2023文书类电子档案元数据获取规范

II文书类电子档案元数据获取规范目 次前言 II112范引文件 13语定义 14略语 25数实及数述方法 2元据体 2元据体束性 2元据体成 2元据述法 26取法 3手著录 3系捕获 37取序 3流程 3在接收 3元据备 3元据测 4元据存 48取量制 4质控原则 4质控方式 4质评方法 49取全制 5元据全求 5安控方法 5附录A（料）元据实构成 6参考献 9TTPAGEPAGE1文书类电子档案元数据获取规范范围本文件规定了文书类电子档案元数据获取的元数据实体及元数据描述方法、获取方法、获取过程、获取质量控制、获取安全控制。本文件适用于文书类电子档案元数据的获取。（GB/T18894GB/T22239GB/T39362—2020GB/T39784—2021电子档案管理系统通用功能要求DA/T1档案工作基本术语DA/T46文书类电子文件元数据方案DA/T58电子档案管理基本术语DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求DA/T85—2019政务服务事项电子文件归档规范DA/T93电子档案移交接收操作规程ISO23081—2：2009信息与文献文件元数据管理第2（Inormationanddocumntaio—Maagimeadaaforcors—art2CocepuaadiplemetatoisueGB/T18894、DA/T1、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。电子件 electronicrecords[GB/T18894—2002，定义3.1]文书电档案 administrativeelectronicrecords反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子档案。[DA/T46—2009，定义3.2]组合文件combinedrecords由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文档集合体。[DA/T46—2009，定义3.3]文档 document[DA/T46—2009，定义3.4]元数据 metadata描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[ISO15489—1：2001，定义3.12]缩略语下列缩略语适用于本文件。CCKS：组合诚信密钥体系（CombinedCreditKeySystem）CPK：基于标识的数字签名协议和密钥交换协议（CombinedPublicKey）PKI：公钥基础设施（PublicKeyInfrastructure）VPN：虚拟专用网络（VirtualPrivateNetwork）ISO表1 元数实类及述中文名称英文名称描述档案实体recordentity任一聚合层次的电子档案业务实体businessentity电子档案得以形成的职能业务活动，以及电子文件归档和电子档案移交、转换、迁移、处置等管理活动机构人员实体agententity负责实施电子档案管理活动的个人或组织实体关系mandateentity实施电子档案管理活动的授权，包括法律、法规政策、标准与业务规则等各元数据实体的元数据构成见附录A。应符合DA/T46的规定。TTPAGEPAGE3根据DA/T31，可通过手动输入或选择，实现对某个电子文件某一个元数据值的输入。根据DA/T46流程获取流程应符合图1的规定。图1 获取程意图在线接收GB/T39784—20215.15.2元数据准备文书类电子档案的元数据应符合DA/T46、GB/T39362—2020中7.2、DA/T85—2019中第8章的要求。元数据检测DA/T70—20185.2元数据保存档案馆将接收的电子档案纳入档案数字资源库管理，资料填写和保存应符合DA/T93的规定，完成电子档案移交接收工作。质量控制原则对元数据的质量控制应贯穿整个采集过程，遵循但不限于以下原则：——完整性：应包含元数据规则要求的元数据的必要元素﹔——准确性：应真实反映元数据所描述的实体﹔——一致性：应满足元数据与其他特定上下文中使用的元数据无矛盾﹔——时效性：应满足元数据发生变化后及时被更新﹔——可访问性：应满足元数据在需要时能被安全访问；——可追溯性：应满足元数据能够被跟踪和管理。质量控制方式元数据清洗过程管理应包括但不限于：——元数据分析：应对手工著录以及系统捕获的元数据源进行分析，及时发现元数据源存在的质量问题；——定义清洗规则：包括空值的检查和处理、非法值的检测和处理、不一致元数据的检测和处理、相似重复记录的检测和处理等；——执行元数据清洗规则：依据定义的清洗规则，补足残缺/空值、纠正不一致、完成元数据拆分，元数据合并或去重、元数据脱敏、元数据除噪等﹔——清洗结果验证：元数据清洗方应对定义的清洗方法的正确性和效率进行验证与评估，对不满足清洗要求的清洗方法进行调整和改进。元数据清洗过程宜多次迭代并进行分析、设计和验证。应对元数据的标准代码、格式、类型等进行转换。必要时，可建立元数据转换规则表。质量评价方法元数据质量评价方法可分为定性评价法和定量评价法：——定性评价法可根据事先确定的评价指标，对元数据的安全性、目的、用途、日志以及用户自定义项目进行评价﹔——定量评价法可采用元数据质量检测软件检查元数据质量，也可通过辅助工具结合人工识别分析方法进行人工检查。一般可分为全数检查和抽样检查：获取安全贯穿于元数据融合整个过程中，应符合元数据所属或主管部门的安全要求，包括但不限于：——应符合GB/T22239对数据应用安全的相关要求；——在整个获取、转化、传输过程中应进行授权使用，不应被非法冒充、窃取、篡改、抵赖；——应对元数据获取环境、设施和技术采取必要的安全管控措施﹔——应对获取的元数据进行定位溯源；——应对元数据获取过程进行安全审计及监测﹔——应采用通过检测认证的密码产品，来保障获取过程中的安全性。安全控制方法VPNCPKCCKSPKI——监控元数据使用情况，防止元数据在获取过程中被非法访问、破坏、篡改、丢失、阻止；——设立访问和使用权限控制机制；——制定应急响应预案及相应处理措施，并定期进行应急演练，及时发现安全问题并处理；——定期对元数据获取的安全性进行风险评估，并制定相应风险处理计划，及时排查安全漏洞；——制定元数据获取流程，规范元数据获取的元数据实体及描述方法；——制定元数据获取原则，明确获取元数据的目的和用途，确保元数据获取的合法性和正当性；——建立安全管理规范，避免人为因素导致元数据泄露、损坏等安全事故。附录A（）元数据实体构成在表A.1中给出了进一步的说明。表A.1元数据实体构成编号元数据项约束性描述M1聚合层次必选电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次如宗、目、卷、件等M2来源必选对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述M3档案馆名称条件选集中管理特定范围档案的专门机构的名称M4档案馆代码条件选依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》对档案馆所赋予的代码M5全宗名称条件选档案馆（室）赋予全宗的标识M6立档单位名称必选构成档案（电子文件）全宗的国家机构、社会组织或个人的名称M7电子文件号必选唯一标识电子文件的一组代码M8档号必选以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组代码M9全宗号条件选档案馆（室）分配给全宗的代码M10目录号条件选全宗内电子文件所属目录的代号M11年度必选电子文件按年度分类后标记的形成处理年度M12保管期限必选对电子文件划定的存留年限M13机构或问题条件选对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果M14类别号可选根据电子文件实体分类方案赋予电子文件的类别代码M15室编案卷号条件选档案室编制的案卷顺序号M16馆编案卷号条件选档案馆编制的案卷顺序号M17室编件号条件选档案室编制的文件或组合文件的排列顺序号M18馆编件号条件选档案馆编制的文件或组合文件的排列顺序号M19文档序号条件选文档在组合文件中的排列顺序号M20页号可选与电子文件对应的纸质档案在案卷内的页面顺序号M21内容描述必选对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述M22题名必选又称标题、题目、是表达电子文件中心内容和形式特征的名称M23并列题名可选以第二种语言文字书写的与题名对照并列的题名M24副题名可选解释或从属于题名的另一题目M25说明题名文字可选题名前后对电子文件内容、范围、用途等的说明文字M26主题词可选在标引和检索钟用以表达电子文件主题的规范化的词或词组M27关键词可选在标引和检索过程中，取自电子文件题名或正文用以表达主题并具有检索意义的非规范化的词或词组M28人名可选文件内容涉及的具有检索意义的人物姓名M29摘要可选对电子文件核心内容的简短陈述M30分类号可选采用《中国档案分类法》对电子文件进行主题分析，并依照电子文件的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号T表A.1T表A.1 数实构续）PAGEPAGE7编号元数据项约束性描述M31文件编号可选文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，也称文号M32责任者条件选对电子文件内容进行创造、负有责任的团体或个人M33日期必选文件形成的日期或者案卷内文件的起止日期M34文种可选按性质和用途确定的文件种类的名称M35紧急程度可选公文送达和办理时间要求的急缓等级M36主送可选文件主要受理者M37抄送可选除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者M38密级必选电子文件保密程度的等级M39保密期限可选对电子文件密级时效的规定和说明M40形式特征必选电子文件外在征象M41文件组合类型条件选文件级聚合层次上文档聚合状况的分类M42件数条件选案卷内文件的数量M43页数条件选双套保存时，与电子文件对应的纸质文件/档案的页数M44语种可选电子文件正文所使用的语言的类别M45稿本可选文件的文稿、文本和版本M46电子属性条件选电子文件作为计算机文件所具有的一组特征M47格式信息可选电子文件格式的一组描述信息M48计算机文件名条件选标识计算机文件的一组特定字串M49计算机文件大小条件选计算机文件的字节数M50文档创建程序可选形成和处理文档的程序名称和版本M51信息系统描述可选生成或管理电子文件的信息系统的描述信息M52数字化属性条件选文件或档案数字化的一组关键特征描述M53数字化对象形态可选被数字化文件或档案的载体类型、物理尺寸等信息的描述M54扫描分辨率条件选文件或档案被数字化时，相关数字化设备所采用的取样分辨率，即单位长度内的取样点数，一般用每英寸点数（dpi）表示M55扫描色彩模式条件选文件或档案被数字化时，相关数字化设备所采用的扫描色彩模式M56图像压缩方案可选文件或档案数字化生成数字图像时所采用的压缩方案M57电子签名可选对电子文件电子签名的一组描述信息M58签名规则条件选对电子文件电子签名方法、手段等相关信息的描述M59签名时间可选进行签名的时间M60签名人条件选对电子签名负责的组织或个人M61签名结果条件选电子文件中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据M62证书条件选可证实电子签名人与电子签名制作数据有联系的电子文件或者其他电子记录M63证书引证可选指向验证签名证书的链接M64签名算法标识条件选用于电子签名的算法标识M65存储位置必选对电子文件物理和逻辑存储的一组描述信息M66当前位置可选电子文件在文档管理系统中存储位置M67脱机载体编号必选电子文件脱机存储载体排列顺序的一组代码M68脱机载体存址可选电子文件脱机载体存放位置编号元数据项约束性描述M69缩微号可选电子文件对应的缩微胶片的编号M70权限管理必选对电子文件内容涉及或具有的权益以及被赋予权限的一组描述信息M71知识产权说明可选电子文件所涉及或具有的有关知识产权的描述M72授权对象可选被授权操作、利用电子文件的组织和个人M73授权行为可选授权对象被授予的对电子文件操作和利用的行为类型M74控制标识可选电子文件是否公开、开放或控制使用的标识M75附注可选电子文件和元数据中需要解释和补充说明的事项M76机构人员类型可选形成、处理和管理电子文件的机构/人员的类别M77机构人员名称必选形成、处理和管理电子文件的机构/人员称谓M78组织机构代码可选由国家组织机构代码管理中心为在中华人民共和国境内依法成立的机关、企业、事业单码标识M79个人职位可选履行电子文件形成、处理、管理等具体业务行为的个人的职位M80业