公文写作-邱石良

公文写作邱石良第一节：关于公文写作一、关于公文：主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。二、公文与文学创作：文学创作指作家为现实生活所感动，根据对生活的审美体验，通过头脑的加工改造，以语言为材料创造出艺术形象，形成可供读者欣赏的文学作品，这样一种特殊的复杂的精神生产活动称为文学创作。二、公文与文学创作：共同点：1、都是文书。2、都使用文字语言，都需要有一定的文字功底。3、素材和题材都来源于现实社会和现实生活。4、向读者表达写作目的和思想意图。二、公文与文学创作：差异：1、主体不同。2、文体和表达方式的选择上不同。3、对象具有明确性和针对性。4、目的不同。5、影响力不同。三、态度1、公文写作不难2、正确对待公文写作工作

四、做好公文写作主要做到如下几点：多看、强记、勤思、精练、硬磨四、做好公文写作多看

就是要学会看上级的会议材料，以精确领会上级精神；看报刊评论文章，以学习写作技巧；多看领导的日常讲话，以了解领导的习惯。四、做好公文写作强记

要记好的文章体例，像一些比较出彩的二级标题；记好的语句，像排比句、有思想的语句等；记好的例子，可以在公文中列举出来，旁征博引。四、做好公文写作勤思

边看边思考、边记边思考、边写边思考。四、做好公文写作精练

平时要多练笔，多修改自己写得出东西，必要时候要拿得出东西“不荒乱”，应急时刻要赶得出东西，“不抓瞎”。四、做好公文写作硬磨所谓“好文章是改出来的”，是硬功夫、不是花架子。古有“推敲”之说，由此可见“硬磨”的重要性。四、做好公文写作

写出好公文，必须要讲究针对性，把握场合，分清层次，了解领导的习惯。做到材料真实、主旨鲜明，数据精准语言简要。力求做好谋篇布局、力求架构合理、经过集思广益、反复修改形成最终公文文稿。

做有心人，可“抄”一点别人的；

做细心人，想一点自己的；

做创新人，搞一点独特的。五、公文的要素材料——文章的“血肉”主题——文章的“灵魂”结构——文章的“骨架”语言——文章的“细胞”五、公文的要素材料：是形成观点的基础，是表现观点的支柱。材料的使用要点1．材料要点面结合

既有综合概括性的数据和概况，又有具体深入的事例的典型情节。2．材料之间要有较强的逻辑关系

各部分、各类、各个材料以主题为核心，综合说明总体情况。3．材料要处理好详略关系

最切题的材料、最典型的材料、最新的材料要详细；反之则略。五、公文的要素材料获得途径：

1、平时积累，就是积学储材。如在领导交拟指示、参加会议、承办查办、读书读报等方面中获取信息。

2、写时查阅，就是搜集资料。如学习相关文件精神，收集本单位相关统计数据以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等，做到上下通达，全局了然，命笔瞻前顾后。五、公文的要素

主题的要求：1、正确：符合党的方针政策、法律法规及上级指示要求等等；2、集中：体现一个主题；3、鲜明：观点和主张要鲜明，有的放矢；4、新颖：要求有创新型；五、公文的要素

公文的主题主要来自于三个方面：单位领导工作实践文件文献五、公文的要素结构：公文的结构方式具有程式化的特点：“五个要素、三个部分”五个要素：依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；

目的——公文达到什么意图；

文种承启语——以文种为动词的过渡性语言；

事项——公文的具体内容，是公文的重点；

要求——提出希望、要求。三个部分：前言；主体；结尾。五、公文的要素语言特点：简明、准确、庄重、规范。1．用书面语书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。2．用文言词语的保留用法是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色。如：收悉、惠允3．用专业术语由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。五、公文的要素语言：开端常用语：为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。五、公文的要素语言：结尾常用语：上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。案例：1、根据材料写作请示训练六、公文的分类公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。六、公文的分类公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。六、公文的分类公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。七、常见公文（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。七、常见公文（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。七、常见公文（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。八、本节小结公文写作“20字诀”符合政令行文周严格式规范遵守规则表述精当第二节：几种常见公文写作一、通知通知是使用频率最高、范围最广的公文文种。可适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关和有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部等。

（一）、通知的写作1、标题2、正文3、落款

（一）、通知的写作1、标题

由发文机关、事由和文种构成的完全式标题。例如：广州市总工会办公室转发广州市爱国卫生运动委员会关于印发2016年广州市爱国卫生作方案的通知

（一）、通知的写作2、正文

正文写作由事情缘由和通知事项组成，应根据不同内容提出相应的要求。语言力求通俗易懂、简洁明了。最后一般用“特此通知”、“请贯彻执行”等作为结语。

（一）、通知的写作2、正文

会议通知注意事项：时间（会议时长）、地点、参会人员、到会方式及其他相关事宜。

（一）、通知的写作3、落款

落款、日期

（一）、通知写作训练

案例分析：试析评下列通知公司生产安全会议的开会通知

各部门请注意：加强安全生产管理，提高职工生产意识非常重要，前几天，三车间出了事故，给公司造成了损害，影响很坏。所以，要召开一次全公司生产安全会议，下面是关于开会的有关事情。

一、开会的时间：下个星期三下午在公司会议室举行。

二、开会要解决的问题：对事故的发生负领导责任和直接责任的人进行处理。加强管理制度，提高安全意识。

三、公司员工都要参加会议，不参加会议的人要给予纪律处分。

铭广服饰有限公司2008年10月6日二、报告

报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的一种报请性公文，是一种典型的上行文。

二、报告

（一）、分类

按内容分：情况报告、工作报告、答复报告、建议报告等。

按性质分：综合报告、专题报告。

按行文目的分：呈转性、呈送性报告。

（一）、分类

呈转性报告：

呈转性报告主要用于职能部门针对工作中存在的问题提出意见或建议，请求领导机关批转。如农牧渔业部向国务院建议要求各地加强农业技术培训工作，写出了《关于迅速加强农业技术培训工作的报告》，提出四条建议，末尾用呈转报告用语“以上报告如无不妥，请批转各地执行”。

（一）、分类

呈送性报告：

呈送性报告，使用的范围较小，主要用于汇报工作、反映情况、总结推广经验、答复上级机关或上级领导同志的询问、报送材料物品等。（二）、报告的写作

1、标题

报告的标题要完整规范，应由发文机关、事由、文种三要素组成，使用介词结构“……关于……的报告”。

例如：

重庆市万州区人民政府（发文机关）关于三峡工程移民安置情况（事由）的报告（文种）（二）、报告的写作

1、正文

报告的正文一般由报告缘由、报告事项、结束语三部分组成。

缘由为报告正文的开头部分。在以简明的语言概括撰写报告的原因和基本情况后，常用“现将有关情况报告如下”引出下文的具体内容。（二）、报告的写作

1、正文

报告的内容是报告的主体，也是核心。一般情况下，这部分要写出四个方面的内容，即陈述基本情况、归纳主要经验、说明存在问题、提出今后措施。若是综合报告，要将内容正确地分类，有分析有综合，中心突出，点面结合；若是专题报告，要突出“专”字，内容单一。（二）、报告的写作

1、正文

结束语单列一行，如果是工作、情况报告，其结尾惯用语为“特此报告”；回复报告多用“专此报告”结尾；建议报告可用“以上报告如无不妥，请批转执行”结尾；呈送性报告常用“请审阅”、“请收阅”等作结语。最后落款署名发文机关和日期，并加盖公章。（三）、可行性研究报告的写作

1

2

三、请示

请示是下级机关、企事业单位向上级机关或业务主管部门请求指示、批准、审核、答复有关事宜的报请性公文，也是典型的上行文。

（一）请示的分类

按请示的性质与功能来讲，可以把请示分为三种：第一种：批准性请示

因情况特殊，或问题关系重大，行文机关按法定权限，提出处理意见，报请上级审批，再行办理。（一）请示的分类

按请示的性质与功能来讲，可以把请示分为三种：第二种：答复性请示请求指示工作中遇到的疑难问题，自己无权作主或自己拿不出主张，需上级指示或表态；或请上级对其制订的政令、法规、规章制度中个别条文作出解释。（这类请示多涉及政策上、认识上的问题。）（一）请示的分类

按请示的性质与功能来讲，可以把请示分为三种：第三种：裁决性请示对一些有争议的事，需要上级裁决所写的请示，或请示上级领导帮助解决本单位的实际困难，特别是就人、财、物方面的问题提出解决办法，请领导审核批准。（二）请示与报告的区别1、行文目的2、行文时限3、内容要求（三）请示的写作

请示的写作一般由标题、主送机关、正文、落款、日期、印章等组成。

1、标题2、主送机关3、正文（三）请示的写作

3、正文（1）、由请示缘由、请示事项、请示结语组成。（2）、请示的缘由：

即请示的原因、理由或政策依据。这是上级机关作出批复的重要依据，因此写作时既要情况真实，理由充分，又要开门见山，简明扼要，同时还要诉之以理，动之以情，善于用道理说服上级，以达到请示的目的。（3）、请示事项：是指要求上级指示或批准的具体问题，这部分明确陈述自己的观点，提出具体的解决问题的意见或建议。属于批准事项，需把处理问题的方案或预算附在后面。鉴于这部分是上级指示批复的直接依据，所以应写得明白流畅、具体恰当、切实可行。（4）、结尾：一般以征询期盼的口吻请求上级批复，常用“妥否，请指示”、“特此请示，请审批”、“以上请示，请予批准”等。（四）请示写作需注意的问题

1、坚持一文一事的原则，防止一文数事。2、请示只有一个主送机关，不能多头主送。3、要控制使用“请示”文种，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决的问题，才可行文请示。4、请示应逐级进行，不能越级请示。特殊情况必须越级请示时，应抄报被超越的上级机关。

5、请示语言要谦恭、肯定，切勿使用要挟性言辞。（五）写作练习

XX市人民政府关于建立XX市体育学校的请示

XX省人民政府：

近年来，我市体育事业在省委、省政府的关怀下，有了一定发展，在开展群众性体育活动，提高运动技术水平方面取得了一些成绩。但与兄弟地、市相比有下降趋势。其原因之一是我市体育师资严重缺乏。全市有中小学5636所，有体育教师1600人，其中学过体育专业的只有286人，这种状况已影响到基础训练。此外，我市重点业余体校毕业生的出路问题不能解决，不仅造成了体育人才的大量外流，而且严重影响了这所体校的招生，使重点业余体校日渐失去生机与活动。这些问题的存在，对全面提高我市的教育质量，为国家培养和输送优秀人才，产生了十分不利的影响。

鉴于上述情况，我们认为，我市急需建立一所以培养体育师资和优秀运动员为目标的体育学校，因此，拟将市重点业余体校改办成中等专业性质的体育学校。具体办学意见如下：一、学校名称：（略）二、学制及课程设置：（略）三、招生对象及规模；（略）

四、场地设施：（略）五、师资；（略）六、经费：（略）以上报告妥否，请批示。XX市人民政府20XX年X月X日关于增拨办税大厅基建经费的请示报告

XX市人民政府、XXX市长：

1995年11月，我局派出调查组到广西柳州市国税系统学习考察其办税大厅的建设情况。调查组认为办税大厅功能较齐全，适应税收征管模式的改革，方便纳税人员缴纳税款。为此，我局于1996年决定建办税大厅，并得到市人民政府的支持，在X府[1996]X号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中，拨给我局150万元，此项资金已专款专用。但由于建筑材料涨价，原预算资金缺口较大，恳请市人民政府拨给不足部分。否则将影响办税大厅的竣工及我市税收任务的完成。特此请示报告

XX市地方税务局（印章）一九九六年十月十日关于增拨办税大厅修建经费的请示XX市人民政府：我局为适应税收征管模式的改革，方便纳税人员缴纳税款，决定向广西柳州市国税系统学习，修建办税大厅，并向市政府递交了《关于拨款修建办税大厅的请示》。我局的这一请示，市政府已下发X府[1996]X号文《关于拨款修建办税大厅的批复》予以批准，并依照我局请求的拨款额拨付我局150万元。此项经费已专款专用。但是，由于建筑材料涨价，原预算资金缺口较大。已拨资金现已严重不足。为保证我局办税大厅的顺利竣工和税收任务的圆满完成，特请求增拨XX万元办税大厅修建经费。请批准。

XX市地方税务局（印章）

一九九六年十月十日关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示市人民政府、市教委：我校今年由于住校生急剧增加，已有学生宿舍已无法容纳，现在住校生基本上是一铺二人住宿，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校需要再建一栋学生宿舍。另外，我校图书馆也尚未达省“两基”标准，希望上级部门给予适当支持。

特此请示，请回复。

××市第二职中（印章）

1998年11月10日关于解决学生宿舍拥挤问题的请示市教委：我校1995年有学生1200人，其中住宿生600人，今年学校扩招，学生增加到2600人，住宿生也急剧增加到1300人，现在住宿生绝大部分是一铺两人。本来已经不宽的床位，睡了2人，连翻身都困难。已有20人在睡觉时摔到地上，其中一年级二班的李明和二年级的陈勇同学分别摔断了左手和左腿、不能正常上课了。其次，由于太拥挤，住宿生中曾有290多人患上皮肤病。还有，住宿生每天洗澡也得排上近1小时的队，严重影响了晚自修。总之，由于住宿太拥挤，学生的身心健康受到严重影响。为了解决这一问题，我们急需建一栋新学生宿舍楼，望拨给我校70万元建筑费。

请批准为要。

××市第二职中（印章）

一九九八年十一月十日关于拨给新学生宿舍楼建筑资金的请示市教委：我校近几年按照市下达的计划招生，造成住宿生急剧增加，学生宿舍十分拥挤。1995年我校学生为1200人，住宿生600人，到今年10月份学生增加到600人，其中住宿生增加到1300多人。而学生宿舍没有增加，仍然只有三栋700多个床位。现在有四分之三的住宿生是两人一铺。这不仅给学生的生活、学习造成许多困难，更大的问题是严重的影响了学生身心健康的发展。为解决这一问题，我校拟于1999年初在我校校园东面的一块空地上建一栋七层有800个床位的学生宿舍楼。建楼需资金130万元，我校自筹60万元，尚差70万元。请市教委支持我们，拨给我校70万元学生宿舍建筑资金。

以上请示，恳请批准。

××市第二职中（印章）

一九九八年十一月十日概述

（一）概念及特点

函，是不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

函属于典型的平行文不隶属机关之间无论级别高低，都没有职权上的指挥与服从、领导与被领导的关系，都是平等协作关系，相互行文大多使用函。四、函政府的专门职能部门如：财政、人事、卫生、教育、环保、市政管理等部门都有专门的管理职权。同级部门或不相隶属机关遇到该方面问题需要请求他们批准时，应当使用？函

上级机关向下级机关询问有关情况，可以用函。上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函。特殊情况以上情况，下级用报告答复。注：函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。判断下列文种的使用是否正确。

（1）国务院某直属单位向新闻出版署行文，请求出版《××报》，用了“关于请求出版《××报》的请示”。（2）××省驻广州办事处向广州市城市规划局行文，用了“关于修建×××平方米临时建筑的报告”。（二）函的类型

1.商洽函2.询问函3.请求函4.答复函

致函，也叫去函或发函，主要指询问函、请求函、商洽照函；

复函，主要指答复函；商洽函既可为去函，又可为复函。根据内容根据行文程序，可分为：根据办理的形式公函便函严格按照公文格式撰写制作没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期。

标题

主送机关

正文

落款

函的

结

构三、函的写作格式××办公室：现送上××××文件共××份，请审阅修改，并请于××月×日前退回我们办理。

××办公室

××月×日

有的函可以没有标题，不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函。

发文机关＋事由＋文种

发文机关＋事由＋回复函对象＋文种

国家税务局关于人民银行委托加工饰品征税问题的函

事由+文种

关于拨给大型电视连续剧**摄制经费的函

标题

湖北工业大学关于商洽××同志调动工作事宜的函武汉市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函公函的写作主送机关函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。正文缘由事项结语去函：概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等；复函：首先引述来函的日期、发文字号、标题等，如“贵局《关于……的函》（×函〔2010〕×号）收悉”，接着简要复述对方提出的问题和要求。等过渡语转入下文。过渡语：“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”去函：写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求，即或希望对方协助解决某一问题，或希望对方给予合作支持，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。复函：有针对性地作出具体明确的答复。用词语气要谦和诚恳，平实得体。去函：如要对方回复，一般用“妥否，请函复”、“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼”；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。复函：“此复”、“特此函复”。

落款行文需落款，盖印章生效。公章盖在成文日期上。成文日期要写明年、月、日，用阿拉伯数字书写，位于正文下方右空四字。

（1）商洽函

用于不相隶属机关之间相互协商或接洽工作、讨论问题的函；如：洽谈业务往来的函等。商洽函的写作关键在于要把所商洽的事项陈述清楚，要求对方协助办理什么事项，应该具体明确，以免对方因不理解而延误工作。【案例一】

××五交公司关于商品运输被损索赔的函

××市航运局：我公司向×省××彩电生产厂家购进一批彩电。厂家销售科将该批彩电交由贵局承运（承运号码10037号）。该批彩电于3月15日运出，3月20日抵达×市航运码头。在码头提货时，我们发现部分彩电的包装破损，即会同有关人员当场拆包检验，50台彩电被摔坏10台。经核实诚为贵局运输途中所致。为挽回损失，希贵局按有关规定赔偿该批商品的损失，计人民币××××元。特此函达，即请查照。

附件：1××市航运码头管理处证明

2××彩电厂销售科发货记录单

3××市××检验所检验报告

××五交公司(印章）2012年3月25日

【案例解读】

这是一份商洽索赔事宜的去函。标题中已主旨鲜明。正文先简要说明事件经过、损失情况及所负责任，实际上这也是在间接交代去函缘由，然后提出索赔要求和具体金额，最后有针对性地选择“特此函达，即请查照”作结。文章用语准确，事实具体充分，尤其是提供了3份附件，使索赔更有理有据。（2）询问函机关之间询问问题或征求意见，并要求对方予以答复的函；写作时对所询问的事项，应该陈述清楚，以便对方回复。询问函分析（3）答复函用于机关之间答复问题，在答复对方所询问的问题或事项时使用的函；这类函的写作应该注意内容要有针对性，明确答复来函询问或商洽的具体事项。关于拨给大型电视剧××摄制经费的复函

××××：你单位关于《关于申请拨给大型电视连续剧经费的函》收悉。经请示省政府，同意由省财政拨××元作为该剧摄制费。特此函复省政府办公厅

××××年×月×日【案例】

4．请求函机关之间请求帮助或配合工作，或者向有关不相隶属的主管部门请求批准某一事项，可以使用请求函。这类函写作的关键在于请求的理由要表述充分。关于拨款举办艺术节的函

××市财政局：经市委、市政府同意，9月10至10月10日在我市举办艺术节。初步匡算，艺术节共需费用150万元，请予核拨。特此发函

××市文化局

××××年×月×日1．开门见山，内容简洁“一开四不”

函件宜短不宜长，一般要求一函一事。去函要有鲜明的目的性，复函要有明确的针对性。函件来往都要开宗明义，直陈其事。不绕弯子，不寒暄客套，不写没有意义的套话、空话，不议论。【函的撰写注意事项】2．平等相待，措词得体

撰写函件，要体现平等的态度，以诚相商。语气平和、恳切、分寸得当，既要符合本机关职权身份，又要尊重对方、讲究礼节，不能使用命令式语言。如称对方为“贵”，与对方商洽事宜，要用商量口吻，语言要符合行文关系，亲切自然得体。思考：请示与函的区别？1．适用范围不同；请示适用于向上级机关请求指示或批准；函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2．行文方向不同：请示属于上行文；函是平行文；3．复文处理不同：对函的回复用复函；对请示的回复用批复。分析下面一篇函存在什么问题，应如何改正

XX市XX工业学院关于联系毕业实习的函XX工厂：

我校冶炼与铸造专业学生毕业实习即将开始，经研究决定，派86名学生到你厂炼钢车间实习，实习时间为三个月，特此函达。 此致敬礼

2001年1月30日

参考答案这份函的主要问题在于：

1、语气太生硬，要用委婉的商量的语气征询对方的意见，不能用“经研究决定”、“派”等带有命令性的词语。

2、函的结尾不能用“此致敬