秘书考试讲义：事务文书-

第二讲事务文书主讲：班玉冰1常见文种事务文书部分涉及的文书比较多，五级部分有传真、备忘录、事务性通知、邀请函、感谢信、贺信、请柬。四级部分有简报、意向书、订货单、商品说明书。三级部分有计划、总结、市场调查报告、讲话稿、投标书、招标书、述职报告。2市场调查报告一、市场调查报告的概念简单地说，调查报告就是调查研究之后根据调查情况写成的书面材料。市场调查报告是对市场调查所得信息资料进行整理，得出结论，提出合理建议的局面报告。二、市场调查报告的特点1.针对性2.真实性3.时效性三、市场调查报告的类型按调查范围与方式分：综合性与专题性的调查报告按目的作用与内容分：情况调查报告，事件调查报告，经验调查报告与问题调查报告3四、调查报告的写作（一）标题1.单标题2.正副标题（二）前言1.调查的目的、对象、范围2.经过、方法3.主要内容与观点（三）正文1.情况部分2.预测部分3.建议部分（四）结尾调查问卷的题目设计：问题形式可分为开放式问题与封闭式问题两种。例1：您对钓鱼岛的主权问题有何看法？（开放式）例2：您的性别？男（）女（）（封闭式）4计划一、计划的概念和特点1.计划的概念

计划是各级机关、社会团体、企事业单位和个人，针对一定时期的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。2、计划的特点（1）针对性（2）预见性5计划的范畴规划

是具有全局性的、较长时期的长远设想。方案是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤——对专项工作作出全面部署与安排的计划。安排是对短期内工作进行具体布置的计划。设想是初步的草案性的计划。打算是短期内工作的要点式计划。要点是列出工作主要目标的计划。61.广东省十年消灭荒山＿＿＿2.美加公司第一季度工作＿＿＿3.对广州市未来经济发展方向的＿＿＿4.福州市工资与物价挂钩＿＿＿5.广州市两个文明建设工作的＿＿＿6.2000年全市固定资产投资＿＿＿7二、计划的写法1.表格式计划以表格方式撰写计划，适用于时间短、范围窄、变化小、内容单一的具体安排，如销售计划、月计划等。2.文章式计划写明指导思想、目标任务、措施步骤等。由标题、正文、落款构成。(1)标题。由四个要素组成：单位名称、时间、事由、文种。(2)正文。正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由前言、主体与结尾构成。主体部分包括目标和任务、措施和步骤及其他事项构成。(3)尾部。在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。8计划标题改错1.本年度工作计划2.迅达公司1997年第四季度工作规划3.本人学习计划安排4.王小明关于三季度工作计划9判断题1.时间较长、范围较广、内容较概括的计划可称为方案。2.计划的结尾都应提出希望或发出号召，要求人们认真执行。3.计划的主体一般由根据、目标、措施与步骤四个要素构成。4.“凡事预则立，不预则废”讲的是计划对工作的重要性。5.计划标题与许多事务文书一样不必写明时限。10总结一、总结的概念总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一定时期的工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，探求规律性的认识，用以指导今后实践的一种事务性文书。计划：事先的打算与安排总结：事后的回顾与反思11要做什么

怎么去做

何时完成计划与总结在写作内容上

有相似性做了什么

怎么去做的

何时完成的计划总结相互依赖相互促进相辅相成12总结的内容综合性总结1.基本情况2.成绩或收获3.经验、体会或做法4.问题或教训5.今后努力方向或打算专题性总结1.基本情况2.经验、体会或做法13总结的一般格式1.标题（1）公文式标题（2）非公文式标题2.正文（1）前言（2）主体（3）结尾3.落款14五级部分：传真、备忘录、事务性通知、邀请函、感谢信、贺信、请柬。四级部分：简报、会议记录、意向书、订货单、产品说明书。15实务部分常常以备忘录形式出考题

备忘录发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗主题：关于安排2004年公司年会会址之事内容：公司将于2004年12月15日至20日公司年会，各分公司经理以上人员全部参加，会议规模150人，会期5天。王总经理希望安排在一处安静、封闭且环境较好的会议中心开会。请你给我发一封电子邮件，介绍一下选择会址的技巧，并介绍一至两家好的开会地址（请说明你的理由）。

行政经理苏明

2004年9月10日注意备忘录格式16实务部分曾经考过会议通知的拟写

我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请您列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。 行政经理谢飞 2003.5.2217

会议通知致：营销部经理刘勇发自：行政部秘书刘丽主题：客户咨询联谊会兹定于2003年8月15日上午九时，在燕都宾馆二楼多功能厅举办客户咨询联谊会。中午12时将有午餐供应。请于8月10日前将回执寄回。

□我准备参加此次会议。□我将届时赴会，并带＿＿＿宾客一同前来。□我不能参加此次会议。署名＿＿＿＿＿公司＿＿＿＿＿＿18背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。便条钟苗：3月26日，以生产计算机通信产品为主的天图公司成立10周年纪念大会暨产品展销会将在深圳开幕。该公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，不断开发新型产品，在国内同行业中具有很强的竞争实力，并且与我公司有着良好的合作关系，给予了我们多方面的帮助和支持。请你代表我公司廖总经理草拟一封发给大会的贺信。谢谢。行政经理苏明2004年3月22日19贺信天图公司：

欣悉贵公司将于3月26日在深圳举办成立10周年纪念大会暨产品展销会，在此，谨表示热烈的祝贺！十年来，贵公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，不断开发新型产品，不仅在国内同行业中具有很强的竞争实力，而且培养了大打技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵公司与我公司有着良好的合作关系，给予了我们多方面的帮助和支持。为此，我们表示衷心的感谢。

祝贵公司在新的十年中能取得更辉煌的成就！宏远公司总经理廖＊＊二○○四年三月二十六日20简报一、简报的涵义：简单的说，简报就是一种简明的情况报道，它是党政机关、企事业单位社会团体用于汇报工作、反映情况、交流信息、报道动态的内部常用事务文书。从性质上看，它可以说是一个机关的内部刊物，定期或者不定期地出版。简报的名目繁多，常用的名称还有“情况交流”“简讯”“动态”“动态消息”“摘报”“工作通讯”“内部参考”等等。21二、简报的特点：简、快、新、实。三、简报的种类：（一）工作简报（二）会议简报（三）动态简报22

四、简报的格式简报的编排一般有相对固定的格式，由报头、报身、报尾三部分组成。（一）报头：包括简报名称、期数、编印单位、印发日期、秘密等级或提醒事项等几部分。（二）报核：（按语）、标题、导语、主体、结尾（三）报尾：发送范围、编印份数。秘密等级简报名称期数编印单位编印时间简报文章的标题正文（署名）发送范围打印份数简报格式23事务文书部分练习：1.下列选项中，属于常用事务文书的有(D)。A招标书、投标书B计划、总结C请示、公告D调查报告、述职报告2.某地区拟请有关单位与部门前来参加一次重要的项目洽谈会。为此，他们应该向这些单位和部门发出（D）（单选）A通知B邀请信C请柬D商洽函3．常用事务文书的制发程序，一般包括草拟、（A）、定稿等。A审核B发文注册C登记D归档4．以下文种全部属于日常事务文书的是(B)。A计划、总结、简报、调查报告B计划、总结、请示、简报C计划、通知、报告、合同D计划、总结、会议纪要、会议记录5.市场调查报告按目的、内容分，有(ABC)。A情况调查报告B事件调查报告C问题调查报告D专题性调查报告246.“计划”的结构方式可分为（BC）。A条款式B文章式C表格式D时间式7.“总结”的主体部分应包括（ABCD）。A对成绩和经验的分析概括B提出存在的问题C提出意见与建议D提出努力的方向8.述职报告的特点是(ABD)。A个人性B真实性C创新性D通俗性9.调查报告区别于其他文种的一个显著特征是(B)。A针对性B实效性C真实性D可操作性10.对于招标书来讲，前言应该包括(BC)。A招标单位的名称B招标单位的基本情况C招标的目的D招标单位地址2511.“语言平易、通俗，交流具有互动性”这是（C）的特点。A批答函B总结C讲话稿D市场调查报告12.对述职报告表述不准确的是（ABC）A述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价B述职报告的语言应该通俗易懂，富有口语化C述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据D述职报告应该下发与会者讨论通过13.述职报告的主要特点有（ABC）A个人性B真实性C通俗性D全面性14.（BD）的文书内容具有前瞻性和预测性。A总结B计划C调查报告D可行性研究报告15.拟写投标书应注意的事项（ABC）A明确招标要求B实事求是，不可弄虚作假C语言简洁语气谦和D对标的应全面描述2616.总结的特点有（D）A内容的自我性B法定的强制性C语言的果断性D显著的目的性17.写总结应该（D）A分清层次、面面俱到B面面俱到、不漏细节C突出重点、以偏概全D分清主次、突出重点18.计划是一种（C）A叙述性文书B承诺性文书C事务性文书D履约性文书19.市场调查报告内容包括（C）A合理化建议B抨击不正当竞争C预见可能出现的问题D回避调查机构的名称20.公务文书的拟写都有严格的格式，下列文书的写法可以不拘一格的是（B）A意见B简报C工作报告D备忘录2721.简报报核的主要结构是（AB）A按语+标题+导语+主体+结尾B标题+导语+主体+结尾C标题+导语+主体+结尾D按语+标题+主体+结尾22.简报按其内容可分为（BCD）A专题简报B工作简报C会议简报D动态简报23.会议记录的写作要求是（ABD）A准确完