采购组织管理培训教材

第二章采购组织管理本章主要介绍采购组织的结构、采购人员的配置、采购的根本模式以及采购组织设计等。

通过内容的学习，能够对采购部门在企业中的位置有一个根本了解；能够理解加强采购组织管理在企业管理中的地位与重要意义。学习目标：掌握采购组织的内涵及功能掌握采购部门在企业中地位的影响因素掌握集中型与分散型采购组织的特点及适用范围掌握采购组织的根本类型了解采购组织设计的原那么及步骤了解采购部门与采购员的职责了解未来采购组织的特点第一节采购组织的概述一、采购组织的含义组织〞的两种含义一是指作为实体本身的组织，即按照一定的目标、任务和形式建立起来的社会集体。如：企业、政府、大学、医院等二是指管理的组织职能，即通过组织机构的建立运行和变革机制，以实现组织资源的优化配置，完成组织任务和实现组织的目标采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规那么组建的一种采购团队二、采购组织的功能团队凝聚功能组织协调功能制约监督功能鼓励惩罚功能发挥凝聚功能需做到三点：明确采购目标及任务；良好人际关系与群体意识；采购组织中领导的导向作用是指正确地处理采购组织中复杂的分工协作关系。协作功能包括：组织内部纵横向关系协调；组织与环境关系的协调采购组织由采购人员组成，各自由职能和相应的权利、义务、责任，通过这些构成结构系统，对组织的每一成员行为都有监督和制约作用是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激发每一个采购人员在工作中的积极性、创造性和主动性，同时杜绝和限制采购人员的不当行为三、建立采购管理组织的重要性〔补充〕四、建立采购管理组织考虑的因素〔补充〕部门设置应同企业的采购管理机制相适应【拓展】常见的采购组织结构形式【拓展】常见的采购组织结构形式五、影响采购部门地位的因素六、采购部门在企业中的隶属关系采购组织隶属哪个部门直接表达了采购在整个企业中的地位采购经理的顶头上司职位上下反映了采购在企业机制中的受重视程度采购组织在企业中的设置主要4种：隶属生产部门隶属行政部门隶属总经理〔高级管理层〕隶属物料管理部门采购部门在企业中的隶属关系总经理物料管理部门业务部生产部人事部行政部采购部隶属于物料管理部门拓展第二节采购组织的类型采购组织在企业中的类型主要有4种：分散型采购、集中型采购、混合型采购、跨职能采购〔一〕分散型组织即与采购相关的职责和工作分别由不同的部门来执行更好满足各地独特的需求；防止集中采购过程中出现官僚主义和形式主义〔二〕集中型采购组织董事会领导下，采购部门是一个整体，受公司总部的管理集中型采购组织的特点协调采购量，量大价优采购专业化，降低采购本钱减少工作重复，提高工作效率〔三〕混合型采购组织混合型采购组织是在两种采购组织〔分散型和集中型〕结构下，在公司一级的层次上存在中心采购部门，同时各独立的经营单位或分公司也进行采购活动。主要负责战略采购局部〔分析市场、制定最高层采购战略、统一审核供给商资格、与供给商谈判签订合同等〕负责策略性采购，如订货量制定、发出订单、催货、收货混合型采购组织结构〔四〕跨职能采购组织跨职能采购组织是由生产、质量、方案、财务、市场、研发等职能部门的成员组成的团队。通常是为了一个特定的采购工程或连续性的采购任务而组建的。采购组织中比较新颖的一种组织形式IBM采购部重组〔参考书P39〕跨职能采购组织结构1、跨职能采购组织的分类与任务从一个项目项目到另外一个长期在某一个小组里工作，并面临不断变化的任务除了负责日常工作之外，还要支持某团队的任务，任务完成后解散除了负责日常工作之外，还要不断完成支持团队的任务人员安排全职兼职有限的期限连续的不同组织水平的采购组织2、跨职能采购组织的优缺点优点缺点减少解决问题或完成任务所需的时间能够开发出创新的产品和流程，提高创新能力，保持竞争优势共有决策权，加强了部门或组织间的交流实现协同效应，利于找到解决问题更好的方法公司需要花费较多精力成立跨职能采购组织管理难，需谨慎信息不流通，需要进行公开交流采购组织成员素质要求高，需对小组目标有充分的理解需要充足的的条件和环境资源支持，否则实施起来有某些缺陷〔五〕未来采购组织架构的趋势理想的采购组织未来包括以下特征：未来下一个出口垂直/关注职能个体决策闭环的信息流公司协商层级的结构职能部门所在地物理性社交网络水平/关注流程小组决策开放的信息流集团协商更加扁平的层级结构联合办公虚拟社交网络现在未来未来的采购管理组织转向第三节采购组织的设计〔一〕采购组织设计的原那么1、精简的原那么2、责、权、利相结合的原那么3、统一的原那么4、高效的原那么思考：建立采购管理组织的步骤？什么情况下企业采购需要外包？企业需要外包的情况：〔二〕采购组织设计的步骤1、考虑采购管理职能2、考虑采购任务量3、确定采购管理组织机构4、设计采购管理作业流程5、设定岗位6、为各个岗位配备适合的人员采购组织设立流程〔三〕采购组织设计的方法某电子厂采购部组织表例子：例子：4、混合式设计5、按采购物料重要性设计物品物品价值采购数量负责人员A70%10%经理（重要物品）B20%30%主管C10%60%职员物品的价值与负责人对应关系表采用按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购工程能够集中精力加以处理，到达降低本钱以及确保来源的目的有利于主管有更多的时间对采购部门的人员与工作绩效加以管理工程重要性与负责人对应关系表类别利润影响程度供应风险程度负责人员策略性项目高高总监瓶颈类项目低高经理杠杆项目高低主管非紧要项目低低职员工程重要性与负责人对应关系表〔补充〕【拓展】采购管理制度含义与作用第四节采购组织的职责〔一〕采购部门的职责掌握供给市场现状评估和选择供给商制订采购方案、设计合理的采购流程及签订合同作为主要联络对象和供给商进行联系提高采购效率、控制采购风险负责部门内部的行政管理和人事管理〔二〕采购人员的职责〔8〕保险、公证、索赔的督导〔8〕要求供给商执行价值工程的工作4.采购助理〔1〕请购单、验收单的登记；〔2〕交货记录及跟催；〔3〕访客的安排与接待；〔4〕采购费用的申请与报支；〔5〕进出口文件及手续的申