和损失的有关人员追究其对应责任。4、合同推行完毕的原则，以合同条款或法律规定为准。七、合同的变更、解除1、合同推行中遇不可克服的困难，需变更、解除合同，应在法律规定或合理期限内与对方当事人协商，达成一致。2、对方当事人不推行或难以推行合同，应及时提出变更或解除合同。3、对方当事人提出变更、解除合同，应从维护公司利益出发，从严控制。4、变更、解除合同按本制度“合同的审查同意”规定和程序执行。5、因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应依法明确对方的对应责任，并按变更和解除合同的合同中明确规定的条款执行。八、纠纷解决1、坚持以事实为根据，法律为准绳的原则，以合同规定为原则。2、以双方协商为基本办法。双方和谐协商，公平合理，互谅互商，达成合同，解决纠纷。协商不成的，提交仲裁或诉讼。3、签约人对纠纷的解决具体负责到纠纷解决终止为止。4、重大法律纠纷，信用（合同）管理机构负责人/经理参加解决。九、合同管理1、合同管理由销售内勤负责，管理部门为销售部。2、合同订立后，经办人应将合同文本送交销售内勤登记，并将合同文本和有关资料一式二份，一份财务部备案，一份存档。对于合同标的额不不大于3000万元的合同，同时报总经理办公室。3、由销售内勤对已订立的合同进行登记，负责做好合同台帐。4、财务部负责对合同推行的检查、督促和监督。十、附则1、对在合同订立、