工程建设信息和档案建立简介

第9章工程建设信息和档案监理简介9.1工程项目建设信息档案监管简介9.2工程项目建设监理的信息管理9.3工程建设项目档案管理9.4工程建设项目管理软件简介9.1工程项目建设信息档案监管简介9.1.1工程项目建设信息的基本概念(1)工程项目建设信息的内涵工程项目建设信息与工程项目建设数据资料，既相联系，又有一定的区别。数据资料是反映事物特征的一种客观的描述，文字、数据、语言、图表等，是人们用统计方法经收集获得的；信息是对人们收集的数据资料经加工处理后，可以作为人们进行决策的一种支持载体，且具有一定的现实或潜在的价值。因此，数据与信息的关系是：数据是信息载体，而信息则是数据的内涵。(2)工程项目建设信息的特点

由于工程项目特点及项目建设技术经挤特点，使工程项目建设信息具有如下的性质：1)真实性2)适时性3)复杂性4)共同性和增值性

(3)工程项目建设信息的划分

为了便于建立工程项目建设监理信息系统，对工程项目建设信息可以按建设信息的性质、用途、载体和建设阶段等划分为若干类型：1)按建设信息的性质划分

建设信息可以划分为引导信息和辨识信息。

①引导信息：

②辨识信息：2)按建设信息的用途划分

建设信息按用途可以划分为投资控制信息、进度控制信息、质量控制信息、合同管理信息、组织协调信息及其他用途的信息。

①投资控制信息。投资控制信息包括：费用规划信息，如投资计划、投资估算、工程概（预）算、工程结算、工程决算等。

②进度控制信息。进度控制信息包括：项目建设进度规划，如总进度计划、年度进度计划、月旬计划、物资供应计划、资金使用计划、工程进度计划等。

③质量控制信息。质量控制信息包括：建设项目实体质量信息，如质量检查、测试数据、试验报告、质量证明文件、技术复核报告及事故处理报告等；建设项目功能与使用价值信息，如质量目标指标、设计文件、技术资料、标准及规范等；建设项目工作质量信息，如质量管理工作制度、质量体系文件、质量考核制度、质量管理组织制度等。

④合同管理信息合同管理信息主要：合同管理法规，如建筑法、招标投标法、质量管理条例、合同法等；建设工程合同文本，勘察合同文本、设计合同文本、施工合同文本、加工合同文本等；合同实施信息，如合同变更通知、各种签证、工程索赔文件等。

⑤组织协调信息色括：各种会议记录、各种建设协调指令、种类审批文件等。

⑥其他用途的信息其他用途的信息是指除上述5类信息外的有关信息，如工程建设过程中各建设主体之间往来的函件、建设环境及建设条件的有关资料等。3)按建设信息的载体划分建设信息分为文字信息、语言信息、符号信息、图表信息及视电信息等。4)按建设阶段信息划分

按建设阶段划分，信息分为投资前期的信息、设计阶段的信息、施工阶段的信息及使用阶段的信息。9.1.2工程项目建设信息管理的概述(1)建设信息管理的概念建设信息管理是指在工程项目建设的各个阶段，对所产生的且面向工程建设项目管理（或监理）业务的信息进行收集、传输、加工、储存、维护和使用等的信息规划及其组织管理活动的总称。信息管理的目的是通过有效的建设信息规划及其组织管理活动，使参与建设各方能及时、准确地获得有关的建设信息，以便为项目建设全过程或各个建设阶段提供建设决策所需要的可靠信息。(2)工程项目建设信息管理的方法在建设信息管理中，重点应抓好信息的收集、传递、加工、存储及信息检索与维护。1)信息的收集2)信息的传递3)信息的加工4)信息的存储5)信息使用与维护9.2工程项目建设监理的信息管理9.2.1工程项目建设监理信息管理系统设计原则由于工程项目自身的特点及项目建设的技术经济特点，在对工程项目建设监理信息管理系统的总体设计中，应遵循下列基本原则。(1)科学性原则(2)实用性原则(3)数量化与模型化相结合的原则(4)独立性与组合性相结合的原则(5)可扩充性与可移植性相结合的原则9.2.2工程项目建设监理信息管理系统的功能根据建设监理目标及其监理任务的要求，工程建设监理信息管理系统的功能主要有：文档管理、数据加工、图表制作、计划编制与控制、成本管理与控制、质量管理与控制、合同及索赔管理、工程风险分析、工程效果评价及系统的输入与输出等。9.2.3工程项目建设监理信息管理系统结构下面就系统结构中的主要模块的构成及功能作一简介。(1)工程项目建设监理文档管理建设监理文档可以划分为8种基本类型，每类文档所包含的主要文件材料名称如下所述。1)工程建设前期文档①工程项目建设计划书等重要文档：②建设项目用地、征地、拆迁等文档：2)工程建设项目勘察设计文件①工程勘察、设计任务书及其审批文件。②工程勘察、测量技术文档：③工程建设项目设计文档：3)工程项目建设施工组织技术文档①施工准备文档：②施工过程技术文档：③材质、配构件、设备等技术文件：④工程质量事故处理文档：⑤工程项目竣工验收文档：4)工程建设项目合同管理文档它包括工程项目招标投标文件；建设合同文本；合同管理资料；工程索赔文件等。5)工程项目建设财务经济文档它包括项目投资估算及审批文件；项目建设资金来源及资金使用计划；项目概算、预算、结算、决算、审计等有关文件；项目建设期的收入与支付凭证；固定资产清单及交接凭证等。6)建设项目运行准备文档它包括运行组织建设文件；人员培训计划文件；管理制度建设文件。7)建设项目开发研究文档它包括科研开发计划；试验分析报告；科研成果鉴定及成果推广应用资科等。8)建设项目涉外技术的文档建设项目涉外技术资料；涉外合同；涉外有关文件等。2)投资控制模块简介根据国内、外已开发成功的投资控制系统分析，投资控制系统的主要功能有：投资分配分析；概算、预算、标底的编制、调整；概算与预算的对比分析；标底与概算、预算的对比分析；合同价与概算、预算、标底的对比分析；实际投资与概算、预算、合同价的动态比较；项目决算与概算、预算、合同价的对比分析；项目投资数据查询；提供项目投资的各种报表。(3)进度控制模块简介项目的进度控制主要是以网络计划技术为基础进行计划的编制、优化、实施、跟踪、检查及调整。因此，进度控制系统的主要组成有：数据输入、修改、查询、维护；进度统计分析、预测、比较；进度控制图表的输出等功能模块组成。(4)质量控制模块简介国内、外已开发的质量控制系统的主要功能有：项目建设的质量要求、质量标准的制定和管理；设计质量的鉴定、记录、查询；材料、设备质量的验收、记录、查询；已完成工程的质量验收记录、查询统计；项目实际质量与质量要求、标准的分析比较；安全事故处理记录、查询等。(5)合同管理模块简介工程项目建设合同管理，包括对合同拟定、协商、签署、执行及索赔等各个环节进行的科学管理工作，以期通过合同管理来实现工程项目的建设目标，提高项目的投资效益和建设效果。根据国内外已开发的合同管理控制系统其主要功能有：合同结构模式的提供和选用；合同文件、资料的登录、修改、删除、查询、统计；合同执行情况的跟踪、处理；合同执行情况的报表；涉外合同的外汇折算；经济法规库查询等。9.3工程建设项目档案管理9.3.1工程技术档案管理概述

。工程技术档案是国家技术档案的一个重要部分，它在编制过程中必须严格按照《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》，城乡建设环境保护部、国家档案局(87)城办字第585号《城市建设项目档案管理暂行规定》和国家档案局、国家计委国际发(1988)4号文件《基本建设项目档案管理暂行规定》的要求精神进行。并请特别注意如下几点：①归档的各类资料均要齐全、完整、准确、系统。各种变更签证手续要完备，均为原件。字迹要清晰、工整，严禁用复印和复写及用易褪色墨水书写。②档案的整理归类，原则上按各专业所产生的档案材料，分别组成若干卷进行装订，每卷厚度一般不得超过2cm，卷内目录书写工整，移交总目录要求打印。③档案内的文字材料均以16开规格纸为准，不够大的要进行裱糊，书写要用钢笔或毛笔。纸面要清洁，封面、封底及目录均应按当地档案部门的统一要求制作。装订要用棉线。卷内金属物均应清除，以免锈污。为满足上述要求，监理工程师应在这些材料的形成过程中，加强监督审查与指导，以免到后来档案归整时出现麻烦。9.3.2技术档案资料的组卷单位工程施工技术档案的组卷按质量保证技术资料、桩基工程资料和质量管理技术资料分别组卷存查。质量保证技术资料、桩基工程资料由建设单位在工程竣工验收后（一般在2个月内）交地方政府的档案部门长期保存，质量管理技术资料由施工企业保存5年左右。9.3.3案卷规格及图纸折叠方式简介①案卷规格。。②图纸折叠方式。③装订。④案卷封面应具有案卷名称（工程名称）、编制单位、单位负责人、技术主管（总工程师或主任工程师）、编制日期、保管期限、密级、档案号、案卷次等。9.3.4施工阶段监理资料的管理1)监理资料施工合同文件、勘察设计图纸资料及相关监理资料，均是施工阶段监理工作依据，应由建设单位无偿提供（数量在委托监理合同中约定）。项目监理机构应作好监理资料的保管工作。2)监理月报监理月报报送时间由监理单位和建设单位协商确定。3)监理工作总结监理合同履行情况应包括目标控制情况、委托监理合同纠纷的处理情况。监理工作成效部分应包括目标完成情况、合理化建议产生的实际效果情况。4)监理资料管理为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。9.4工程建设项目管理软件简介国内外已开发出由计算机辅助的各种项目管理软件，可以怍为工程建设监理人员从事工程项目管理的重要工具。本节将介绍几种比较优秀的软件9.4.1P3系列软件P3系列软件是美国Primavera公司推出的用于工程项目管理的系列软件。P3系列软件在美国是使用最为广泛的工程项目管理优秀软件，在我国工程建设项目管理方面也有较为广泛的应用。(2)SureTrak软件又称为小P3软件，是P3系列软件之一。SureTrak软件具有P3软件80%的功能，项目施工现场若用SureTrak软件，通过E-mail电子邮件，能成功地实现工地与总部之间的数据交换。(3)Expedition软件Expedition软件也是P3系列软件中用于工程项目合同事务管理的软件。它有助于执行FIDIC合同条件。该软件的主要功能有：合同信息、通信、记事、请示、变更及项目概况等处理模块。9.4.2MicrosoftProjecd系列软件MicrosoftProject是由美国Microsoft公司推出的Project系列软件