财务报销管理制度

签批人：主题词：财务报销管理制度年月日印发财务报销管理制度第一条为进一步加强财务管理，规范财务报销及结算手续，为员工报销提供便利，提高工作效率，根据国家有关规定及公司的实际情况，制定本细则。第二条根据本公司实际情况，财务报销分为日常费用报销、借款支出及借款销帐、专项支出等。第三条日常费用报销单及收据发票的要求：一、日常费用报销时，应填写《员工费用报销主表》及相关费用明细表（附件四），一次性报销几种费用的，应将发票及相关原始凭证分类粘贴在相应费用明细表后面，以便财务复核；发票粘贴整齐有序，须有部门负责人审批，批准人、经办人手续齐全。

二、报销单据要求：

(一)发票：必须使用税务部门统一发票，并加盖发票专用章或财务专用章。

(二)收据：必须使用财政部门统一票据，并加盖收款单位财务专用章。

(三)发票或收据必须注明单位名称、填制日期、业务内容、计量单位、数量、单价、金额；金额大小写必须一致，不得涂改和挖补；报销时发票与收据不能混合一起报账。

(四)原始单据有错误的，应由开出单位重开。(五)从外单位取得的原始票据如有丢失，复印件不得作为报销凭证，原则上应当取得原开出单位盖有财务公章的证明及发票存根联复印件(盖发票专用章)，并由经办单位经手人、单位负责人和财务负责人签字。或由丢失人写出详细情况，经所属部门负责人签字后按报销程序报销。第四条借款支出及借款销帐相关要求1、领取备用金的部门，实行《备用金管理制度》（附件二）。2、未实行备用金的部门及未从备用金出账的支出，发生现金支出时需填写《付款申请书》或《借款单》，经总经理批准，交财务经理审核后，由出纳付款。从财务借支或者发生费用后应及时取得发票或其他相关用款依据到财务清账。按“当月发生的费用当月报销”的原则清账，当月发生的费用，需在次月10日之前将费用报销单提交财务。有些特殊的费用需跨时的，应向财务部门书面申请，说明情况。否则财务有权根据费用发票时间确定报销额度：超过一个月报销的，报80%，超出两个月报销的，报50%；超出三个月报销的，报20%；3、各部门申请借款必须填写《借款单》，写明借款日期、用途、金额、付款方式（科目）、收款单位名称和帐号，并由批准人和经办人签字。借款理由应与报销支出内容相符；金额的大小写应相符，不得涂改；借款人原则上应填写用款人姓名，特殊原因如驻广州外办事处等不方面亲自填写的，可以书面委托广州公司员工代为申请，经部门经理审批后方为有效。凡借支出差旅费，应填写出差地点、出差人员名单及职务、出差的起止时间。《借款单》（一式三联），第一联由借款人自存保管，费用报销时作为冲抵费用的附件，第二联留财务作为入账凭证，第三联财务留存，作为报销费用时的完附凭证。费用报销时，借款人将第一联连同报销原始凭证送财务部审核，财务部将第三联附在第一联后面进行审核。第五条报销的手续要求及标准

一、办理支出报销业务，必须按规定取得或者填制合规合法的原始凭证，否则不予办理。

二、报销的各类单据，必须注明支出用途和列支项目。在遵守国家财经法规和公司规定的前提下，财务部门对各类支出按规定标准和开支渠道予以报销。三、领取劳务费、加班费、补助费、补贴、奖酬金等，原则上从工资表一同发放，特殊情况以现金形式发放的，须填制《付款申请书》，由人事部制表，经总经理、财务部审核无误后发放；1、需要申请加班的，需在计划加班前填写《加班申请单》，经部门负责人审核，人事部备案，总经理批准。加班原则上不申请加班工资，用于抵消调休及请假时间，特殊情况申请加班工资的，《加班申请单》应作为加班费申请时的原始凭证；2、领取电话补贴及交通补贴的，需取得通讯费发票及交通费发票，填制《员工费用报销主表》，按人事部核定的补贴标准进行报销，当月入职的员工及当月离职的员工，满半月可报销当月50%的补贴；外事办及分公司员工的电话补贴及交通补贴，经与其本人确认，由人事部按月填制在考勤表中，跟工资一同发放；公司配手机的同事实行《通讯费报销管理办法》（附件三）四、办公费报销：日常办公用品由行政部负责采购，并办理入库手续，各部门需填制《物品领用单》进行领取，费用由行政部负责统一报销，报销时附《办公费用明细表》、《办公用品采购清单》（含办公用品库存量，申请买入数量）作为报销依据。五、交通费报销：原则上员工外出办事，自行乘坐公交车，特殊情况需乘坐出租车的，向上一级主管申请，报销时填写《业务交通费报销明细表》，列明起始地点及打车原因。需公司派车的，向行政部领取并填写《出车申请单》，经部门负责人、总经理批准方可派车，费用由司机统一报销。六、物流费用报销，需取得相关物流发票，并有物流公司出具的相关快递单、对账单及其他费用支出的详细清单作为辅助依据；七、差旅费报销：出差人员需在出差前填写《出差申请表》，可填写《借支单》领取差旅备用金，费用发生取得发票后进行报销。预先支取差旅费备用金的，报销时需附上《借支单》进行冲抵，多退少补。凡报销差旅费时发现与出差地点不符的不予报销，无故绕道者，绕道部分不予报销。(一)到外地出差不符合坐飞机或火车软卧的人员，乘坐飞机或火车软卧，须在出差前个人提出申请，经副总经理、总经理同意后方可报销。(二)到本市或外地出差办事的工作人员，原则上不允许乘坐出租的士，特殊情况发生的士费应在报销时列明起始地点及打车原因。(三)凡出外办事发生的住宿费与交通费一并报销，并根据《出差管理办法》（附件一）规定标准进行报销。八、业务接待费报销：凡进行业务接待，需事前到行政部领取并填写《餐费支出申请表》，经审批后方可发生费用，报销时需附《餐费支出申请表》、《餐费明细表》作为原始凭证。1、业务接待费应严格控制在预算内，无特殊情况超额的，超额部分个人负担。2、事先未填写审批表的餐费一律不予报销（如遇特殊情况必须电话或邮件申请）。3、普通员工（含出差人员）原则上不允许发生礼品费用，如有特殊情况，事先向部门领导及总经理请示。营销中心及运营中心发生差旅费及接待费实行预算审批制度：营销中心及运营中心每月月底填写《预算审批表》（附件四），做好次月月度的接待费及差旅费预算计划，预算实行电子审批，由上一级主管或经理审核后，发送副总经理审批，副总经理审批时抄送财务部进行备案，作为营销中心及运营中心费用报销时的审核标准。九、修理费报销，各部门设备毁损需修理时应向行政部提出申请，由行政部安排修理，修理费用由行政部统一报销，报销时附《办公设备修理申请表》作为原始依据。十、设备购置的审批：固定资产的购置，由需求部门发起，填写《资产购置单》，写明设备、物品名称、数量，部门经理复核后，交由行政部负责统计制表，经行政经理审核、总经理审批后，由采购部负责采购，设备到货后，采购部应会同行政部进行验收，设备验收合格后，行政部出具《资产验收单》，并办理固定资产登记手续。《资产验收单》应作为采购部销帐的依据。第六条报销的审批权限及时限（—）、事先付款：借款（填写《借款单》）、付款申请（填写《付款申请书》）审批流程如下:报销人员填单→部门领导签字→总经理批准→财务主管审核→出纳付款。（二）、事后报销：费用报销（填写《员工费用报销主表》）、冲账（填写《支付证明单》）审批流程如下：报销人员填单→部门领导签字→财务主管审核→总经理批准→出纳付款。（三）、营销中心、运营中心的审批权限及流程：1、报销人员填制电子版《员工费用报销主表》及明细表，2、发送上一级领导进行电子审批，部门经理最后审批完后发送副总经理审批，副总经理审批时抄送财务部。3、副总经理审批后费用报销人打印纸质费用报销主表及明细表，后附发票及相关原始凭证后递交财务审核。（四）、财务部每周五进行一周的费用及冲账单据审核，并将审核后的单据交总经理批准，每月13日、28日为财务报销日，遇节假日顺延。第七条本细则由财务部负责解释和修订。第八条本细则的变更、废止须经总经理批准，本细则自总经理签署之日起实施起施行。附：一、《出差管理办法》二、《备用金管理制度三、《通讯费报销管理办法》四、《费用报销格式表》（《员工费用报销主表》及明细表、预算审批表）五、《费用报销标准表》附件一：出差管理办法第一条为保证公司员工出差时工作和生活需要，特制定本规定。第二条公司员工出差办事应本着高效、节约原则，办完公事后尽快返回，不得假公济私，绕道旅行。第三条公司员工出差分为：1)当日出差：出差当日可能返回者；2)

远途出差：出差必须在外住宿者。第四条出差前应填写《出差申请表》，出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，《出差申请表》交行政人事部做考勤依据。营销中心及运营中心发生差旅费及接待费实行预算审批制度：营销中心及运营中心每月月底填写《预算审批表》，做好次月月度的接待费及差旅费预算计划，预算实行电子审批，由上一级主管或经理审核后，发送副总经理审批，副总经理审批时抄送财务部进行备案，作为营销中心及运营中心费用报销时的审核标准。第五条出差人凭核准的《出差申请表》向财务部暂支相应数额的差旅费。返回后一周内填具《员工费用报销主表》及《差旅费报销明细表》进行报销，结清暂支款。因特殊情况未能提前办理《出差申请表》者需事后补办。第六条出差的核准权限：事前申请：A、营销中心及运营中心：一般职员出差时间在3天内由部门经理审批，出差时间在3天—7天内，由副总经理审批，超过7天由总经理审批；主管级及以上人员出差时间在7天内由副总经理审批，超出7天由总经理审批；B、其余部门总经理审批；事后报销：A、营销中心及运营中心：①、报销人员填制电子版员工费用报销主表及明细表，②、发送上一级领导进行电子审批，部门经理最后审批完后发送副总经理审批，副总经理审批时抄送财务部。③、副总经理审批后费用报销人打印纸质费用报销主表及明细表，后附发票及相关原始凭证后递交财务审核。B、其他部门人员：①、填写并打印员工费用报销主表，后附相关发票及相关原始凭证，②、经部门主管及经理复核签字后交财务复核。第七条出差行程视为工作时间内的勤务，一律不予报支加班费。第八条出差途中因病或遇意外灾害、或因工作实际需要延时，应电话请示，不得因私事或借故延长出差时间。第九条员工差旅费应据实提供发票，经核准后予以报销。当日出差差旅费支付：1）员工凡出差泛珠江三角洲地区，当日可往返的，交通费按实支付（需驾驶公司车辆出差者，只报销车辆费用；需由公司派车，费用由司机统一报销），出差补贴30元/天，深圳，珠海及其他消费较高地区出差补贴50元/天。2）当日出差的交通费报销，填写《业务交通费报销明细》，凭乘车票实数报销，出差员工原则上优先使用公共交通工具，特殊原因打车的，应写明打车原因。第十一条远途出差者（或出差泛珠江三角洲因公当日不可返回者）差旅费分为交通费、住宿费、出差补贴、招待费等。交通费、住宿费按标准报销，超标自付、欠标不补远途出差到当地应选择“七天连锁酒店”、“如家酒店”、“汉庭连锁酒店”入住，特殊情况住其他酒店的，不得超过上述酒店标准的10%。具体标准详见附件五备注：ⅰ同性别、同地点的多名出差人员应同宿双人房或叁人房，但住宿费标准最高不得超上述标准的30%。住宿费以住宿发票凭证报销；ⅱ出差补助在次月同工资一齐发放。4）远途出差者没有发生住宿费用者，公司奖励按七天、汉庭等连锁酒店（相较住宿费较低者）住宿费标准的50%。住宿奖励在次月工资发放中一同发放，不列入费用报销中。5）没有填写《出差申请表》的出差人员出差补助和住宿奖励不予发放6）如第二天没有公务安排，而当天有班车/机返回的，除特殊情况外，原则上当天返回，出差员工搭乘公交工具时超过尾班时间的，可乘坐并报销出租车费。7）有出差费用均需相关发票，否则财务部有权拒绝报销。第十二条出差费用应在出差返回后7天内报销，报销时出差人员须填写《员工费用报销主表》及《差旅费明细表》，报销单上需详细注明出差人、出差事由、出差起至日期、出发地、到达地、住宿天数、合并住宿人姓名等。第十三条本规定的解释权归属财务部，公司对出差管理前有规定的，前文无效，以本制度为准。第十四条本规定的变更、废止须经总经理批准，本规定自总经理签署之日起实施。附件二：备用金管理制度为了提高工作效率，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度，本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。备用金的使用说明：公司采取定额备用金制度，金额为2000元，每半年核定一次。备用金使用时，由使用部门填制借款单，一次性领出现金2000元，报销时由财务部根据审核后的报销凭证金额补足备用金金额，即报多少补多少。备用金的用途备用金是各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。三、备用金借款和报销手续：1、办事人员借出备用金时，需填写《借款单》，按公司借款流程办理借款。2、借款人员完成业务后，金额较大的应在一周内填写《员工费用报销主表》，进行报账、清账；对金额较小的，可汇总报账（如十天汇总报销一次，或半个月汇总报销一次，各部门根据本部门发生费用的额度确定）。为及时反映费用的真实情况，原则上每月30日前报销清帐。前账未清的，不得继续预支。3、借款人员办理报销手续时，财务人员对报销的超支款项应及时付现退还报销部门，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。四、备用金的管理1、备用金由部门经理指定人员管理，部门使用备用金要严格按照先报告后使用原则，备用金的使用要经部门经理批准。2、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。3、备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设置用金登记簿，记录各种零星支出。4、借用备用金的人员应及时冲账，跨年度使用备用金时，年底前须冲销当年借款，再重新办理借款手续。附件三：通讯费报销管理办法通讯费报销分两种情况：一种情况是公司未配手机的同事通讯费报销，在人事部核定的《通讯补贴标准》范围内凭票实报实销，入职/离职当月工作满半月可报销标准额度的50%；另一种情况是公司配有手机的同事通讯费报销，此办法适合第二种情况。（因未取得话费清单了解具体情况，暂未进行费用报销管理办法的制定，后补…….）员工费用报销主表费用所属公司：费用所属部门：姓名凭证号(财务部填写)费用类别摘要金额备注办公费通讯费市内交通费物业管理费房租电费水费车场管理费差旅费交通费住宿费业务接待费餐费礼品物流费用油费行车、停车费运输费快递费修理费采购样品费广告费其他费用合计：审批程序签名日期减：借款部门主管应付金额部门经理应退公司款财务复核付款方式财务经理现金总经理转帐业务交通费报销明细姓名：部门：填表日期：日期原因起点终点金额备注合计-员工签字：日期：财务部复核：日期：餐费报销明细姓名：部门：填表日期：日期与何人一起用餐，理由金额备注合计-员工签字：日期：财务部复核：日期：差旅费用报销明细姓名：部门：填表日期：日期费用明细总计住宿费当地餐费与何人一起用餐,理由交通费起始地点、办何事