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文档简介

档案归档整顿流程图收集应归档的文献材料收集齐全完整收集应归档的文献材料收集齐全完整盖档号章排序编制页码分类拟定时限归档判断编制检索工具打印目录装盒排架电脑著录装订判断文献与否归档根据归档范畴，慎决定文献去留盖档号章排序编制页码分类拟定时限归档判断编制检索工具打印目录装盒排架电脑著录装订判断文献与否归档根据归档范畴，慎决定文献去留拟定归档文献的保管期限精确客观按部门分类办法科学、合用，保持相对稳定只编没有页码的部分不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管运用按期限—机构—时间三个层次排列次序相对固定在每一“件”的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、精确有关的的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽量具体、精确按件号次序装盒、上架不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒归档文献目录一式两份分保管期限按件号次序打印归档文献目录写归档阐明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整档案管理规定一、档案管理(一)但凡能精确反映公司各项业务活动的文献、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整顿、立卷、归档工作。(三)档案内容涉及从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文献材料。二、文书档案管理(一）归档范畴1、行政综合类:涉及重要的会议材料;制订的内部法规性、政策性文献;组织变革、变迁、大事记、年报等文献材料;发展规划、工作总结报告;政府机关颁发的重要文献。2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其阐明，多个季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文献材料。4、质量管理类:质量管理方面的制度。5、技术类:产品及生产方面技术文档。6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。（二）文书的档案立卷1、归档的文献材料种类、份数以及每份文献页数，均应齐全完整。2、在归档的文献材料中，应当将每份文献的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。3、不同年度的文献普通不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文献所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文献，归在会议召开的年度立卷。三、归档时间公司经营管理活动中的多个合同及常规性报表，根据各自不同的时限规定及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门临时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范畴内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时偿还。（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。(三)定时对档案进行鉴定，精确地制订

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