绿色能源开发运营有限公司车辆管理规定

车辆管理规定（试行版）KY-GL-G-12-A版次A/O分发号持有人状态受控■非受控□作废□密级秘密■机密□绝密□编制/日期审核/日期批准/日期2019年8月日发布2019年8月日试行目录TOC\o"1-2"\h\z1目的 12范围 13定义 14职责 15.程序 25.1车辆的接收 25.2车辆运营调度 25.3车辆费用管理 45.4车辆修理及加油管理 45.5驾驶人员安全管理 55.6事故处理 55.7车辆使用申请、维修工作流程图 66相关文件 77记录 7PAGE1目的为了规范公司车辆的用车管理，确保车辆安全行使以满足生产经营需要，降低车辆运营成本，特制定本规定。2范围本规定适用于运营公司本部的车辆管理的全部流程。3定义4.1职务用车公司高级管理人员因商务活动配置的车辆。公司根据工作需要，确定公司高级管理人员的车辆配备标准、运营费用和车辆购置补贴等标准，并报运营公司高层批准。4.2公务用车职能部门商务活动或其他公务需要而配置的车辆。公司将根据经营工作需要制定公务用车的标准和数量。4.3礼宾用车公司因接待重要宾客或重要公关活动的配置的车辆。公司根据礼宾规格或活动规模确定礼宾用车的标准、数量。4.4通勤车公司为员工提供上下班和加班使用的客车。运营公司的通勤车由公共事务公司按到职人数统一安排。4.5车辆管理系统公司OA系统中对于车辆的管理模块。4职责3.1公司总经理工作部是运营公司车辆的管理部门，负责车辆的统一调度和管理，包括办理车辆的入库、建档、年检、保养、维修、保险、事故处理等工作。3.2公司各职能部门是公司车辆的使用部门，负责按照本程序规定的流程进行车辆使用，分摊行车费用，并配合总经理工作部的车辆管理工作。5.程序5.1车辆的接收5.1.1按照适用、经济、配套的原则根据业务部门用车缺口，按照资产请购流程由采购部进行车辆购买，并且将车辆上牌5.1.2车辆购置所需的强制保险和商业保险需到指定保险公司办理。每年年底，由总经理工作部牵头，经营计划部、采购部参与以询价议标的方式，确定下一年保险公司。5.1.3公司新购置车辆由总经理工作部司机和采购部一同验收，确认车辆不存在质量问题。验收合格后由行政主管办理入库手续，接收车辆相关证件表单，以及主备用钥匙5.1.4入库车辆需交纳年度强险、商险5.2车辆运营调度5.2.1公司高管人员职务配车由使用人直接管理。使用人在参加公司业务活动时原则上使用本人用车。在车辆运营的5年内，总经理工作部可根据工作需要，临时调用车辆，并按季度建立高管车辆使用台帐（里程和5.2.2公司礼宾用车和公务用车所有权和使用权归公司，其车辆附带资料，除行车执照、油卡和保险卡5.2.35.2.35.2.3a)财务人员银行大额取现（2万元以上）或小批量物资的采购。b)公司访客接待。c)公司高管人员在本地或短途办事，如外出开会、联系业务、出差接送等。离开车辆负责人所在地500公里以上的外出业务，出于驾驶员疲劳因素考虑，没有专用司机的，不准许开车，改乘使用长途汽车或火车等方式。d)市内办理紧急或特殊公务。5.2.3a)用车人提前半天填写《车辆使用申请单》，包括出发时间、用车事由、用车人数等，部门负责人签字后交总经理工作部车辆管理人员。b)符合公务用车使用范围时，总经理工作部下达派车任务，并填写《车辆使用台帐》。在无车辆可调配的情况下，总经理工作部应予以协调解决，按需求的重要及紧急程度，必要时可临时租用相应规格车辆以供使用。c)车辆经调派外出后，用车人员必须严格控制用车范围，原则上不得超时（超出申请单申请时间）越界（离开用车区域200公里）用车，若因特殊情况需延时增补用车时，必须提前与总经理工作部联络，经许可后方能继续用车。否则不予报销费用。d)用车人用车归库前，应保证车辆内外清洁，在会同总经理工作部司机检查合格后并确认止码公里数后，方可将车钥匙、保险卡和行车证交给总经理工作部行政主管，办理归还手续。e)车辆在外过夜，公务用车车辆出武汉市须由总经理工作部部长批准。f)当用车申请有违公务用车使用范围时，总经理工作部不予以安排，但需向申请人说明情况。5.2.3.4长期a)因业务需要职能部门需要连续用车15天以上时，需要办理长期用车流程。用车人负责填写《车辆长期使用申请单》，包括车辆使用范围、使用时间、用车责任人等，部门部长审核后，送总经理工作部会签后，由总经理签字批准后，交总经理工作部车辆管理人员统一调配。b)长期使用期限以申请单上批准的用车时限为准，用车部门人员必须掌握好用车时间，如需超时用车，则必须重新填写《车辆长期使用申请单》，得到总经理或其授权人批准后，方能继续用车。c）车辆长期使用中，应仅在申请地点方圆200公里内使用；超出此区域为越界用车，不予报销越界费用。c)用车期满后，用车负责人应及时归还长期用车。归还时应保证车辆内外清洁，在会同总经理工作部司机检查合格并确认止码公里数后，方可将车钥匙、保险卡和行车证交给总经理工作部行政主管，办理归还手续。5.3车辆费用管理车辆费用主要指油耗、修理、保险及年审等相关费用。根据统一管理的原则，车辆费用管理规定如下：5.3.15.3.2公务用车的费用以“车辆使用申请单”为原始依据，根据车辆管理系统中的部门用车公里数将使用成本计入用车部门用车费用统计5.a)公务交通费指部门市内出租车费、公交车费等。公司公务交通费实行定额制，按部门核算，员工发生的公务交通费用在各部门月额度内报销，每月报销一次，只能报销当月实际发生的公务交通费票据。b)各部门公务交通费额度如下：部门额度（元/月）部门额度（元/月）生产技术部1000采购部600财务部1000人力资源部600安环质保部400总经理工作部600审计部400燃料管理部600新材料事业部400经营计划部4005.4车辆修理及加油管理5.4.1公司车辆实行定点加油、定点修理5.4.2对每台车辆的修理费、加油费、保险费，实行建档管理，一车三卡（修理卡、加油卡、保险卡）。总经理工作部建立车辆修理维护台帐，分别记录不同车辆的使用情况和费用，并由行政员5.4.3对每台车根据车辆管理系统的行程数，根据对应车辆保养手册要求5.4.4高管职务用车参照XX系列公司标准执行。5.5驾驶人员安全管理5.5.15.5.5.5.4驾驶员不得私自出车，违者由驾驶员按公司规定双倍付费，私自出车造成的后果由驾驶员自己负责。非上班时间，礼宾用车和公务车必须停放在公司5.5.5未经公司总经理工作部批准，司机不得将公司车辆交给他人驾驶；严禁将车辆用于练习驾驶。否则，由此产生的后果，由当事人自行负责5.6事故处理公司车辆事故处理按有关法律规定执行。肇事驾驶员除应承担交通管理部门判定的相关民事刑事责任外，还应承担过失责任，按以下规定处理：5.6.1各种车辆如在公务途中发生车祸时，应先急救伤员，并立即报案，同时通知公司总经理工作部部长。如属小事故，可自行处理后向公司总经理工作部报告。5.6.2发生责任事故给公司造成经济损失，交通管理部门断定属对方全责的，驾驶员免于经济赔付；我方负主一般事故（公司经济损失在2000元以下者）：按经济损失的50%赔付；重大事故（公司经济损失在2001元—5000元者）：按经济损失的40%赔付；特大事故（公司经济损失在5001元以上者）：按经济损失的30%赔付。5.6.5.6.4如属违反公司管理规定而发生事故的，按本规定5.6.5.7车辆使用申请、维修工作流程图5.7.总经理工作部根据职能部门用车需求向高管办公会提出购车申请总经理工作部根据职能部门用车需求向高管办公会提出购车申请开始司机检查车况采购部按采买流程购买车辆并协调办齐车辆证件高管办公会同意购车申请开始司机检查车况采购部按采买流程购买车辆并协调办齐车辆证件高管办公会同意购车申请结束车辆进入待使用状态行政主管填写车辆记录表总经理工作部专责人员办理车管登记交纳养路费总经理工作部行政主管结束车辆进入待使用状态行政主管填写车辆记录表总经理工作部专责人员办理车管登记交纳养路费总经理工作部行政主管办理入库手续5.7.2开始用车人填写《车辆使用申请单》总经理工作部行政主管审核开始用车人填写《车辆使用申请单》总经理工作部行政主管审核部门负责人审核部门负责人审核用车人做好车内外清洁，交还车辆钥匙用车人做好车内外清洁，交还车辆钥匙总经理工作部部长批准结束用车人用车结束用车人用车5.7.2车辆司机提交司机提交车辆维修保养记录表，确定维修保养项目总经理工作部部长核准，汽车维修店核价开始总经理工作部行政主管核查总经理工作部部长核准，汽车维修店核价开始总经理工作部行政主管核查总经理工作部部长批准司机总经理工作部部长批准司机验收、结算结束5.7.3用车人用车人填写《车辆长期使用申请单》开始总经理工作部部长审核总经理批准总经理工作部进行车辆交接开始总经理工作部部长审核总经理批准总经理工作部进行车辆交接准备组车辆负责人年度续签《车辆长期使用申请单》，并按通知回运营公司年审准备组车辆负责人年度续签《车辆长期使用申请单》，并按通知回运营公司年审结束使用人交还车辆结束使用人交还车辆6相关文件《物资采购控制程序》《绩效考核规定》7记录7.1车辆记录表(KY-GL-G-12-A-01)7.2车辆使用台帐(KY-GL-G-12-A-02)7.3车辆使用申请单(KY-GL-G-12-A-03)7.4车辆保养维修申请单(KY-GL-G-12-A-04)7.5车辆事故报告单(KY-GL-G-12-A-05)7.6车辆长期使用申请单(KY-GL-G-12-A-06)PAGE车辆记录表序号型号品牌颜色发动机号码车架号码车牌价格证件齐全资产编号入库日期采购人接收人备注12345678车辆使用台帐序号车牌使用部门用车事由起始日期还车日期驾驶员起始码终止码证件齐全备注12345678车辆使用申请单用车部门表格编号记录编号申请单用车时间：月日时至月日时部门负责人签字：用车事由：派车单驾驶员：总经理工作部意见：总经理工作部部长意见：车号：出车时间：起码：公里数：还车时间：止码：计价：用车人签字：收车人签字

车辆保养维修申请单车号请修人表格编号证明人记录编号车辆事故描述：拟花费金额描述：审核：批准：

车辆事故报告单用车部门表格编号用车人记录编号事故发生时间事故发生地点事故发生、处理经过：当事人：车辆管理员：处理意见：