【秘书人员主动性影响因素及提升路径6100字（论文）】

秘书人员主动性影响因素及提升路径TOC\o"1-3"\h\u26940引言 156151秘书人员主动性的概述 1313721.1秘书人员具体的工作内容 1117141.2现代秘书人员主动性现状 1198191.2.1隐形权利过度使用 1279681.2.2消极怠工 1208021.3主动性界定 2232702秘书人员主动性影响因素 2236632.1业务素养能力 2322942.2缺乏随机应变的能力 3248282.3保密意识淡薄 3286042.4秘书职业行为规范性欠缺 4123252.5薪酬待遇 4126993提升秘书工作主动性的途径 428403.1完善专业知识储备 4131103.2落实企业秘书协调能力 5293213.3加强保密意识与公关意识的培养 5197723.4强化角色意识 6297133.4.1不断提升自身人格品质 661373.4.2具备独立思维能力 6275133.4.3不断积累经验 7230373.5薪酬激励机制 780274结语 830900参考文献 9引言日本学者武泽信一曾说过“未来国与国之间的竞争不再科技技术之间的竞争，因为在一个开放的世界里你有的技术别人也有，但员工的士气是不可移植和流动的”。因此如何挖掘主动性的巨大价值，是一个重要课题。1秘书人员主动性的概述主动性是指“人在完成一项活动的过程中，来源于自身并驱动自己去行动的动力的强度，是为确保个人或他人,集体或国家的利益而形成的自觉自愿的行动”。1.1秘书人员具体的工作内容秘书是指专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的办公室人员。秘书日益成为现代社会急需的软人才，开展秘书基本素质和能力的研究就是为了找到提高秘书职业水平的方式，使当代的秘书职业可以更好的发挥其岗位作用，并找出未来秘书职业和秘书教育的进步方向，指导我国秘书职业的发展。1.2现代秘书人员主动性现状1.2.1隐形权利过度使用事业单位当中，领导人员的职位越高，秘书人员被赋予的隐形权利就越大，秘书人员在工作过程当中，大部分的工作还是要按照领导的指示去办，但是在办的过程当中一方面是由于领导自身出现了问题，而秘书人员不能及时摆正自己的立场，出现了主动性过大，违法乱纪的情况；另一方面是秘书人员本身身份和位置比较特殊，有一定的权利伸缩范围和空间，再加上素养较低，难以抵制人情社会的各种诱惑，借力形成了一部分“隐形特权阶层”。1.2.2消极怠工中国传统的中庸文化的思想，让很多从事秘书工作的人员都不敢轻易尝试发挥主动性，大多秘书人员认为，在不犯错误的前提下完成工作就已经是最好的结果。并且在中国传统文化当中有一句谚语叫伴君如伴虎。因此很多秘书，人员心有余而力不足，虽然想要发挥主动性，但也无从下手。并且由于我们对于秘书主动性的研究较少，所以很多秘书人员也对于秘书工作主动性的发挥知之甚少关注度不够，研究不足，挖掘度也比较低，因此秘书在工作过程当中出现了等靠等消极懒惰的现象。因此总而言之，我国的秘书工作还是存在一种被动性为主的主要观念。1.3主动性界定主动性是一个笼统的概念，什么是高主动性，什么又制约了主动性发挥一直都是见仁见智。但我认为，秘书工作的主动性定位要根据每个企业的管理情况和秘书工作种类精准把握，比如说现在规模较大的企业都开始实行网络化管理，那领导能给与秘书人员的只是政策上的传达，事务上的通知，事情最后完成的情况就是主动性的高低体现。再比如规模较小的企业秘书可能要时刻跟随领导，繁杂的日常事务更多，那我认为秘书能够尽心尽力尽职的完成工作就是高主动性的表现。在比如要求一位写作形秘书处理档案时效率低下，但是不能说这位秘书人员没有主动性。结合过去的秘书人员经验，现代秘书工作当中主动性应当包括以下几个方面：（1）前瞻性：工作前，中，后三个阶段，对于秘书工作中可能涉及的问题以及领导的意图在没有被告知的情况下提前预判；（2）服务性：相比于以前单纯的为领导服务，现代秘书人员要多元化的自上而下的服务，最大限度的为组织谋发展，谋利益；（3）创新性：学会独立思考，结合自身工作特点在工作内容方式方法上与时俱进，进行首创(4)自我提升性：秘书人员主动提升职业素养，适应企事业单位对秘书人员的高要求2秘书人员主动性影响因素2.1业务素养能力秘书制度建立以来，我国秘书的专业角色发生了许多变化。直到上世纪80年代改革开放以后，秘书行业才真正成为一种社会职业。目前，我国选拔任用秘书的法律依据主要包括2005年的《公务员法》、1998年的《国家专业教育技能鉴定标准（秘书）》、1997年的《秘书专业技能》。但是，对秘书的性质和资格没有具体规定，这使得秘书的资格和性质仍然模糊不清。同时，社会对秘书的专业性质认识不足，导致秘书的选拔任用和晋升不规范。因此，与教师、医生和律师不同，秘书具有明确的专业角色和专业身份。他们对自己的角色意识非常模糊，无法认同自己的专业身份。我国《秘书专业资格鉴定试点工作方案》和《技术工人录用条例》相继出台，但实施情况与秘书专业资格鉴定和录用的实际情况不符。我国社会化专业资格证书制度实施仅十年，对其实施、认定与就业的相关性研究还比较薄弱。对于求职者的专业要求，从文秘专业到“相关专业”，甚至没有专业要求；在学历要求上，高中生和硕士生没有区别。正因为如此，许多秘书从未受过专业教育。由于缺乏严格的专业要求，秘书工作的整体素质较低，这就加大了秘书专业化进程的难度。专业化要求员工按照行业特定的行为准则或行为标准工作。换句话说，按照行为准则工作是专业精神的体现。如果员工按照行为准则进行工作，就可以保证不犯或少犯错误，保证工作效率和效果。如果没有明确的专业行为规范，秘书缺乏理论知识和实践技能，其专业能力和综合素质将远远落后于工作要求，特别是对于刚刚走上工作岗位的秘书来说。在工作服务、承办文书、会务等具体工作中，他们的工作方法往往是根据自己的经验，工作方法不满意，缺乏相应的专业技能，工作的随意性比较强，而缺乏标准化是比较普遍的。2.2缺乏随机应变的能力秘书化是指企业秘书岗位逐渐由非行政专业工作者进入，非本职专业工作者，专业素养低，不足以应付岗位基本要求。因此，泛秘书化导致了企业秘书人员公关能力与危机公关意识都大大降低。企业秘书人员在面临一些紧急情况时总是表现的不知所措，手忙脚乱，问题重重，没有应对危机公关的合理解决方法。因为泛秘书化情况的存在，导致秘书本身固有的危机公关职能实际上是被弱化了，当出现危机情况，秘书未能意识到该项职能，使其危机公关作用未能充分发挥，故而危机公关处理欠佳，影响了企业的发展。2.3保密意识淡薄我国现行的秘书制度不够完善，秘书腐败问题时常出现。在许多情况下，秘书腐败和领导腐败是连体怪胎。在一个腐败的领导班子中，往往有腐败集团的秘书；而一个腐败的秘书集团背后，往往站着一个腐败的领导人，腐败的官员往往都是官商勾结，吃掉了国家和人民的利益。“河北第一书记”李真是一个典型贪污腐败的例子。秘书腐败已经成为中国的反腐倡廉工作中重点关注的对象，秘书人员保密意识淡薄，出现无组织、无纪律的现象是导致泄密的最根本的原因。如果能够提高秘书自身的道德修养，可以提高秘书抵御诱惑的能力，那么就减少这类事情的发生。2.4秘书职业行为规范性欠缺职业化要求员工按照行业特定的行为准则或行为标准工作。换句话说，按照行为准则工作是职业精神的体现。如果员工按照行为准则进行工作，就可以保证不犯或少犯错误，保证工作效率和效果。如果没有明确的职业行为规范，秘书缺乏理论知识和实践技能，其专业能力和综合素质将远远落后于工作要求，特别是对于刚刚走上工作岗位的秘书来说。在工作服务、承办文书、会务等具体工作中，他们的工作方法往往是根据自己的经验，工作方不满意，法律自由裁量权和职业技能很大，工作的随意性比较强，而缺乏标准化是比较普遍的。2.5薪酬待遇在秘书的工作中，不可避免的会有一些负面情绪。例如，秘书加班撰写的一篇文稿，被领导的一句话给否定了；领导成员间有了矛盾，把秘书当作“迁怒”的对象等。秘书人员经常从事事务性工作，日复一日，也难免产生负面情绪。因此，激励可以改善秘书人员的情绪，避免消极情绪，以积极的态度对待每一项工作。3提升秘书工作主动性的途径3.1完善专业知识储备当今时代充满机遇和挑战，尤其是科学技术正在成为决定未来经济发展进程的重要力量。这是当今世界的一个重要发展趋势。在新世纪的征途中，会面临许多新事物、新知识、新情况、新问题和前所未有的挑战,。这迫切需要秘书人员努力提高自己，不断充实自己，增强面向新世纪所需要的知识水平。这包括：首先，要提高理论素质，学习社会主义市场经济的基本知识，深刻认识邓小平同志关干建设有中国特色的社会主义理论的重大意义，研究市场经济发展过程中的一切规律，增强改革发展意识，以理论指导实践，促进工作；其次，要提高政策水平，要重视学习现行的方针政策、法律、法规和规章，要密切结合工作需要和领导要求，不断提高对政策措施的理解和落实；最后，必须端正思想作风，坚持党的原则，自觉抵制各种不良风气的影响，严守纪律，谦虚谨慎，公正廉洁，做好各项工作。一些秘书人员由于社会上新出现的一些对丑恶现象反感和厌恶，便陶醉于文质彬彬，满足于两袖清风，不去接触火热的现实生活，仿佛世人独醉我独醒。这种把自己与社会隔绝的作法，对做好秘书工作是十分不利的。3.2落实企业秘书协调能力在危机公关秘书的工作中，良好的协调也是必不可少的条件。向公众传播信息，然后收集公共信息。两者之间的沟通必须依靠秘书处的管理。秘书处的管理机构建立在上下级之间，是内部沟通与外部沟通的桥梁。秘书应发挥协调上下级关系的作用，向上级领导汇报，真实反映下级的意见和要求，提出可靠的决策建议。对于员工来说，应该是向员工详细反馈管理理念，及时准确地传达上级的指示，尽可能避免不必要的误解。自上而下的组织应该树立主动、团结、互助的价值观，将所有员工组织成一个强大的团队，走向统一目标，维护共同利益，努力实现组织的可持续发展。除组织内部协调外，还应根据组织的实际情况制定政策、计划等信息，以便以易于理解、真实准确的方式告知公众，以促进公众在危机公关中的理解和接受，秘书有时需要扮演发言人的主导角色，即代表组织向外界发布相关信息。此时，秘书代表着组织的形象。因此，秘书在掌握专业知识的基础上，也具有灵活性和适应性，注重自己的衣着、言行和行为，帮助组织树立良好的形象。信息传播要有技巧，尽量用通俗易懂的语言回答问题，避免使用专业术语，避免使用模糊的语言来回避外界，更不要说在与外界交流时隐藏、对抗和厌倦消极态度，我们不应该忽视他们的语言。他们的错误很可能被媒体放大，成为对手的操纵者。此外，我们还应该注意他们的语速和语调。保持情绪和面部表情的一致性，避免不必要的误解，更清晰地表达原意，以增强说服力和影响力。3.3加强保密意识与公关意识的培养秘书的工作是一个沟通左右、承接上下的过程，在保密工作中秘书承担着重要的责任。因此，加强对秘书人员的培训，通过办培训班、专题辅导、集中教育等方式提高秘书人员的保密意识，让他们充分认识到保密工作的重要性和严肃性。帮助组织塑造并维护良好形象和有较强的保密意识是秘书所承担的公共关系职责之一。组织形象的宣传和推广工作，少不了秘书的出谋划策、精心设计，要保证组织始终能以崭新的面貌出现在公众眼前，使组织在公众心里处于具有时代信息的崇高地位。组织突发危机，公众难免会人心惶惶，此时也是谣言传播的最佳时期，这时候秘书必须承担起维护组织形象的责任，将积极引导舆论方向，稳定人心，重拾公众的信任作为首要工作。秘书要巧妙利用宣传时机，利用各种传播媒介将组织的良好形象推广出去。秘书工作者想要做好危机公关工作，尽到自身辅助决策的职能，首先要转变观念：“从偏重办文办会转变为既办文办会又出谋划策；从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息；从单凭经验办事转变为实行科学管理；从被动服务转变为主动服务，提高工作的预见性。”秘书要有精准的判断力，能够分析出事物的发展走势；要锻炼自己的思维能力为日后的工作打下良好的基础；不能一味地研究思考，还要有预见性地准备下一步工作所需要的信息资料，以便下一步工作的顺利展开，占据工作的主动权，充分发挥在组织危机公关中的作用。3.4强化角色意识每个人都要承担自己的社会责任。通过工作、工作和生活，在社会中扮演着自己的角色。同时，与他人有着不同的关系，秘书也是如此。现代秘书应该了解自己的社会活动和社会地位。他们不仅要承认自己的职业和从属地位，还要摆脱从属地位，有非常明确的角色意识，这样才能继续不断的成熟工作，最终取得成功。3.4.1不断提升自身人格品质为了做好秘书工作，提高工作效率，现代秘书工作者需要具有独特的个性、良好的素质和沉稳的心理能力。高尚的人格将对人们的思维方式和工作方式产生重大影响，并将发挥感染力和倡导作用。心理能力是非常健康的，这可以使现代秘书有一个平静和放松的心情。这一要求有利于弘扬与他人沟通合作的精神，这不仅有利于现代秘书自身的发展，也有利于秘书的发展。3.4.2具备独立思维能力现代秘书从业人员在工作中具有服务、支持和协调的性质，并以此为基础在工作过程中不断动脑筋并自行解决问题。秘书必须具有自己独立的思维和行为，并将这些能力完全整合到任务目标的解决方案中。同时，现代秘书人员必须对此角色有所了解。通过正规的教育和学习，他们不仅需要获得专业知识，还需要进行系统的培训。这样，才能提高对秘书角色的认识。3.4.3不断积累经验秘书必须在工作过程中长期不断积累丰富的经验。这是他们完全融入秘书角色的唯一途径。通过不断的自我分析和探索，掌握工作中使用的案例和研究方法，以及工作中遇到的困难和挫折感，最后总结出有益的经验和教训。最后，保持现代秘书的个性。对于一个人来说，他的人格是生理、心理学和社会行为三个方面的总和，也是在与他人交往过程中表现出来的人格倾向。行业中的现代秘书需要在做好工作的同时展现自己的个人魅力，并通过展现自己的个性和特质来充分展现其魅力。根据自己的工作，在工作过程中展现个人形象的特征。3.5薪酬激励机制为了确保秘书处各级工作人员能够有效履行职责，充分利用他们的能力和潜力