文件编号管理办法及文件编号管理制度

江苏**医药有限公司JIANGSUYUEXINGKANGRUIPHARMACEUTICALCO.,LTDQ.G.bg.001-1712-1.0一、目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。二、适用范围本办法适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号管理和控制，具体如下：1、管理类文件：包括公司规章制度、办法等文件；2、合同协议类文件：包括公司各类合同协议（招投标）文件等；3、技术类文件：包括工艺流程文件、产品说明文件等；4、表格类文件：包括岗位说明、绩效考核等文件；5、其他类文件：包括会议、决议记录、传真等。三、编号方法XXXX-XX-XX-XXXXXX-XX状态及版本号⑤发文日期④文件类型③发文部门②公司名称代码①1、公司名称代码公司全称：安徽XX建设科技有限公司简称：XX建设代码：RHJS发文部门综合管理部：ZG项目工程部：XM待续3、文件类型(1)管理类—RUS.(2)合同协议类—CON.（此条适用流水号编制，参加6.1））(3)技术类—SOP.(4)表格类—GF.(5)其他类—SR.4、发文日期日期格式由年月日表示yyyymmdd如20XX10105、文件状态与版本号5.1文件状态符号的说明

：Add.版本号

增编

Corr.版本号

更正

Rev.版本号

发布（新发布或取代已发放的文件）

5.2版本号的使用：

第一版（原件）用Rev.1.0表示

对第一版进行细部调整用“状态符号Add.1.1

/

1.2

……”表示

对第一版进行结构修改用“状态符号Corr.2.0

/

3.0

……”表示

例：公司综合管理部在20XX年10月1日发布第一版薪酬管理制度,文件编号为：RHJS-ZG-RUS-20XX1001-Rev1.06、流水号的使用：适用于公司合同协议类文件，流水号由001开始依次为002、003,除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。6.1合同协议类编号格式：RHJS-ZG-CON-C-20XX10-0016.2格式说明：公司名称-部门编号-合同编号-合同类型-年月-流水号6.3合同类型（C-承揽合同（施工合同）；P-采购合同；H-劳动合同；Z-租赁合同；T-技术开发合同；O-其他合同）四、编号管理1、公司所有审批完毕的文件必须由综合管理部统一编号，并登记入档后方可发布。2、本办法解释权归属公司综合管理部，未尽事宜另行补充，经总经理批准后执行。文件编号管理制度编制审核批准办公室20XX.12.11发放编号一级发放受控状态二级发放文件编号管理制度页次：PAGE1/1版本：1修改：01.目的为进一步规范各部门文件编号的管理，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证文件体系的有效运转，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于除质量体系文件全公司所有文件（质量体系文件按《质量文件的管理制度》执行），包含纸质以及电子版文件的管理。3.相关责任办公室负责各类文件编号登记、变更、督查以及审批或存档文件内容格式的检查等工作。4.相关制度4.1文件编号管理4.1.1外来文件执行原编号，档案室归档后加编公司编号4.1.2公司内部文件编号管理4.1.2.1文件编号结构:文件编号一般由公司名称代码、文件类别代码、制订部门代码、文件顺序号、版本号组成,其中文件的版本由1-9递增,修改号从0-3。新发行的文件版本号为1，修改号为0,一份文件修改达到3次后必须更换版本。

4.1.2.1.1公司名称：江苏**医药有限公司代码：Q/KR4.1.2.1.2文件类别代码文件类别文件名称代码备注组织说明（部门职责、岗位说明书）组织结构、部门职责、岗位说明书等Z管理类文件管理制度、细则等G作业指导类文件操作规程、作业流程、技术文件等S其他类文件党务、通知、通报、会议纪要、记录、合同等T表单各类表格、单据等B4.1.2.1.3部门代号：部门名称代码部门名称代码办公室bg仓储部cc财务部cw运输部ys采购部cg质量管理部zg营销部yx信息管理部xg瑞欣连锁rl公关部gg注：新增部门需使用代码，到办公室申请。4.1.2.1.4文件顺序号：用数字表示，从001～9994.1.2.1.5发布年号：指文件编发日的日历年月，如2016年11月则表示为16114.1.2.2编号样式例：办公室制订的《文件编号管理制度》，编：Q/YXKR.G.bg.001-1612-1.0其他部门出具的文件以此类推；若为公司级文件，则文件编号中直接省略部门名称代码。4.2文件内容格式4.2.1所有制度文件内容格式、页眉页脚、字体、字号均参照《文件编号管理制