【单证员岗位现状及工作流程的优化策略5500字（论文）】

单证员岗位现状及工作流程的优化策略【摘要】随着世界各国国际经济贸易往来的日益频繁，跨国经济不断增加，世界经济一体化的进程也随之加快，国际货运代理行业在世界范围内迅速发展，国际货运代理人队伍不断壮大，并已成为促进经济贸易发展，繁荣运输经济，满足货运运输代理人服务需求的一致重要力量。而且高效的货运代理服务会极大地降低运输成本，降低风险，为企业带来便利。基于这种前提，本文通过介绍宁波效合供应链管理公司单证岗位工作情况，以此来阐述作为货代公司的操作与单证所要承担的任务和如何进行日常操作的，并通过分析当前宁波效合供应链管理公司单证员岗位的现存问题提出相应解决措施，以期帮助其赢得更好发展。【关键词】国际经济贸易；货物代理；单证员目录TOC\o"1-2"\h\u28232引言 引言实习实训是帮助大学生更好步入社会的一项重要环节，是大学生基础必修的实践性教学课程。本次实习实训我任职的是宁波效合供应链管理有限公司的单证员岗位。宁波效合供应链管理有限公司成立于2016年10月26日，注册资本为1000万人民币，法定代表人为陈雪，经营状态为存续，工商注册号为330206000375196，注册地址为浙江省宁波市北仑区梅山盐场1号办公楼十二号1047室，经营范围包括一般项目：供应链管理服务；无船承运业务；国际货物运输代理；普通货物仓储服务（不含危险化学品等需许可审批的项目）；装卸搬运；企业管理咨询；信息技术咨询服务；信息咨询服务（不含许可类信息咨询服务）等。许可项目有：道路货物运输（不含危险货物）；进出口代理(依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动，具体经营项目以审批结果为准)。通过本次实地学习，帮助我更好的将所学知识利用到生活实际当中，给今后学习方向提供了一个方向与路径，同时通过实习实训，也能帮助我更好了解到报关与国际货运相关的实操与工作流程，建立起初步的工程意识，使我们进一步了解所学专业，增加学习和从事本专业的自信心。一、单证员岗位工作内容（一）岗位工作描述1.工作内容我本次的实习岗位是单证员，单证员作为一个新兴岗位，其实就是指企业在进行对外贸易结算过程时，对交易双方进出口业务中根据出示的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的相关业务人员[[]任荣.外贸单证操作流程探讨[J].中国市场，2021,(21):73-74.][]任荣.外贸单证操作流程探讨[J].中国市场，2021,(21):73-74.2.前后岗位联系单证员接收到客户的订舱委托书，按照客户要求的船型和箱型去船公司订舱。等船公司出来箱号以后，给客户出入货通知（写明船名航次，提单号，场站地址和联系人，注明客户在什么时候以内把货物送至场站）[[]康凯欣，[]康凯欣，沈南燕，陈秀春，廖嘉怡.关于大学生单证实践能力情况调查及研究——以增城华立学院国贸和英语专业学生为例[J].价值工程，2017，36(34):211-212.（二）工作岗位特点和任职要求1.岗位特点实习前期，在人事的带领下，我先是大致了解了本次实习的内容与工作环境。在对本次岗位进行系统了解之后，我有些不以为然。因为在我看来，仅做好对单证的核查与记录就是单证员工作的全部过程，很是轻松容易。但是等到实际操作之后，却不得不感慨工作永远没有难易之分，而是与我们的工作态度紧密联系着。还记得工作前期，作为一名见习单证员，我大多是跟着其他同事，通过看、听、问、学等了解单证相关的工作。其中，经过实际我才明白，其实看似很简单的审证工作，却包含了许多条款的限制。即并非只是了解单证内容就够了，在进行反复工作之前，我们还需要了解每个部分的内容以及相关资料，例如在进行国际货物运输代理时，作为单证员，我们就是公司的眼睛，需要提前了解出口货物报关所需的资料，以及取得与货主报关资料后及时审核。如果发现每一项缺少文件，还要及时与货主联系，补齐资料，避免影响货物的运输。其次我们还需要负责跟踪清关情况。在这个环节中，更是需要接触到很多很多的单证项目，这也在一定程度上考验了我们的耐心与细心。因为作为单证员，我们必须要确保经受单量记录准确无误，只有这样才能保证公司的整体利益，而这也是我们作为单证员所需负责的基本内容。2.任职要求（1）做好沟通。单证大多数都属于文件,极少部分是收据之类的。在进行审单过程中，与客户做好沟通也是极其重要的。但是由于我个人性格问题，不敢开口，导致前期工作执行期间总是略有拖沓，还因此影响了工作效率。工作中，我们需要做好与客户的对单,然后给船公司补料,要确保所提供的数据准确无误,保证客户能拿到没有任何问题的正本提单去提货。例如遇到中国台湾的货时，提单上必须要有HS编码，还必须显示海运费和箱子的净重，而且货物品名不能出差错，必须在国内外单据中保持一致，否则会影响国外清关，每个字母一一都必须逐一检查，不能有任何错误。（2）细心认真。对待单证必须耐心细致,稍不留神就容易犯错误。无论是前期跟客户的对单,还是截关补料时对舱单或者报关资料,都不能有任何的错误。记得在工作中，有一次刚好碰到旺季，一天十几单都赶在同一水船和截关，在HBL中我把代理的代码输错了，急忙于截关前补料给船公司，需要更改，船公司必须收改单费，造成公司经济损失，同时也因此被组长批评了。犹记得在学校学习中，老师一直教导着我们单证注重：单单相符,单据相符,单证相符，通过这次实习也使得我深刻体会到这个相符的重要性。同时由于宁波效合供应链管理有限公司也负责国际运输相关业务，因此在单证岗位实习过程中，我也不可避免的接触到了一些国际业务。这些单证通常包含着大量的英文单词，往往让我的工作进展难以顺利执行。对此，在同事的帮助下，我开始尝试使用翻译器进行翻译，然后再由组内会英语的同事进行相关检查。二、宁波效合供应链管理有限公司单证员岗位工作现状分析（一）现状概述在本次实习中，我印象最深的便是合同内容的解读工作。因为这些合同往往存在内容大，专业性强等特点。有些时候看似相同的话语，如果语序变了或是换个词语，就有可能产生千差万别的结果。特别是在信用证的阅读上，因为对这方面的学习不深刻，也就导致我在填写有关单据时会或多或少产生影响。但是在同事的帮助与带领下，经过我的个人实践与努力，最终不到三天就基本掌握了信用证的相关步骤。这在学习生涯几乎是不可能实现的。通过这次实习也使得我明白了，很多时候我们学习的东西只是表面只是理论，真正能起到作用的还需要去实际联系。本次实习也让我明白了自己存在的一些差距。作为国际货运专业的学生，以后想要从事相关工作，加强外语方面的学习是很有必要的。（二）存在问题1.存在重复性工作有时候单证和操作之间会有一些重复性的工作，比如有的操作习惯了自己一个人做所有的工作，就会把所有的都做了，然后拿给单证的时候也没有提前沟通一下，而单证就按以前的顺序处理工作，这样下来有时候操作已经把费用打印出来去拿给财务部开发票了，而单证又拉出了一遍费用拿给财务部，才发现这票已经开出来发票了。2.客人不知向谁询问在衔接不当的情况下，也会出现漏单问题，而出现这一问题时，也追究不到是谁的问题。还有些时候，因为一般操作户发邮件都会抄送单证，有时候客户会发邮件过来问操作一些问题，操作可能会因为一些别的事情耽搁，单证就会回复邮件给客户，但当操作忙完以后再回客户一遍就会出现重复性，如果操作和单证回答的问题不一致，那就会对客户带来不确定因素，也会造成一些麻烦。3.接受工作杂乱不一在我们公司，单证不仅要做自己手头上的工作，还要接受其他操作给的工作内容，而操作员的做事风格各不相同，所以单证员就要一一记住每一个操作员的习惯，不能出一点差错，不然很容易漏下一个之前没在意过的细节，比如有的操作只要做完系统上的内容就好，而有的要在文档中记录一遍，有的让做提单中的这一部分，有的让做这一个部分，有时候就会混淆他们的做法；还有的操作在收到财务发下来的发票后，要去把每一张发票复印一份下来再寄出去给客户，有的操作收到发票后直接寄掉就好，所以有时候会忘记复印发票直接寄出去了。最重要的一点是，在登记发票寄出情况时，要分别分类好各个操作的发票，然后把发票寄件信息分别记在每个操作员的文档里，有时候要分三四个表格登记，而且他们的表格登记内容格式也各不相同[[]刘姜，李宏伟.国际贸易单证工作内审机制引入的探索[J].商场现代化，2016,(01):14-15.][]刘姜，李宏伟.国际贸易单证工作内审机制引入的探索[J].商场现代化，2016,(01):14-15.（三）原因分析1.岗位设置不够全面当前负责单证相关事务的人员主要分为操作员和单证员两个岗位，但是一般操作员几乎会包办所有的工作内容，而单证员其实就是帮操作员打杂，做一些很简单的基本内容，几乎没有什么技术含量的一份工作。2.员工工作能力不强单证员过于空闲，而操作经常忙的不可开交。最终导致刚上任的单证没做几个月就草草辞职，称学不到东西，而操作就会经常加班，劳神伤体，人员变动过大也会影响公司的整体运营状况。三、单证员岗位工作流程优化建议（一）改进措施操作和单证提前沟通协调；规范工作标准；拓展员工工作内容。（二）可行性分析操作与单证应该规定一下工作划分内容，比如操作做到系统第一遍填写就好，剩下的开发票，船开以后的更新系统、打印提单、签发提单、签发发票、寄发票、收集资料upload这些工作应该全部交给单证，以免发生重复性工作。如若其他操作要交工作给单证，应务必规划每个操作的登记表格与公司最终表格一致，以便单证登记与切换。切忌操作职员的我行我素状况，应严格按照公司的规定样式进行工作。（三）具体措施单证员是指在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。随着外贸行业持证上岗制度实施力度的逐步加强，外贸从业资格证书正受到越来越多用人单位与求职者的认可，市场上对外贸人才的要求也越来越高。首先表现在对传统外贸岗位从业技能要求的提高:不仅要能掌握最新的专业知识，同时需持有国家颁发的资格证书。操作员和单证员如若操作中多做了一些工作不能与单证及时讲清，可在提单首页标记一下多做的内容，以便单证知晓。一般单证做的大部分工作都来源于自己的师傅分配的工作，这种情况下，两者是有自己的交接方式和联系方式的，也便于交流；当其他操作分配单证工作时，应提前与单证熟悉一下自己的业务流程和工作事项，单证也要细心记好该操作的业务流程，以此配合，防止发生混淆和无法预知的问题。其次是报关:订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括:外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单(注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案)，报检委托书，换证凭条，C/O或FormA等。其次当操作交由单证工作时，也应细心交代，理应负一定的责任，而不可出现问题全部推脱给单证。而作为单证，在为操作处理工作的同时，也要检查单证种类是否齐全，文件名称和类型是否符合要求、提单的货物描述、数量、金额、毛重、体积是否一致、出具货提交的日期是否符合要求。由此，既可保证操作的标准化工作，也可保证单证的工作效率，以提高整个工作流程效率和公司的整个标准化程度。总结通过本次实习，我明白作为一名当代大学生，我们必须要有坚韧不拔的精神。不管今后去哪家公司，千万不要好高骛远，做好最基础工作很是重要。这个过程因人而异，很多人觉得这种准备工作是没有必要的，所以没有耐心，毫无准备的开展工作最后导致严重的失误，这种情况是我们要避免的。因此我们要戒骄戒躁沉得住气。其次我们要充分发挥自己的能动性，抓住一切能够展示自己的机会，尽最大努力在公司中创造最大的价值。由于我们不是全职员工，大多数公司都把我们当成学生。在此期间，公司通常不会给我们重要的工作，但是我们也不能因此就懈怠，我们要学会让自己忙起来，从小事做起，让同事和领导看到你的做事风格和对待工作的态度，以求更大的展示自己的机会。再者，我们必须虚心学习，不要因为怕别人的拒绝就不敢去和别人交流，在工作刚开展的前期肯定会有很多的疑惑和不解，盲目的钻牛角尖自己去琢磨是不可取的，遇到困难要及时的和同事、领导沟通。当别人帮助我们答疑解惑时，我们也应该认真倾听虚心接受。同时，我们不应该害怕犯错误，错误是难免的，工作中犯错不可怕，可怕的是错不自知，所以我们要认真对面自己的错误并改正。最后，我们必须制定明确的目标，改善我们的态度。通常，在做任何工作之前我们都必须要先明确自己的目标是什么，要有一个大概的判断，预估自己是否有能力能完成这份工作。同时一个积极乐观的态度也能极大的帮助我们超预期完成任务，帮助我们在工作中掌握更多技能去更好完成工作。通过这次实习，我也发现了自己之前学习中的一些不足之处，为我以后的学习生活指引了方向，同时也打下了夯实的基础。我非常感激公司和学校能给我一个这样的机会，让我能够及早的发现自己的不足并能够及早的改善，提升了自己在行业里的竞争力。【参考文献】[1]肖颖,石强.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