Access数据库技术与应用教程课件第11章 数据库管理

第十一章数据库管理本章节目录11.1数据的导出、导入及链接11.2Access2003的新功能11.3数据库的安全机制11.1数据的导出、导入及链接在Access中，向表中输入数据可以用直接输入方法，也可以导入外部数据作为当前数据库的数据表对象。从外部获取数据有导入和链接两种类型，导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关，外部数据源发生变化不会影响已导入的数据。而链接的数据只在当前数据库形成一个链接表对象，其内容会随着数据源的变化而变化。Access也可以导出的数据库能够具有各种格式，例如FoxPro文件、dBASE、Excel文件，可以用逗号“，”来分隔文本文件及固定宽度的文本文件。Access可以导出任何数据库中的对象到另一个数据库，但只有两种对象才能够导出后转换为其他的格式出来，分别为：表和查询。表导出的方式可以选择只有导出“表的结构”，或者连“记录”都一起导出，而查询可以导出为查询或表。

Access不但能获取外部数据，还能将本身的数据表导出为外部数据，实现与其他应用项目的共享。文本文件和电子表格是最常见的需求。11.1.1数据的导出【例11-1】导出数据表为文本文件和电子表格要求：将数据库中的“成绩表”数据表导出为文本文件、电子表格。操作步骤：（1）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中选中“成绩表”数据表。（2）单击“文件”→“导出”菜单项→在打开的窗口中选择保存位置为桌面→选择导出的文件类型为txt→将文件命名为“成绩表1”。文件名与保存类型如图11-1所示。（3）单击“导出”按钮，根据导出向导提示操作，在指定位置生成文件：成绩表1.txt。（4）再次做同样操作→选择文件类型为“Excel”→将文件命名为“成绩表2”→单击“导出”按钮，根据导出向导提示操作，在指定位置生成文件：成绩表1.xls。图11-1文件名与保存类型

11.1.2数据的导入1．TXT文件导入到数据库2．Excel文件导入到数据库【例11-2】将txt文件导入到数据库中作为表要求：导入txt文件到数据库中成为数据表。操作步骤：（1）在桌面新建文本文件cj.txt，输入4行数据，数据之间用西文逗号分隔，如图11-2所示。（2）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象→单击数据库窗口“新建”按钮→选择“导入表”→单击“确定”按钮→文件位置选择桌面→文件类型选择“文本文件”→文件选择cj.txt→单击“导入”按钮，显示导入文本向导内容界面，如图11-3所示。（3）单击“下一步”按钮→勾选“第一行包含字段名称”→单击“下一步”按钮→选择“新表中”→单击“下一步”按钮→xh字段的数据类型选择“文本”→单击“下一步”按钮→选择“不要主键”→单击“下一步”按钮→将表命名为“成绩”→单击“完成”按钮。（4）查看“成绩”表的内容，如图11-4所示。图11-2新建文本文件cj.txt图11-3显示导入文本向导内容界面图11-4查看“成绩”表的记录

【例11-3】将xls文件导入到数据库中作为表要求：导入xls文件到数据库中成为数据表。操作步骤：（1）在桌面新建电子表格文件tj.xls，输入4行数据，如图11-5所示。（2）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象→单击Access窗口“文件”菜单→选择“获取外部数据”→“导入”菜单项→文件位置选择桌面→文件类型选择“MicrosoftExcel”→文件选择tj.xls→单击“导入”按钮，显示导入数据表向导内容界面，如图11-6所示。（3）单击“下一步”按钮→勾选“第一行包含字段名称”→单击“下一步”按钮→选择“新表中”→两次单击“下一步”按钮→选择“不要主键”→单击“下一步”按钮→将表命名为“体检”→单击“完成”按钮。（4）查看“体检”表的内容，如图11-7所示。图11-5新建电子表格文件tj.xls图11-6显示导入数据表向导内容界面图11-7“体检”表的内容11.1.3数据的链接在Access中可以把外部数据链接到当前数据库中，链接的外部数据通常是另一个数据库中的表、文本文件或电子表格。链接后的文件在当前数据库中像表一样显示，但不是数据库中真正的表。链接到当前数据库的外部数据不能与已有的表重名。【例11-4】链接外部数据到当前数据库中要求：将文本文件、电子表格链接到当前数据库中。操作步骤：（1）打开学生管理系统.mdb，在数据库窗口中单击表对象→单击Access窗口“文件”菜单→选择“获取外部数据”→“链接表”菜单项→文件位置选择桌面→文件类型选择“文本文件”→文件选择cj.txt→单击“链接”按钮，显示链接文本向导内容界面，根据向导提示，完成文本文件的链接。（2）用同样的方式链接电子表格文件，链接时文件类型选择“MicrosoftExcel”，链接后的数据图标不同，但图标钱都有链接标记，打开后显示的样式与数据表相同，如图11-8所示。图11-8链接两种外部数据11.2Access2003的新功能1．不同数据源的访问（1）连接各种不同的商业数据系统：可以使用各种不同的方式连接表，然后使用在Access2003的窗体、报表或数据访问页，一次可以从多种数据库来访问数据。（2）弹性应用企业数据：可以将不同的数据源合并到Access应用中。（3）合并广泛的数据源：Access2003可以支持各种数据的格式。2．工具支持的分析在Access2003中对于错误的处理有较高级的功能，以便让用户能够获得更多的支持，主要说明包括：（1）迅速取得说明的帮助：通过“快速入门”和“说明”的任务窗格，可以通过MicrosoftOffice在Internet的网站上访问相关的说明，以便取得进一步的支持组建，这些说明和帮助文件会定期的更新。（2）容易的备份数据：在Access2003中，即使数据库正在使用中，也可以将数据库创建副本，并且放置到其他的位置。（“工具”菜单栏→数据库实用工具→备份数据库）（3）快速的压缩和修复数据库：在Access2003中，提供快速压缩和修复数据库的功能。（“工具”菜单栏→数据库实用工具→压缩和修复数据库）（4）分析信息的工具：在窗体中可以创建分析信息的工具。（5）控件字段的自动更新：若表的字段设置更改，则在报表或窗体中的控件会自动的进行更新。（6）支持窗体设计的主题：Access2003可以支持WindowsXP的主题，让窗体的设计能够一致。3．文件与组件的相容关于数据库信息的有效运用，Access2003可以保存或打开旧版的Access窗体或报表，让信息的技术延伸更容易。（1）文件格式的兼容性：Access2003继续实用Access2000作为默认的文件格式，Access2003可以使用Access2000等数据库来继续使用或修改。（2）具备功能强大的网页设计工具：可将窗体或报表发布在网站服务器上，并且可以将数据和记录的来源相整合，以便进一步的显示或更新来自数据库中的数据。11.3数据库的安全机制为防止非法用户打开数据库，最简单的保护措施就是设置数据库密码，设置密码以后，只有正确输入数据库密码才能打开数据库窗口。1．设置密码2.撤消数据库密码11.3.1设置数据库密码【例11-5】设置数据库密码要求：给数据库“学生管理.mdb”设置密码。操作步骤：（1）在Access工作窗口单击“文件”菜单→选择“打开”→在“打开”对话框选择文件所在位置→单击“学生管理.mdb”文件→单击对话框“打开”按钮右方的下拉箭头→选择“以独占方式打开”。如图11-9所示。（2）“工具”菜单→“安全”→“设置数据库密码”→输入密码→验证密码→单击“确定”按钮。设置密码的对话框如图11-10所示。（3）关闭“学生管理.mdb”数据库→再次打开“学生管理.mdb”数据库，显示“要求输入密码”对话框。如图11-11所示。图11-9以独占方式打开数据库图11-10设置密码和验证密码图11-11“要求输入密码”对话框2.撤消数据库密码撤消数据库密码的操作步骤如下：（1）以独占方式打开数据库→正确输入数据库密码，进入数据库窗口。（2）“工具”菜单→“安全”→“撤消数据库密码”，显示“撤消数据库密码”对话框。如图11-12所示。（3）在“密码”框内输入数据库密码→“确定”，当前数据库的密码被撤消。图11-12“撤消数据库密码”对话框

11.3.2加密数据库除了设置打开数据库文件的密码，还可以用加密数据库的方法，为数据库内容的安全再加一道防线。对于单机单用户的数据库来说，设置数据库密码和加密数据库两项安全措施已经足够了。加密数据库不会影响合法用户在Access中的操作，加密的主要目的是防范非法用户通过字处理等其他软件打开数据库，查看其中的内容。如果用Word打开加密后的数据库，看到的将是乱码。1．对数据库内容加密【例11-6】加密数据库要求：给数据库“学生管理.mdb”进行加密。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单→“安全”→“编码/解码数据库”→显示“数据库编码后另存为”对话框。如图11-13所示。（3）指定加密数据库的位置和名称→单击“保存”按钮。说明：如果加密数据库文件的保存位置和文件名与原文件相同，则原文件被覆盖。图11-13保存加密数据库

2．对数据库取消加密取消数据库加密的步骤如下：打开需要解密的数据库→“工具”菜单→“安全”→“编码/解码数据库”→显示“数据库解码后另存为”对话框→指定解密数据库的位置和名称→单击“保存”按钮。说明：如果解密数据库文件的保存位置和文件名与原文件相同，则原文件被覆盖。11.3.3设置数据库操作权限1．设置管理员权限【例11-7】设置管理员权限要求：设置管理员权限，使管理员拥有对“学生信息”表的完全控制权。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单→“安全”→“用户与组权限”→显示“用户与组权限”对话框。（3）选择“用户”单选项→“对象类型”选择“表”→“用户名/组名”中单击“管理员”→“对象名称”选择“学生信息”→勾选相应权限→单击“确定”。如图11-14所示。说明：“权限”选项组中列出的项目不是并列的，有联动性。例如，取消“读取设计”权限以后，所有其他权限均被取消。勾选“更新数据”权限以后，“读取设计”和“修改设计”权限也随之被勾选。图11-14设置管理员权限2．添加新用户【例11-8】添加新用户要求：新建“教务员”用户。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单→“安全”→“用户与组账户”→显示“用户与组账户”对话框。如图11-15所示。（3）单击“用户”卡→单击“新建”按钮→在“新建用户/组”对话框中输入用户名：教务员→输入个人ID：张三123→“确定”，建立了一个新用户“教务员”。对话框如图11-16所示。（说明：个人ID是由4～20个字符和数字组成的个人标识号，具有惟一性。）（4）“可用的组”列表中单击“用户组”→单击“添加”按钮，把新建的用户“教务员”添加到用户组中。（5）在“名称”中选“教务员”，“隶属于”列表显示该用户所属的组为“用户组”。（6）打开“用户与组权限”对话框→给“教务员”用户设置数据库使用权限，设置方法参照管理员权限的设置方法。图11-15“用户与组账户”对话框图11-16新建用户3．添加新组【例11-9】添加新组要求：新建“检查组”。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单→“安全”→“用户与组账户”→在“用户与组账户”对话框中单击“组”卡→单击“新建”按钮，显示“新建组/用户”对话框。（3）“名称”框中输入：检查员→“个人ID”框中输入：李四123→单击“确定”按钮，如图11-17所示。（4）单击“名称”框的下拉按钮，可以看到“检查组”。如图11-18所示。（5）删除组的方法：在“名称”框选一个组，单击“删除”按钮，可以删除一个组。如图11-19所示。图11-17新建用户组图11-18添加新的组图11-19删除组11.3.4使用设置安全机制向导使用“设置安全机制向导”也是针对多用户数据库的安全措施，它可以通过有限几个步骤为Access数据库设置安全功能。包括：给用户指定权限、创建用户账户和组账户等。还可以在工作组中修改或删除用户账户和组账户的权限。【例11-10】使用“设置安全机制向导”要求：用向导为“学生管理.mdb”数据库建立安全机制。操作步骤：（1）打开“学生管理.mdb”数据库。（2）“工具”菜单→“安全”→“设置安全机制向导”。打开了“设置安全机制向导”对话框。（3）选“新建工作组信息文件”→“下一步”→“文件名”取默认值→WID（工作组ID）框输入：abcd1234→选“使这个文件成为所有数据库的默认工作组信息文件”，如图11-20所示。图11