论录像档案收集中的问题与对策

论录像档案收集中的问题与对策

视频文件是国家和军队文件的重要组成部分。它用于直接记录连续运动的人员、物体和场景。它可以正确、完整、连续地再现活动的场景，具有直观、生动、形象的特点，以及记录材料的能力和效果。档案收集是档案业务工作的第一个环节,是档案工作的起点和基础。但是,由于档案管理体制等方面存在的问题,档案收集难一直困扰着档案建设和发展工作。录像档案因其形成档案的零散性和不确定性等因素,工作更是难上加难。要从根本上解决这一问题,必须以科学发展观为指导,进一步明确录像档案收集工作的任务、途径和主要方式,创新录像档案收集模式,加大录像档案收集的力度,切实解决好录像档案收集中的重点、难点问题,使录像档案的收集工作真正步入健康发展的良性循环。1录像档案的基本情况收集工作是录像档案管理的难点,收集工作除了文书档案收集中存在的一般问题外,还存在制度缺乏、信息缺失、本位主义较重、费用昂贵等特点。(1)缺乏制度管理,归档时间严重滞后。《中华人民共和国档案法实施办法》中指出:属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。《中国人民解放军档案条例》也有相关规定。上述法规、条例的规定只针对文书档案,而录像档案与文书档案形成的机构和过程明显不同,收集难度加大,收集时间严重滞后。如解放军档案馆馆藏的录像档案绝大部分形成于本世纪之前,至今不过二十几年,在数字化抢救过程中发现很多录像档案由于其载体的特殊性(移交时已超过最高保管年限),画面质量严重受损,画面抖动、噪点多、音视频不同步甚至不能正常播放等多种问题,录像档案质量明显下降,给录像档案长期保存带来困难。(2)录像带载体重复使用,影像信息缺失严重。录像带的一个重要特点是可重复使用,由于录像带的价格较高,因此不少制作单位为了节省资金,经常把原来录制的信息抹掉又重新摄录新的资料。由此导致大量有价值的录像资料还没来得及汇总到文档管理部门就消失了,有价值的录像信息人为地缺失,给录像档案工作造成了无法弥补的损失。(3)本位思想严重,档案意识淡薄。目前我国现行的声像档案的管理模式是谁产生、谁使用、谁管理、谁保护,而并非如《档案法》规定的那样,声像档案和其他纸质档案一样,要按期向档案馆移交。这种自行“产、用、管、销”的管理模式在全国普遍存在。就军队而言,由于录像技术专业性强、设备价格昂贵,录像资料大多产生于新闻媒体、电教中心和个人。大量珍贵的录像档案资料保存在这些单位或个人手中。由于这些单位或个人的本位思想严重,缺乏档案意识,往往将这类录像资料作为自己的珍藏,或者出于自己使用方便等原因不想交,不愿交,从而造成录像资料大量分散在各摄制单位和个人手中,给收集工作带来很多困难。(4)费用高昂,财力有限。档案部门每年由总部下拨的业务经费非常有限,用于档案业务建设已捉襟见肘,很难拿出更多的经费用于录像档案的收集工作。档案部门收集录像资料时,经常需要用空白带与持有者进行交换或购买,由于个别录像资料持有者要价较高,录像档案的收集有时只能望而兴叹,长此以往,使大量珍贵录像资料流失,无法进馆。2录像档案的数字化及时收集录像档案是新世纪新阶段国防和军队现代化建设事业快速发展的必然要求,也是军队档案事业科学发展的客观需要,是军队档案工作者义不容辞的历史责任。(1)录像档案载体性质决定及时收集的紧迫性。录像档案的载体是磁性载体,是由聚酯薄膜带基、磁介质(磁粉)和粘结剂三种材料组成。目前,绝大多数磁带的带基和黏合剂都是高分子化合物,其理化性质极不稳定,光线、灰尘和温湿度变化都会促使其发生降解而失去原有的性质,加速磁带的老化。磁带老化是一个渐进的过程,随着时间的延伸而不断发展变化,使录像信号逐渐衰减、并严重影响画面质量。1996年国家档案局制定了《磁性载体档案管理与保护规范》行业标准。该标准规定了在一定的温湿度条件下,从理论上讲,录像带的保管期限一般在10~20年左右。为了最大限度地延长录像带的寿命,一般单位都会采取翻录的方法,据文献记载一般每翻录一次都会使图像信号衰减20%左右,造成画面清晰度变差等后果。如果不能在载体有效保管期限内将有价值的录像资料收集进馆,就无法及时对其进行数字化转换,对档案信息资源造成的损失将是无法弥补的。(2)录像技术从模拟信号到数字信号技术发展迅速,格式变化极快。l975年,索尼公司推出了世界上第一台家用录像机Betamax(中文译为贝特马可思),简称BETA录像机,在我国俗称小1/2录像机,短短二十多年,目前市面上早已看不到BETA型录像机的踪影了。从1995年第一台DV(数码)摄像机诞生到现在,数码摄像机发生了巨大变化,总像素从80万提高到2000万,影像质量从标清DV(720×576)到高清HDV(1920×1080),都在这十几年中发生。其采用的存储介质从磁带(模拟、数码),光盘,闪存到硬盘。随着闪存、硬盘技术的进步和高清晰度视频对大容量高速存储介质的要求提高,高速大容量微型硬盘成为今后数码视频存储的热门。而目前我们还在为模拟录像档案的收集难、收集滞后而发愁。录像带的格式种类非常多,不同格式主要取决于磁带宽度、缠绕方式、音频和视频以及控制磁迹的分布、磁带通过录像机速度等方面的差异。按照缠绕方式和结构可分为开盘式和盒式两种类型。开盘式需要手动把磁带穿绕到专用设备中,多用于广播设备,因不多见,在此不赘述。盒式录像带使用广泛,其常见规格见表1:(3)录像设备日新月异,不紧跟时代发展,工作永远处于被动状态。短短几十年,我们就经历了播放器材的不断更迭,现在高清观念已经深入人心,并走进千家万户。从模拟信号到数字信号,从标清到高清,从录像带到CD、DVD、蓝光光碟机、高清播放机、3D等等,播放设备的更新换代速度越来越快。如果我们不能及时收集录像档案,即使是馆藏录像档案很丰富,因播放器材的缺失也会给管理和数字化转换工作造成困难。当前,我馆馆藏录像带有百分之六十是3/4带,但只有一台外借的播放器。由于该设备早已停止生产和销售,在录像档案数字化过程中,我们对该设备爱护备至,生怕它发生故障无处维修。就拿最常见的家用录像带(VHS)来说,家用录像机出现故障时,因为是非主流产品,维修困难,就连清洗带都无处购买,给录像档案数字化抢救工作带来了诸多不便,播放设备的缺失制约了数字化抢救的速度。及时收集录像档案是科技进步、时代发展的迫切需要。3录像档案的收集与管理通过立法理顺关系,加强合作,加强人才培养,购置专用设备等多种方式并举,能有效及时收集录像档案。(1)理顺法规层面的关系。根据录像档案载体特点,建立健全录像档案归档的法规制度。比如,录像档案在形成单位保管满两年,必须向文档部门移交;文档部门经过初步整理,需长期保存的,在录像档案形成四年之内必须向档案馆移交,档案馆就有时间在有效期内对录像档案进行数字化转换。这种法规制度如能建立,就能从根本上解决录像档案收集难、收集严重滞后的问题,从而保障录像档案收集工作走向良性循环。(2)加强与新闻媒体、电教中心的合作。新闻媒体、电教中心是录像资料采集的源头,大量珍贵的原始录像资料保存在这些单位的资料室或个人手中。加强与新闻媒体、电教中心和摄像记者的沟通与合作,建立长效机制,采取必要的措施和特殊手段、最大限度地收集录像档案,是不断丰富馆藏、改善馆藏结构的必要途径。比如,档案馆的同志可以主动出击,到摄制机构去帮助进行规范化整理录像资料,及时著录编目,建立专题数据库,以方便摄制单位查找使用,经过若干时间后,录像资料使用频率降低,就可以移交档案部门管理。(3)加大录像档案收集所需经费投入,满足收集所需。上级主管单位应下拨录像档案收集、管理的专项经费,档案部门也应给予收集与被收集者相应的政策支持和资金支持,多方筹措资金,加大经费投入,保障录像档案征集所需。一方面征集录像档案时,根据录像带载体数量的多少,给一定数量的载体经费,这样就能在一定程度上避免录像师把重要内容抹掉重复使用录像带的问题。另一方面,给予一定数量的录像档案管理专用设备经费。(4)加强人才培养。录像技术专业性强,收集和管理录像档案需要具备专业知识的从业人员。对这部分人员的培养需要一个较长的学习和实践的过程,不能一蹴而就。要建立一套行之有效的人才培养机制,采取走出去、请进来及岗位自学等多种方法,把专门人才培养成“摄得全、收得齐、编得好、存得久”的录像档案管理全才,以利于录像档案管理事业的可持续发展。(5)购买必须的专业设备是及时收集录像档案的物资基础。以我馆为例,我们在收集整理“刘义权同志先进事迹”录像资料的过程中,因为有专业人员和专业设备,取得了很好的效果。我们和到我馆采访的新闻媒体建立了很好的合作关系,除了提供所需资料外,我们把他们采访拍摄的刘义权同志的录像资料在第一时间采集到我馆的非线性编辑系统中,为刘义权同志先进事迹收集整理了一整套完整的录像资料。这种做法同样可以用到录像档案的收集工作中,档案部门可以和摄制机构联合做数字化转换工作,在数字化的过程中对录像资料进行规范整理,规范著录。数字化后的录像资料在档案机构服务器中存档的同时,还可以返回给摄制机构。(6)采用多种方式收集录像档案。档案馆在有专门经费保障、有专门人才储备和设备保障的情况下,建立多媒体中心,直接参与上级机关的重大活动的摄影摄像、后期制作等多媒体保障活动,是直接收集录像档案的行之有效的方法。我馆于2002年9月成立多媒体中心后,多次参与保障上级组织的重大活动,及时采集了第一手录像资料,由专人管理并建立录像资料数据库,对录像资料及时准确著录,并对重大活动的录像资料