第5章Excel2003电子表格处理基础

第5.3Excel2003电子表格处置根底1/7/20245.3.1Excel2003概述5.3.2任务表的建立、编辑和格式化5.3.3数据的图表化5.3.4数据管理和分析5.3.5任务表的打印本章主要内容本章重点：任务表的建立、编辑和格式化，图表制造，数据管理和分析1/7/20245.3.1电子表格概述Office家族成员之一——电子表格软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序挑选分类汇总公式自动处置图表直观显示数据管理功能1、Excel2003的功能、保管、启动与退出1/7/2024编辑栏列号名字框行号当前单元格任务表标签任务表区域任务簿655363256Sheet1!B32、Excel2003的任务窗口1/7/2024显示和选定单元格、图表项、绘图对象等取消操作确定操作“编辑公式〞形状EnterTabEsc或或编辑输入区1/7/2024任务簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。新建的第一个任务薄的默许名：book1.xls。每一个任务簿可由一个或多个任务表组成，在默许的情况下是由3个任务表组成的。任务簿任务表一个任务表最多有65536行、256列。行号：1~65536列标：A~AA~IV任务表由任务表标签区别，如sheet1、sheet2、Sheet33、电子表格的根本概念1/7/2024任务表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的地址表示方式：列标+行号如：A5、D8为了区分不同任务表的单元格，需求在地址前加任务表称号，如Sheet1!B3单元格单元格区域单元格区域的表示方法为:左上角单元格地址：右下角单元格地址。如：b3:c61/7/20241、任务表的建立〔输入＋计算〕⑴输入数据直接输入快速输入数据利用填充柄自动填充数据从外部导入数据⑵计算数据“记忆式输入〞“选择列表输入〞5.3.2任务表的建立、编辑和格式化1/7/2024 单击单元格，从键盘直接输入数据。输入终了后按ENTER键、Tab键或√确认输入，按Esc或×取消输入。用户运用Excel时，可以输入两种类型的数据：常数和公式。常数可以是字符、数字、日期和时间。公式是基于用户输入的值来进展计算的。〔1〕输入数值型数据在MicrosoftExcel中，数值数据允许包括以下一些字符：0123456789+〔〕，/﹩%.Ee。输入数值数据应留意以下几点：直接输入1/7/2024①负数的输入可以用“〞开场，也可用〔〕的方式，如〔50〕表示50；②分数的输入为了与日期相区别，应先输入“0〞和空格，如输入01/2可得1/2;③当输入的数据〔整数〕长度超越单元格的列宽或超越11位时，数据将以科学记数方式表示。〔7.89E+08〕；当科学计数方式依然超越单元格列宽时，屏幕上会出现“###〞，此时只需加大单元格列宽即可。④单元格数字设定为两位小数，假设输入3位小数，那么末位进展四舍五入。(小数点位数的更改:格式/单元格/数值)留意：Excel计算时，将以输入的数值，而不是以显示的数值为准。⑤数据右对齐。1/7/2024〔2〕输入日期和时间数据输入日期采用的方式：“年-月-日〞或者“年/月/日〞输入时间采用的方式：时：分：秒(pm/am)如要输入当天的日期，按“Ctrl〞+“；〞键；如要输入当前的时间，按“Ctrl〞+shift+“；〞键。数据右对齐1/7/2024〔3〕输入字符型数据文本数据可以由字母、数字、汉字、或其它字符组成，在单元格中显示时一概左对齐。注：①对于全部由数字组成的文本数据，输入时可以在数字前加一英文单引号〔‘〕。普通不建议这样做。应该：选中行或列→“单元格〞→“数字〞→“文本〞，然后“确定〞。②假设要输入“=〞字符，也要先输入单引号，否那么会当作输入公式处置。③假设输入的文字长度超出单元格宽度，假设右边单元格无内容，那么扩展到右边列，否那么截断显示。前往1/7/2024快速输入数据“记忆式〞输入“选择列表〞输入〔仅对文本数据有效〕“选择列表〞命令，或者按“Alt+↓〞键前往记忆式输入：是指当输入的字与一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。选择列表输入：Excel自动将本列已输入的内容构成列表，供用户选择输入。1/7/2024a.自动填充已定义的序列Excel2003预先设置了“一、二、…〞、“星期日、星期一、…〞、“一月、二月、…、十二月〞、“甲、乙、丙、丁、…〞等中英文数据序列，将这些序列填充到任务表的操作步骤如下：(工具/选项/自定义序列)①将序列中的第一个数据输入活动单元格；②在活动单元格右下角总有一个小方块，称“填充柄〞。把鼠标指针移到填充柄上，此时，鼠标指针将由空心十字光标变为实心十字光标；③按下鼠标左键，将鼠标拖动至终了的单元格。这时，在起始至终了的单元格内自动填充了数据序列。利用填充柄自动填充数据1/7/2024b.填充尚未定义但有明显变化规律的序列Ⅰ：自动填充一样的值。如：1,1,1……、团员,团员,团员……。把数字输入第一个活动单元格/拖动“填充柄〞到所需位置。注：假设要输入一部分为字符，一部分为数字的序列，如class1,class2,class3……：直接拖动填充柄，字符数据复制，数字自动增1class1、class1、class1：按ctrl键拖动进展复制。1/7/2024Ⅱ：假设需输入等比等差，如：2,4,6,8…、2,4,8,16…这些有规律的数据，也可采取自动填充功能，操作步骤如下：方法一：①选定2个单元格作为初始区域，输入序列的前面两个数据；②选择这两个单元格；③用鼠标左键按住第二个单元格的右下角的填充柄,拖动鼠标到终了的单元格。编辑/填充/序列方法二：按住鼠标右键拖动，到达目的地之后松开鼠标，这时会弹出一个快捷菜单，在菜单中选择等比数列还是等差数列。1/7/2024c.填充尚未定义又无明显变化规律的序列假设要输入a,b,c,d……这样得序列，这时需求经过自定义序列来做：①工具/选项/自定义序列②在输入序列里输入a,b,c,d……③拖动填充柄1/7/2024d.用预置小数位数〔或尾0〕的方法输入数字工具/选项/编辑/选择小数点的位数位数>0,那么设置的是小数点的位数位数=0，不变位数<0，那么设置尾数为0的个数1/7/2024e.同时在多个延续或不延续单元格中输入一样数据①选择需求输入数据的单元格。选择的单元格可以是延续的，也可以是不延续的；②键入数据；③按Ctrl+Enter键，完成操作。1/7/2024自动填充小结：

〔1〕假设起始数据为日期型，那么填充的效果是日期按天数递增或递减，如2021-9-14、2021-9-15、2021-9-16……；

〔2〕假设起始数据为时间型，那么填充的效果是单元格的时间型数据按小时数递增或递减，如3:34、4:34、5:34……；

〔3〕假设起始数据为已定义的“自定义序列〞中的数据，那么填充的效果是按自定义的特殊序列中的顺序循环填入〔有关“自定义序列〞后叙〕；

〔4〕假设起始数据为含有阿拉伯数字的字符型数据，那么填充的效果是字符复制，而其中的数字递增或递减，如第1名、第2名、第3名……；如abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……〔注：假设含有几个被分开的数字，那么最右边的数字发生递增或递减〕；

〔5〕假设起始数据为数值型、逻辑型或其它不含有数字的字符型数据，那么填充的效果是复制起始单元格的数据；前往1/7/2024从外部导入数据选择“数据｜获取外部数据〞命令，可导入其他数据库〔如Access、FoxPro、Lotus123等〕产生的文件和文本文件。在数据输入过程中，有能够会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据｜有效性〞命令。前往1/7/2024计算数据P150〔1〕公式Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必需以等号“=〞开场Excel中的运算符：运算符运算功能优先级()括号1-负号2%算术运算符3^4*与/5+与-6&文本运算符7=、<、>、<=、>=、<>关系运算符81/7/2024引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:A10)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E10B4：D6）援用运算符：援用运算符可以将单元格区域合并起来进展计算四类运算符的优先级从高到低依次为：“援用运算符〞、“算术运算符〞、“文本运算符〞、“关系运算符〞，当优先级一样时，自左向右进展计算。1/7/2024例：有“学生成果表.xls〞,请计算每位学生的总分〕自动求和1/7/2024〔2〕函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，〞分隔。函数输入有两种方法：直接输入法和插入函数法〔更为常用〕1/7/2024相对援用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel默许的援用方式，如：B1。如：学生成果表中公式从G3复制到G4中，列号未变，行数加1，所以公式也就从“=D3+E3+F3〞变成“=D4+E4+F4〞。绝对援用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址坚持不变。设置时只需在行号和列号前加“$〞符号，如$B$1。混合援用。指在一个单元格地址中，既有相对援用又有绝对援用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。〔3〕公式和函数中单元格的援用1/7/2024(4)几种常用的函数①求和函数sum()格式：sum(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域进展求和例：求每个学生的总分输入：=sum(e2:g2)或者=sum(e2,f2,g2)②求平均值average()格式：average(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域进展求平均值例：求每个学生的平均分输入：=average(e2:g2)1/7/2024③最大值max()和最小值格式：max(单元格区域)min(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域求最大值和最小值例：求每门课程的最高分和最低分输入：=max(e2:e8)=min(e2:e8)1/7/2024④条件函数if()格式：if(logical,value_if_true,value_if_false)功能：执行真假值判别，根据对指定条件进展逻辑评价的真假而前往不同的结果。阐明：logical:代表逻辑判别表达式value_if_true:表示当判别条件为逻辑“真〞时的显示内容，假设忽略前往“true〞value_if_false:表示当判别条件为逻辑“假〞时的显示内容，假设忽略前往“false〞例：查看学生能否每科都及格,都及格的学生打上“√〞输入：=IF(AND(e2>=60,f2>=60,g2>=60),"√","")1/7/2024⑤条件求和函数sumif()格式：sumif(range,criteria,sum_range)功能：计算机符合指定条件单元格区域里的数值和阐明：range：代表条件判别的单元格区域criteria：是指定表件表达式sum_range：代表需求计算的数值所在的单元格区域例：求一切“男生〞的大学英语成果和输入：=SUMIF(d2:d8,"男",f2:f8)1/7/2024⑥条件统计函数countif()格式：countif(range,criteria)功能：计算某个区域中满足给定条件单元格的数目阐明：range：需求统计的单元格区域criteria：指定的表件表达式例1：计算平均成果大于等于90分的人数输入:I12=COUNTIF(I2:I8,">=90")例2：计算平均成果大于等于80分的人数输入：I13=COUNTIF(I2:I8,">=80")-I12练习：计算平均成果分别大于70分和60分的人数1/7/2024⑦排名函数rank()格式：rank(number,ref,order)功能：前往指定数字在一列数字中的排位阐明：number：需求排序的数值ref：排序数值所处的单元格区域(取绝对地址)order：排序方式参数(假设是“0〞值或者忽略，那么按降序排名；假设是非“0〞值，那么按升序排名)例：给学生排名输入：=RANK(I2,$I$2:$I$8,0)1/7/2024任务表的选定操作如下表：选取范围

方法单元格鼠标单击或按方向键多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号和列号相邻行或列鼠标拖曳行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选”命令；按快捷键Ctrl+A单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签2、任务表的编辑：先选定后执行1/7/2024单元格数据的编辑单元格内容的去除和删除、挪动(本任务表和其他任务表)和复制任务表的编辑任务表的插入、挪动、复制〔建立副本〕、删除、重命名，隐藏和恢复，维护，设定任务表默许个数等1/7/20243、任务表的格式化单元格格式化①设置单元格中数据的类型〔小数点的位数、日期数据的格式〕②数据的对齐方式、合并单元格、文字的方向③边框和底纹任务表格式化①调整列宽和行高②自动套用格式③运用条件格式〔见下页〕1/7/2024条件格式对学生成果表完成进一步的格式化操作：设置标题行高为27,姓名列宽10,其它列宽为最适宜的列宽；将不及格的成果设置成红色、加粗倾斜、浅灰色底纹，90分以上的成果设置成蓝色，加双下划线。1/7/20245.3.3图表制造创建图表〔可经过“插入/图表〞命令或单击“常用〞工具栏中的按钮，利用图表导游来创建图表〕

编辑图表调整图表的位置和大小更改图表的类型添加和删除数据修正图表项修正背景墙对坐标轴的图案、刻度、字体、数字和文字对齐方式的设置1/7/2024图表组成1/7/2024图表制造根据学生成果表中姓名、各科成果产生一个簇状柱形图1/7/20245.3.4数据管理和分析数据清单，又称为数据列表。是Excel任务表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与任务表的不同之处在于：数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全一样的两行记录；字段名必需独一，每一字段的数据类型必需一样；1、建立数据清单在学生成果表中，假设数据行较多，查看、修正、更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。但记录单提供了这类操作的方便！1/7/2024〔1〕运用记录单修正、删除或添加记录“删除〞将删除任务中与记录单内容相对应的数据行“上一条〞、“下一条〞可进展逐行数据查看。选择“数据〞|“记录单〞菜单命令，Excel就会显示任务表的记录单！“新建〞可在数据表最后一行的下面添加一行1/7/2024〔2〕用数据单进展条件查询单击记录单中的“条件〞就能进展条件查询！条件！查看姓王的学生查找系别为自动控制数学大于或等于90分的学生1/7/20242、数据排序作用：以便于比较、查找、分类简单排序〔1个关键字〕单击、按钮或“数据/排序〞命令复杂排序〔两个以上〕“数据/排序〞命令“排序〞对话框对学生成果表排序，首先按男女生陈列，然后按“总分〞降序陈列，总分一样时再按“计算机〞成果降序陈列。1/7/20243、数据挑选〔1〕概念数据挑选就是将数据表中一切不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。〔2〕Excel的数据挑选方式自动挑选(数据|挑选|自动挑选〕高级挑选〔数据|挑选|高级挑选〕1/7/2024自动挑选挑选学生成果表中数学系计算机成果在80~90分〔包括80和90分〕之间的一切记录。1/7/2024高级挑选要挑选出数学系总分>＝200且计算机成果>＝80或自动控制系总分<200的一切记录1/7/2024分类汇总是对数据清单按某个字段进展分类，将字段值一样的延续记录作为一类，进展求和、平均、计数等汇总运算。分为：简单汇总〔指