各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表

各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表党委办公室序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送1上级党组织下发的有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）303月底前归上年材料文书档案室2党委会及学院重大工作协调会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久3院党委、纪委、工会、团委文件永久4学院规划、年度计划永久5学院各部门，党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的工作计划、总结306党委书记（副书记）在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久7院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久8党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的报告、请示及批复永久9党委保密工作的文件材料永久10重要的群众来信来访及处理材料，安全稳定工作材料永久11党委与有关机关在工作方面的重要往来信函永久12党内系统启用印章的文件和印模永久13获上级奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久14其它重要的文件材料永久院办公室序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送1上级机关下发的有关高校行政管理的文件永久3月底前归上年材料文书档案室2全校性的规章制度（规章制度汇编）永久3院长办公会会议记录、纪要永久4院发文件永久5学院大事记永久6学院年度总结永久7院办负责上报的学年报表及综合统计（包括高等教育基层统计报表、人员情况表及教学科研仪器设备增减变动情况表、档案室基本情况年报表等）永久8各单位、各部门向学院的请示报告及学院的批复（批办单）309校友工作材料（校友通讯、召开校友会材料等）永久10本校历史沿革、情况介绍永久11有关全校性工作的调查材料和经验总结永久12学院评估材料永久13校领导在全校性会议上及参加校外会议所做的报告、讲话稿永久14学院重大活动、重要会议文件材料永久15校史、校庆工作材料永久16学院简报、信息、动态等1017学院重要工作会议、座谈会的会议记录、纪要及会议讨论的文件材料永久纪检办、审计处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1纪委、监察、审计统计报表永久次年3月底前部门归档2纪委、监察、审计会议记录不定期3上级机关对我院纪委、监察、审计工作的指示、决定、通报等及学院贯彻落实情况的有关材料永久4党员处分决定、备案、复查及其他有关材料永久5纪委、监察、审计工作计划、总结、报告、工作会议纪要永久6纪委、监察、审计调查材料永久7纪委、监察、审计调研材料308部门工作规章制度、岗位职责309重要的群众来信来访及处理意见永久10纪检、监察、审计重要会议形成的文件材料永久11教职工、学生申诉材料永久次年3月底前12校内文件30不定期13上级来文永久不定期文书档案室14委托审计合同书、各类审计报告等相关材料学生工作部、学生处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1学生名册永久不定期学生档案室2有关学生素质教育材料（包括优秀班主任材料、政治队伍工作人员名单、工作条例计划总结、典型材料、调研报告等）及学生工作通讯303学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）永久4学生处分材料（归原始材料及上级批复）永久5学生获国家奖学金、励志奖学金、助学金等有关申报材料及批复永久6班级永久性材料档案（入学登记表在内）永久7心理咨询工作规章制度、计划、总结、调查报告及有关材料308学生管理专项或阶段性工作计划和总结309团委会、团委扩大会等重要会议纪要3010团内奖惩材料3011学生中的社团组织材料3012团内专职团干部和教师兼职团干部登记表、名册3013批准入团、离团的通知和名单永久14团代会、学代会工作报告、决议、候选人名单及情况介绍、选举结果、分工、上级批复、大会发言稿、议程等永久15有关学生工作的各种规章制度、岗位职责3016各类统计报表永久17全校性学生工作会议材料3018校内文件30不定期部门归档19上级来文永久不定期文书档案室招生就业处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1招生录取名册永久9月底前文书档案室2上级来文30不定期3校内文件长期不定期部门归档4招生工作计划、报告、批复、总结及有关材料永久次年3月底前文书档案室5招生简章、宣传材料和专业介绍永久6毕业生就业工作总结永久7毕业生就业名册永久8就业工作实施办法、总结30部门归档9高等学院毕业生登记表永久10毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料3011规章制度、岗位职责3012其它重要的文件材料永久保卫处、武装部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级机关对安全稳定保卫、消防和社会治安综合治理工作的指示、规定、通报及通知永久不定期文书档案室2与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久次年3月底前3校内文件30不定期部门归档4案件侦察、调查、处理报告及上级批复材料永久5各类统计报表永久6非正常死亡人员的材料永久7重要的安全保卫消防工作材料永久8学院安全保卫稳定社会治安综合治理工作方面的规章制度及岗位职责、责任书309各类请示报告和批复、执行结果3010本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人奖状、证书交复印件）3011武装部工作计划、总结、规章制度、调查报告、统计报表3012其它重要的文件材料永久工会、离退休工作处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1工会工作简报10不定期部门归档2工会组织活动的计划、总结及财务情况材料303表彰先进集体、先进个人的材料和上级批复永久4上级工会对本校工会工作的指示、决定、批复及重要通知永久5学院召开教职工代表大会、工会会员代表大会的有关材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿等）及党委对大会的批复永久6工会委员会会议记录、决议等重要材料307教职工代表大会会议记录、决议等重要材料永久8工会、离退休工作计划、总结及汇报材料309工会委员会候选人名单、选举结果及分工材料永久10选举出席上级工会代表大会代表的材料永久11离退休人员年度花名册永久12工作规章制度、岗位职责3013本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件）3014校内文件3015上级来文永久不定期文书档案室人事处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1教职工花名册，人事工作方面的各种统计表、工资报表永久次年3月底前文书档案室2上级来文不定期3教职工奖惩材料永久6月20日前归上年材料人事档案室4本校教职工培训、进修工作的计划、总结永久6月20日前归上年材料5各系列职称评定的全部材料及上级批复永久6月20日前归上年材料6年度机构、人员变动情况（包括机构成立、合并、撤销、更改名称和人员录用、职务及专业技术职称晋升与聘任、出国、离退休和死亡说明等）材料永久6月20日前归上年材料7教师队伍建设与人事分配制度改革相关材料永久6月20日前归上年材料8学院人事工作规划、计划、总结306月20日前归上年材料9重要的人民群众来信来访及处理材料306月20日前归上年材料10人员招聘有关材料30不定期11使用合同工、临时工的有关材料30不定期12人员聘用协议永久不定期13工作规章制度、岗位职责30不定期14与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久不定期15本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人奖状、证书可为复印件）永久不定期16其它重要的文件材料永久不定期17校内文件30部门归档教务处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级来文不定期文书档案室2与有关单位签订的合同、协议及相关资料、教学设备招标采购的合同书永久次年3月底前3学生学籍材料（包括休、退、复、转、升、留级等文件材料）永久12月20日前归上学年材料教学档案室教学档案室4各专业教学计划、人才培养方案、教学大纲（不定期）、教学检查永久12月20日前归上学年材料5校历表、课程表3012月20日前归上学年材料6学生成绩单永久不定期7各系、各专业课程试题库材料（全套）永久8各系、各专业使用的教材目录（包括成人教育）永久12月20日前归上年材料9教学督导相关文件材料3012月20日前归上学年材料10专业目录（包括专业名称、所属院系）永久6月20日前归上年材料11各种统计报表永久6月20日前归上年材料12师资培养、管理工作计划、规定、总结306月20日前归上年材料13教师工作量的规定及汇总材料3014关于专业设置、专业调整、专业方向及培养目标、方案的有关材料及上级主管部门的批复（包括新增专业申报、上级批复）永久不定期15教学改革方案、计划、总结及教改立项、检查、成果材料永久16学院关于课程建设规划及有关材料3017国家、市、院级精品课程有关材料永久18教学规划的实施计划及有关文件永久19工作规章制度、岗位职责3020有关教学工作的简报1021获国家级、省部级优秀教材奖目录及报批材料和样书永久22院级优秀教材目录及简介永久23校外教学实训基地建设与管理材料，教学实习、社会实践计划、总结及有关材料永久24教学检查评估的文件材料及报告和优秀教学质量评奖材料永久25学院关于教学检查评估的自评材料及结论3026有关专业评估办法、自评报告、评估结论永久27优秀教学研究成果申报与评审材料永久28典型教案、讲义永久29自编、主编教材、教学指导书、习题集永久30教学设备招标采购的合同书大型仪器设备档案（包括上级或主管领导批复和准购批示，招标文件、定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录、报废材料）永久31重点专业、实验室、实训基地建设材料（包括计划、论证、申报、审批、总结和评估等材料）永久不定期教学档案室32重要会议的文件材料30不定期33本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书，个人交复印件）永久不定期34关于网络信息工作的请示、报告和上级批复和执行结果永久不定期教学档案室35校园网规划、计划和总结永久不定期36工作规章制度、岗位职责永久不定期37校园网络建设的技术性资料（包括网络拓扑图）永久不定期38校园网络升级、维修、更换的技术资料永久不定期39其它重要文件及材料永久不定期40校内文件30部门归档继续教育学院序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1录取新生名单、转入学生审批表、函授站建立的合同、协议书等材料永久次年3月底前文书档案室2上级机关下发有关继续教育工作的文件不定期3招生计划、招生简章、培养方案、专业设置材料、教学计划永久12月20日前归当年毕业生材料部门归档4学生学习成绩单永久5学籍管理表、学籍变动表永久6颁发毕业证书名单永久7颁发结业证书名单永久8非学历教育的培训班、进修班材料309专项、阶段性工作计划和总结永久10各类统计报表永久11规章制度、岗位职责3012成人教育教学评估材料永久不定期13组织召开会议的文件材料1014重要工作请示、报告及上级批复和执行结果永久15校内文件长期16本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件）永久17其它重要的文件材料永久校企合作处（示范建设办公室）序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1科研项目材料（包括申请书、协议书、结题材料，按课题组卷）永久次年3月底前文书档案室2科研成果材料（包括论文、译文、研究报告；专著、译著、编著、工具书、辅导书、专利）永久次年3月底前技术档案室3科研成果汇编永久次年3月底前文书档案室4校内科研机构材料永久不定期部门归档5简报106大型科学研究专题报告会及科研论坛材料307工作规章制度、岗位职责308科研管理文件材料309专项、阶段性科研工作计划和总结永久10科研成果奖励申报、审批材料永久次年3月底前文书档案室11科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件及获奖成果实物永久次年3月底前组宣档案室12组织召开的全校性会议材料30不定期部门归档13示范建设申报、评审、批复材料永久次年3月底前文书档案室14示范建设项目建设方案、任务书永久15示范建设项目检查、总结材料永久16本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久部门归档17其它重要的文件材料长期不定期18校内文件19上级机关有关科研工作的指示、规定及重要通知和执行结果永久不定期文书档案室20上级针对我校编辑出版工作的文件21院内文件长期不定期部门归档22学报合订本永久23学报原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）及样刊永久24统计报表永久25出版刊物及集体或个人校外获奖或受查处情况的文件材料长期26本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录长期27本校编辑出版工作规章制度、岗位职责长期28主持召开的学术研讨会材料长期29开办新刊物的请示报告和上级批复以及新刊物的样刊、正刊、创刊号永久次年3月底前文书档案室30其它重要的文件材料长期不定期部门归档国际交流合作处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1本校与外国专家签订的合同、协议书、聘请书、简历表及其他证明材料永久次年3月底前文书档案室2上级机关对本校外事工作的指示、规定及重要通知和执行结果不定期3院内文件长期不定期部门归档4本校出国代表团的计划、报告、批复、出访总结、重要讲话稿及照片永久5本校教职工出国学习培训的全部申报和审批材料306外事工作规划、计划、总结、简报307本部门工作规章制度、岗位职责308外事工作统计报表永久9外国专家来校讲学的讲稿、教材等永久10国际比赛、竞赛、会议发言材料永久11出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书影印件永久次年3月底前技术档案室12中外合作校际交流协议、合同、备忘录永久不定期部门归档13中外合作项目成果等材料永久14授予外籍人员名誉称号的材料永久15对方赠予的礼品永久不定期组织宣传部16本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久部门归档17其它重要的文件材料永久财务处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1学院预算、决算报表永久次年6月20日前文书档案室2工资发放名册永久3涉及外事的会计账簿和凭证永久4总账、明细账、日记账（现金、银行存款日记账）永久5涉及债权、债务及未清理完毕的凭证永久6各种凭证307银行存款余额调节表108各种统计报表永久9单位撤并时会计资料归档清册永久10工资转移证明、通知存根永久11财会档案销毁清册永久12基建财务决算报表、帐簿、凭证永久次年6月20日前文书档案室13基建工程竣工决算材料永久14部门工作规章制度、岗位职责30部门归档15本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书，个人交复印件）3016院内文件30部门归档17上级来文永久不定期文书档案室18其它重要财务资料永久部门归档后勤处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级对本校后勤、基建工作的指示、通知、决定永久永久次年3月底前文书档案室重要事项的协议、合同及相关材料招投标文件、开工审批文件、设计、施工合同书2院内文件长期不定期部门归档3后勤、基建工作规章制度、岗位职责永久4后勤、基建工作专项获阶段性计划、总结永久5基建工作总体规划、设计总平面图永久次年3月底前技术档案室6水、电、气管道分布图永久7地质勘探、地形测量材料永久8交付使用的固定资产清册永久9后勤、基建工作向上级的请示、报告和上级批复和执行结果永久部门归档10公费医疗、防疫、计划生育方面的文件材料永久11阶段性或专项工作调查材料、简报3012部门内部各项规章制度、岗位职责3013房屋管理、固定资产调配使用、人防、物资采购等各种材料永久14住房改革有关材料（如住房补贴等）、教职工住房档案、分配补贴材料永久15各类统计报表永久次年3月底前文书档案室16单价在5万元以上的大型仪器设备档案（包括上级或主管领导批复和准购批示，定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录、报废材料）永久次年3月底前技术档案室17本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久部门归档18基建立项有关文件永久次年3月底前文书档案室19建设用地、征地、拆迁文件永久20勘察、测绘、设计文件永久次年3月底前技术档案室21监理规划、计划（进度控制、质量控制、造价控制等）永久22其它重要文件及材料永久部门归档新校区建设指挥部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级来文永久不定期文书档案室2各种合同、协议不定期文书档案室3校内文件长期不定期部门归档4部门工作规章制度、岗位职责30年5校区前期工作有关材料6校区工作有关材料7室外各种专业图、平面布置图、竖向布置图、室外管网综合图、电气综合图、设计说明永久工程结束后技术档案室8建筑竣工图

永久工程结束后技术档案室9结构竣工图10装修工程（装饰）竣工图11电气工程（智能化工程）竣工图12给排水工程（消防工程）竣工图13采暖通风空调工程竣工图14燃气工程竣工图15市政基础设施工程竣工图16工程竣工总结永久工程结束后文书档案室17工程概况表18工程竣工总结永久工程结束后文书档案室19工程质量验收记录永久工程结束后技术档案室20竣工验收证明书21竣工验收报告22竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）23工程质量保修书24单位工程质量评定表及报验单25竣工验收证明书26竣工验收报告27竣工验收备案表28工程质量保修书29工程照片、录音、录象30本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件）部门归档31其它重要资料注：工程中全部图纸及有关资料，工程结束后按规定同时移交市档案馆。各院、系、部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级部门对教学工作的指示、规定和批复不定期文书档案室2与有关单位签订的合同、协议及相关资料3大型仪器设备定购合同原件4学生成绩总表永久每学期末教学档案室5学生学籍卡片或登记卡片（内有学生入学时一寸照片）永久每学年末6优秀毕业论文永久7人才培养方案，教学计划、大纲，专业及课程建设材料永久每学期末8典型教案、重要的备课记录，教学督导材料，教学检查材料，课表及教学进度表，专业课程试题库、考试总结永久9教学实习、见习、计划、社会调查、社会实践的计划、总结及有关材料永久部门归档10毕业生顶岗实习材料，毕业生跟踪材料