档案管理系统需求

档案管理系统需求一、硬件系统配备需求（根据实际需求更改）本次招标的硬件系统涉及下列内容：硬件配备方案序号名称型号数量备注1档案服务器IBMX3650M21机架式2存储设备UNISTORENNAS92004块500G硬盘1清华紫光NAS存储器、3高速文档扫描仪虹光Avision1含有双页扫描以上硬件配备品牌仅供参考，不局限于此配备。二、软件平台投标人需要根据公司规定制订具体的解决方案。特别声明：项目实施完毕后，此项目软件平台产权属公司全部。三、项目工期订立合同2个月内竣工。四、系统总体功效规定1．建设原则开放性原则电子档案管理系统除了完毕本系统内的多个业务工作之外，还应能够与其它系统互联。在系统设计中，采用数据接口技术并考虑软件系统后来的扩充问题，将该软件系统设计成一种可扩充的开放性的系统。扩展性原则在该软件系统的设计中，全部产品（涉及软硬件）的选型及配备都应充足考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不停发展而随时增加顾客及软硬件产品的需求。安全性原则在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用现在成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层构造技术。同时，运用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。先进性原则采用先进成熟的技术，确保系统的先进性和实用性。规范性原则开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化，并遵照对应的国内外原则。开发结束，需要提供必要的文档资料。可靠性原则确保系统的可靠运行和在升级过程中的方便快捷。2.系统总体功效规定基本规定1、档案管理软件应含有数据录入、整顿编目、数据转换、检索查询、统计报表、借阅管理、权限设立、系统设立、数据维护、销毁管理、光盘制作、WEB查询系统、全文检索模块、在线识别（OCR）等基本功效，并能辅助实体管理及根据特殊需求增扩其它对应功效。2、档案管理软件的功效设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术原则。3、档案管理软件的安装和使用，必须含有严格的安全保密机制。4、档案管理软件应含有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面和谐，用语规范，操作简朴，使用方便。5、档案管理软件应含有较强的数据独立性，确保在软硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效运用。6、档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，重要涉及：系统阐明、使用手册、安装程序、培训手册等。（一）数据录入功效数据录入模块应当含有下列功效，可在自定义的界面下录入、编辑修改多个档案数据以及完毕档案文本与多个电子档案原件（扫描的光栅图或矢量图）的挂接。在此处可完毕项目录入、案卷录入、文献录入等工作。1、数据录入的功效和流程应当如上图所示，档案人员在进行项目、案卷和文献的录入工作时，系统应提供添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，并可任意指定某一统计进行复制。2、修改后重归档功效应当能够使被修改后的电子档案替代掉旧档案，使电厂顾客能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文献。同时，统计了修改信息和旧档案，以备电厂顾客对档案修改状况的跟踪。3、电子文献的批量挂接功效能够将档案人员已录入的档案统计和电子档案原件根据某种规则自动对应，以使电厂查询顾客能够在检索到档案条目的同时浏览电子原件。（二）整顿编目功效整顿编目部分应含有以下功效：对未归档的文献、资料、图纸的管理、存储和预归档（分类组卷），并可为电厂顾客提供上述未归档文献的检索、查询和运用。对于在公文流转过程中产生的文献和设计过程中产生的图纸文献，可由办公人员、设计人员或档案人员先录入到临时整编库中，到一定阶段由档案管理人员进行整顿编目，编目后再由临时库转入正式的档案库中，供检索运用。整顿编目部分针对已整顿的卷内文献和待编目的案卷应提供添加、编辑、删除、加入现在卷、撤出现在卷、拆卷和编目等功效。能够对电厂顾客提交的文献、资料、图纸进行存储和预归档（分类组卷）。未归档文献的全部信息均应放在系统的未归档库中，并能够有电厂顾客通过检索查询子系统对未归档库进行检索查询。在整顿编目部分中，档案管理员能够对未归档库中的文献信息进行审查等工作，审查合格的文献和案卷能够通过编目等操作进行归档，归档后的档案应存入已归档库中。（三）系统设立功效系统设立功效应符合公司档案管理的规范和需求，档案管理员应当能够对档案类型，数据库的构造，顾客录入的界面，分类办法等进行自由的定义。系统设立应含有下列功效：自定义档案类型档案管理员可根据本单位档案管理的规定，建立所需的档案类型自定义数据库构造档案管理员可对系统默认的项目库、案卷库和文献库字段进行任意的编辑，以满足我单位档案管理的需求。档案管理员可分别对已建立好的项目库、案卷库和文献库构造定义其录入和查询界面，如自定义字段的排列位置和显示大小，并且能够定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等功效。分类表管理档案管理员可根据本行业的档案分类规范建立对应的树型分类构造（分类表）。任意添加、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选择分类字的连接符，还能够从参数表中挂接分类项。日志库维护系统提供的日志库可满足档案管理人员对档案管理系统的监控并为档案的各项统计提供根据。代码表设立档案管理员可对代码表进行新建、修改、录入、删除等操作。（四）数据转换部分数据转换是指：顾客能够通过该模块将顾客以前或正在应用的其它管理软件所录入的档案数据,转换到档案库中来。（五）权限设立部分档案管理人员可通过权限设立部分对网上的每一种顾客及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设立，并可细化到某一案卷和文献的权限（如：该文献与否可浏览、下载和借阅等），也可觉得某一顾客临时赋权。（六）销毁管理部分销毁管理部分功效为：允许顾客对通过鉴定的旧档案进行销毁解决，即从档案库中删除，同时在系统日志中统计销毁信息（如申请人、同意人、销毁因素、销毁日期等），方便于对从前销毁的操作进行检索。鉴定销毁的流程应当下图所示：（七）借阅管理部分借阅管理部分功效应涉及：借阅、偿还和催还，并能够打印借阅单和催还单。还能够对电厂顾客的借阅状况，以及网上电厂顾客对档案查询和运用状况进行方便地统计和打印。借阅管理部分应分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分。借阅流程应以下图所示：（八）检索查询部分检索子系统重要是对本系统所管理的各类档案进行多个方式的检索、浏览和下载。电厂顾客在查询时可按：分类、工程项目、案卷、文献、进行多个条件的组合检索，也应提供卡片检索等方式，另外，检索查询部分应支持对顾客库和日志库也可进行组合检索，并能够打印检索成果。电厂顾客在档案系统中检索，只要权限允许，应能够直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供顾客运用。该模块中的检索查询应均受到权限设立子系统中顾客和档案权限的限制。（九）统计报表部分通过统计报表部分，档案管理人员应能够完毕档案工作所需的任意报表的设计和打印工作。该部分应当有较强大的报表设计功效，能够打印和统计多个档案数据，并能够灵活的定义统计项和检索条件等。该系统应当能够打印全部档案管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、备考表等。（十）光盘制作部分光盘制作部分应全方面支持由国家科技部、国家档案局、国家技术质量监督局等几家单位联合制订的CAD文献光盘存储原则，能够对原则格式的光盘进行数据读入、数据输出及检索，并可将档案数据按照上述原则的格式直接存储在光盘中。形成的光盘档案应能够用于数据交换和电子档案的脱机保管。（十一）WEB查询系统WEB检索子系统部分应作为本单位档案信息的公布、查询和下载运用的平台，既可独立使用，也可嵌入我单位主页，为电厂顾客的检索查询提供了极大方便。WEB查询系统应有以下功效：B/S构造，客户端不必安装任何软件，便于维护和升级。可与电子档案数据库连接，进行档案信息的查询和运用。对档案检索查询的权限完全受档案管理软件中权限设立的控制，充足确保档案的安全性。含糊检索功效。可支持我单位图形图像等电子文献的浏览和显示可外挂浏览器和中文库。（十二）数据转换部分数据转换部分应能够满足以下需求：档案管理人员在客户机上进行档案数据的备份和恢复工作，而不用去操作服务器上的数据库系统，应对档案数据的安全性提供良好保障。数据转换流程应以下图所示：备份档案备份档案选择档案类型 备份到硬盘选择档案类型顾客 备份/恢复选项 恢复到数据库恢复档案恢复档案数据转换部分还应提供备份/恢复日志，以供档案管理员查询。（十三）全文检索模块系统应含有专业的全文检索模块，可觉得顾客实现属性查询、同义词查询、有关文献提示等传统数据库查询方式无法实现的智能检索功效。全文检索系统应内嵌快速OCR技术，能够不必人工干预，自