企业档案管理制度规范

公司档案管理制度规范档案管理规定一、档案管理机构及其职责公司档案管理由技术质量部指派专人负责,各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。各部门的档案管理人员应负责收集、整顿、保管本部门的档案资料和移交有关资料到技术质量部。二、归档制度但凡反映公司开发、经营、公司管理等技术资料、报告等,含有查考运用价值的文献资料均属归档范畴。凡属归档范畴的文献资料,均实施集中统一管理,任何人不得私自留存。归档的文献资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或下属机构须保存的,保存人必须到技术质量部登记,技术质量部保存复印件。下列文献资料应统一由人事行政部归档管理:公司业务活动中收到的文献、函件承接后均要及时归档;一切以公司名义发出的文献、函件等要留底稿及正文归档备查。经领导批示传阅的重要文献,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档;上报和外发文献有上级来文的,要将上级来文一并附后归档。业务活动中的有关请示报告及公司领导批复,涉及人力资源问题或属付款性质的,由技术质量部和财务部予以对应解决后,由经办人整顿后,移交人事行政部;其它重要报告,在公司资料归档范畴内的,连同有关资料由经办人整顿后移交技术质量部。由公司对外订立的经济合同,均保存两份原件,技术质量部、财务部各存一份。特殊状况只有一份原件时,技术质量部保存原件,财务部保存复印件并注明原件寄存处。公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。下列文献资料应统一由各部门归档管理:各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。多个传真函件,由收、发函部门保存。三、档案保管制度技术质量部及各部门应有寄存档案的专门文献柜,并含有防火、防潮、防虫等安全条件。全部归档资料要分类进行登记。档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,理解运用者的需求,掌握运用规律。根据有关规定及公司实际状况,拟定档案保管期限。每年年终据此进行整顿、销毁。技术资料、合同合同保管期限暂定为,有明确规定的,从其规定;文档性资料,保管5年;其它资料销毁时报批执行。严格恪守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。档案管理人员要定时检查档案专柜,核对件数,发现异常或被盗、丢失等状况,及时向公司领导反映,妥善解决。凡公司工作人员调离工作岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。四、档案借阅制度档案属于公司机密档案,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导同意不得借阅任何资料。借阅由部门保管的档案、材料,须经档案所属部门负责人同意。借阅技术质量部统一保管的档案、材料须经技术质量部经理同意;借阅重要密件,必须经副总经理或总经理同意后,方可借阅。借阅档案,必须推行登记、签收手续。借出档案材料的时间不得超出两周,必要时能够续借。过期由档案管理人员催还。需要长久借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理同意。调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文献,偿还时确保档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以解决。